学生干部项目管理能力提升

翟丽副教授复旦大学管理学院2016年8月25日1.你周围的项目？2.什么是项目？3.项目实施中的常见问题？4.项目管理过程？5.如何制定项目计划？6.如何控制项目的实施？7.如何提高项目领导力？校（院）运动会校园10大歌手比赛12.9红歌会大学生才艺大赛大学生创业大赛举办学术会议、系列讲座XX志愿者招募项目“曦园”（“莙政”，“望道”）项目……2.什么是项目？项目：是一种临时性的努力，旨在创造一种独特的产品、服务或结果。(AProjectisaTemporaryEndeavourUndertakentoCreateaUniqueProduct,Service,orResult--PMBOK2012)项目特点：问题导向(Problemoriented)、目的性(Goaldirected)、临时性(Temporary)、唯一性(Unique)事件(events)型项目◦“事件”的特点：耗资巨大、发生在较短的时间内、需要长期的精心策划、一般只发生一次（e.g.festivals,conferences）6质量、绩效3.项目实施中的常见问题？项目的范围界定不清楚项目目标不明确项目预算超支实施过程中的不可预见因素项目组成员总觉得时间不够用项目的进度难以控制，计划不如变化项目组成员职责不明确项目组成员之间的沟通不畅……启动(Initiating)计划(Planning)实施(Executing)监督和控制(MonitoringandControlling)收尾(Closing)启动过程计划过程控制过程执行过程收尾过程项目管理是在一定的时间及有限的资源限制条件下为实现某种目的而对项目进行的计划、组织、实施、控制活动“Planningthework”and“workingtheplan”项目生命周期Identificationofaneed,problem,oropportunity(RFP)SubmissionofaproposalDifferenttypesofresourcesareutilizedResultsintheaccomplishmentoftheprojectobjectivePerformclose-outactivitiesEvaluateperformanceInvitecustomerfeedback项目建议书是递交给相关部门（顾客）、用于对项目进行评价的一套文档可以很简洁，也可以包含较广泛的内容可以是组织内部的，也可以是提交给外部顾客的项目建议书之前的相关文档：◦RFP:RequestforProposal◦TPF:TechnicalProposalRequirements遵循TPR或RFP的指南要求执行摘要（Executivesummary）:摘要说明所建议项目的基本要点及期望收益封面信函（Coverletter）:用于营销宣传的文档应包括但不限于如下内容:问题及解决问题的途径项目目标及项目范围项目实施计划，包括里程碑、进度安排和预算项目后勤支持及行政管理计划项目团队成员介绍目标（Goal）:说明该项目要达到什么样的结果。项目目标应该满足SMART原则Specific&ClearMeasurableAgreedRealisticandAchievableTime&CostTarget就是定义管理项目的工作边界，确定项目的目标及项目的可交付成果。简单地说就是为项目界定一个界限，确定哪些是属于项目应该做的，而哪些不应该包括在项目内通过各个媒体及高校网络，完成对志愿者招募和甄选，为本次展览服务；志愿者人数要求在75人到100人，个人总计服务时间三天以上，所有志愿者服务时间应能够覆盖66天展览所需服务时间和人次需要，个人出勤率高于60%。通过66天的展览活动和志愿者服务，保障对访问者的服务到位，促进社会大众对环保大使项目的理解和兴趣参与服务的志愿者和参访者满意度达到9.00以上（满分为10）。◦时间：本次展览活动志愿者项目始于2013年3月4日设立活动志愿者上海区总联络人开始，终于2013年6月2日“深海潜能”影像展及环保教育系列活动闭幕。前期准备25天，运营时间66天。◦地点：展览及开幕式活动地点：上海科技馆二楼展厅及一楼开幕式报告厅◦项目预算：XXXX◦参与人：复旦大学、同济大学、上海交通大学、上海外国语学院等高校在校学生，受招志愿者；T+S途思乐学工作人员及项目团队；上海科技馆服务人员◦项目不包括：超出科技馆展览活动外的科普系列活动，包括：复旦、交大、上海海事大学等地的演讲活动；暑期AOTE参选者美国圣巴巴拉及斐济群岛培训活动等后期。开始提出立项申请提案要求（RFP，TPR）提出项目需求项目建议书项目可行性研究可行性研究报告项目需求分析项目筛选项目正式立项项目章程结束项目启动会议：是在项目正式开始前2到3周，由项目经理召集并主持，由项目有关人员参加的项目准备会议。准备项目有关文件与客户方项目经理会面，确定一些共同关心的问题制定项目工作计划确定项目组成员创造项目组的工作环境准备项目定位文件包（Projectorientationpackages）项目目标文件/项目建议书项目组织（组织结构图，项目组成员角色与责任陈述，明确与项目有关的关键人物）项目会议（时间、地点、参加人员、会议日程）沟通（确定报告的途径）问题处理程序（如何报告和处理问题、报告的形式、确定有关责任人）变化控制（程序、表格形式）每周状况报告约定（项目进展情况、存在问题、计划、时间及成本花费）行政管理（工作时间规定、后勤支持、办公人员的支持、紧急情况的处理规定、联系电话）文档管理（文档的标准化规定）活动定义活动排序活动历时估算制定进度计划对完成项目（产生可交付成果）所必须进行的具体活动进行定义工作分解结构（WBS）产生活动清单25WBS是项目的一种地图，是项目在不同细节水平上的概述，以层级框架结构来定义项目的所有元素是实施项目、产生最终产品所必须进行的全部活动的一张清单需要回答：“完成该项目必须完成哪些主要工作任务？”