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科研项目经费报销讲解科研项目经费报销讲解一、经费报销（借款）流程二、怎样获取真实票据三、科研项目经费管理四、怎样报销（以支款单为例）1、资料费、印刷费、出版费2、设备费3、测试化验加工费4、维修费、修缮费五、关注一、经费报销（借款）流程报销经济业务完成，已获得票据，直接报销进卡、汇款、支票等借款（冲销）经济业务已发生，尚未获得票据，需要先借款支付款项然后获得票据，办理报销，冲销借款一、经费报销（借款）流程（一）报销流程（二）借款学院（部门）及个人因工作需要（如因公出差、采购货物、科研合作等）在尚未获得发票的前提下，需采用支票或汇款方式先付款的，经项目负责人审批同意后，可以向学校财务处办理借款。对象：“借款（经办）人”必须是我校的在职职工一、经费报销（借款）流程借款流程相关资料（如合同、立项书、版面/会议/论文注册通知、出国批文、固定资产审批表等）。一、经费报销（借款）流程（三）冲销借款人到原办理借款的校区财务处办理冲销借款手续（属地化管理）财务核算系统对借款的限定为：①一张经费卡3笔或同一经办人3笔②借款期限6个月之内超过此限定的，需提出申请，由分管处长审批一、经费报销（借款）流程票据的定义分类要求验证发票真伪二、怎样获取真实票据（一）票据的定义：是指在经济业务（购销商品、提供或者接受服务等）发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任具有法律效力的文字凭据；是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据，也是审计、检查的重要依据。二、怎样获取真实票据（二）主要分为两类：一是发票由税务局统一监制加盖“发票专用章”二、怎样获取真实票据套印“全国统一发票监制章”税务机关所在地的全称或简称“国家(地方)税务局监制”字样付款单位：填写“上海大学”纳税人(开票单位)名称纳税人识别号(税务登记证号码)“发票专用章”字样大小写金额一致二、怎样获取真实票据二是资金往来结算票据或收据由财政部统一监制加盖“财务专用章”二、怎样获取真实票据二、怎样获取真实票据付款单位：填写“上海大学”开票单位名称“财务专用章”字样大小写金额一致套印“财政票据监制章”字样财政机关所在地的全称或简称“财政部监制”字样付款单位填写：“上海大学”，不能填写“个人”等发票兑奖联必须完整保留全部联次使用复写纸（无碳复写）一次性如实开具2012年7月1日后起，上海市全部使用机打发票（三）票据要求二、怎样获取真实票据内容（金额）不能擅自添加、涂改、挖补应在取得的合理会计年度内报销购货发票应详细填写品名、数量、单价、金额货物较多无法一一填写的，需附上供货单位出具的清单或电脑小票（三）票据要求二、怎样获取真实票据首先登陆发票所在省市的税务网站上的“发票网上查询”系统，然后查询该发票的真伪最后办理报销手续。（四）验证发票真伪二、怎样获取真实票据查询举例某老师持印有“上海市地方税务局监制章”的发票，登陆上海税务网（网址）：点击“办税服务”→“信息查询”→“发票信息网上查询”栏，显示页面如下图：二、怎样获取真实票据（四）验证发票真伪发票联右上角的发票代码、发票号码发票专用章中的识别号(税务登记证号码)若显示“查询成功”（如下图），则表明该发票为真发票，可以办理报销若显示“查询错误”（如下图），则表明该发票为伪发票，不能报销三、科研项目经费管理科研经费立项流程1、认领款项财务处网站会定时公布尚未办理入账的项目收入2、开具票据(已预开票据的，此步跳过）纵向科研经费：开具往来结算票据（或复印银行入账凭证，加盖“上海大学财务专用章”）横向科研经费：开具“增值税专用发票”或“增值税普通发票”3、建卡（已立项的经费，此步跳过）携带立项书预算（或合同）到科技处申请编制经费卡4、制卡、入账（财务处操作）5、领卡（科技处发放）三、科研项目经费管理1、经费卡解读D.09－0101－12－032项目名称：科研-国家自然基金－课题研究名称(字母.