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建设项目档案编制建设项目文件归档管理术语和定义归档范围质量要求案卷编制案卷整理档案验收档案移交组卷原则和顺序常见问题职责建设项目文件术语和定义在铁路基本建设、更新改造、大修改造工程及自筹资金（或其他投资款源）新建、改建、扩建工程等建设项目的建设全过程中形成和收集的文件资料统称。建设前期文件建设项目的立项、调研、可行性研究报告、决策及各阶段设计过程中形成和收集的文件。工程管理文件建设单位在项目建设过程中形成和收集的文件。监理文件监理单位在工程建设监理全过程中形成和收集的文件。施工文件施工单位在工程施工过程中形成和收集的文件和原始资料。竣工文件建设项目竣工验收文件及施工单位按验收标准编制而成的文件材料和竣工图。术语和定义建设项目档案在建设项目立项、设计、施工、监理、竣工活动中形成的，具有保存价值并按要求系统整理归档的各种形式的建设前期文件、工程管理文件、监理文件和竣工文件的记录统称。建设项目文件建设项目档案保存价值系统整理职责建设单位的职责通用职责施工单位的职责监理单位的职责接管单位的职责职责（1）建设、施工、监理等单位填写的文件材料，应以工程合同、设计规范、设计文件、施工及验收规范、工程质量检验评定标准及本标准为依据。通用职责（2）各单位负责人负责本单位建设项目文件资料的全过程管理工作，同时指定专人负责收集、整理和审核工作。（3）建设项目文件资料的形成、收集、整理、归档及移交工作，应与工程进度同步进行。并做到系统、完整、真实、准确，保证其具有有效的查考利用价值和完备的质量责任追溯功能。（4）建设项目文件资料应书写工整，字迹清楚，图表整洁，图样规范，项目内容齐全、准确，签章手续完备，无未了事项。职责通用职责（5）建设项目中凡有引进技术、引进设备的单位，要做好引进技术和引进设备图纸文件的收集、整理、译注工作。归档时，外文材料与译注材料一起归档。归档的竣工图应是译注后的图纸。（6）对建设项目文件资料进行涂改、伪造，随意抽撤或损毁的，按有关规定予以处罚，情节严重的，依法追究法律责任。职责建设单位职责（1）负责建设前期文件、工程管理文件和竣工验收文件的收集、整理工作。建立健全建设项目文件编制和档案、资料管理的相关制度，设立专门机构，配备确保档案资料安全的库房和设备，指定专人负责，并于建设项目竣工验收后组织档案的移交。（2）在与设计、施工、监理单位签订合同、协议时，应对建设项目文件的编制、移交归档等事项做出明确规定。建设项目开工后，应按接管单位档案部门提出的要求，规定详细的归档范围和内容，及时向施工、监理单位提出建设项目文件形成、积累的有关要求，并在建设过程中监督、检查、指导建设项目文件的编制，确保文件材料的完整性。（3）负责按国家和铁路总公司有关档案管理的规定及本标准，组织建设项目档案的编制、汇总工作，并在工程竣工验收前移交有关档案部门；竣工文件部分可指派施工单位代其移交。职责施工单位的职责（1）负责对施工资料的管理工作。认真履行投标承诺与合同中关于竣工文件编制的有关条款、规定，加强对竣工文件编制和交接的管理，将这项工作纳入单位总工程师和有关工程技术人员的职责范围。施工单位的各级技术管理部门应有专人负责竣工文件编制的组织、检查、指导工作。（2）项目技术负责人（或指定专人）要将施工过程中形成的各种检查证、试验报告、原材料和产品出厂合格证、施工日志等原始资料，按工程项目和内容随时收集、整理，以防文件材料的散失和损坏。同时要注意收集施工中采用的新工艺、新材料、特殊地质、重点难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案以及工程隐蔽部位的资料，并应根据变更设计的要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到准确、符合实际。职责施工单位的职责（3）负责在工程初验前向设备管理使用单位提供必需的施工资料和图纸；在正式竣工验收前，依照本标准的规定将施工资料和图纸按专业和单位工程编制形成竣工文件，并对其真实性和完整性负责。