工程项目资料登记、验收与归档办法

工程项目资料登记、验收与归档办法1版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日(五)工程项目资料登记、验收与归档办法第一章总则第一条为使我公司工程项目资料完整、准确、安全保管并有效利用，根据《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字[1997]15号）、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）及相关规定，结合我公司实际情况，特制定本办法。第二章职责划分第二条部门职责(一)公司经营管理部门职责负责向档案室及时提供工程中标项目信息，公司与项目部负责人签订“项目管理目标责任书”的同时，一并签订“项目归档责任书”(附件1)。未提供信息，发生漏签项目，扣罚经营管理部门负责人的兑现奖。(二)公司工程管理部门职责1、负责所属项目部工程项目资料登记的督办工作，并负责向档案室及时提供工程项目竣工信息。2、负责工程项目资料检查与验收的牵头组织工作。3、负责竣工资料齐全、各项记录数据是否准确的审核、签字移交工作，对竣工资料审核把关不严就签字盖章，造成不可补救损失和未及时提供工程竣工信息、不按期移交工程项目资料，扣罚工程管理部门负责人的兑现奖。(三)公司档案管理部门职责1、负责汇总与掌握工程项目资料登记情况。2、负责项目资料的检查与验收，并向预算考核部门提供归档情况统计考核意见，预算考核部门在未接到档案部门的考核意见之前，不得计发兑现奖。3、对符合归档要求的工程项目资料，进行接收并归档；对不符合归档要求的情况，提出限期整改意见。4、擅自接收未经部门负责人审核、签字盖章不齐全、不合格资料归档的，扣罚档案管理部门负责人的兑现奖和档案管理人员当月奖金。(四)项目部职责1、项目部一经成立，项目经理和项目总工应提前划定各岗位责任人的资料收工程项目资料登记、验收与归档办法2版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日集、整理范围，提出数量、质量、时间、责任要求等，并同时指定一名兼职档案员报公司档案主管部门备案，填写“项目档案员名单登记表”（附件2）。若因机构调整、人事变动等原因应及时对兼职档案员予以调整。2、项目部兼职档案员要把好档案形成的第一关，并依照工程的进度，即前期准备、施工过程中与竣工验收等不同阶段，做好各种文件材料的收集、整理和保管工作，确保项目档案的齐全、完整、准确。第三章工程项目资料登记第三条公司项目部负责按项目隶属关系做好本年度内新建、在建、即将竣工工程项目资料的登记工作。第四条项目部自成立一周内，由指定专人负责填写《中交天津航道局有限公司工程项目资料登记表》（附件3），报公司档案部门备案。先施工后签定合同的工程项目，待合同签定并下发后一周内进行登记。第四章工程项目资料检查与验收第五条工程项目所属单位分管领导对本单位项目部的资料归档工作负领导责任，对归档资料的数量、质量和“归档验收评定统计表”内容是否齐全负核查之责。对已竣工项目在未接到档案主管部门出据的“项目档案归档验收评定表”(附件4)之前，不得签批该项目的兑现奖罚意见。第六条工程项目资料检查验收组由工程、档案部门联合组成，工程部门负责人分管负责。第七条工程项目资料检查验收组对施工过程中或已竣工项目需归档的文件材料进行检查验收，检查验收内容见《中交天津航道局有限公司疏浚工程项目文件材料归档范围》（见附件5）、《中交天津航道局有限公司水工工程项目文件材料归档范围》（见附件6）。第五章工程项目资料整理第八条遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内工程文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。第九条案卷内工程文件材料内容必须准确反映生产及其管理活动的真实情况。工程项目资料登记、验收与归档办法3版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日第十条工程项目资料整理立卷流程包括分类、编号、编目、装订四个步骤。（一）分类：详见附件5、附件6；（二）编号：具体指编制文件页号。案卷内有书写内容的页面必须编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角；图样的页号编写在右上角；各卷之间不连续编页号。（三）编目：具体指编制科技档案卷内目录（见附件7）、编制科技档案案卷目录（见附件8）、编制卷内备考表（见附件9）、编制科技档案案卷封面（见附件10）、编制科技档案案卷脊背（见附件11）五项内容。1、科技档案卷内目录编写要求——序号：应用阿拉伯数字从l起，依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号，如1，2，3…；——文件编号：应完整填写文件文号或图样的图号或设备、项目代号；——责任者：应填写文件形成部门或主要责任者；——文件名称：应填写文件标题全称；——日期：应填写文件形成日期。如：该份文件日期为2002年1月1日，该项目则标记为：20020101；——页次：应填写每份文件首尾页上标注的页号，如1/3；——备注(注明原件或复印件)。2、科技档案案卷目录编写要求——序号：应用阿拉伯数字从l起，依次标注案卷顺序，每卷一个号，如1，2，3…；——档号：空项；——案卷标题：应简明准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称及其阶段的名称等。如：XXX工程招投标文件（招标书、资质材料、投标文件、中标通知书、公证书）；——案卷起止日期：卷内科技文件材料的起止日期。如：该卷内文件最早为2001年1月1日，最晚为2002年10月10日，该项目则标记为：20010101-20021010；——卷内张数：该卷所含文件的总页数。工程项目资料登记、验收与归档办法4版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日如：该卷所含文件的总页数为100，该项目则填写：100；——保管期限：长期；——备注：空项。3、卷内备考表编写要求——盒内文件情况说明：要标明卷内文件的件数、页数。如：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张；——整理人：项目部兼职档案人员；——检查人：项目经理；——审核人：公司工程部门兼职档案员；——审核部门负责人：公司工程部门负责人；——年月日：应填写实际完成立卷的日期；——卷内备考表排列在卷内文件最后。