电子订货系统的结构和配置

电子订货系统的结构和配置一.电子订货系统的结构和种类电子订货系统的构成内容包括：订货系统、通讯网络系统和接单电脑系统。就门店而言，只要配备了订货终端机和货价卡(或订货簿)，再配上电话和数据机，就可以说是一套完整的电子订货配置。就供应商来说，凡能接收门店通过数据机的订货信息，并可利用终端机设备系统直接作订单处理，打印出出货单和检货单，就可以说已具备电子订货系统的功能。但就整个社会而言，标准的电子订货系统决不是“一对一”的格局，即并非单个的零售店与单个的供应商组成的系统，而是“多对多”的整体运作，即许多零售店和许多供货商组成的大系统的整体运作方式。根据电子订货系统的整体运作程序来划分，大致可以分为以下三种类型：(1)连锁体系内部的网络型，即连锁门店有电子订货配置，连锁总部(或连锁公司内部的配送中心)有接单电脑系统，并用即时、批次或电子信箱等方式传输订货信息。这是“多对一”(即众多的门店对连锁总部)与“一对多”(即连锁总部对众多的供应商)相结合的初级形式的电子订货系统。(2)供应商对连锁门店的网络型。其具体形式有两种：一种是直接的“多对多”，即众多的不同连锁体系下属的门店对供应商，由供应商直接接单发货至门店；另一种是以各连锁体系内部的配送中心为中介的间接的“多对多”，即连锁门店直接向供应商订货，并告知配送中心有关订货信息，供货商按商品类别向配送中心发货，并由配送中心按门店组配向门店送货，这可以说是中级形式的电子订货系统。(3)众多零售系统共同利用的标准网络型。其特征是利用标准化的传票和社会配套的信息管理系统完成订货作业。其具体形式有两种：一是地区性社会配套的信息管理系统网络，即成立由众多的中小型零售商、批发商构成的区域性社会配套的信息管理系统营运公司和地区性的咨询处理公司，为本地区的零售业服务，支持本地区EOS的运行；二是专业性社会配套信息管理系统网络，即按商品的性质划分专业，如食品、饼干、医药品、运动用品、玩具、衣料等，从而形成各个不同专业的信息网络。这是高级形式的电子订货系统，必须以统一的商品代码、统一的企业代码、统一的传票和订货的规范标准的建立为前提条件；二.连锁门店订货系统配置无论采用何种形式的电子订货系统，皆以门店订货系统的配置为基础。门店订货系统配置包括硬件设备配置与电子订货方式确立两个方面。1．硬件设备配置硬件设备一般由三个部分组成：(1)电子订货终端机。其功能是将所需订货的商品和条码及数量；以扫描和键入的方式，暂时储存地记忆体中，当订货作业完毕时，再将终端机与后台电脑连接，取出储存在记忆体中的订货资料，存入电脑主机。电子订货终端机与手持式扫描器曲外型有些相似，但功能却有很大差异，其主要区别是：电子订货终端机具有存储和运算等电脑基本功能，而扫描器即只有阅读及解码功能。(2)数据机。它是传递订货主与接单主电脑信息资料的主要通讯装置，其功能是将电脑内的数据转换成线性脉冲资料，通过专有数据线路，将订货信息从门店传递给商品供方的数据机，供方以此为依据来发送商品。(3)其他设备。如个人电脑、价格标签及店内码的印制设备等。2．确立电子订货方式EOS的运作除硬件设备外，还必须有记录订货情报的货架卡和订货簿，并确立电子订货方式。常用的电子订贷方式有三种：(1)电子订货簿。电子订货簿是记录包括商品代码／名称、供应商代号／名称、进／售价等商品资料的书面表式。利用电子订货簿订货就是由订货者携带订货簿及电子订货终端机直接地现场巡视缺货状况，再由订货簿寻找商品，对条码进行扫描并输入订货数量，然后直接接上数据机，通过电话线传输订货信息。(2)电子订货簿与货架卡并用。货架卡就是装设在货架槽上的一张商品信息记录卡，显示内容包括：中文名称、商品代码、条码、售价、最高订量、最低订量、厂商名称等。利用货架卡订货，不需携带订货簿，而只要手持电子订货终端机，一边巡货一边订货，订货手续完成后再直接接上数据机将订货信息传输出去。若有的日配品或不规则形状的商品难设置货架卡，可借助于订货簿来辅助订货。