工程建设项目档案管理培训

水运工程建设项目档案管理江苏省镇江市港口质监站陆梅[e-mail]主要内容：一、加强水运工程档案管理的重要性和必要性；二、水运项目档案管理工作要求；三、水运项目法人档案组织、管理工作要求；四、水运项目文件材料收集、整理、归档要求1、水运工程档案管理现状2、水运工程档案管理的重要性3、水运工程档案管理的必要性一、加强水运工程档案管理重要性和必要性《交通建设项目档案专项验收办法》第三条交通建设项目档案是指在交通建设项目建设过程中形成的、能够真实反映项目建设全过程、对项目运营和管理具有重要查考价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录。交通建设项目档案的定义（一）档案管理方面（1）对现行档案管理规定、标准不清楚，学习、掌握不够。（2）对工程档案管理工作重视不够。档案管理意识不强。（3）档案管理人员配备不足，综合素质参差不齐（4）档案管理制度不健全；（5）档案管理基础工作薄弱。（6）档案管理投入的资金短缺，档案设备和技术落后。1、水运工程档案管理现状（二）档案质量方面（1）项目档案收集不够齐全完整，成套性和完整性存在缺陷；（2）表式文件内容、格式不一致；（3）工程资料记录不规范，签字不完备，真实性不强，严肃性欠佳；（4）竣工图编制不符合规范要求；（5）档案整理不规范，系统性不够；（6）档案资料不能做到同步收集、整理，档案验收前再去查找、收集、整理资料情况普遍1、水运工程档案管理现状1、档案收集整理同步性差，导致竣工文件系统性、准确性和完整性差。2、系统性、成套性差。3、缺乏既懂工程档案管理又懂工程技术的人员竣工文件编制存在的主要问题1)、部分质保资料不完整、规范。2)、部分资料不真实，不系统。3)、分项工程质量检验评定工作滞后，有的甚至编造分项工程评定数据。4)、部分单位竣工图与工程实际不相符，未按有关规定绘制竣工图。竣工文件准确性和完整性方面的具体问题资料收集、整理工作滞后，错、漏、假等情况较普遍，有的资料前后检表不相对应，有的检测数据不真实；资料编制与现场施工脱节，不能真实地反映施工实际工况。部分资料不真实，不系统有的单位分项工程质量评定数据无法追溯到来源，有的数据与工序检表数据不一致，外观质量描述和扣分与实体质量不一致，使分项评定成为“空中楼阁”。分项工程质量检验评定工作滞后，有的甚至编造分项工程评定数据部分项目参建单位竣工档案编制未遵循竣工文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类组卷不科学。人为割裂了工程资料的系统性，难以查找使用。系统性、成套性差（1）水运工程建设档案是反映水运行业发展的重要历史记录，是水运工程管理状况和工程质量的真实反映，是工程质量的反映。重视和加强水运工程档案管理工作，对水运建设事业有着重要的意义。（2）水运工程档案管理工作是水运工程参建单位的一项基础性、服务性工作，对促进水运工程参建单位相关工作的全面规范开展，提高水运工程质量管理水平，具有相互促进作用。工程档案与工程质量、工程安全之间有着密切的关系，工程档案是工程质量、安全的依据，工程安全质量与工程档案相互依存。2、水运工程档案管理的重要性2、水运工程档案管理的重要性（3）工程档案资料是工程竣工后的运营、检测、维修、改建、扩建、拆除的依据。工程档案的妥善保存可以为以后的查找、利用提供有效的保证，为生产建设提供强有力的保障。（4）工程档案可以对其他工程建设具有指导利用、借鉴参考作用，对工程科学技术研究以及城市防灾、抗灾、减灾和破坏后恢复重建提供重要依据。适应交通建设快速发展的需要履行行业管理职责的需要保证项目档案工作质量,为交通建设事业服务工程竣工验收前专项验收之一的要求。未经档案验收或验收不合格的水运建设项目，不得进行水运工程竣工验收。