“要完成这项工作任务，有哪些具体任务要完成？”是WBS的最低层次的工作该工作可以分配给另一位PM进行计划和执行可以通过子项目的方式得以完成，这时工作包可进一步分解为子项目的WBS或各项活动这种工作包应当由唯一一个部门或承包商负责80-HoursRule,i.e.2-Weeks-Rule◦完成工作包的时间应当不超过80小时◦在每80小时或少于80小时的期间结束，只报告该工作包是否完成Page29例：运动会项目工作分解（前期准备）第四组Page30例：运动会项目工作分解（运动会进行中）第四组WBS工作分解结构志愿者招募与培训志愿者招募志愿者选拔志愿者培训撰写招募文案申请人信息审核设立报名系统多平台发布招募信息收集报名信息配岗分组志愿者培训准备培训材料培训师就位申请人分类建立通讯网络设立联系人确认名单并告知入选者服装发放支持工作就位常规展览志愿者培训典礼志愿者培训志愿者项目前期准备志愿者上岗志愿者项目总结确定志愿者运营方案成立工作团队工作分配现场服务与指导开幕式志愿者工作总结网络推广后勤保障主场馆秩序维护与服务e-loung科学小活动庆功活动与答谢会信息沟通与反馈34识别与记载活动之间的逻辑关系活动与活动之间的四种依赖关系SABFSFSS-StarttoStart（开始-开始）SF-StarttoFinish（开始-完成）FS-FinishtoStart（完成-开始）FF-FinishtoFinish（完成-完成）35网络图以图形方式直观地描述项目中活动的依赖关系，便于对项目中的活动进行有效地管理开始结束ADBCEF箭线图法(ADM)、双代号网络图法(AOA)开始ADBECF结束前导图法(PDM)、单代号网络图法（AON)38确定完成项目各项工作任务所需要的实际工作时间、资源类比估计：从过去类似项目的经验中提取数据，运用比例或替代因素进行估计参数估计：是一种量化估计方法分配模型：当项目相对较为标准化，且当前项目与过去项目在产品特征及成本方面较为相似的情况下适用模板法：过去项目可用作当前项目估计的起点（模版），针对当前项目与过去项目的不同点调整估计值乐观悲观估计法100%-------------------------------------两阶段（系统设计和系统实施）总和20%------------------------------------------------系统设计阶段总和7%-------------------------------------------需求定义和定位1%---------------------------------------------定位6%-----------------------------------------需求定义13%------------------------------------------------系统设计5%-----------------------------------------外部设计8%-------------------------------内部设计和实施计划80%------------------------------------------------系统实施阶段总和59%------------------------------------------------软件开发12%----------------------------------详细设计和定位2%-------------------------------------定位10%---------------------------------详细设计17%--------------------------------------------编码21%----------------------------------------单位测试9%-------------------------------子系统和集成测试15%------------------------------------------系统测试和演示6%-------------------------------------------用户文件准备a:某项活动最乐观估计所需时间b:某项活动最悲观估计所需时间m:某项活动最可能估计所需时间ET：某项活动所需时间的期望值42ActivityCodeNameofactivityPre-activityWhentostartWhentofinishResponsibilityOtherResource……43LRC（线性责任图）CPM(CriticalPathMethod)◦1952，美国杜邦公司开发，主要适用于大型工程项目PERT(ProgramEvaluation&ReviewTechnique)◦1958，美国军方研制北极星导弹项目时提出的方法，主要适用于R&D等不确定性较高、技术更新频繁、进度风险较高的项目。使用概率分布原理确定活动的时间甘特图◦是项目进度计划的二维表现，活动在纵轴上自上而下排列，时间在横轴上表现。有利于实际进展与作业计划相比较里程碑（Milestone）计划ResponsibilityWBSProjectOfficeFieldOper.SubprojectTaskProjectManagerContactAdmin.ProjectEng.IndustrialEng.FieldManagerDetermineNeedA1A2SolicitQuotationsB1WriteApprop.RequestC1C2C3““““““Legend:ResponsibleSupportN