两位数字)－(四位数字)－(二位数)－(三位数字)首先：字母.两位数字代表项目经费的来源和性质•其次：中间四位数字代表项目经费所属学院或部门，两位数字代表项目立项年份如：0101为理学院，12代表2012年开始立项的科研项目•最后：后三位数字为项目立项的顺序编号甚至第一位会带有字母，例如：X**表示**课题的协作经费2、经费卡（前三位）：D.09、D.50—纵向经费—国家级（军工）D.10、D.51—纵向经费—省部级（军工）D.11、D.52—横向经费（军工）三、科研项目经费管理三、科研项目经费管理3、按预算入账、核算一体化管理的纵向经费4、按预算入账：预算执行—经费汇总三、科研项目经费管理按预算入账：预算执行—经费明细三、科研项目经费管理6、不按预算入账：预算执行—经费汇总三、科研项目经费管理不按预算入账：预算执行—经费明细三、科研项目经费管理四、怎样报销（以支款单为例）四、怎样报销—1、资料费、印刷费、出版费资料费：是指购买图书、翻拍、翻译资料以及打印、复印、誊录、制图等费用印刷费：是指项目研究过程中发生的调查问卷材料、调研报告和研究成果的打印费、印刷费、誊写费出版费：是指论文的版面费、审稿费；调研报告和研究成果的出版费等四、怎样报销—1、资料费、印刷费、出版费案例1：某学院张老师因科研项目研究需要:（1）购买了一些书籍资料365元；（2）项目研究中，发生复印、打印费1500元（3）初步取得成效，在期刊上发表论文，支付版面费450元（4）取得成果，与上海大学出版社合作出版了一套书刊，需要支付出版费15000元（通过银行汇款）发票全部按实际明细支出开具，共4张，合计金额17315元。该如何报销？案例1：整理票据(1)购买了一些书籍资料365元(2)项目研究中，发生复印、打印费1500元单张图书发票金额≥300元请提供有效购书清单单张或同笔业务的打印费、复印费等发票金额≥1000元请提供合同/协议或有效明细清单四、怎样报销—1、资料费、印刷费、出版费案例1：整理票据（3）初步取得成效，在期刊上发表论文，支付版面费450元（4）取得成果，与上海大学出版社合作出版了一套书刊，需要支付出版费15000元（通过银行汇款）该业务涉及已支付款项（资料、打印、版面费）、需银行汇款（出版费），必须填写2张报销单。需提供注明金额的录用通知需提供注明金额的出版合同四、怎样报销—1、资料费、印刷费、出版费案例1：计算金额，填在相应支出内容内四、怎样报销—1、资料费、印刷费、出版费12345679本科生暂时无法进卡四、怎样报销—1、资料费、印刷费、出版费案例1：计算金额，填在相应支出内容内汇款信息：户名：上海大学出版社账号：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ开户银行：ⅩⅩ银行ⅩⅩ支行案例1：完成报销进入信息门户网进行网上报销预约请将报销支款单、发票及相关材料用信封装好，于预约报销日前的对外报销时间内，携经费卡、预约单，将报销信封交到您预约的校区财务处报销大厅财务处会在您预约的报销日处理您的业务四、怎样报销—1、资料费、印刷、出版费注意事项1、单张图书发票金额≥300元，请提供有效购书清单2、单张或同笔业务的打印费、复印费等发票金额≥1000元，请提供合同、协议或有效明细清单3、需提供注明金额的录用通知，或注明金额的出版合同4、发票的盖章单位与录用通知、出版合同的单位不一致的，请提供录用或出版单位出具的证明（加盖公章）四、怎样报销—1、资料费、印刷费、出版费注意事项5、用外汇支付注册费、版面费、出版费，折合成人民币报销报销时需携带下列材料(1)外方提供的相关原始发票(2)需提供对方邀请信或论文录用信等(中外文各一份)、国外付款明细通知。