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1户外项目执行培训课程执行网2007年6月2课程目标•掌握户外项目的基本概念•熟悉户外项目的衡量指标•理解户外项目执行流程与工具•明确户外活动的执行要求3户外项目的分类公关项目户外项目路演项目4户外项目对公司的意义•提高公司的声誉和形象，显示公司的实力•扩大公司的演艺/场地资源库，提升督导的工作技能•开发更多的客户资源，满足客户不同的需要5课程大纲•第一单元公关和路演项目•第二单元总结6第一单元-基本概念-衡量指标-组织架构及工作职责7•目的？•地点？•形式？•衡量指标？什么是户外项目？8什么是公关项目？目的：1、某个机构/单位宣布某些事项2、某个机构/单位的活动启动，或是某个机构（单位）的成立；2、展现某个机构（单位）的形象，提高其知名度；3、纪念某些特定意义的日子和人物地点：商场外的广场、市政广场、酒店、私人会所、音乐厅、高尔夫球俱乐部、旅游景点日期/场次：1-2天/场9什么是公关项目•类型：1）新闻发布会2）产品上市会议3）开张庆典4)晚会5)音乐会6)旅游7)座谈会8)论坛/讲座9）比赛10）单位年会/单位周年纪念11）社区探访10什么是路演项目•目的：1、树立客户品牌形象，提高客户产品销售2、提高某项产品知名度，吸引消费者的注意3、推动消费者尝试购买•地点：公众户外场合（如商场外大型入口处，公共广场，特殊公众场所等）•形式：问答、游戏、表演、抽奖、比赛等，辅助以热卖促销活动•日期/场次：1-n天/场11达生的公关项目12达生的公关项目13达生的公关项目14达生的路演项目15户外项目的原则•紧扣活动主题•向目标人群有效传递活动的信息•满足客户的要求16怎样才算是成功的户外项目执行？现场执行质量场地布置活动现场搭建按时完成，整洁有序，突出活动主题，有效传达品牌/活动信息活动执行流程顺畅现场活动流程顺畅，没有出现脱节或者失控的情况人员准时到位工作人员和演艺演员及时到位，没有出现迟到现象工作人员安装活动执行活动1）工作人员按照活动要求着装；2）工作人员使用标准用语和按照活动要求执行现场各项工作舞台表演质量表演流畅，无明显原则性错误发生;表演节目高于客户要求现场活动秩序现场活动秩序井然有条，没有出现混乱；17项目控制质量•物资管理保持完整，合理使用，无流失•人员管理分工与协作，调动人员积极性，职责明确，考核公正、严格•费用控制符合费用标准，无浪费与错误•数据收取完备、准确、及时怎样才算是成功的户外项目执行？18户外活动的组织架构项目经理督导工作人员主管区域经理DJ主持人及表演人员备注：12客户经理在活动现场沟通客户行政管理关系客户经理19人员职责•客户经理1)负责提出项目要求（执行要求、执行时间、人员要求)，提供相关的客户资料102)提供费用说明，以便项目经理制定费用标准；3)负责物料采购和准备；4)协调客户的各项要求，确保客户提出的要求是合理的20人员职责•项目经理1.对项目进行整体管理，制定和下发费用标准和相关执行文件、报表；2.项目执行过程中的物资准备、费用控制、督导人员配置等；3.指导、管理各地督导准确理解和执行项目，提供相应项目知识、物资、人员、费用、场地等方面的问题解答和帮助，保障项目执行质量4.跟进和监控项目执行，及时发现和解决执行中的问题5.收集和汇总各类项目报表、项目总结报告6.评估各督导项目执行质量7.