（3）低于安全存量订货法。即将每次进货数量输入电脑，销售时电脑会自动将库存扣减，当库存量低于安全存量时，会自动打印货单或直接传输出去。电子订货系统的作业流程和规划一.电子订货系统的作业流程和盘点作业流程1．作业流程(1)订货人员在进行订货作业时，就要先在卖场查看各商品销售状况，确认确需订货，方可进行订货作业；要特别注意是否有未上货架的库存商品。(2)订货人员在卖场扫描所需进货的商品价格卡，输入订货商品的数量。(3)订货人员将掌上型终端机的订货资料输入后台电脑，再由后台电脑通过数据机，把订货资料传送至供应商或连锁公司总部的配送中心。(4)如连锁店电脑系统没有与供应商或总部的配送中心进行联网，可将订货资料打印出来，通过传真机传送出去，或者派人直接送出。2.盘点作业流程(1)连锁店在进行盘点作业时，盘点人员可手持掌上型终端机去卖场和仓库，逐一扫描商品的价格卡或商品的条码，并输入清点的商品数量。(2)商品存货清点与输入完成之后，将掌上型终端机连接到后台电脑上，以便统计和传输出盘点资料。(3)再通过数据机把盘点资料传输至公司总部的电脑，总部电脑经过运算后，可作出盘点统计表、盈亏表和其它的管理报表。二.电子订货系统规划导入电子订货系统首先要对本企业的情况以及社会配套条件等方面的问题进行全面的分析，如果决定导入，再考虑以下规划内容：(1)选择加入的社会配套信息管理系统。根据拟导入的电子订货系统的类型，以及服务功能、价格、同业参加状况，选择最合适的社会配套信息管理系统。(2)与交易对象共同建立EOS运作规范。如新商品加入、促销特价处理、适用商品扩大、变更登录、标签发行、例外状况处理等都应建立规范的运作办法。(3)建立标准的商品代号与企业代号。EOS作业不仅要利用统一的商品条码，还必须对商品分类码、企业代码、店内码等标准化。(4)建立商品订货簿和货架卡。订货簿和货架卡至少应标示的项目有：商品代号、商品条码、商品名称、售价。(5)建立标准的订货模式。一是订货方式，如利用货架卡、订货簿，或两者并用，或采用安全存量订货法。二是订货时间，如固定式或不定式。三是订货周期，如每日、隔日、每周两次等。四是订货人员，可选择专业订货人员、商品群负责人或店长。五是电子订货系统终端机台数，根据订货作业量来确定。六是设备操作，应制作标准的作业手册。(6)建立商品交易档案，即根据商品目录，建立或提供交易对象目录，以便有关方面进行分单处理和数据分析。（7)货架卡定位。货架卡是EOS作业的必备条件，通常由连锁总部(或供应商、加值网络中心)制作发行，门店得到货架卡后应放置到指定的货架上，并随时注意其位置的变动。(8)建立统一的传票。使用统一的传票有利于交易各方交换信息，这也是EOS作业的基础。(9)作业人员教育训练。导入电子订货系统需要有关部门和人员的理解和支持，这就必需在导入前进行必要教育，以建立共识，同时应对直接相关的人员针对维护、操作、例外处理等问题进行训练指导o(10)导入测试。正式导入之前，除了系统本身及通讯线路的测试外，还应在门店对货架卡、订货簿、终端机等为工具进行实地测试。测试无误后，才能选定日期正式导入。自动订货和补货技术的现实应用对于零售企业特别是其采购部门来说，订货、补货是每天都要进行的业务，但是，准确知道什么时候该订什么货却不是一件容易的事情。现在，尽管零售企业都能够通过信息管理系统实现“自动”的订货和补货流程，但是，是不是手工订单就可以完全被取代了？计算机系统自动生成的建议订单是否有足够的“建议”价值？或者说这些建议订单的生成依据和理论算法是否科学、是否对每一类商品都同样适用？这些细节问题都值得开发商与广大的零售企业一起探讨。订货与补货的概念这里所说的订货是指零售企业向供货商直接要货，简单说就是采购。补货是指零售企业的门店直接向自己的配送中心或总部要货，或者称为配送调拨。补货基本上属于企业内部的流程范畴；有的零售企业把补货工作称为“向配送中心点菜”，这样的提法也非常形象。