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项目四文书的处理任务一、行文制度认知任务二、发文处理任务三、发文处理本章学习目标……1.知识目标了解行文关系和行文方向，掌握行文规则；掌握发文处理和收文处理程序。2.技能目标能够按照行文规则正确行文；能够按照收文、发文处理程序和规范进行收发文。3.素质目标按照未来职业岗位要求，能够态度端正、准备充分、表演认真、效果较好地模拟收发文处理。案例导入请思考一下这个案例中有什么问题？一天早上，某市××局办公室主任刚上班，正要外出开会的局长急忙叫住他，说本局所属企业下岗职业再就业中遇到急需解决的××问题，必须向市政府请求指示。为使问题尽快得到解决，并使所属企业了解事情办理过称，争取工作上的主动，局长交代办公室主任尽快写一份《关于请求指示本局所属××企业下岗再就业中××问题的报告》直接报送市政府并报王副市长，同时将此报告抄送给本局所属下级企业和各部门。因是局长布置的工作，办公室主任不敢拖沓，中午加班将报告写好，下午一上班就派人将报告直接送到市政府王副市长的秘书手中，并打电话向下属企业和部门通报了报告的内容，讲明陆续将报告发下去。简析行文首先应确有必要，其次根据行文内容和目的选定主送机关和文种，最后遵守行文规则。在本案例中，某局所属企业下岗职工再就业遇到较大问题，需要向市政府请求指示，具有行文的必要。但行文目的不是汇报情况，而是请求指示，因此行文用“报告”文种不妥，应用“请示”。另外，行文规则要求上级机关的请示不能同时抄送下级机关，故该局向下级电话通报行文内容和将请示下发的做法是错误的。还有，按规定除上级机关负责人交办事项外，不得以下级机关名义向上级机关负责人报送请示，所以该局将行文直接送市政府某副局长的做法也是不妥的。任务一行文制度认知行文制度是指收发文机关之间行文必须遵守的行文准则和规定。行文制度包括三个要素：行文关系、行文方式、行文规则。一、行文关系行文关系是收发文机关之间文件的往来关系。行文关系分为两类：隶属关系和非隶属关系1、隶属关系是同一系统之间领导与被领导之间的关系，是上下级之间的关系。2、非隶属关系是行文机关之间，不是上下级的关系，没有领导与被领导的关系。包括：1）上下级业务部门之间的指导与被指导关系（业务指导关系）；2）非同一系统的机关之间，无论级别高低，没有领导与被领导的关系，也无上下级业务部门的指导关系。（不相隶属关系）；3）不同系统或同一系统的同级机关之间的关系（平行关系）。二、行文方式1.下行文：逐级下行文、多级下行文、直达基层组织和群众的行文2.上行文：逐级上行文、多级上行文、越级上行文3.平行文三、行文规则1、行文应当确有必要，注重效用2、不得随意越级行文3、政府各部门行文规则4、联合行文规则1)联合行文要明确主办单位。2)有隶属关系的机关之间不能联合行文；3)联合行文的单位数量要严格控制；三、行文规则5.协商一致的原则1）公文涉及其它部门职权范围内的事项，须事先与有关部门协商取得一致意见；2）未经协商一致，不得各自向下行文。6.重要行文的抄送1）向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关2）请示上报时不得下下级机关抄送7.请示、报告、意见的行文规则8.受双重领导的机关行文任务二文书处理程序认知主要内容包括：一、文书处理程序的概念二、文书处理程序的特点三、文书处理程序图一、文书处理程序的概念文书处理程序是指文件在机关内部运转处理过程中所经过的一系列环节。这些环节前后衔接、环环紧扣、排列有序，形成一个有序的整体，构成一个文书运转与处理的科学流程。文书处理程序由发文处理程序、收文处理程序、文件管理三个部分构成。二、文书处理程序的特点（一）确定性1、文书处理程序的各个环节是相对独立且有确定的；2、各个环节的排列顺序是相对稳定的，不得任意删减环节和任意颠倒前后环节；3、实际工作中可以对某些环节进行合并办理，但不得省略。二、文书处理程序的特点（二）连续性1、文书处理的各个环节是紧密衔接、前后连贯的一个统一整体；2、运用文书处理程序时不得颠倒顺序或随意增删环节；3、不同类型、不同大小的机关在具体运用时可以有一定的灵活性。