3、水运工程档案管理的必要性1、国家、部、省有关项目档案管理规定2、交通建设项目档案管理登记办法3、交通建设项目档案专项验收办法4、交通档案进馆办法5、加强水运建设项目档案检查指导二、水运项目档案管理工作要求国家、部项目档案管理规定国家档案局有关建设项目档案管理规定1、《重大建设项目档案管理登记办法》（1997年国家档案局、国家计委）2、《重大建设项目档案验收办法》（2006年国家档案局国家发改委）交通运输部有关建设项目档案管理规定1、交通档案管理办法√2、交通建设项目档案管理登记办法√3、交通建设项目档案专项验收办法√4、交通档案进馆办法5、交通文件材料立卷归档办法√6、水运建设项目文件材料立卷归档管理办法水运工程文件材料立卷归档办法依据标准及规定•《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）•《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）•《交通文件材料立卷归档办法》（交办发[1992]100号）•《关于印发交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格式样的通知》（交办发[1992]121号）•《关于实施水运工程竣工验收办法有关事项的通知》（交水发[2005]470号）•《水运工程质量检验标准》（JTS257-2008）交通建设项目档案管理登记办法登记组织：1、交通建设项目档案登记管理工作实行统一管理、分级负责的原则；2、交通部档案馆负责交通建设项目档案管理登记工作的统一部署和组织领导；3、项目所在地省级人民政府交通主管部门负责本地区、本系统交通建设项目档案管理登记工作的组织、监督和指导。4、水运所在地水运行政管理部门逐级组织报送。登记范围：1、国家发改委审批或核准项目，交通部审批初步设计的水运建设项目；2、省发改委审批或核准项目，省交通厅审批初步设计的水运建设项目；3、其他水运建设项目。填报方式•由项目法人（建设单位）定期向项目主管单位填报交通建设项目档案管理登记表；•项目主管单位定期将登记表汇总上报水运管理局，并逐级转报省交通厅、交通部档案馆；•登记表分表一、表二、表三。登记表一•项目名称、项目立项审批单位、项目主管部门、建设单位（项目法人）、建设工期、技术等级及建设规模、主要参建单位、主要单位工程名称、项目档案管理部门、项目档案管理执行的标准规范项目名称-以国家批准的项目名称为准上级主管部门-项目主管部门技术等级及建设规模登记表二•主要反映各合同段交工验收阶段项目档案收集整理的情况。包括合同段的名称、负责该合同段施工的施工、监理单位、文件材料收集整理情况--合同段名称特指合同段所对应单位工程名称登记表三•反映建设项目通过档案专项验收的情况填报时间和要求•填报时间和要求；表一于开工六个月填报表二于合同段通过交工验收后1个月内填报；表三于项目档案通过档案专项验收后1个月内填报；交通建设项目档案专项验收办法验收组织及权限：1、国家发改委审批或核准项目，交通部审批初步设计的水运建设项目，由交通部档案馆组织或委托省交通交通主管部门组织；2、省发改委审批或核准项目，省交通厅审批初步设计的水运建设项目，由省交通厅组织；3、市和市以下各级投资主管部门审批、核准的水运建设项目，由水运所在地水运行政管理部门组织。验收组的组成1、国家发改委审批或核准立项、交通部审批初步设计交通部档案馆、项目所在地省级档案行政管理部门、项目主管单位、项目质量监督机构组成；2、交通部负责审批立项和初步设计交通部档案馆、项目主管单位、项目质量监督机构组成。3、省发改委审批或核准项目省交通厅、省档案局、项目所在市及所在地水运管理局、项目质量监督机构组成4、市和市以下各级投资主管部门审批、核准的水运建设项目市水运局及所在地水运管理局、市档案局、项目质量监督机构组成验收申请•验收申请条件1、已按规定进行了项目档案管理登记工作；2、完成了自查并形成自查报告；3、竣工文件已按交通运输部有关规定编制完成；4、竣工文件分类、组卷及编目工作已按规范要求完成。验收申请•验收申请程序项目法人（建设单位）按照项目管理权限向项目主管部门提出档案专项验收申请，提交验收申请材料；经项目主管部门审核同意后，逐级转报至市级、省级交通（水运行政管理）部门，并由省交通厅转报交通部档案馆；验收申请•验收申请材料；1、验收申请报告；2、交通建设项目档案专项验收申请表；3、建设项目档案自查报告；4、建设项目档案案卷目录。