4、科技档案案卷封面编写要求——档号：空项；——档案馆号：空项；——缩微号：空项；——案卷题名：即案卷标题，要求填写完整；——编制单位：项目部全称，要求加盖项目部公章；——编制日期：项目资料整理立卷实际日期；——保管期限：长期；——密级：空项。5、科技档案案卷脊背编写要求——年度、保管期限：暂用铅笔填写；——档号：空项。（四）装订：1、项目文件材料采用分卷装订形式；2、案卷内不应有金属物；3、装订采用线绳三孔一线左侧装订，孔距为8cm；4、单独成册、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。第十一条声像资料：应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等工程项目资料登记、验收与归档办法5版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日内容逐一进行著录。第十二条电子档案：应保存电子版施工组织设计、施工总结等重要内容，连同纸质档案一并归档。第六章工程项目资料移交与归档第十三条应在工程项目竣工验收后2个月内，经系统整理分类后，及时向工程部门移交。同时，将该项目需归档的内容填写在“项目档案归档验收评定表”内，一并移交。自项目部移交项目资料后一周时间内，项目所属单位工程部门负责及时向档案部门归档，双方办理交接手续。因客观因素造成工程项目资料延期移交，项目部应以书面形式向项目所属单位工程管理部门和档案管理部门作出说明。第七章奖励与惩罚第十四条凡按时移交项目竣工档案且符合归档要求的，由档案管理部门协同项目主管部门对优秀竣工资料进行评比，并给予一定的物质奖励。第十五条各施工项目竣工后，竣工资料不能按时移交归档，项目负责人年度兑现奖推迟到竣工资料归档后，凭档案管理部门接收签证单再行补发。第十六条凡发生触犯《档案法》行为的，除追究经济责任外，还要给予行政处分。第八章附则第十七条本办法由公司办公室负责解释。第十八条凡其它规定与本办法有冲突之处以本办法为准。第十九条本办法自下发之日起施行。工程项目资料登记、验收与归档办法6版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日附件1项目归档责任书（封面）年度：项目名称：工程项目资料登记、验收与归档办法7版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日依照公司《工程项目档案责任制度》的规定，签订“项目归档责任书”并严格履行。1.责任书的主要责任人要明确一名分管领导或主任工程师分管项目资料工作，并配备一名专（兼）职档案员具体负责，各单位在签订本责任书的同时，将档案员名单报公司档案管理部门备案（人员如有变动及时调整补报）。2.竣工验收时，应保证所验收项目竣工资料，符合向公司移交归档要求，并按规定时间由主管部门审核合格后，向公司档案管理部门移交档案。3.项目竣工后，竣工资料不能按时移交归档，项目负责人年度兑现奖推迟到竣工资料归档后，凭档案室接收签证单再行补发。4.凡按时移交项目竣工档案且符合归档要求的，档案室协同项目主管部门对优秀竣工资料进行评比，给予一定的物质奖励。5.违反本规定，接收不齐全、不合格档案资料归档的，扣罚档案管理部门负责人的兑现奖和档案管理人员当月奖金。6.凡发生触犯《档案法》行为的，除追究经济责任外，还要给予行政处分。本保证书一式三份，项目部、项目主管部门、档案管理部门各执一份。工程项目资料登记、验收与归档办法8版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日项目部盖章：项目主管部门盖章：项目行政负责人签字：项目党组织负责人签字：项目主管部门负责人签字：档案部门盖章：档案管理部门负责人签字：本保证书签订日期：年月日工程项目资料登记、验收与归档办法9版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日附件2项目档案员名单登记表项目名称：序号姓名年龄职称参建项目名称项目开工/竣工时间备注工程项目资料登记、验收与归档办法10版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日附件3中交天津航道局有限公司工程项目资料登记表项目名称合同工期实际开/竣工日期合同工程量合同工作量项目档案主管领导兼职档案人员项目地址联系方式项目部名称（公章）：项目部负责人（签字）：填表人：工程项目资料登记、验收与归档办法11版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日附件4项目档案归档验收评定表工程项目名称：共页第页序号名称应归档时间归档卷数照片卷数光盘数量实际归档时间备注123456项目主管部门意见：归档评定意见：考核兑现部门意见：项目所属单位分管领导意见：工程项目资料登记、验收与归档办法12版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日附件5中交天津航道局有限公司疏浚工程项目文件材料归档范围序号归档文件备注1招标书（招标文件）、资质材料、投标文件、中标通知书、公证书原件2承包、分包合同及协议、施工合同及协议、采购材料等合同及协议；履约保函；反担保证书原件3工程地质报告、水文地质报告、踏勘报告4质量交底、环保交底、职业健康安全交底5施工许可证、开工报告、航行通告原件6施工预算、施工组织设计、设计图纸、重大的设计变更与洽商7项目管理目标责任书、项目考评结果8我方与业主及监理就工程质量、安全、进度、造价、索赔、项目重大增减、设计变更等事宜的业务联系单、对外联系函件及其它技术资料、会议纪要原件9测量技术总结、测定报告、船上报的施工旬报表、施工日志、简报10竣工验收报告（竣工图、竣工结算、决算清单、质量检验评定表）原件11竣工工程项目情况一览表原件12工程总结13被评为局级优质优效工程、优秀文明经理部、优秀施工组织设计和施工预算、优秀工程总结、优秀测量成果的评比材料14声像资料（包括施工照片）15电子档案（包括施工组织设计、施工总结）工程项目资料登记、验收与归档办法13版本号：A修改状态：0生效日期：2009年8月28日附件6中交天津航道局有限公司水工工程项目文件材料归档范围序号归档文件备注一、按期向档案部门归档的内容1招标书（招标文件）、投标文件、工程合同和设计图纸、中标通知书、公证书原件2踏勘报告、施工组织设计（施工方案