准确、及时地完成项目总体清算工作（物资、费用、人员工资）21人员职责督导•服从项目经理/区域经理的各项工作指示；•接收和理解完整的路演项目信息,准备路演项目执行的管理资料；•与当地客户进行沟通和合作；•根据项目要求，及时、准确地招聘、培训、管理人员（现场主管、工作人员、主持人及表演人员、DJ等），明确各级人员具体工作职责，确保人员的各施其职；考核人员工作表现并完成工资申请；•根据项目要求，对目标场地进行踩点、反馈和卖进，办理好入场与退场各项手续•根据项目要求，对物资进行接收、分配、运输和监控管理，保证物资的充足、完整、无流失；•严格按照项目费用标准要求，控制费用支出；•与客户相关人员有效沟通，争取积极配合，确保项目的顺利执行；•在路演活动正式开始前，组织彩排，及时发现和杜绝潜在问题的发生；•组织相关人员、物资进场搭台，严格按照项目要求及时、准确地达到现场布置效果•现场执行中，指导现场主管对各类人员进行有效管理，维护和监控路演项目的现场执行，注意氛围、秩序的维护，保障热卖区货品、赠品的充足，对突发性问题及时处理解决，并能及时寻求相应资源帮助；•及时、准确、完整地完成并上交项目要求的各类报表和项目总结报告；•及时、准确地完成项目的人员工资、费用、物资结算；22人员职责•主管1.协助项目督导进行各项工作（场地卖进、人员招聘和培训、物资准备）;2.在督导的安排下，负责某一区域的管理工作，监控所负责区域内工作人员的各项工作；3.管理所负责区域内的物料下发和回收，确保活动物料安装活动要求使用；4.下发和回收区域各工作人员的工作报表，确认无误后再交回给督导•现场工作人员1.在区管的安排下，负责相应岗位的工作；2.按照活动要求领取和使用活动各项活动物料，在活动结束后交还各项物料；3.按照活动要求领取和使用活动表格，在活动后提交给区管23户外项目执行的流程24流程总览项目接收项目准备项目实施项目总结25阶段一：项目接收1.接收项目信息2.理解项目阶段一：项目接收阶段二：项目准备26阶段一：项目接收项目经理督导确认信息项目信息目的：1.对活动的内容和要求进行讲解，对督导进行培训2.下发和接收相关的文件、费用标准3.防止错误理解和执行，确认各项执行要点。27阶段一：项目接收项目接收的内容：执行手册执行要求舞台流程表人员招聘和培训要求物料清单活动所需使用的表格费用标准客户联系名单项目考核标准28阶段一：项目接收重要信息•项目背景、目的、方式及时间表•项目的考核指标•项目执行要求•项目费用标准•项目人员配置要求•场地的特别要求与注意事项•物料清单其用途工具•项目执行系列用表•活动执行要求•费用标准29项目接收的重点•仔细阅读相关的活动文件，对不明白的地方标识出来，在跟项目经理过执行手册时提出，以便得到确定答案；•对活动表格要明确使用方式、提交时间、内容要求；•明确费用标准的构成和使用说明•明确和当地客户合作的方式。30阶段一：项目接收•怎样进行项目资料接受？•哪些是项目培训的重点？讨论31阶段二：项目准备阶段一：项目接收阶段二：项目准备8．费用申请4.卖进场地5.招聘培训现场主管3.知会客户负责人9．彩排10．确认是否按时执行6．人员7．物料准备阶段三：项目实施32阶段二：项目准备步骤具体内容工具3、知会客户将项目信息指挥当地客户负责人，以取得相关的卖进支持执行手册/活动简介4、场地卖进卖进活动场地场地卖进表/相机/卷尺5、主管招聘协助督导执行项目人员职责表/招聘用表6-8项目准备全面进入项目前期准备工作（人员、物料、费用等）人员、物料、费用类执行同表9、彩排项目正式开始前的舞台预演，最后一次全面而必须的查漏（纠错的机会）。彩排质量控制表/执行手册/节目流程表/人员职责表10、确认执行前夜10点前最后确认场地、人员、物资和天气状况有无突发性问题，妥善处理，若需延期须获取项目经理指示CPS/场地协议/人员职责表/物资清单/天气预报33步骤3、知会客户活动负责人知会客户的步骤：•在接收项目到后需在1工作日内知会客户在该城市的负责人，了解该项目在当地客户相关负责人员；•以E-mail或Fax的方式给该项目客户相关人员发送执行方案，并亲身到客户处进行面谈，讲解整个活动；•确认活动场地要求和活动内容，了解客户的对活动的理解，解释相关的要点；•确认客户对活动的疑虑，如有不能解答的地方，切勿随便回答，应记录下来后，向总督导查询；•涉及任何活动费用的问题，请不要随便回答客户，一定要向项目经理查询后再答复；•关于活动宣传的资料，要在得到项目经理答复后才答复客户是否有各项资料；•了解当地客户是否有特别的要求，如果有