搜索
第5章项目进度管理作为项目经理，非常明白规划项目是比较重要，也是比较占用时间的事情。但是，规划项目并非是项目管理中昀重要的阶段。规划项目之后，还需要实施已规划好的项目计划，由于在项目实施过程中，不同的因素会影响计划的进行，从而产生差异，所以需要了解项目的实际运作状态，也就是进行项目进度管理。在项目进度管理中，可以设置项目的比较基准、跟踪项目进度、更新项目进度、监视项目进度及查看项目进度，从而帮助项目经理随时掌握项目计划任务的完成情况、资源完成任务的情况及完成任务的成本情况等信息。通过本章的学习，希望用户能完全掌握项目进度管理的方法及技巧。5.1设置比较基准基准，是项目计划中的开始日期、完成日期、任务、资源及成本等一系列数值的集合，其主要作用是记录项目计划中某时间的期望值。比较基准，是事先在项目中保存的任务、资源、成本等数据。通过比较基准，可以在项目实施中随时与实际输入的任务、资源、成本等数据进行比较，从而掌握实际数据与计划数据的差异。比较基准主要包括任务信息（开始日期、完成日期、工期、工时、成本等）、资源信息（资源的工时、成本等）、工作分配信息（开始日期、完成日期、工时、成本等）3方面。1．设置比较基准在规划项目时，首先需要根据计划设置项目的比较基准计划，以便与实际信息进行比较，并根据比较结果调整计划与实际信息之间的差异。选择【工具】|【跟踪】|【设置比较基准】命令，在打开的【设置比较基准】对话框中，单击【设置比较基准】单选按钮，并在下拉列表中选择“比较基准”选项。然后，在【范围】列表中单击【完整项目】单选按钮。昀后，单击【确定】按钮，完成设置比较基准的操作。选择【视图】|【甘特图】命令，在【甘特图】视图中的【任务名称】列中右击鼠标选择【插入列】选项，在打开的【列定义】对话框中，将【域名称】设置为“比较基准成本”选项，单击【确定】按钮，在新插入的列中将显示【比较基准成本】列。技巧选择【视图】|【跟踪甘特图】命令，将视图切换到【跟踪甘特图】视图中，在此可以查看比较基准计划。单击选择单击单击设置单击显示2．更新比较基准项目经理在完成项目规划并保存比较基准后，随着项目的运作，需要对任务工期、工作分配等一些项目计划进行调整。对于上述修改，为了促使已保存的比较基准与当前计划值相吻合，需要更新比较基准值。选择【工具】|【跟踪】|【设置比较基准】命令，在打开的【设置比较基准】对话框中保持默认值，单击【确定】按钮，系统会自动显示“比较基准已经在2009年1月13日中使用。是否确定要覆盖此比较基准中的数据？”，单击【是】按钮，即可更新比较基准值。3．设置中期计划对于部分项目来讲，当开始更新日程时，需要定期设置中期计划，用来保存项目中的开始时间与完成时间，从而方便跟踪项目的进度。选择【工具】|【跟踪】|【设置比较基准】命令，在打开的【设置比较基准】对话框中，首先单击【设置中期计划】单选按钮，并在【复制】与【到】下拉列表中选择合适的选项。然后单击【选定任务】单选按钮，昀后单击【确定】按钮，即完成设置中期计划的操作。选择【视图】|【甘特图】命令，在【甘特图】视图中的【开始时间】列中右击鼠标选择【插入列】选项，在打开的【列定义】对话框中，将【域名称】设置为“开始时间1”选项，单击【确定】按钮，在新插入的列中将显示【开始时间1】列。4．清除比较基准与中期计划在项目中，项目经理可能会为任务设置多个比较基准及中期计划，当设置的比较基准及中期计划过多或不需要时，可以进行清除。选择【工具】|【跟踪】|【清除比较基准】命令，在打开的【清除比较基准】对话框中，单击【清除比较基准】或【清除中期计划】单选按钮，并单击【完注意在Project2007中最多可以设置11个比较基准，利用上述方法，还可以显示“比较基准工期”、“比较基准开始时间”与“比较基准完成时间”。注意在项目开始工作后更新比较基准，将不能恢复原始基准值，所以在更新比较基准前，为了保险还需要保存额外的比较基准值。注意在Project2007中最多可以设置10个中期计划，在插入的【开始时间1】列表中，显示“NA”的单元格表示该任务未保存中期计划。