信息系统对手工订单的支持传统的订货和补货方式是以手工方式为主进行的，大量的信息在传输过程中差错率高，而且效率低下。现实当中，很多时候零售企业的采购工作仍有一些是需要手工来完成的。部分原因是因为某些供货商的管理水平无法达到超市要求的标准；也有的时候是因为有突发性的需求，像偶然出现大宗批发销售业务时，也需要超市的采购主管或相关的采购员下达手工订单通知采购。有些人提出的急提订单或者急落订单，都可以说是手工订单的一些特殊形式。当然，即使在手工下订单的情况下，采购业务人员同样需要信息管理系统给予足够的参考数据支持；超市的管理内容也要求进行相应的限制，而绝不可能完全脱离开系统。一般采用手工订单时需要参考的依据有：商品的历史进价、历史采购批量、当前库存以及在途商品量（在途订单量）等，这些实际数据对采购人员的工作将起到直接的帮助。同样是手工订单，对于需要限量控制的商品（比如干货），应当对采购数量和价格等敏感数值给予严格的限制；而对于生鲜商品等则可以在这些方面适当放宽，实行不限量订单。从这里我们可以联系到日配商品的订货方式。一般超市对生鲜、冷藏商品都要求勤进快销，提高此类商品的周转率，所以这些商品进销频繁；而且由于商品本身保质期短，不可能保持过多的库存量，因此像牛奶、面包一类的商品大多实行每天供货，即日配。零售企业可以采用永续订单的方式，自动设定系统每天生成当天的订单。而由于一个超市每天的收货量不可能完全相同（如遇到周末、假日等），系统还可以利用不限量订单的方式，通过一次性批量订购此类生鲜商品。但按天收货的方式，使进销频繁的生鲜商品的订货管理得以简化。自动订货和补货的基本内容目前不少零售企业采用的建议订单依据，有很多内容是从国外先进的超市管理思想中借鉴来的。分析起来无外乎两个方面，即库存方面与销售方面的参考依据。经营中常用的基本算法自动订货和补货的核心内容其实就是零售企业在经营中采用的基本算法，通过计算机系统来实现这些算法并不困难，但是用什么样的逻辑值计算自动订货（补货）量最合理，什么样的算法适合什么种类的商品，则需要细致推敲。1、库存警戒线法这种以“经验系数”为依据的库存提示方法仍然没有脱离人为因素的影响。单纯使用手工设定库存的合理数，严格讲也并不科学，其实这只能叫做“半自动”订单，因为它仍然是通过业务人员的经验和直觉来进行采购决策的，并没有体现出计算机信息管理的真正价值。有些系统可以挖掘和利用系统的数据（比如在一个订货周期里的综合销售数据），对库存警戒线进行动态的调整，这种算法比简单的经验系数法要更有说服力。拿一个单品来举例，比如某种速冻饺子，我们可以以它在过去一个季度中的平均销量作为参考，让系统自动调整库存警戒线。如果这个单品的平均销量在这三个月中逐月递增，就会带动它相应的库存警戒线也随之提高，从而形成了动态设定的库存警戒系数。因此系统针对该商品的自动订单采购量也会相应增加。同样的原理，我们还可以利用商品的同期销量（比如去年本月的销售量），以及商品销售中出现的季节特征作为参考值，来动态地调整库存警戒线。总体来讲，库存警戒线是一种以库存为主要指标的计算方法，具有一定的优越性。但是它也并不是十全十美的，因为很显然这种方法最适合于库存数量少、对库存变化反映敏感的商品，比如大多数的生鲜商品和其他保质期较短的商品，而对某些商品也并不是100%地适用。2、平均销量法这种方法对于那些销售波动不大的商品，比如干货、普通的日用百货商品等比较适用。3、同期销售对比法以销售数据为依据计算自动订货/补货量，另外一种常用方法就是同期销售对比法。这种方法描述起来相对比较简单。比如我们可以按去年夏季空调的销售状况来粗略估计今年夏天空调的销售状况。自然，这种方法比较适合于服装、白色家电等一些季节特征明显的商品。当然，像时装一类流行趋势明显的商品，同期销售对比也有一定的缺陷。比如在北京的服装零售市场上，简单地用2001年春季的销售情况来预测2002年春季的情况，恐怕我们无法预测出“唐装”将会大流行。因此，需要零售工作者对特定零售市场具有丰富的专业知识，以及敏