，记录下来向项目经理请示•和客户需保持每天1次的联系（电话、书面、面谈均可），每次都需以书面的形式记录联系内容；•每天下午向项目经理汇报当日与客户联系的内容工具:执行手册执行CPS户外项目卖进反馈表34步骤3、知会客户活动负责人和客户的第一次沟通是非常重要的，它将会给客户留下重要的第一印象，直接影响客户对你的信心、合作，还有对活动的评价，请切记以下几点：1）熟记执行手册，准备好各种资料；2）以一个平等、自信的态度与客户进行沟通，不要太高傲也不要太谦卑，对于部分态度恶劣的客户，保持平常心；3）交谈时多使用“我们”，少使用“我”和“你”；4）对于客户提出不合理的要求，尽可能向客户解释该要求会带来负面影响，迂回拒绝客户；5）对于自己不清楚的问题，不要随便回答客户。35步骤4、卖进场地卖进场地的程序：1）根据项目的要求或者项目经理下发的场地名单进行卖进工作；2）与场地负责人取得联系（网络/114/公司资料/客户提供资料），向其说明我司是负责客户执行的广告公司，与其预约后在登门拜访；3）向场地负责人简介活动，查询场地面积是否符合要求、有否档期、费用情况、场地器材设施情况（舞台、音响、灯光）、场地尺寸（三维）、餐单（内容和价格）、搭建限制、入场搭建时间；4）如果场地符合条件，马上与场地方下达口头预约并进行价格的商讨，然后向项目经理和客户汇报相关的情况，等待进一步的指示；5）如果项目经理/客户确认了场地，督导需马上向场地负责人签订协议并申请费用，场地发票抬头需向总督导/客户查询；6）如果项目经理/客户认为场地不符合要求，督导需要重新寻找新的活动场地，直到寻找到合适的场地；7）在卖进场地时需取得当地客户活动的支持和配合，特别是卖进商场时，一定要利用客户与商场的合作关系；8）在完成场地卖进工作后要制定好活动计划并让客户负责人签名确认，然后传真给总督导；9）场地费用在活动结束后才可以支付，如果场地要求提供订金，只能支付不超过场地总费用40％的金额；10）公司财务要求结算场地费用不得收取收据，如果场地方只能提供收据，需36步骤4、卖进场地根据项目要求卖进活动场地，取得以下资料•场地负责人和联系电话、场地平面图；•场地档期、面积、费用（包含支付方式）、电源和水源的提供、能够支持的物料；•量度场地物料尺寸(场地三维尺寸、舞台、背景架、其它活动所需物料）；•搭建和退场时间、搭建的限制、场地使用限制（声音、单张派发发、现场销售、能否进行前期宣传）；•拍摄活动场地各个区域的相片（全景、远景、近景）；•场地申请手续和费用；工具:场地卖进表委托书相机、尺子37步骤4、卖进场地踩点卖进初步卖进反馈确认卖进反馈进场准备场地信息：•是否符合项目要求•人流量、场地面积、费用•可使用时间•场地平面图办理进场等相关手续项目经理项目经理当地活动负责人卖进准备：•执行方案•场地合作协议书•场地布置示意图•场地支持事项明细38步骤5、主管招聘和培训•主管是督导的执行活动的重要助手，能协助督导执行部分的工作（招聘、培训、执行），减轻督导的压力。•主管的来源：1）督导现有的店销主管；2）有公关活动经验的大学生干部；3）部分公关活动工作能力比较强的促销员；•主管的要求：1）学历：高中以上学历；年龄：20-40岁2）有2-3次户外活动区管的工作经验，有一定的人员管理经验；3）有较强的纪律性，积极主动，能服从督导的工作安排39步骤5、主管招聘和培训•培训内容–项目的整体介绍和注意事项；–所负责的工作内容和道具、报表，人员配置和注意事项–说明其薪金构成和奖罚方式工具:人员职责表人员应聘登记表人员面试记录培训记录40步骤6、人员准备工作人员招聘DJ招聘主持人/表演人员招聘工具：人员职责表执行手册应聘登记协议书培训记录节目流程表督导表演人员演练工作人员培训音响效果测试督导负责，现场主管协助。•舞台区•其它区区域•保安区•夜晚值班人员•物料区41•工作人员步骤6、人员准备（工作人员）招聘相关技能外型特征表达能力工作态度相关工作经验待遇工作时间类型舞台区人员其它区域人员