电子文件归档及管理

电子文件归档及管理PPT模板下载：电子文件归档与管理电子文件归档在文档系统中的操作科怡管理系统在应用中所注意的问题数字档案室的建立1234第一部分电子文件归档及管理一、电子文件的概念电子文件是指在数字设备中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（也称数字式文件）构成完整电子文件的三要素:内容背景结构二、电子文件的种类(一)按电子文件的信息存在形式分类。可分为以下9种文件：1、文本文件(Text)2、图形文件(Graphic)3、图像文件(Image)4、视频(影像)文件(Video)5、音频(声音)文件(Audio)6、数据文件(Data)7、命令文件，亦称计算机程序(Program)8、多媒体文件(Multimedia)9、超媒体链接文件（Hypermedia）(二)按文件的功能分类。主文件支持性文件辅助性文件工具性文件(三)按文件的生成方式分类。原始文件转换文件(四)按文件的性质分类。草稿性电子文件（M）非正式电子文件（U）正式电子文件（F）三、电子文件的特点(一)电子文件信息内容与形式之间具有可分离性(二)信息的不稳定性(三)信息的可操作性(四)电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性(五)电子文件形成系统的异构性四、电子文件的收集与归档1、电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。（一）电子文件的收集要求2、记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》3、当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。4、对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》5、对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。6、对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》7、对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。8、对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》9、对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。10、对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。12、对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》电子文件归档是指电子文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。（二）电子文件的归档要求1、电子文件的归档方式（1）逻辑归档将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。（2）物理归档物理归档方式是指电子文件形成部门把办理完毕的电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，并将其直接交给档案部门的归档方式。物理归档的载体：一次性写光盘、磁带、移动硬盘等。永久定期30年保存的归档电子文件应拷贝一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。存储归档电子文件载体或装具上贴标签应注明：载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等信息。存储载体中除电子文件外，还应将电子文件机读目录、读取软件、其他说明等一同归档。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。2、电子文件的归档要求对需归档的电子文件进行真实性、完整性和有效性（可读性和安全性）检验填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》,并与其检验技术方法和相关软件一同归档负责人签署审核意见归档电子文件移交、接收检验登记表归档电子文件移交、接收检验登记表检验项目单位名称移交单位：接收单位：载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日原电子文件在归档完毕后，应在其形成部门或信息管理部门的存储载体上保留一年以上。3、电子文件的归档时间(1)实时归档指电子文件形成后即刻归档。(2)定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。五、电子文件的整理归档电子文件一般以“件”为单位整理。（一）分类机关企事业单位可采用两种分类方案：年度—保管期限—机构（问题）保管期限—年度—机构（问题）电子文件保管期限和密级的划分工作参照国家关于纸质文件的有关规定电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致，在机读目录上逐件标注图像、图形、影像等文件特别多时，可按类型相对集中在同一载体中（如同一光盘）在设计、科研等电子文件数量特别多的单位，可按“类型（如：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、程序文件、数据文件等）—问题—保管期限—年度”分类方案在勘察、设计、施工、监理等单位电子文件可按项目分类，一个项目的所用电子文件集中存储。