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.1.面向技术档案全生命周期的精益档案管理武汉开目信息技术有限责任公司陈佳1前言传统制造型企业经过多年的经营发展，保存了大量的纸质图纸和电子图纸，这些宝贵的知识财富随着企业信息化工作的开展，逐渐纳入规范的管理体系，图纸共享率和复用率得到了极大的提高。随着信息化工作的逐渐开展，所有产品数据、企业资源信息均已得到有效管理。而档案部门作为企业图纸、工艺卡片等技术文档的集散中心，与设计、工艺部门，车间生产人员甚至企业管理人员有大量业务往来，主要负责如下工作：技术文档的归档及整理；文档的打印、分发及回收；权限控制下的文档查询借阅；涉密图纸及文档的管理；外发图纸及文档的管理等。档案管理部门业务类型多，任务重，但在目前的通用信息化思想指导下并没有较好的解决办法。“面向技术档案全生命周期的精益档案管理”解决方案为企业电子及纸质档案的精益管理提供了解决思路，是目前唯一的面向档案全生命周期的管理模式。2传统技术档案管理模式剖析在上述技术档案管理过程中，若企业PDM、CAPP、ERP等信息化系统已开展，则档案部门需要接收的来自设计、工艺部门的数据已经结构化，但由于传统档案管理模式的限制，将无法有效利用这些规范的数据。而其他业务流程同样存在一些弊端无法解决，如：图档案管理部门可能存在的问题业务可能存在的问题1技术档案归档及整理归档数据不完整，且整理工作繁琐2技术文档打印无法确认面向产品或订单的具体打印图纸及、版本、打印数量3技术文档下发无法确认正确的技术档案已下发至正确的车间货或班组，接收人及接收的精确图纸无法清晰记录4技术文档车间借阅及使用车间图纸借阅情况不明晰，无法跟踪图纸；车间涉密图纸管理手段落后；5技术档案回收及下发更新缺乏及时回收废旧图纸、保障更新图纸及时下发的有.2.效机制6涉密图纸查询及阅览无法按权限分配不同人员对技术档案的查询、借阅和下载7外发图纸跟踪及管理保证外发图纸的正确版本和份数，随时跟踪其去向8系统集成不论是否有PDM/ERP系统等信息化辅助系统，接收来自设计部门的数据仍然手工完成面对这样的管理现状，为了较好的解决传统管理模式带来的弊端，又将档案部门与其他业务部门的数据交换实现电子化流转，需要我们提出面向技术档案管理业务流的解决办法。因此，基于对技术档案管理的深刻理解和规划，武汉开目公司提出精益管理技术档案的管理系统——技术档案全生命周期精益管理系统（以下简称档案管理系统）。3技术档案全生命周期精益管理3.1管理目标该系统能够适应现代企业管理发展需要，发挥企业信息整体功能，促进企业档案资料的信息交流和资源共享，使企业档案能即时、快速、有效、准确、安全地提供利用，以服务于企业管理和生产各个方面。.3.图档案管理系统总体框架3.2技术方案3.2.1图文档归档管理通过系统与PDM系统、工艺管理系统等上游数据管理系统的集成，接收来自系统的结构化数据并整理。系统可保证各类权限人员对归档后的数据进行查阅。归档数据的管理难点在于确认归档的数据的完整性，为此开目公司提出了“文档齐套性检查”的查询规则，帮助档案人员反馈文档的完整性信息给设计人员。图图纸齐套性检查系统为企业提供了完整的产品数据和文档资料管理机制，帮助企业建立统一的归档图文档的管理平台，实现各类资料快速有效的检索和查询，技术人员可以随时方便的依据权限获得相应技术资料，并保证相应数据有效、安全。3.2.2图文档分发管理在生产准备阶段，由系统按照企业的分发原则，自动计算需打印的图号及份数。为了保障对下发图纸的精益管理，系统采取了可靠的技术手段——条码技术予以保证，即通过系统记录的条码情况确认打印出的图号及份数。.4.图带条码文件的打印3.2.3图文档发放及回收下发图文档时，车间接收人同样通过条码枪接收。若车间与图纸信息不匹配，系统将给予提示；若接收人没有权限，也将无法接收。这样既确保了正确的图纸下发到正确的车间，避免错发，也确认了车间图文档的责任人。回收废图时，参考下发时的模式。3.2.4图文档领用与归还图文档到车间后，车间各级管理人员或操作工可以借用。但对于许多机要文件需要做到实事监控其流向和状态，因此在系统内对每一条码的图文档借用与归还进行记录，以此实现对打印文件的跟踪管理。为了防抵赖，文档的借用和归还时输入密码，确保责任到人。.5.图文档领用与归还3.2.5废图回收管理如果产品或工艺有版本变更时，可以系统提供的利用版本比较，找出版本有变化的零部件，将这些零部件的图纸和工艺收回，以免用错误的图纸或工艺进行生产造成损失。对于作废图或回收图，在回收时发现其条码已难以辨认时，也有有效的处理机制。3.3系统特色无论企业是否具备初级或深入的信息化应用，该系统应用特点不受其约束，具体包括：精益管理各类电子技术档案；及时提供权限控制下的图纸查询及借阅；结合现代条码技术，保持对纸质技术图纸的管控和追溯；系统性记录技术档案管理所有业务流程；多方式统计技术档案相关数据。4结束语随着信息化应用的深入，制造企业电子技术档案的比例将逐渐提高，但绝大多数企业仍然无法避免纸质图纸的流转。这类图纸的规范管理在将来很长一段时间内仍然是企业必须解决的问题之一，而逐年增多的电子图纸的借阅又将为企业档案管理人员带来新的大问题。如何保证相关业务人员及时查询到当前所有的电子资源和档案库的纸质档案，实现合法.6.借阅，及时快捷的管理企业所有技术档案的产生、发放和回收，这些问题都是技术档案里管理的重点。依靠武汉开目公司的精益档案分发管理系统，能够解决该类问题。