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演出项目的筹备艺术管理理论与实务5你有没有搞过装修？►其实，做一个项目就相当于把一套毛坯房装修成可以使用(住人)的过程。首先你要确定装修的整体风格，是欧式还是中式(这是目的与任务)，第二步是找装修公司或装修游击队(这相当于主办方寻找运营机构)，运营机构确定以后得先出图纸(这是策划)，然后就是做装修进场的准备，包括购买各种装修材料和支付预付款，这也就是我们要说的筹备。在施工过程有监理、有局部的修改，整个装修任务完成以后有验收和财务结算，可能还有其他的后续服务，这是我们以后要探讨的问题。筹备工作为什么重要？►演出项目跟拍电影不同，拍电影一个镜头不顺畅可以反复的NG。演出却不行，一旦开始就是不可逆转的，嘉宾、观众、媒体都在现场，所出的任何一点小差错都将可能让演出效果大打折扣。要避免任何的低级错误，达到预期的效果，就必须做足前期筹备工作。只有有了这些筹备环节的精心准备，才能尽可能地避免执行过程中可能遇到的风险和突发事件，才能尽可能的确保演出现场的万无一失，因为筹备阶段各个环节都可以反复的修改、校正，而演出的过程是一次性的，除了彩排还有校正的机会外，演出是不可能在发现错误后再重新来过的。筹备►筹备阶段就是演出活动的准备阶段，根据策划方案进行资源的调度和内容的准备。这一阶段的特点是：·对各项策划或计划的应用与落实·监督和控制·在比较计划和现实的基础上，做出决定·向利益相关者们报告工作的进度·进行风险控制的管理演出项目的筹备►一、项目管理►二、团队的组建►三、合同管理►四、预算的制定和控制一、运用项目管理的方式对演出项目进行管理►项目的定义：就是一系列具有特定目标，有明确开始和终止日期，投入一定额度的资金并消耗一定资源的任务，是一个复杂的“非日常性的”，一次性的工作努力。使之受到限制的因素有时间、预算、资源，以及为达到客户需要所特别设计的效果。►例如：三峡大坝的修建是一个项目，京广铁路客运专线是一个项目，北京奥运会是一个项目，甚至国庆60周年都是一个项目。《财富杂志》和《华尔街日报》甚至称这种趋势为“未来的浪潮”。运用项目管理的优点：►1、项目管理可以避免一项演出活动因为过分依赖一个人所冒的风险。当你拥有由文件、档案、手册以及清晰的沟通和团队所构成的管理系统时，这个项目就已经为所有的团队成员所理解。这时即使出现某个岗位的人员缺位，也能及时予以补充。►2、降低项目风险，提供项目实施的成功率。项目管理中重要的一部分是风险管理，通过风险管理可以有效降低项目的不确定因素对项目的影响。►3、项目管理可以用来帮助训练员工。项目管理同时提供按步骤培训员工的基本框架。►4、项目管理可以确保对利益相关者的可靠性。对利益相关者的管理是项目管理的基础知识范围。►5、适用于任何领域的管理工作。演出活动所用的管理术语也适用于其它任何领域，所以当项目结束时，其工作人员的经验和能力也可用于其它行业或领域。►6、项目管理与其它行业通用一套管理体系，也有助于与利益相关者们沟通的需要，减少沟通成本和因沟通不畅所带来的损耗。演出活动项目管理所涉及的范畴：►1、工作的内容和范围――包括所有的工作计划，以及把许许多多的计划整合在一起。►2、预算――在传统的项目管理中，又被称为成本。但在演出活动管理中，这是基本的工作责任。►3、时间管理――项目管理开发了很多的技术工具来帮助提高工作效率，其主要的方式是时间安排表和节点。时间管理是非常重要的一项工作，因为演出进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据演出进行的时间来倒推。►4、策划――演出活动的策划可能会一直在调整和改变之中，直到演出的开始。►5、风险管理――风险管理覆盖了艺术管理的所有领域，被认为是提高项目品质的重要手段。比如演出活动的安全风险，我们就必须在前期设计中加以防范和规避。►6、供应――主要是指对演出活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。其中包括对外包服务的管理。比如在执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，这些对专业运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。►7、人力资源――人力资源也是项目管理的重要一环，首先是项目经理人(有时是总导演)，然后是项目团队的人才配置和管理，甚至包括志愿者的管理。因为任何一个大型活动都离不开志愿者，对志愿者的培训、管理直接决定他们在项目执行过程中所发挥的作用。2008年北京奥运会志愿者便发挥了重要作用，北京奥组委在筹备期间对志愿者的挑选和培训也是花了很大的心思和功夫。►8、对利益相关者的管理――一些大规模的公共活动可能会拥有超过数十个的利益相关者。