电子表格讲义

第四章电子表格4.1Excel2000基本知识4.2工作表的建立4.3工作表的编辑和格式化4.4数据的图表化4.5数列表据4.6页面设置和打印精品资料网.www.cnshu.cn4.1概述一、启动和退出二、EXCEL2000的屏幕1.工作簿窗口2.菜单栏3.工具栏4.编辑栏5.快捷菜单6.鼠标指针7.状态栏精品资料网.www.cnshu.cn1.标题栏:当前编辑的工作簿名。2.工作簿:一般由3张表格组成一个工作簿，最多255张。3.工作表：工作的主要对象，由行、列组成的表格。列A,B...,IV(256)；行1,2...65536。4.单元格：行和列的交叉，表格的最小单位。5.活动单元格：当前正在操作的单元格，被黑线框住。6.工作表标签：Sheet1~Sheet3，当前活动的白色，其余灰色。7.标签滚动按钮：利用标签按钮，切换显示工作表。8.滚动栏：纵、横。三、工作簿窗口精品资料网.www.cnshu.cn一、单元格选取单个单元格：单击所需的单元格。连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格。多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格。整行或整列：单击行头或列头。全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮。清除选定的单元格：工作表任意处单击。4.2工作表的建立精品资料网.www.cnshu.cn二、数据的输入1.单元格数据的输入单击单元格直接在单元格输入数据双击单元格在编辑框内输入数据注意：P152数值数字右对齐，字符左对齐，数字字符输入：‘数字。数值输入超长，以科学记数法显示。字符输入超长，扩展到右边列；若右边有内容，截断显示。按Tab、Shift+Tab、、、、进行个单元格之间的移动。精品资料网.www.cnshu.cn2.数据自动输入(1)自动填充指一批有规律的数据，例等差、等比数列。输入前2个数选中该2个单元格指向第2个单元格右下角的自动填充柄＋拖曳填充柄到结束工具／选项／自定义序列在输入序列框依次输入序列，之间用逗号分隔(2)系统提供的序列数据例：甲、乙、丙...；?3、6、9...；星期一、星期二...方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充。(3)用户自定义序列数据输入第一个数选中包含该数的区域设置填充序列编辑/填充/序列等差比差精品资料网.www.cnshu.cn3.输入有效数据(1)设置有效数据指数据类型、范围、设置数据输入提示和错误输入提示选取要定义有效数据的区域数据/有效数据设置标签(数据类型，范围)输入信息标签(输入时提示)错误警告标签(出错时提示)(2)有效数据的检查设置好有效数据后,当输入的数据有错,系统根据错误警告标签设置，自动显示出错提示；也可通过工具/审核命令进行审核。精品资料网.www.cnshu.cn三、使用公式与函数1.使用公式公式形式：＝操作数和运算符操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域公式例：=C5*1.15+D5=C5+Sheet2!C5+C6运算名称运算符算术＋、－、*、／、%、、（）字符＆关系=、、=、=、、引用:,空格逻辑ANDORNOT精品资料网.www.cnshu.cn2.使用函数p158(1)自动求和按钮在最接近单元格的数据区域求和选取存放结果的单元格单击求和看到计算公式双击求和看到计算结果总计任何所选取的区域(区域中有一个空行或列)选取区域单击求和(2)自动计算自动计算功能：求和、均值、最大值、最小值、计数。选取计算区域在状态栏单击右键,快捷菜单选择某计算功能在状态栏显示计算结果精品资料网.www.cnshu.cn(3)输入函数在Excel中提供了9类函数共几百个函数(数学、日期、文字等)。函数形式：函数名（参数表）例：求C5:C8单元格的平均值，结果存放在C10单元格中。单击C10粘贴函数选取函数类型和函数名12输入参数在编辑框直接输入：=AVERAGE(C5:C8)精品资料网.www.cnshu.cn3.