二、文书处理程序的特点（三）规范性1、文书处理的每一个环节都有特定的要求和规范；2、规范性是文书处理的质量要求；3、规范性是文书处理工作所追求的最终目标。4、规范性体现在文书工作的内容、工作方向、工作方式等方面。三、文书处理程序图拟稿复核签发审核签收分发用印承办拟办批办注结传阅平时归档外部传递缮印分发收文登记复文发文登记催办请办任务三发文处理主要内容包括：草拟→审核→签发→复核→缮印→校对→用印→登记→分发案例引入情景：2010年12月4日上午，公司总经理办公会议提出开展年终总结和考评评比工作，并对一年来工作积极、成绩突出的员工进行表彰。公司领导要求办公室制发员工年度考核评比通知，具体工作由人力资源部组织实施。办公室罗主任将通知的起草任务交给了刘秘书。12月4日下午，刘秘书将附有发文审批单的《关于做好2010年度考核评比工作的通知》草稿交给罗主任审核。审核完后，刘秘书将审核稿送至黄总经理签发。12月5日上午，刘秘书又仔细检查了通知的正文内容，将经领导签发的通知编上发文字号，即宁宏远办【2010】30号，写在发文审批单的相应栏内，确认无误后，便把这份发文稿拿到文印室，交给打字员小周，要求其打印成正稿。半小时后，刘秘书将打印好的文件正稿从文印室取回，送机要室逐一盖章，并在发文登记簿上填写好相关内容。12月5号下午，刘秘书将文件发送至各部门。一、草拟草拟包括交拟和起草两个步骤。交拟是领导或文秘部门负责人向拟稿人交待撰拟任务的过程。由单位的领导人和文秘部门的负责人实施。起草由秘书人员或相关业务人员实施。具体要求：1、符合国家法律、法规及其它有关规定。2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短。一、草拟3、公文文种根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。5、人名、地名、数字、引文准确。引文先引标题，后引发文字号，日期注明年月日。一、草拟6、结构层次序数依次为：一、（一）、1、（1)。7、使用国家法定计量单位。8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，第一次出现时应注明准确的中文译名。9、公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。二、审核审核又称核稿，是指文稿在送领导签发以前，对文稿的内容、体式等方面进行全面的检查审定。1、审核工作由文秘部门负责人或资深秘书负责。审核主要是把好三关：行文关、文字关、政策关。2、审核的重点。1）是否需要行文，这是审核的重要先决条件；2）行文方式是否恰当；3）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；4）公文格式是否符合《办法》的规定；5）文字表达是否符合要求。三、签发签发是单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定，在发文稿纸上签署批准发文的意见，并签署自己的姓名和日期的环节。1、签发是发文处理程序中最重要的一个环节，文稿一经签字，草稿就转为定稿，文字内容不得再行改动。2、签发是领导人行使职权的一种表现，签发人对代表本单位的发出的文件负有完全责任。三、签发3、签发的原则涉及全局性的重要文件，由主要领导人签发，涉及其中一方面问题的文件，由主管领导签发；涉及某一方面而且政策性强、问题重大、问题设计面广的文件，由主管领导人审核后，送主要领导人签发；一般性文(函)件，可以授权相关人员代签发。三、签发4、签发具体要求1）签发人须在发文稿纸的签发栏内签发；2）签发要注明三项内容：签发意见（发、印发、急发、同意发等）；签发人的姓名（最好是全名）；签发日期（年月日）；3）需核签或加签的文件，要明确填写“请××审阅后发出”等字样；4）经授权或委托代签的，要明确写上“代签”字样。5)联合发文时，应先由主办单位签发，再送请相关单位或部门领导人会签。