并在对方邀请信或论文录用信(中文)盖上本学院公章三、怎样报销—1、资料费、印刷费、出版费注意事项样张四、怎样报销—1、资料费、印刷费、出版费三、怎样报销—2、设备费设备费是指课题研究过程中发生的仪器、设备、样品、样机购置、试制费用和现有仪器设备使用费；对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用三、怎样报销—2、设备费⑴、设备采购操作流程设备处网站下载政府集中采购目录中的14大类设备（如电脑、照相机、空调、传真机、复印机、激光打印机、投影仪、服务器等）必须由设备处物资供应中心统一办理，实行委托集中采购。设备入库单，设备处网站输入获得⑵、设备采购方式设备单价或批量总价超过10万元（含）必须进行公开招标或市政府集中采购单价低于10万元的国产设备统一由物资供应中心采购设备采购可咨询：66132950、56331542。单价低于10万元的进口设备统一由招投标科采购三、怎样报销—2、设备费案例2：某一个科研项目经费需要添置一台精密仪器（射谱仪），价值20万元。首先需要借款支付款项然后商家送货取得发票最后进行仪器设备验收入库如何办理业务呢？三、怎样报销—2、设备费案例2、(1)填写“上海大学固定资产申请审批单”（设备处网站下载）三、怎样报销—2、设备费案例2:(2)递交设备处，设备处完成采购，朱老师填写借款单付款三、怎样报销—2、设备费案例2：(3)收到仪器，取得发票，验收入库（登录设备处网站办理）三、怎样报销—2、设备费案例2：(4)填写报销单，冲销借款，完成报销三、怎样报销—2、设备费三、怎样报销—2、设备费注意事项严格执行国家设备采购政策购置设备，必须向物资采购部门提出申请进行审批，按操作流程执行，不能自行购买“固定资产验收入库单”必须先到物资部门办理审核、盖章(签字)手续，再到财务处办理报销项目预算编制有要求的，需详列设备明细清单，包括设备名称、型号、数量、价格、生产国别和地区、设备主要性能指标等开支范围测试化验与加工费：是指课题研究过程中支付给外单位（包括课题依托单位内部独立核算单位）的检验、测试、化验、加工等所支付的费用四、怎样报销—3、测试化验加工费经济活动（1）支付给校外单位获得发票，还请提供与发票金额、开票单位相符合的明细清单（见样张）、测试（加工）合同或其它证明材料（加盖公章）测试报告等四、怎样报销—3、测试化验加工费样张四、怎样报销—3、测试化验加工费经济活动2）内转给校内（院系、中心）费用统一登录设备处网站→“上海大学贵重仪器设备共享平台”，选择测试单位、仪器类别、预约时间并结算费用四、怎样报销—3、测试化验加工费注意事项：1、“上海大学贵重仪器设备共享平台”支付测试费用项目负责人在平台上确认支付，不需要直接到财务处办理报销手续，由各测试单位（院系、中心）统一结算费用2、有“试验测试加工费”预算的科研项目经费，项目负责人都可开支测试费用四、怎样报销—3、测试化验加工费维修费、修缮费是指项目研究所用固定资产的安装费、维护费、修理费等，包括设备安装、调试及零星土建工程费，以及直接为课题研究所发生实验室改装费及设备维修费四、怎样报销—4、维修费、修缮费维修费仪器设备的维修费用，获取发票（或先预付维修费用，再获取发票）后，直接填写“支款单”办理报销（冲销借款）手续。四、怎样报销—4、维修费、修缮费修缮费的报销流程：步1、预申报，填写“上海大学修缮、改扩建工程项目预先申报表”或“上海大学实验室改造项目审批表”步2、签订工程合同步3、工程启动，预付工程款步4、工程竣工验收后，进行审计步5、取得审计报告，冲销借款并支付工程尾款四、怎样报销—4、维修费、修缮费步1、选择项目申报审批表①常规修缮工程项目：请填写“上海大学修缮、改扩建工程项目预先申报表”审计处网站下载专区下载四、怎样报销—4、维修费、修缮费四、怎样报销—4、维修费、修缮费步1、选择项目申报审批表②实验室改造项目：请填写“上海大学实验室改造项目审批表”实验设备处网站下载专区下载四、怎样报销—4、维修费、修缮费四、怎样报销—4、维修费、修缮费步2、签订工程合同闭口合同须经学校审计处同意、审核盖章步3、预付工程款（不预付，步3跳过）填写借款单，携带工程合同四、怎样报销—4、维修费、修缮费步4、