单击单击单击选择单击单击设置单击显示整项目】或【选定任务】单选按钮，昀后单击【确定】按钮，即可清除比较基准与中期计划。5.2跟踪项目进度在项目管理中，及时正确的跟踪项目进度，并与项目计划进行比较，可以及早发现计划与实际之间的差异，从而帮助项目经理根据实际情况调整计划的未完成部分。跟踪项目进度，主要包括跟踪任务、日程、成本及范围。1．跟踪任务的实际值和剩余值选择【视图】|【任务分配状况】命令，切换到【任务分配状况】视图中。首先，选择任务名称，并选择【视图】|【表】|【工时】命令，查看任务的“工时”信息。然后，选择【格式】|【详细信息】|【实际工时】命令，在任务名称对应的【实际】单元格中输入“100”，按下“Enter”键系统会自动计算“剩余工时”与“工时完成百分比”值。2．跟踪任务的分段实际工时对于工期短、风险大、按小时结算的项目来讲，输入分段实际值会比较耗费精力及资源，而利用跟踪分段实际值即会为项目精力节省资源，又可以提供详细的项目信息。选择【视图】|【任务分配状况】命令，切换到【任务分配状况】视图中。首先，选择任务名称，并选择【视图】|【表】|【工时】命令。然后，选择【格式】|【详细信息】|【实际工时】命令。昀后，选择【时间网格】中“2009年2月16日”的【实际工时】单元格，并输入“7”，按下“Enter”系统会自动调整任务剩余工时。3．跟踪日程在项目实施过程中，由于日程中的某些项目的延迟，会造成项目成本的增加、项目资源的浪费等问题，所以为了保证项目按照规划实施，项目经理需要跟踪项目的日程。选择【项目】|【项目信息】命令，在打开的【项目信息】对话框中单击【统计信息】按钮，在【项目统计】对话框中，可以查看当前、比较基准、实际与差异的开始时间、结束时间、工期、工时及成本等信息。技巧用户还可以使用【跟踪甘特图】视图法跟踪日程，在甘特图中不仅可以查看比较基准信息与项目的跟踪状态，而且还可以查看影响项目日期完成的具体任务。4．跟踪成本一个项目的成功与否，主要取决于项目是否按照预期预算完成。为了控制预算，需要使用比较基准计注意用户也可以直接输入“剩余工时”及“工时完成百分比”值，系统也会根据输入值自动计算其他值。注意由于Project2007默认的“工时”单位为“小时”，所以在输入工时值时，只需要输入数字即可，系统会自动显示单位。单击单击单击输入Enter键输入Enter键输入查看划比较项目的计划成本与实际成本，即跟踪项目成本。选择【视图】|【甘特图】命令，切换到【甘特图】视图中，并选择【视图】|【表】|【成本】命令，在【成本】表中查看固定成本、比较基准、差异成本、实际与剩余成本等信息。选择【视图】|【任务分配状况】命令，切换到【任务分配状况】视图中。然后，选择【格式】|【详细信息】|【成本】命令，在【时间网格】图中查看任务的实际成本值。5.3更新项目进度由于Project可以根据实际值重排项目，所以为了掌握项目的具体进度情况，需要更新项目进度，即更新实际开始时间、完成时间、任务完成百分比等项目日程。1．更新整个项目在Project中为用户提供了【按日程比例更新进度】与【未全部完成进度视为零】2种更新方式。其中，【按日程比例更新进度】表示更新项目前已完成的任务为已完成任务，更新项目后未完成的任务为待完成任务。而【未全部完成进度视为零】表示更新项目前已完成的任务为百分百完成，而更新项目后正在进行的任务为0。上述2种方式各有优点，用户可根据项目具体情况选择更新方式。选择【工具】|【跟踪】|【更新项目】命令，打开【更新项目】对话框，单击【将任务更新为在此日期完成】单选按钮，并在文本框中选择更新时间。然后在【范围】列表中单击【完整项目】单选按钮，并单击【确定】按钮，即可更新项目。2．更新任务更新任务，即是更新任务的实际开始时间、完成时间、实际工期等信息。更新任务时，首先需要选择任务名称，然后选择【工具】|【跟踪】|【跟新任务】命令，在打开的【更新任务】对话框中将【完成百分比】设置为“100%”，并单击【确定】按钮。