工程项目档案管理实施细则(初稿)x

1工程项目档案管理实施细则(初稿)一、总则（一）目的为了加强协鑫建设工程项目档案资料的管理工作，以确保工程竣工资料能够齐全、完整、准确、及时的移交，使其在工程建设、试运行及生产运行、维修和技术改造中充分发挥作用，依照电力建设工程的有关文件和归定，制定本实施细则。本实施细则中明确了各参见单位的管理职责、工程项目资料的编制范围及内容、编制要求以及验收和移交等，使工程竣工资料最终满足工程项目档案管理要求，具体结合工程项目的实际做好工程项目档案管理工作。（二）引用文件⑴《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）⑵《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）⑶《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229-2005）⑷《电力建设施工及验收技术规范》（现行版本、全套）电力部⑸DA/T28-2002中（附录A）《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》⑹《DAT31-2005纸质档案数字化技术规范》⑺《照片档案管理规范》（GB/T11821n-2002）⑻《技术用图复制图的折叠方法》（GB/T10609-2009）（三）术语项目档案分为工程类档案、设备类档案、财务档案三类。⑴工程文件：是指从项目立项、可行性研究、招投标、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程形成的文件材料，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。⑵工程前期文件：是指工程开工以前在项目内部立项、核准（备案）、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。⑶工程施工文件：是工程总承包单位或设计、采购、施工、检测等承包单位及工程监理单位在建设工程项目施工阶段形成，并在工程交工时移交建设单位的工程实现过程、安全质量、使用功能符合要求的证据及竣工图等技术文件的统称，是建设工程文件归档的组成部分。2⑷工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试、监理等）过程的文件。主要由施工文件、质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及设备安全性能检验报告、配套设备技术文件和工程竣工图文件组成。⑸工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。⑹工程竣工验收文件：指工程竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形成的文件。⑺竣工验收：是指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。⑻基建档案：是指从建设项目的提出、可行性研究、立项、审批、勘察、设计、采购、施工、监理、生产准备、生产考核到竣工投产的全过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。⑼工程档案验收：是光伏发电工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的工程，不得通过档案验收；未通过档案专项验收或验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。⑽档案移交：一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时向工程建设单位（以下简称“建设单位”）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部门将工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或按阶段向档案部门移交。⑾原件：所有手写和激光打印的表式、文字、数据资料，经签字、加盖单位图章后，称为“原件”。⑿正本：所有手写和打印的表式、文字、数据资料，经签字后的复印件，再加盖单位图章后，称为“正本”。⒀副本：指所有正本的复印件。（四）组织管理原则⑴贯彻统一领导与分级管理的原则，确保工程项目档案的完整与安全，为工程建设提供有效地服务。⑵项目部要建立档案室，对工程档案实行集中统一管理。建设单位档案室负责对施工、设计、调试、质监、监理等工程各参建单位竣工文件的编制、工程档案的整理与移交工作进行检查、监督和指导。⑶工程各参建单位要建立各自的工程档案管理组织网络，由建设单位主管领导挂帅，统一协调工程、质量、设备等各有关部门的档案工作。工程开工前各参建单位的专职资料员必须到位。⑷工程档案管理工作要注重工程过程管理，贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。工程档案管理是工程建设管理的有机组成部分。各单位应把工程档案管理工作纳入工程基建目标管理程序及工作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门技术人员的职责范围、工作规范或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。⑸为保证工程项目档案资料的完整性、准确性、系统性，建设单位在与各参建单位签订合同时，应明确档案管理职责，对不按本规定移交档案的，视为合同违约。3二、管理职责（一）建设单位职责⑴认真履行甲方对工程档案工作统一组织和管理的职能，负责对工程各参建单位档案工作的组织、协调、指导、监督和检查。⑵建设单位应在工程招标和签订合同协议时，应当设立专门条款，明确工程参建各方在文件收集、整理、归档等方面的责任，明确施工、设计、调试、质检（监）、监理等单位移交档案材料的内容、数量、费用、时间、质量等要求和违约责任。⑶对工程各参建单位移交的工程档案进行检查验收。⑷在单位工程验收时，工程管理部门应通知档案管理部门参加验收，档案管理部门对工程竣工档案的归档率、完整率、准确率进行检查，发现问题，及时处理。⑸负责设备图、施工图及部分施工文件的统一登记、分发工作。⑹负责接收工程的全部档案，汇总、整理后进行编目、上架，具备检索、借阅条件。⑺建立符合要求的工程档案室，集中统一保管档案，配备必要的装具和设备，其费用列入工程总概算，为工程建设提供有效服务。⑻配备与工程规模相适应的现场档案人员，应及时经档案业务专业培训。档案人员应具备档案专业知识和项目生产相关知识，不断提高综合文化素质和业务素质，为工程建设提供有效服务。⑼档案管理部门按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程竣工资料，确认准确无误，符合归档要求后在移交清册上签字。