其中最主要的是对赞助者的服务和管理工作。因为他们是出资方，需要满足他们的需求。奥运会对赞助方有严格的一套服务和管理体系，确保赞助上的满意度。►9、沟通――包括与利益相关者之间的“外部沟通”，以及在团队之间的“内部沟通”。项目执行中出现的问题或差错通常都是因为沟通造成的，一方面因为信息的不对称，也可能是因为沟通方式的不当造成理解偏差及信息传递有误。演出活动项目管理流程项目定义工作范围工作分解结构任务分析工作日程和安排甘特表及关键路径责任工时报表工作内容具体流程►1、对项目和工作范围的定义：工作范围意指整个项目的工作量，它包括所有的工作内容。►2、建立一个工作的分解结构：工作分解结构是一个以项目产品或服务为中心的子项目组成的项目“家族树”，它规定了项目的全部范围。工作分解结构是为方便管理和控制而将项目按等级分解成易于识别和管理的子项目，再将子项目分解成更小的工作单元，直至最后分解成具体的工作(或工作包)的系统方法，是项目范围规划的重要工具和技术之一。建立一个工作分解结构的注意事项►(1)分解的结果应包含项目所有的工作要素，不能有漏项。►(2)分解的每一个工作要素都应有明确的范围和内容。►(3)分解的粗细程度应根据项目管理的需要加以确定。►(4)分解应运用系统分析思想，充分考虑项目各层次、各要素之间的相关性，即母子关系。►(5)分解过程中，不考虑工作要素之间的顺序关系。►(6)对分解结构中的各层次、各工作要素都需要编码。课堂练习►请建立一个同学聚会活动的分解►3、对资源进行分析：资源分析是决定从哪里获得服务和物品的依据。·把服务或物品外包给供应商·从客户或赞助商那里获得服务或产品·为本活动特别设置或建造的那些物品·资源分析最重要的成果是人力资源计划。这一计划的制定将与活动的任务和责任描述直接联系。►4、明确任务和责任：在项目管理中，通常我们把任务和责任分解结构以图示的形式置于组织结构中，那样将责权明晰且一目了然。►5、时间安排：项目管理可以定义为对人物、任务、地点和时间的计划。甘特表是一种有效地时间管理的方法。甘特表的命名是为了纪念美国的企业管理科学理论家HenryGantt.它是以图示的方式通过列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的顺序与持续时间。甘特表►甘特图内容包括：（1）任务――把各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务。（2）时间段――对每一个任务设置一个时间段(需要考虑的因素是开始和结束的时间)。（3）优先顺序――设定任务的优先顺序。（4）图表――画一个图表。横着的第一栏显示日期，而在图表的左手边列出一个个任务。用横着的粗线来显示各个任务的时间跨度。（5）节点――因为此表是用来监控项目进展情况的，所以对于特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。►示例甘特表的优点：►·它视觉化地概括了项目的时间安排►·它是一个有效的沟通和控制工具(特别是对外包供应商和志愿者)►·它会指明时间安排上的冲突之处和问题所在►·它适用于所有的领域►·它会提供活动的简明历史绘制甘特图的步骤：►（1）明确项目牵涉到的各项任务及内容。内容包括项目名称(包括顺序)、开始时间、工期，任务类型(依赖/决定性)和依赖于哪一项任务。►（2）创建甘特图草图。将所有的项目按照开始时间、工期标注到甘特图上。►（3）确定项目任务的依赖关系及时间进度。使用草图，并且按照项目的类型将项目联系起来，并且安排。►（4）计算单项任务的工时量。►（5）确定任务的执行人员及适时按需调整工时。►（6）计算整个项目时间。►6、责任――从文件到分发手册。►这个分发的手册包括：工作分解结构，任务责任表，要点备忘，时间安排，资源分析――列出所有需要的资源和合同，财务计划和预算，利益相关者的管理计划――包括赞助计划、推广计划、工作汇报计划等以及风险管理计划。►7、给付阶段和投资回报。►投资回报给主要的利益相关者的效果的财务量化的指标。►给付阶段是指支付所有费用的时间长度。►投资回报中许多收益是非物质性的，比如说我们常用的两个词——社会效益和品牌打造，一般很难用财务的指标来衡量。不过，我们可以用一些经济工具来协助。最常见的一个衡量演出项目举办地非物质性收益的工具是估算消费者的剩余价值。采用这一方法，一项活动的成本和收益的关系就可以被估算出来。►8、工作进度报告和已完成价值。►客户和主要赞助商不会等到项目结束时才去了解项目的成功与否。通常，他们需要得到项目管理的执行情况报告。这种报告的形式叫做工作进度报告。►运用项目管理的方法，就不难获得这些报告。甘特表应该能明确地告诉客户有关任务的执行情况。而已完成价值则是对已完成的工作量的定价。比如，在特定的时间内，一项价值十万元的推广计划已经完成了一半，就可以说它的已完成价值是五万元。