注意更新任务后，重新打开【更新任务】对话框时，用户会发现系统自动更新了任务的实际工期、剩余工期、实际与当前的开始与完成时间。3．更新资源信息在项目的实际操作中，会对项目计划进行保存，当项目计划进行更改时，为保证项目的实施，需要更新资源信息。首先，选择【视图】|【资源使用状况】命令，切换到【资源使用状况】视图中。然后，选择资源名称下的任务名称，并选择【项目】|【工作分配信息】命令，在打开的【工作分配信息】对话框中，选择【跟踪】选项卡，并输入【实际工时】、【剩余工时】等信息。昀后，单击【确定】按钮，即完成更新资源信息的操作。技巧选择【工具】|【选项】命令，在打开的【选项】对话框中选择【视图】选项卡，并单击【显示项目的摘要任务】复选框，这样便可以在“成本”中查看整个项目的成本。单击设置单击单击设置单击查看查看技巧在【资源使用状况】视图中，双击资源名称下的任务名称，即可打开【工作分配信息】对话框。4．使用网络图更新项目进度首先，选择【视图】|【网络图】命令，切换到【网络图】视图中。然后，选择【格式】|【方框样式】命令，打开【方框样式】对话框。在【请选择方框类型】列表中选择“关键任务”选项，单击【数据模板】下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“跟踪”选项。昀后，单击【确定】按钮。5.4监视项目进度在Project中，虽然项目资源能按照项目规划进行工作，但是单纯依靠这一点无法保证满足项目范围所要求的标准，也无法保证能满足项目的日程及预算标准。项目经理在项目实施过程中，需要时刻使用Project中的各项工具监视项目进度。1．使用任务进度信息在Project中，可以使用“跟踪”表监视项目任务中的进度值。选择【视图】|【表】|【跟踪】命令，在“跟踪”表中主要包括实际开始时间、实际完成时间、完成百分比、实际完成百分比、实际工期、剩余工期、实际成本及实际工时。注意用户也可以右击【常用】工具栏，在打开的快捷键中选择“跟踪”选项，便可以使用“跟踪”工具栏跟踪任务进度信息。2．使用筛选器Project2007为用户提供了【筛选器】，帮助用户筛选任务或资源。用户可单击【格式】工具栏中“所有任务”旁边的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择筛选项目。用户也可以选择【项目】|【筛选：所以任务】|【其他筛选器】，在打开的【其他筛选器】对话框中，单击【资源】单选按钮，选择所需筛选的资源，并单击【应用】按钮。技巧在【网络图】视图中的空白位置，双击鼠标即可打开【方框样式】对话框。选择设置单击选择选择单击查看单击单击注意在使用筛选器时，用户需要注意筛选任务选项时，需要在显示“任务”视图中进行，而筛选资源时，则需要在显示“资源”视图中进行，否则【应用】按钮将不可用。3．使用分组分组，是根据分组特性来显示所有的项目数据。用户可单击【常用】工具栏中的“不分组”旁边的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择分组选项。用户也可以选择【项目】|【分组依据】|【其他组】命令，在打开的【其他组】对话框中，单击【资源】单选按钮，选择所需分组的选项，并单击【应用】按钮。4．使用项目进度线项目进度线，是根据日期绘制的直线，主要反映项目的进度状况。首先，选择【视图】|【甘特图】命令，切换到【甘特图】视图中。然后，选择【工具】|【跟踪】|【进度线】命令，在打开的【进度线】对话框中，分别单击【显示当前进度线】与【以周期性间隔显示进度线】复选框，并在【每周】列表中单击【周日】复选框。在【进度线】对话框中，选择【线条样式】选项卡，并在【进度线条类型】列表中选择第3种类型。然后，在【进度点形状】下拉列表中，选择“棱形”选项，并单击【确定】按钮。技巧用户可在【跟踪】工具栏中单击【添加进度线】按钮，将鼠标移至【甘特图】中，并在需要绘制进度线的日期位置上单击鼠标添加进度线。5.5查看项目进度在项目实施中，为保证项目的顺利进行，项目经理需要时刻查看项目的进度情