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电子邮件使用规范-1-电子邮件使用规范email作为非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸显-2-电子邮件使用规范email的重要特征：•Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一式多份保留沟通内容•《合同法》第11条：书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。延时沟通书面沟通远程沟通、情境单一有潜在风险-3-电子邮件使用规范一．email的写、发、收二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯总目录-4-电子邮件使用规范一．email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯总目录-5-电子邮件使用规范邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨•一定不要空白标题，这是非常失礼的•标题应表明邮件主旨、简明扼要•一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件不相干的事情•可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。•回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。邮件标题的注意点-6-电子邮件使用规范称呼与问候：不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语，都不应省略恰当地称呼收件者邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。如果对方有职务，一般职务尊称对方，如”X总”“x经理”；如果对外沟通，必须按照职务尊称对方Email开头结尾最好要有问候语开头：“你好”“您好”“大家好”“各位好”…结尾：“祝您工作顺利”……-7-电子邮件使用规范正文：汉字老老实实用宋体，西文用arial，10号字号；严禁生僻字体。原则子原则举例/说明简明扼要，重点突出用语简洁明了通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟通效率分类叙述、逐条排列领导：今天约见了OA厂商，沟通信息如下：1、产品功能。其产品功能主要集中在工作流…2、产品报价300元每用户：……3、附加服务：提供一次现场培训，送一部手机合理提示重要信息本周会议纪要如附件。王总和POCT事业部有新增工作，提请关注。注意行文措辞和语气警惕书面语语气（写完邮件自己读一遍）李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并给出反馈意见；我好提交总经理批准。杜绝怒吼式严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！谢谢！杜绝可爱式公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸-8-电子邮件使用规范附件：•提醒收件人查看附件•合理命名附件•附件通常不超过2m，最大不超过5m•特殊格式附件，告知收件人打开方式•注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表-9-电子邮件使用规范结尾签名：个人建议设置签名档，并用横线、浅色以便区别于正文-10-电子邮件使用规范一．email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯总目录-11-电子邮件使用规范发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源TO发送发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、理应对邮件予以回复响应的人CC（carboncopy）抄送CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回EmailBCC（blindcarboncopy）密送即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合-12-电子邮件使用规范CC和BCC：尽量减少CC和BCC的使用•自我显示：抄送给某位领导，只是为了让他知道你工作得很努力或加班到很晚•客气敷衍：抄送给一位同事，只是为了礼貌，而不是真正的工作需要•给人难堪：把包含有对某人批评意见的邮件抄送给他。•以防万一：为防文件丢失而多作一些备份，于是抄送给同事。•万一BCC收件人Reall呢？CC的小九九BCC的风险-13-电子邮件使用规范一．email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯总目录-14-电子邮件使用规范公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保证1天1收；如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅读纸条（如下图）-15-电子邮件使用规范一．email的使用原则二．email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发三．email的收发工具四．使用email的好习惯和坏习惯总目录-16-电子邮件使用规范及时回复Email是基本的职业礼貌•收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对于优先级较低、占用时间比较长的，可以延后回复，但最长不要超过24小时。及时回复•如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待。复杂事务的回复•如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。出差或休假时的邮件回复-17-电子邮件使用规范回复email的原则：如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该REAll，让大家都知道；除此以外，不用reallEmail只回复给必要的人21-18-电子邮件使用规范回复Email时禁止的三个常见做法：不要就同一问题多次回复讨论•如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断;•不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。避免无谓的回复•为避免无谓的回复、浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需执行”、“仅供参考，无需回复”等。严禁全部回复（ReAll）•“全部回复”可能产生一大堆不必要的邮件。如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！•“全部回复”更大的风险在于不必要的信息泄露-19-电子邮件使用规范举例：“全部回复”的受害者•作者网名：阿康•接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格，还有准备对付我们的具体计划。•这下好了，掌握了对方的底线，后面的事情做得极其顺利。-20-电子邮件使用规范一．email的使用原则二．email的写、发、收三．email的收发工具四．使用email的好习惯和坏习惯总目录-21-电子邮件使用规范收发email，最好使用专门软件（个人推荐免费软件foxmail）•biochemgroup.net：•biochemgroup.cn：•biochemgroup.net：•biochemgroup.cn：•见下文Android手机-22-电子邮件使用规范一．email的写、发、收二．email的收发工具电脑客户端foxmail设置安卓手机客户端设置三．使用email的好习惯和坏习惯总目录-23-电子邮件使用规范倍肯集团企业邮箱登陆入口Biochemgroup.net邮箱登录入口：mail.sina.netBiochemgroup.cn邮箱登录入口：exmail.qq.com/login-24-电子邮件使用规范在foxmail中新建邮箱账户-25-电子邮件使用规范填写email地址、密码，邮件中采用的名称，其他可默认-26-电子邮件使用规范填写收件服务器和发件服务器，注意pop3账户名一定要是完整的email地址.net邮箱：•POP3服务器为：pop3.sina.net•SMTP服务器为：smtp.sina.net.cn邮箱•POP3服务器为：pop.exmail.qq.com•SMTP服务器为：smtp.exmail.qq.com-27-电子邮件使用规范完成账户建立，选择是否在服务器保留备份（强烈建议备份到本地硬盘）-28-电子邮件使用规范设置收件频率-29-电子邮件使用规范一．email的写、发、收二．email的收发工具电脑客户端foxmail设置安卓手机客户端设置三．使用email的好习惯和坏习惯总目录-30-电子邮件使用规范步骤1：在电脑上下载、安装、运行豌豆荚软件；用数据线连接手机与电脑-31-电子邮件使用规范步骤2：搜索“电子邮件”，选择下图第一个软件，点击安装到手机-32-电子邮件使用规范步骤3：在手机中启动该软件，输入email地址、密码-33-电子邮件使用规范步骤4：选择账户pop3类型，设置接收服务器、发送服务器-34-电子邮件使用规范步骤5：设置收信频率，开始正常使用•日均邮件10封以上，建议1小时收一次；其他人可每4小时收一次•打勾选中•设置-35-电子邮件使用规范使用手机收发email的前提：把email下载到电脑，而不是留在服务器上-36-电子邮件使用规范一．email的写、发、收二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯总目录-37-电子邮件使用规范好习惯用客户端软件收发email行文简洁、罗列要点写完从到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确越级邮件，根据需要抄送直接领导对于作出关键决策的邮件,保留起来作为以后的证据考虑到收件人有可能将email转发给其他人及时回复邮件合理控制附件大小先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人，再发出-38-电子邮件使用规范用网页处理email经常使用抄送（CC）、密送（BCC）经常使用“全部回复”（reall）通过email反复讨论某个问题收到邮件不及时回复发送5m以上的附件通过email传达紧急事务用email收发私人信件坏习惯发送“以此为准”邮件邮件正文过长邮件及附件不使用清晰标题转发邮件时，不核实收件人是否已经收过该邮件邮件不经整理或说明就直接转发-39-电子邮件使用规范谢谢！