财务部门在见到档案部门的签字后方可与工程各参建单位进行资金结算。⑽建立工程档案管理网络，一是档案工作人员网络，按照建设项目的布局和档案工作自身特点，布网建点设人，以点联线，以线联网；二是重要档案资料的流向网络，对重要的档案资料的情况及流向进行追踪管理。（二）监理单位职责⑴按本实施细则档案管理的有关要求，对工程各类监理文件进行整理、装盒，编制移交清册，在工程竣工（包括单项工程及分期建设的工程投入使用）5天内移交建设单位档案部门且在人员撤离现场前移交。⑵监理单位作为工程建设过程中的档案责任单位，负责监督工程文件内容的真实性、完整准确情况以及归档文件的质量，督促检查文件材料的收集积累和完整、准确情况，负责竣工文件和竣工图的审核签署意见并与建设单位密切配合，共同做好档案管理工作。⑶监理单位资料室负责所有监理竣工资料的传递、检查工作，同时要求各参建单位的工程竣工资料从资料室传递并监督其完成情况。4（三）设计单位职责⑴负责设计变更资料的管理工作。⑵负责竣工图的编制移交工作。（四）施工单位职责⑴承包方项目法人对工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并设置档案室和专职资料员，负责总承包所负责的工程档案工作。⑵文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。⑶各施工单位负责各自的工程施工资料管理工作。⑷负责各自施工竣工资料的组卷移交工作，以便施工图的编制。⑸负责做好承包范围内的分包单位竣工资料的管理工作。总承包单位经常性检查各施工单位做好档案工作，确保工程档案系统化、完整化。每一完工节点定期收集、整理，接受建设管理单位的定期不定期的检查，并配合建设单位分期提供施工资料。（五）调试单位职责⑴负责调试资料的管理工作。⑵负责调试竣工资料的组卷移交工作。（六）设备厂家职责⑴编制移交清册，在设备开箱验收前移交采购单位。⑵在设备到货时，必须同时按照合同要求提供装箱单、产品质量证明书、合格证说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套设备图纸（合同中另有规定的除外）。三、项目文件的收集、整理以及相关规定（一）项目文件的收集及相关责任（1）建设单位各机构负责收集、积累、整理项目前期文件、竣工验收文件及设备、工艺和涉外等文件。（2）勘察、设计单位负责收集、积累项目勘察、设计文件，并按规定向建设单位提交。（3）项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总,由总承包单位统一提供；项目由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。（4）项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。5（5）试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件。（6）物资专工或部门应负责收集、积累所承建项目的物资供应中形成的文件。(二)项目文件的收集范围和收集时间（1）收集范围：与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体文件，应收集齐全，归入建设项目档案。具体项目文件归档范围和保管期限可以参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）。（2）收集时间：各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首先由建设单位或承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。（三）项目文件的质量要求（1）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。（2）永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸、热敏纸等)书写、绘制，如是复写纸或热敏纸，应复印后一并保存。图纸一般采用蓝图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（3）项目文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面（297mm×210mm）。图纸采用国家标准图幅，不同幅面的图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—2009）统一折叠成A4幅面，图纸标题栏露在外面。（4）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。（5）归档的文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。（6）非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。（7）竣工图要准确、清楚，能真实反映项目竣工实际情况。（8）录音、录像文件应保证载体的有效性。（9）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。（四）项目文件的组卷原则和方法(1)组卷原则:组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。(2)组卷方法:①建设项目类案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列，各阶段文件再结合单位工程、专业等组卷。6②具体项目的管理性文件应放入相应的项目案卷中，按年度或分阶段组卷。③项目施工文件和竣工图应按单项工程、专业、单元工程（或单位工程）组卷；设备文件按专业、台件等组卷；监理文件按文种组卷。④成册、成套的项目文件应保持其原有形态。⑤通用图、标准图可放入相应项目文件中或单独组卷，其它涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明通用图、标准图的图号和档号。⑥底图以张或套为保管单位进行整理。⑦建设项目后评估、改扩建或重建所形成的项目文件应单独组卷排列。（五）项目施工文件和竣工图的编制和整理（1）项目施工文件和竣工图的内容①工程管理性文件；②工程开工、中间交接、交工等工程交付文件；③土建、安装工程施工质量检验、检测等质量验收文件；④设备、材料质量证明文件及材料的检测、复验报告；⑤竣工图；⑥土建、安装工程施工过程技术文件；⑦土建、安装工程质量验收记录。（2）项目施工文件和竣工图的编制责任①设计单位负责竣工图的编制；②施工单位负责合同范围施工部分的施工文件和竣工图的编制；③材料、设备采购单位负责合同范围内材料、设备质量证明文件的编制；④实行工程总承包的项目由工程总承包单位审核、汇编各承包单位提交的施工文件和竣工图；⑤监理单位负责施工文件和竣