（4）竣工文件应按规定数量编制（各专业归档数量见附录A），如建设单位有特殊要求，可另行约定。职责监理单位的职责（1）负责对监理文件资料的管理，并设专人负责收集、整理和归档工作。（2）依据监理委托合同（协议），对设计、施工单位形成的有关文件的真实性、完整性和准确性进行监督检查，签署意见，并对其负责。（3）工程竣工验收前，监理单位应将监理文件整理、归档。监理文件应按规定数量编制，如建设单位有特殊要求，可另行约定。职责接管单位的职责(1)负责对建设项目档案的编制进行协助指导，工程竣工验收时，负责对移交的建设项目档案进行验收。(2)负责接收和保管管辖范围内的建设项目档案和有关资料。归档范围向铁路总公司档案馆移交项目内容（由路局档案室代收）向路局档案室移交项目内容向设备管理使用单位档案室移交项目内容向铁路总公司档案馆移交项目内容（由路局档案室代收）a）铁路干线、支线的平面图，纵断面图，平、纵断面缩图，铁路用地总平面图；b）特大桥（500m以上）、大桥（100m～500m）的平、立面图，桥址平面图，梁部和墩台结构图（梁图采用标准图时，只在目录中注明标准图号和编制单位，可不必附图）；c）隧道（3000m及以上）的横、纵断面图和主要结构图；d）枢纽，编组站，口岸站，特、一、二等站的平面布置图和通信、信号、电力、电气化、给水排水、机务、车辆、站房等平面布置图；e）新型通信信号（我国以前没有的）竣工图；f）电气化铁路接触网和变配电所平面布置图；g）特等客站站房及大型工厂的平面布置图，各种管线布置图，主要车间设备布置及安装图；h）以上建设项目的验收证书、建交表、工程技术总结。向路局档案室移交项目内容建设前期文件工程管理文件监理文件竣工文件向设备管理使用单位档案室移交项目内容竣工文件（包括机械动力设备）站段自建项目的前期文件、工程管理文件、监理文件、竣工文件质量要求1.建设项目文件应真实记述和准确反映建设过程和竣工时的工程客观实际，文件材料真实、完整、准确、系统，数据翔实可靠，各程序责任人的法律签署手续完备，签字盖章符合规定。质量要求2.建设项目文件材料应使用国际标准A4型（297mm×210mm）公文用纸，纸质不应低于70g标准。3.对已经形成的其他规格原始材料，应以此尺寸折叠、衬裱或单独装订。质量要求4.建设项目文件材料的书写、绘制和签字应使用碳素笔或蓝黑墨水钢笔，复写材料应使用单面黑色复写纸，并应做到字迹清楚，书写工整，文面整洁，反差良好。5.归档的影像资料，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。（包括作者、时间、地点、人物、主题等要素）6.局管项目向路局档案馆归档的文件应使用原件。其他档案部门因特殊原因不能使用原件的，应在复印件或抄件上（也可在备考表中）注明原件存放处。（有的原材料，厂家只提供了合格证复印件，需加盖厂家或单位采购部门公章。）组卷原则1.建设前期文件、工程管理文件、监理文件按文件种类组卷；2.竣工文件按专业及单位工程组卷，专业分为综合、线路、路基、桥梁、涵渠、隧道、站场、机务、车辆、给水排水、通信、信号、电力、电气化、信息、房建、环境保护与水土保持、铁路用地等，且每个单位工程内施工资料、图纸的各项内容应配套完整。3.各专业归档文件要按设备管理单位维修管辖区段分别组卷。建设单位组卷顺序表A.1建设前期文件、工程管理文件序号归档文件材料名称份数共计分送单位份数维修单位路局档案馆总公司档案馆城建档案馆总后军交部军区武警总部1项目建议书及批复文件112可行性研究报告及批复文件113计划任务书及批复文件114设计任务书115投资估算审查修改文件116分标段执行预算117有关职能部门（人防、环保、消防、防疫、节水、抗震、劳动、卫生等）审批文件118勘察文件（勘察大纲、报告、初测成果、定测成果、勘察监理资料）9测绘及初步设计文件1110技术设计文件1111施工设计文件（含变更设计单）1112勘察、设计招投标文件及合同1113施工招标文件及合同1114工程监