工程项目档案管理

《工程项目档案管理》主讲刘益芝目录•一、相关概念•二、基本建设项目分类及工作程序•三、项目档案工作的原则•四、建设项目参建各方及职责•五、项目文件质量要求•六、项目竣工文件的编制•七、项目文件的整理与归档•八、项目档案的整理与移交•九、项目档案验收工程项目档案管理•涉及的有关规范性文件主要有：1、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）•2、《重大建设项目档案验收办法》（档发【2006】2号）一、相关概念•1、建设项目是指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独力组成的，经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。•2、单项工程指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。•3、单位工程指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位（子单位）工程主要包括:1、地基与基础分部工程2、主体分部3、屋面分部4、装饰装修分部（楼、地面子分部；门窗子分部；抹灰子分部；吊顶子分部；饰面板（砖）子分部；幕墙子分部；涂刷子分部；细部子分部）5、建筑给水、排水及采暖分部6、建筑电气（电气照明、安装子分部；防雷及接地安装子分部）•4、项目文件•指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。•5、项目前期文件•指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。•6、项目竣工文件•指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。•7、项目施工文件•指项目施工过程中形成的反映反映项目建筑、安装情况的文件。•8、项目竣工图•指按照工程实际情况所绘制的图纸。•9、项目监理文件•指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。•10、项目竣工验收文件•指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。•11、项目档案•指经过鉴定、整理并归档的项目文件。•12、项目文件归档•建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。•13、项目档案移交•项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案部门移交有关项目档案。二、基本建设项目分类及工作程序•（一）基本建设项目的分类：•按投资总额—分为大、中、小型项目•按建设性质—分为新建、改建、扩建、恢复项目•使用性质（或用途）—分为生产性项目、辅助生产性项目和办公生活性项目等。（二）基本建设项目工作程序新建项目一般要经过四个阶段1、项目确定阶段---立项•（1）提出拟建的基本建设项目—以“项目建议书的形式”•（2）可行性研究与论证---形成可行性研究报告•（3）选择建设地点---包括两个方面的内容•（4）确定任务—编制项目“设计任务书”一是对预选地点分别查明和收集相关资料；二是慎重比较、综合分析，确定最佳地点。2、工程设计阶段通常分为三阶段设计：（1）初步设计（2）技术设计（3）施工图设计对于设计内容简单的小型项目，可以采取直接编制施工图。3、工程施工阶段（1）施工准备:一是建设单位的准备工作。当设计任务书和选定的建设地点经上级批准之后，就应当着手施工前的准备工作。二是施工单位的准备工作。准备就绪后，由施工单位提出“开工报告”，经批准后方可破土动工。（2）工程施工:一般包括：基础施工、结构施工、装修施工和收尾施工。（3）工程监理:监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行监督控制。4、工程竣工验收阶段1）验收准备。主要工作内容包括：完成收尾工作；生产性项目组织试生产；自评自检工程质量；收集整理施工科技文件；编制竣工文件(竣工图的编制)；（2）项目档案验收。（档发【2006】2号、川档发【2008】45号、川档发【2010】29号（3）工程验收（4）填写工程竣工验收证书三、项目档案工作的原则•1、项目建设单位（业主、项目法人）负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。•2、在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任—纳入合同管理。•3、项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。确保项目档案的完整、准确、系统、安全。•4、项目文件立卷归档工作应纳入合同管理，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件的形成单位或部门负责。四、建设项目参建各方及职责•项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。•（一）建设单位的职责•1、项目法人的职责•（1）项目建设单位是项目档案工作的第一责任主体，要把项目档案工作纳入项目建设管理内容，纳入合同管理；•（2）建立项目档案工作领导责任制，建立健全项目档案工作制度，落实档案管理机构和人员，并保持其稳定性。•（3）建立完善项目档案工作管理网络，加强对参建单位项目档案工作的监督指导，按项目档案管理的要求，做好项目档案的形成、积累、整理、归档和移交等工作，确保项目档案完整、准确、系统、安全；•（4）及时向同级档案部门申请项目档案专项验收。建设单位主要负责积累、收集、整理项目前期文件、设备、工艺和涉外文件、项目试运行阶段和竣工验收阶段的文件。•2、建设单位各部门职责•一个建设项目不仅外部参与的主体多，内部参与的部门也多，根据职责分工的不同，在项目档案工作中履行的职责也各不相同。•如：档案室：负责制定档案工作制度，监督、指导文件的形成积累、整理，定期召开工作会；•工程部门:负责施工管理、质量、安全监督检查、后评估等文件的收集、整理；•生产部门:负责生产准备阶段、竣工验收、投产达标考核、项目各专项验收文件的收集、整理。（二）勘察、设计单位的职责•1、向建设单位档案部门提交经整理的有关设计基础资料和设计文件，提供受委托编制的竣工图。•2、负责形成、积累勘察、设计文件，全套图纸目录，设计修改通知单；•3、负责提供工程设计报告、设计总结。（三）施工单位的职责•1、负责形成、积累、全部施工文件；•2、项目施工及调试完成后，根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件；•3、负责绘制、收集、整理、提交项目竣工图；•4、在工程完工3个月内归档、移交（2—3套）工程档案。（四）监理单位的职责1、负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况；2、负责审核、签署竣工文件和竣工图；3、并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。4、在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。五、项目文件质量要求•1、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。•2、需永久、长期保存的文件不应用褪色的书写材料书写、绘制。•3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。•4、录音、录像文件应保证载体的有效性。•5、长期储存的电子文件应使用不可擦除型光盘。六、项目竣工文件的编制•（一）项目竣工文件的编制要求•1、项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。•2、竣工文件由施工负责单位编制，监理单位负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、主要工程质量事故报告等。•3、根据附录A及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。•4、对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。•5、与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设单位做出统一规定。•6、凡为易褪色材料形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。（二）竣工图的编制要求1、各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图由施工单位编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。2、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映竣工验收时的实际情况。3、按图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。4、一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。5、涉及结构、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%（公路10%）的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，加盖并签署竣工图章。•6、同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在的位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。•7、建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。•8、竣工图应按GB/T10609.3要求统一折叠。•9、竣工图按单位工程、专业编制，并编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。（三）竣工图章的使用•1、竣工图章内容、尺寸如图（《资料汇编》106页）•2、所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。•3、竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人（四）竣工图的审核•1、竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图的编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。•2、竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录一致。•3、竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。•4、竣工图应使用新的或干净的施工图，按要求加盖并签署竣工图章。5、一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。6、国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。（五）竣工图套数•项目竣工图一般为两套，由建设单位向业主和生产（使用）单位移交；建设项目主管单位或上级主管机关需要接收的，按主管机关的要求办理。（六）竣工图编制费用•1、编制竣工图所需费用应在建设项目投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。•2、施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用由施工单位负责。•3、建设单位主管部门要求增加套数或行业主管部门要求由设计单位负责编制竣工图的，费用由建设单位负责。•4、因修改需要重新绘图的，除合同规定外，应由设计单位负责绘制新图的费用。（七）合同要求•1、建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任；可在施工合同或设计合同中明确，也可单独签订竣工图编制合同。•2、由施工单位编制竣工图的，应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数（包括必须套数和主管机关要求的套数），以及因修改增加新图的责任；凡由设计单位编制竣工图的，可单独签订竣工图编制合同。•3、施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。•4、监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。返回七、项目文件的整理与归档•（一）、项目文件的整理•1、建设项目中形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，按档案管理的要求，由文件形成单位进行整