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外服项目管理方法交流－面对新行业新客户的项目管理协同商务软件事业部季强2006年6月汇报提纲•售前工作回顾•项目范围说明•项目干系人分析•人事外包行业分析•项目现状分析•风险识别•项目计划与跟踪•项目变更控制•后续市场的开发•总结售前工作回顾（1）•2004年1月投标–毕博咨询–用友软件–金碟软件–上海万达–新致–ORACLE–仁科–PFU售前工作回顾(2)2004年10－11月初步需求调研确定项目范围2005年3月开始正式的需求分析公司2005年6月签订了软件开发合同2005年11月签订系统软硬件及集成合同售前工作回顾(3)•商务总结投标价（万）合同价（万）偏差（万）应用（万）350580＋230系统（万）285530＋245合计6351110＋475项目范围•上海外服MIS系统•上海外服网站系统改造•上海外服CallCenter系统•全国4家分公司的系统项目范围•不包括以下系统–上海外服HRM归档系统–上海外服数据分析系统–上海外服办公系统–上海外服人事管理系统–其他分子公司的业务管理系统项目干系人分析•甲方：上海对外服务有限公司•乙方：宝信软件•丙方：上海信息系统工程监理有限公司•丁方：万隆信息咨询公司（审计）项目干系人分析•甲方：上海对外服务有限公司–该系统是外服的关键业务系统–关键人员：项目经理（毕培文）运营总监–宝信软件的新客户，客户的关系比较不深–是半政府，半企业的公司管理方式项目干系人分析•乙方：宝信软件–新业务，无行业背景–项目的重要性：世博信息化的重要棋子–人事外包行业的典型项目项目干系人分析•丙方：上海信息系统工程监理有限公司–上海政府信息化监理的主要供应商，监理过的项目有•上海博物馆信息化系统•上海市公务网•上海市委信息化系统•上海水利信息化系统•上海统计局信息化系统•上海民政局信息化系统•上海洋山港深水港信息系统项目干系人分析•丁方：万隆信息咨询公司（审计）–外服集团指定的独立审计公司–上海市政府审计部门独立出的公司–上海市政府信息化审计的重要供应商行业分析－人事外包•国际上–已经被确认比较成熟的BPO业务，市场容量超过500亿美元；•国内–HR外包已成趋势；–人事外包服务内容外延不断扩展–竞争格局不断增大–市场大，全国各省会城市和大中城市都有人事外包业务的公司行业信息化分析－人事外包•国际上–大型的企业EDI等；•国内–北京外服业务系统；–中智公司业务系统–广州外服业务系统–。。。。。。。项目实施现状分析•人事外包行业知识缺乏•客户为新开拓，客户关系一般•客户已经有一套自成体系的管理思路和方法，溶入新的系统管理思路和方法比有冲突•外部环境比较复杂，有监理/审计单位风险识别风险1:业务不熟，需求难以控制•影响：较高•对策–加强需求管理–加大学习力度•状态：消除风险2:客户是半政府型企业，调动积极性困难•影响：较高•对策–遇到问题及时沟通汇报–通过周计划进行安排和跟踪•状态：跟踪风险3:客户项目管理意思不强•影响：高•对策–在项目前期，对客户进行了项目管理的培训–在项目实施过程中不断强调和引导•状态：跟踪项目计划与跟踪•实行周计划及周例会制度–跟踪项目计划的执行情况–跟踪项目问题的解决情况–跟踪风险•实行月度计划及例会制度–跟踪月计划的完成情况–跟踪风险项目监控•实行周计划及周例会制定•实行月度计划管理•每周通过周计划跟踪项目的执行情况项目跟踪预算工时实际工时完成百分比差异需求分析64947471115%15.00%软件设计72528551117.91%17.00%编程7494676890.31%-10.00%合计2124022790107.30%7.30%项目监控－差异分析•需求分析超成本–由于用户在确认跨部门的需求时所用的工时超出了计划；•软件设计超成本–由于对设计的估计不足，以及设计评审所用工时超出了计划；•编程成本节约–由于没有计算部分外协人员的工时项目跟踪•工时总进度计划总工时(人时)已发生工时（人时）完成百分比405442279056%备注：后期工期包含全国四家分公司的系统开发项目跟踪•外协成本计划成本已发生成本完成百分比102万57.95万56.8%项目跟踪•后续里程碑说明6月01日－7月21日集成测试、数据切换编程/测试7月13日－7月21日系统培训7月28日－9月30日切换，新老系统并行以老为主10月08日－12月01日新系统试运行12月01日－12月29日功能考核10月08日－07年06月实施四家全国分子公司项目变更管理项目计划变更变更阶段变更内容变更原因变更结果需求分析阶段项目计划进度变更涉及到跨部门的需求问题确认组织缓慢，比计划延长了两个月项目四方同意变更项目计划，后续的计划进度顺延项目范围变更变更数量变更结果成本增加3个经客户沟通取消了变更04个经过沟通消除了双方项目范围理解的差异，纳入项目范围01个客户取消了项目范围中的内容-2人月10个确认变更，增加项目成本56人月项目合计17个变更，成本增加54人月项目范围变更变更号变更内容变更原因变更结果001网站中重建原Access人才配送系统客户的需求增加同意增加3.5人月004构建提供给上游发包上的网上自助服务平台客户的需求增加同意增加6人月009增加职能外服类业务业务需求增加增加8个人月项目范围变更变更号变更内容变更原因变更结果005需要实现网上大招聘功能客户需求增加取消变更006招应聘增加人才培送功能客户需求增加取消变更项目范围变更变更号变更内容变更原因变更结果002新增客户雇员非药品管理客户的需求增加不算便根纳入项目范围003背景调查”内容，扩展较大客户的需求增加不算便根纳入项目范围项目范围变更分析•变更来源分析–用户需求不明确，引导客户将可上可不上的内容纳入二期项目中，最终经沟通取消变更–需求范围比较模糊，经协商，不算变更，纳入项目范围–客户业务变化和需求增加项目范围变更处理•变更的处理方式–系统分析员负责记录变更–由宝信项目组和外服项目组共同对变更进行沟通、分析和讨论，并对结果进行签字确认–系统分析员根据变更的结果进行后续的工作后续市场开发已签订的其他项目•外服商务咨询分公司业务管理系统•外服薪酬调查系统•外服IT迁移项目正在前期接触的项目和市场（一）•外服培训中心管理系统项目•外服人才分公司业务管理系统•外服信息化咨询规划项目•国内其他外服公司的信息化推广正在前期接触的项目和市场（二）•宝信IT优势与外服服务优势强强合作的市场策划–外服的客户的IT服务外包市场策划–宝信产品与外服服务产品的结合的市场策划–外服各分子公司信息化实施策划总结总结面对新行业和新客户的项目管理的注意事项•加强初期关于项目管理方法的沟通和引导•加强风险识别并保持跟踪•加强项目变更特别是需求变更的管理力度•分析和权衡不同项目干系人的利益•关注客户所在行业的发展•关注客户潜在的信息化建设的需求