验收申请•自查报告内容要求1、项目建设及项目档案管理基本情况；2、保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施，包括纳入领导责任制、部门岗位责任制、合同制、监理工作程序及与工程同步进行的情况；3、项目文件材料收集、整理所依据的标准；4、项目文件材料形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工图编制情况及质量状况，案卷数量；5、项目档案在项目建设、管理、试运行中的作用；6、存在的问题及解决措施。验收工作•验收工作议程以召开验收会形式进行，验收组全体成员、项目法人（建设单位）、设计、施工、监理单位代表和生产运行管理或使用单位的有关人员参加验收会议。1、听取汇报2、抽查竣工档案3、综合评价并形成验收意见4、宣布验收意见交通档案进馆办法水运工程进馆项目范围：交通部批准初步设计项目1、沿海主枢纽港2、地区性重要水运。进馆项目相应需移交的档案范围1、项目建议书及批准文件、工程可行性研究报告及批准文件、初步设计批准文件；2、用地申报及批文、占地红线图；3、总体设计及设计说明书4、施工组织设计、方案、新技术、新工艺的运用、重大事故处理、竣工图5、竣工验收阶段形成的竣工验收报告、各类工程总结、工程质量评定报告。进馆档案编制要求•整理•编号•移交目录•项目简介•版本进馆工作的组织•组织原则。统一管理，分级负责•申请—汇总—申请—移交•移交交通部档案馆加强水运建设项目档案检查指导工作1、水运行政管理部门应学习、宣传、贯彻水运工程建设项目档案管理规定和规范标准，以便更好地加强管理和业务指导。2、水运项目开工后6个月内，项目所在地水运行政管理部门应督促项目法人单位填报交通建设项目档案管理登记表一，并转报相关部门。加强水运建设项目档案检查指导工作3、水运项目开工备案后，项目所在地水运行政管理部门应指导和检查项目法人制定包括项目文件材料归档范围、档案分类方案的《项目竣工文件编制办法》，使项目档案工作有章可循。其中，省交通厅负责对交通运输部批准初步设计的水运建设项目进行检查指导。4、水运行政管理部门应加强对水运项目档案工作的中间检查和培训工作，指导项目法人单位做好项目文件材料的收集、整理工作。所在地水运行政管理部门应督促项目法人单位填报交通建设项目档案管理登记表二，并转报相关部门。加强水运建设项目档案检查指导工作5、水运项目完工后，项目法人单位应做好项目档案验收相关工作，水运行政管理部门和项目质量监督机构应对项目档案材料进行审查，对项目档案的完整性、准确性、系统性、规范性进行审查，严格保证重点工程竣工档案的归档质量。6、项目档案通过专项验收后1个月内，所在地水运行政管理部门应督促项目法人单位填报交通建设项目档案管理登记表三，并转报相关部门。坚持水运建设项目档案全过程管理，做到项目档案工作与项目建设同步进行。1、事先介入2、事中控制3、事后核查4、验收把关三、水运项目法人档案组织、管理工作要求事先介入1、学习水运建设项目档案管理规定和规范，全面了解管理要求。项目建设单位负责组织、协调、指导设计、施工、监理等单位编制和整理项目文件。2、纳入合同管理。即：在进行项目招标和签订勘察设计、施工、监理、设备供应合同时，要将档案管理要求设立专门条款，明确有关各方对项目文件收集、整理、归档责任，纳入到招标文件和合同协议中。事中控制1、建立档案工作管理体制，明确档案管理职责。建立工程档案管理领导责任制，明确分管领导，建立相应的管理网络机构，配备专、兼职档案人员。2、制定档案工作规章制度。特别是要制定《项目竣工文件编制办法》。明确参建单位文件材料收集、整理、归档的责任；建设单位应组织施工单位、监理单位对单位工程、分部工程和分项工程进行划分，明确项目文件材料归档范围、档案分类方案；明确项目档案分类号、档号、卷内目录、案卷目录、备考表等组卷编制要求。3、加强档案人员教育培训。加强对现行档