三、签发签发：办公室审核：部门审核：拟稿人：文件标题：附件：发文字号：密级：主送单位：抄送单位：打印份数：年月日印发×××（单位名称）发文用纸四、复核复核是公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核，主要包括：审核处理程序、附件材料、文件格式等。1、审批、签发手续是否完备；2、附件材料是否齐全；3、格式是否统一、规范。复核无误，应编发文字号，确定印制份数，注明文件的发受范围、时限和秘级，准备缮印；复核有误，应按程序退回复审。五、缮印缮印是根据定稿制作文件正本的过程。缮印是发文处理程序中须注意细节的一个环节。要严肃认真、准确细致，以保证文件制作的质量。五、缮印（缮印中应注意的事项）1、必须忠实定稿，不得随意改动原稿的文字、标点、格式、段落，并保护好定稿；2、版面设计要美观大方；用纸、格式、印刷要符合《国家行政机关公文格式》中的规定；要防止出现多页、缺页、倒页问题；3、注意缮印过程中的保密工作，秘密文书应有专人负责并在指定缮印地点印制，并对印制的底版、校样等进行严格管理，防止失密或泄密。4、建立缮印程序中的登记制度。六、校对校对是缮印中的一个环节。是指以签发的定稿为底本，对缮印的校样进行格式和文字核对校正工作。校对时应注意的问题：1、初校与复校相结合；2、以定稿为依据；3、要校改的文字要牵出版芯；4、校对后要全面复查，复查无误后，在校样上签字，然后付印。六、校对校对的方法：1.看校：是只看校样不看原稿的校对。2.对校：是用校样对照原稿进行校对。3.读校：是两个人一起校对。4.折校：把校样放在桌子上，把原稿折起来，使靠边一行的文字与校样上的文字靠近，两手拇指与食指夹住原稿，逐字、逐句、逐个标点符号对照。校对一般要进行一校、二校、三校3个校次。七、用印（盖章）用印是指在需要用印的文件上加盖发文单位印章的程序。用印是公文生效的标志。单位印章由文秘部门指定的专人负责，并建立一定的用印制度。单位要建立用印登记制度，在用印前填写《用印登记簿》上相关栏目和内容。七、用印（盖章）（用印注意事项）1、用印须经有关负责人批准，并由掌管单位印章的专人经手进行；2、用印文件的制发机关必须与印面一致，文件内容与定稿一致；3、用印时位置准确，印文要端正清晰；4、根据发文印数核实用印的份数，不得盖空白印；5、送印刷厂印制的文件，如需套机关印章，应派专人送取；6、通过报刊发布文件，签发稿上应加盖印章。八、登记登记是指文件用印之后封发之前，对文件主要内容进行登记检查的环节。1、登记的作用：便于对发文管理、统计和核查。2、发文登记形式为薄本式登记簿，一般每年一册。每一个单位一般有三种发文登记簿。内收发的《发文登记簿》、内收发对外收发的《送文登记簿》和外收发的《发文登记簿》。八、登记顺序号登记日期发文字号文件标题密级紧急程度主送机关抄送机关份数归卷情况备注内收发的《发文登记簿》的登记项目：八、登记顺序号登记日期封皮号发往机关发往方式签收时间签收人备注内收发对外收发的《送文登记簿》的登记项目：八、登记外收发的《发文登记簿》的登记项目：发文字号发文日期发文机关文别受文单位文件标题份数九、分发分发是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。1、分发环节由文秘部门的内收发承担，主要工作内容是书写封面、装入文件、封口和发送。2、分发前要清点份数、检查公章、有无缺页倒页现象；根据主送、抄送机关分别装封，如有需要还要加盖密级、急件印戳，核对无误后，将封口封缄。3、分装时急件、密件、普通件要分别装封；封面书写要工整、规范；份数准确；封口要严实。十、分发分发方式：直接送达、邮递、机要传递和专人递送，不得托人代送。1）送给本单位领导及单位各部门的文件，可由秘书人员直接送达2）机要传递是将文件交送机要机构，由机要机构派专人送达收文机关或送当地机要通信部门传送的文件传送方式3）绝密文件或特别紧急的重要文件，最好派专人递送。转送必须实行两人护送制4）发往外地的文件，可以采用邮递的方式九、分发发送时的注意事项：1、邮递应准备回执，机要递