几种特殊情况电子文件的分类归档电子文件应在分类方案中最低一级类目，按事由结合时间、重要程度排列，从“1”开始为每份电子文件编制小流水号。（二）排列与编号归档电子文件的档号由4个部分组成，即：全宗号—分类号（“D”表示电子，“g”表示光盘，“c”表示磁盘，“d”表示磁带）—盘号。档号格式模式图示：34–Dg–1全宗号电子光盘盘号分类号企业档号格式模式图示：12.2–3电子档案代号磁盘（分类号）盘号归档电子文件按分类排列顺序，逐“件”编制电子文件目录，电子文件目录主要是机读目录，应与归档电子文件存储到同一存储载体中，同时打印出纸质目录。（三）编目脱机存储载体应按分类排列顺序，逐“盘”编制目录。文件编号题名形成时间文件稿本代码文件类别代码载体编号保管期限备注归档电子文件目录注：电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件。电子文件类别代码：T-文本文件;I-图像文件:G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;M-多媒体件；P-计算机程序；D-数据文件。脱机存储载体逐“盘”编制标签，光盘可在光盘盘面上贴上光盘贴，装入光盘盒，光盘贴和盒面上注明存储数据的对象、内容、时间、数据库名称、文件格式和软硬件应用环境等元数据信息，也可用专用软笔直接将上述信息写在光盘上。磁盘、磁带等可参照以上方法。（四）编制标签存储数据的对象：内容：时间：数据库名称：文件格式：软硬件应用环境：内容：时间：文件格式：存储数据的对象：数据库名称：软硬件应用环境：六、电子档案的移交属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应向同级国家综合档案馆移交。档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案可以延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。第二部分电子文件归档在文档管理系统中的操作结合科怡文件档案管理系统软件，电子文件归档的流程如下：文件登记文件归档检索有需归档标识的文件填写电子文件相关信息外还须填写需归档的标识根据“三合一”制度填写文件相应的光盘代号、形成年度、类目号、保管期限、类别号确认归档填写《归档电子文件登记表》首页打印《归档电子文件登记表》续页填写、盖章《归档电子文件移交接收检验登记表》一式两份归档成功第三部分科怡管理系统在应用中所注意的问题(一)、数据录入前的准备工作（进入数据维护模）1、全宗管理，用来设置自己单位的全宗代号。2、类目设置，根据3合1制度来设置类目号。3、辅助字典，根据自己单位的档案情况来设置保管期限、密级、会计类别、科技档案分类号等等。4、档号格式设置，根据不同的档案目录，比如传统方法整理、简化方法整理、科技档案、会计档案，这些档案目录的档号编制方法是不同的。(二)、目录数据应按标准格式录入比如：题名录入时的字符长度为50个字（加标点空格等字符）；责任者字符长度为12个字等等。(三)、数据备份1、用鼠标点击数据管理中备份与恢复模块进入备份与恢复窗口；2、在备份窗口的备份类型下拉式菜单中选择库备份；3、点击备份窗口中备份路径的望远镜图标，在弹出的路径选择窗口中选择相应的备份路径（例如：D盘名字叫备份的文件夹）；4、选定备份路径后，点击右下角的备份按钮；5、关闭窗口。(三)、数据恢复将备份文件夹中的名为is_ARCHIVE.db的文件复制粘贴到科怡档案管理软件的安装路径底下－盘符：\insoft4\sinfarch\,覆盖现有的文件即可。（在桌面上用鼠标右键单击科怡档案管理软件的快捷方式，然后查看属性，单击快捷方式标签，在目标一栏中显示的就是科怡档案管理软件的安装路径）第四部分数字档案室的建立一、数字档案室的概念数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。注：数字档案室≠单纯的数字档案管理软件数字档案室≠数字化扫描工作*包括与单位数字档案与电子文件管理要求相适应的管理机制、制度、软硬件配套设施及整合有序的资源。二、数字档案室的建设要求机关数字档案室建设应以档案目录数据库和全文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为目标。三、数字档案室的建设内容软硬件平台建设数字档案资源建设制度建设四、软硬件平台建设包括硬件设施建设、软件系统建设和网络系统建设。各机关应本着满足现阶段需要并适当超前的原则，充分估算所需档案存储数据容量、数据操作强度和网络访问量，在选用硬件设备、软件系统和建立网络架构时，适当为今后设备扩充、系统升级和网络扩建留有一定余地。常用硬件设施服务器。用于满足数字化档案管理的海量存储、海量查询和按需扩展的弹性部署需求，为各用户端的访问提供各种共享服务的计算机。终端。用于访问服务器或档案数字化处理的计算机。扫描仪。用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置不同规格的扫描仪。光盘、磁带等存储备份设备。UPS（不间断）电源。打印机。用于各类档案目录和图文的打印输出。软件系统建设（一）操作系统。选择运行稳定、安全可靠、与硬件选型相匹配的主流操作系统。（二）扫描软件。使用扫描仪自带或其他扫描软件，并根据需要采用Photoshop等图像处理软件进行后期处理。（三）档案管理应用平台。根据数字档案室设计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理