单元格的引用（举例）(1)概念相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变(2)表示相对引用：列坐标行坐标例B6，A4,C5:F8绝对引用：$列坐标$行坐标例$B$6,$A$4,$C$5:$F$8混合引用：列坐标$行坐标例B$6,A$4,C$5:F$8$列坐标行坐标例$B6,$A4,$C5:$F8(3)相互转换选定单元格中的引用部分反复按F4键精品资料网.www.cnshu.cn4.单元格或区域命名区域表示：简单但无意义，不易阅读，例A1:C5存放数学分。区域名：对区域进行文字性命名，便于记忆与阅读，例数学。(1)创建区域名选取区域单击名称框输入区域名插入/名称/定义输入名字选名称所在的位置插入/名称/指定(2)改变区域插入/名称/定义选择名字在引用位置框修改区域(3)区域名的引用在公式或函数的参数中直接引用区域名例=MAX(数学)精品资料网.www.cnshu.cn四、数据编辑1.修改单击单元格,在编辑框修改双击单元格,直接在单元格修改2.清除3.删除剪切+粘贴或直接拖曳选取清除区域编辑/清除选择全部、格式、内容、批注选取删除区域编辑/删除删除区域后何单元格填入4.移动精品资料网.www.cnshu.cn6.选择性粘贴即属性的复制，不但复制值、公式还可以是格式。在对话框进行下列选择：粘贴选择：全部、公式、数值、格式、有效数据、批注等。运算选择：无、加、减、乘、除。转置5.复制复制+粘贴或Ctrl+拖曳注意：若复制或移动的内容出现单元格相对引用，则在复制或移动后的目标单元格自动修改单元格引用。精品资料网.www.cnshu.cn7.单元格、行、列的插入和删除1.插入选定插入的位置插入／(单元格、行、列)2.删除选定删除的对象（单元格、整行或整列）编辑／删除五、新建、打开和保存文件1.新建文件2.打开文件3.保存文件4.搜索文件精品资料网.www.cnshu.cn一、工作表的删除、插入和重命名1.选取工作表单个、连续多个、不连续多个。2.删除工作表选取要删除的工作表编辑/删除工作表3.插入工作表选取插入工作表的位置插入/工作表4.重命名工作表双击要重命名的工作表输入新名字4.3工作表的编辑和格式化精品资料网.www.cnshu.cn二、工作表的复制或移动1.工作簿之间的复制或移动打开源工作簿和目标工作簿选取源工作表编辑/移动或复制工作表2.工作簿内的复制或移动复制:Ctrl+拖曳移动:拖曳选中“建立副本”复选框为复制，否则为移动。精品资料网.www.cnshu.cn三、工作表格式化作用：突出部分数据的重要性，使版面美观及可读性好。格式化：数字格式、对齐方式、字体、边框线、图案、列宽行高。格式化方法：自定义格式化或自动格式化。1.自定义格式化(1).数字格式标签默认G／通用格式表示；数字右对齐，数字＞长度，科学记数法，公式以值显示；文字左对齐，文字＞长度，右边列无内容延伸，有则截断显示；设置数字格式按钮：货币、百分比、千分位、小数位数递增和递减。选定需格式化的单元格或区域格式／单元格格式工具栏（5种格式按钮）5种格式标签精品资料网.www.cnshu.cn(2)字体标签提供了：字体、字型、字号、效果、多种颜色和底线等。(3)对齐标签提供了：水平对齐、垂直对齐、合并及居中、方向等。长文字：自动换行可使行高增加；跨列居中文字占几个单元格，但文字必须在居中区域的最左单元格；合并单元格几个单元格合并为一个；缩小字体填充文字缩小到在一个单元格内。(4)边框标签提供了：线型、位置、颜色等，还有斜线。(5)图案(底纹)标签提供了：颜色背景、填充图案和图案的颜色。精品资料网.www.cnshu.cn(6)调整列宽和行高注意：当调整列宽后内容显示不下时，文字截断；数字以###表示。选中要操作的行或列格式／行／列取消隐藏隐藏行高（列宽）最合适的行高（列宽）标准列宽(7)条件格式根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式。选定要设置格式的区域格式/条件格式设置条件表达式和设置条件格式精品资料网.www.cnshu.cn2.