理招标文件及合同1115图纸会审记录1116水、暖、电、气供应协议书、外协合同1117工程停工、复工、延期文件1118质量安全监督审批资料及报告1119质量事故报告及处理材料1120工程质量检验报告（以整个项目或区段的所有单位工程质量评定结果为依据，列表计算出合格率和优良率，对存在的质量问题提出检验数据）1121与建设项目有关的协议、纪要及公文1122工程开工、施工、竣工的影像资料11建设单位组卷顺序维修单位路局档案馆总公司档案馆城建档案馆总后军交部军区武警总部1开工、竣工报告及批复文件（建设工程规划许可证、附件及附图，施工许可证、开工证等）31112专业工程验收申请表（铁验表－1）31113专业工程验收记录表（铁验表－2）31114静态综合系统验收申请表（铁验表－3）31115静态综合系统验收记录表（铁验表－4）31116动态综合验收记录表（铁验表－5）31117初步验收申请表（铁验表－6）31118正式验收申请表（铁验表－7）31119静态验收报告311110动态验收报告311111初步验收报告311112正式验收证书4111113基本建设项目概况表（建竣决01表）311114基本建设项目竣工财务决算表（建竣决02表）311115基本建设项目交付使用资产总表（建竣决03表）311116铁路竣工项目投资及支出情况表311117铁路项目竣工交付资产汇总表311118铁路项目竣工交付资产明细表311119清理概算资料21120工程技术总结及设计、施工、监理总结311121工程技术条件表（建交－1）311111122车站表（建交－2）311111123桥梁表（建交一8）311111124旅客天桥、地道表（建交－10）311125涵洞表（建交－11）21125隧道及明洞表（建交－12）61l111126房屋总清册（建交－17）51l1l127消防、环保、安全、医药卫生、空调设备表（建交－26）51111128工程质量等级核验意见或结论311129工程竣工验收备案文件1130工程质量保修书11a按建设项目组卷。表A.2竣工综合文件序号归档文件材料名称份数共计分送单位份数监理单位文件组卷顺序维修单位路局档案馆总公司档案馆城建档案馆总后军交部军区武警总部1监理组织机构资料31112监理规划31113监理实施细则31114监理月报31115监理会议纪要31116设计文件技术交底纪录，图纸会审资料，变更设计资料，施工组织设计及方案报审31117进度控制1）开工申请报告及批复2）工程复工令、暂停令31118质量控制1）质量事故处理资料2）检验批、分项、分部、单位工程施工报验3）隐蔽工程检查记录4）旁站监理记录5）见证记录、平行检测资料6）竣工报验单及验收记录31119造价控制1）年、季验工计价汇总表2）竣工结算审批表311110分包资质1）分包单位资质材料2）供货单位资质材料3）试验单位资质材料311111监理通知1）监理工程师通知单2）工程质量问题通知单311112合同其它事项管理1）工程延期报告及审批2）费用索赔报告及审批3）合同争议、违约报告及处理意见4）变更设计、洽商费用审批资料311113监理工作总结1）专题总结2）月报总结3）工程竣工总结311114工程质量评估报告311115监理日志311116监理日记3111表A.23监理文件序号归档文件材料名称份数共计分送单位份数1.按监理标段、施工标段组卷。2.以下工程项目的监理文件应单独整理：1）100米以上大桥、特大桥；2）3公里和三线以上隧道；3）枢纽、编组站、口岸站、特等客站房；4）通信、信号、电力、电气化、给水、大型工厂。监理单位文件组卷顺序监理日志主要内容包括：1.工程的基本概况。2.气候情况、施工方法、劳力布置、机械配置、施工操作、施工进度和工程地质变化情况。3.相关工作记录4.工序检测验收及结论、平行检验、见证检验、旁站监理情况及相关指令等。5.使用的主要材料规格、数量及检测结果。6.施工中发生的重大技术问题、变更设计及采取的主要措施和效果。7.施工中发生的工程重大质量事故和处理改进情况。8.停工原因。9.各级管理