自动格式化Excel已预定义好十多种格式,可快速、方便地使用。选定需格式化的区域格式／自动套用格式选择某种格式格式使用的3个层次：自动套用格式工具栏格式／单元格一般要求进一步要求特殊要求3.格式复制选定已设置好格式区域单击复制格式按钮拖曳到目标格式区域对设置好的格式可执行：编辑／清除／格式命令，删除设置的格式，系统采用Ｇ通用格式．精品资料网.www.cnshu.cn4.4数据图表化一、图表的组成图表区绘图区数值轴标题图表标题基底分类轴标题图例分类轴标志刻度线标志背景墙系列网格线精品资料网.www.cnshu.cn二、图表的类型十多类图表，有三维、二维，每类还有子类型。精品资料网.www.cnshu.cn三、创建图表1.利用图表向导创建图表选中作图的数据源图表向导按图表类型、数据源、图表选项、图表位置4个步骤进行嵌入图表：在第4步骤图表位置中，选中“嵌入图表”选项。独立图表：在第4步骤图表位置中，选中“新工作表”选项。2.快速创建图表选中作图的数据源按F11键“图表”工具栏的“图表类型”按钮此方法只能建立嵌入式图表精品资料网.www.cnshu.cn精品资料网.www.cnshu.cn精品资料网.www.cnshu.cn精品资料网.www.cnshu.cn精品资料网.www.cnshu.cn四、图表工具栏“视图””工具栏””图表”图表对象该对象格式设置图表类型图例数据表按行按列斜排文字精品资料网.www.cnshu.cn1.图表的缩放、移动、复制和删除.选中图表鼠标指向图表任意处拖曳图表移动缩放鼠标指向图表控制点之一拖曳图表复制删除Del鼠标指向图表任意处Ctrl+拖曳图表五、图表的编辑2.改变图表类型选中图表图表/图表类型选择某种图表类型和子类型精品资料网.www.cnshu.cn1.选中图表对象指向图表对象单击或图表工具栏的“图表对象”按钮。2.删除图表中的数据系列选中数据系列，Del键。3.增加数据嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加数据命令。独立图表：选中图表图表/添加数据选中工作表数据六、图表对象的编辑选中图表对象图表/图表选项选择上述6个标签之一，根据对话框进行设置4.增加文字增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。精品资料网.www.cnshu.cn七、图表格式化指对图表中各个图表对象的格式设置。不同的图表对象，有不同的格式标签。数据系列：图案、坐标轴、系列次序、数据标志等标签。坐标轴：图案、刻度、字体、数字、对齐标签。图表区：图案、字体、属性标签。图例：图案、字体、位置标签。图形区：图案标签。双击图表对象显示格式对话框选择上述格式标签进行格式设置操作方法精品资料网.www.cnshu.cn4.5数据列表一、数据列表及建立1.数据列表由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表。2.建立和编辑同工作表的建立和编辑，也可利用“数据/记录单”命令建立和编辑。3.建立规则数据列表与其他数据间至少留有空行或空列。数据列表中不能有空行或空列数据列表的第一行为列标题（称字段名）。精品资料网.www.cnshu.cn二、数据排序排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。1.简单排序数据／排序选择排序主关键字段名可以选择次关键字段名单击列表选中要排序的区域升序降序2.复杂排序精品资料网.www.cnshu.cn单击列表三、筛选数据快速选出所需的数据1.自动筛选数据／筛选／自动筛选选择所需字段选取值选取自定义2.关闭筛选数据／筛选／自动筛选无数据／筛选／全部显示还在精品资料网.www.cnshu.cn四、分类汇总将数据列表以分类汇总的形式反映各类数据的情况。按某关键字段进行分类汇总，在分类汇总前必须按该关键字段排序。1.基本分类汇总单击列表数据／分类汇总分类字段汇总方式选定汇总项（可多个）替换当前分类汇总每组数据分页汇总结果显示在数据下方不分页用于单个字段分类单种汇总方式。精品资料网.www.cnshu.c