第三章会展项目管理

第三章会展项目管理主要知识点会展项目管理的内涵和分类会展项目管理过程会展项目计划的制定与内容一二三会展项目进度计划四第一节会展项目管理概述•一、项目的概念项目是一种组织单位，其中包括在固定预算以及固定时间内，为了达到某一明确的最终目标而临时组合在一起的一组资源，每个项目只能进行一次，它具有具体的起始和结束时间以及最后交付的结果。范围Scope最终交付物FinalDeliverable•简言之：1、项目是要在一定时间、在预算规定范围内，达到预定质量水平的一项一次性任务。2、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务：•具有一定的目标;•具有时间、财务、人力和其他限制条件;•具有专门的组织•二、项目涉及的要素沟通明确界定的工作范围预定的经费一次性工作临时组织明确具体的目标团队精神开始日期结束日期项目•三、项目生命周期及各阶段的主要工作内容项目生命周期概念阶段设计阶段实施阶段终止阶段1.识别需求2.调查研究3.分析可行性4.确定目标5.拟定战略方案6.组建项目团队7.提出项目建议书•三、项目生命周期及各阶段的主要工作内容（续）项目生命周期概念阶段设计阶段实施阶段终止阶段1.制定项目政策与程序2.分配主要成员的角色与职责3.确定项目范围4.制定项目进度计划5.确定项目资源6.确定质量标准7.评估项目风险8.制定采购计划9.获取对项目计划书的认可•三、项目生命周期及各阶段的主要工作内容（续）项目生命周期概念阶段设计阶段实施阶段终止阶段8.平衡项目冲突1.执行项目计划2.进行信息沟通3.建设高效团体4.落实激励政策5.跟踪项目进展6.控制项目变更7.采购产品或服务9.解决项目问题10.进行阶段性评审•三、项目生命周期及各阶段的主要工作内容（续）项目生命周期概念阶段设计阶段实施阶段终止阶段1.核实质量与范围2.评估项目绩效3.移交产品或服务4.清理资源5.整理项目文档6.总结经验教训7.解散项目组第一节会展项目管理概述•四、项目管理的概念•所谓项目管理，最直观的解释就是对项目进行管理，也就是由一个临时性的专门组织，综合运用各种知识、技能、工具和方法对项目进行有效地计划、组织、协调和控制，以实现项目目标的过程。五.项目管理的目标（项目管理四要素）项目管理的目标就是要在规定的时间内，在批准的预算内，完成事先确定的工作范围内的工作，并且达到预期的质量性能要求。I.项目及项目管理简介质量性能Q客户的质量性能要求是什么？时间T在什么时间完成？需要多少预算？成本C范围S项目的任务包括哪些内容六.项目管理的内容项目管理的内容1.项目范围管理2.项目进度管理3.项目成本管理4.项目质量管理5.项目人力资源管理6.项目风险管理7.项目沟通管理8.项目采购与合同管理其中项目范围管理是项目管理所有内容中最重要的一个方面，只有范围界定清楚了，项目所需要的时间、成本、人员及其它资源才能确定下来，否则，一切皆成空中楼阁。1.组织机构类型组织机构类型职能型组织矩阵型组织项目型组织弱矩阵型组织平衡矩阵型组织强矩阵型组织七.项目管理的组织要求1.组织机构类型（续）－－－职能型组织总经理职能部门经理职能部门经理职能部门经理员工员工员工员工员工员工员工员工员工项目协调涂色框代表了参加项目活动的员工1.组织机构类型（续）－－－项目型组织总经理项目经理项目经理项目经理员工员工员工员工员工员工员工员工员工项目协调涂色框代表了参加项目活动的员工1.组织机构类型（续）－－－弱矩阵型组织总经理职能部门经理员工员工员工员工员工员工员工员工员工项目协调涂色框代表了参加项目活动的员工职能部门经理职能部门经理1.组织机构类型（续）－－－平衡矩阵型组织总经理职能部门经理员工员工项目经理员工员工员工员工员工员工项目协调涂色框代表了参加项目活动的员工职能部门经理职能部门经理1.组织机构类型（续）－－－强矩阵型组织总经理职能部门经理员工员工员工员工员工员工员工员工员工项目协调涂色框代表了参加项目活动的员工职能部门经理职能部门经理项目经理的经理项目经理项目经理项目经理多功能的团队力量大于个人力量项目成员职责明确项目经理易于协调消除了信息屏障，利于信息沟通、集中交流，信息传递直接方便项目实施效率高为什么需要项目小组？•项目经理的角色定位及责权利•一、会展项目的特征与分类•１、会展项目的特征顾客导向性项目连带性客户广泛性效益整合性第二节会展项目的管理过程•2、会展项目的分类按项目性质分为：贸易类项目和消费类项目按项目内容分为：综合类项目和专业类项目•标准是观众组成而不是展品，即观众是贸易商还是一般消费者•三、会展项目管理过程项目管理过程是指项目生命周期中产生某种结果的行动序列，基本管理过程可归归为如下五组：项目启动阶段项目规划阶段项目执行阶段项目结束阶段项目控制阶段项目阶段中过程的重叠和活动强度在一个阶段中过程分组的重叠时间活动进展程度启动过程计划过程执行过程控制过程收尾过程开始结束•四、会展项目各阶段的工作P61会展项目启动阶段会展项目规划阶段会展项目执行阶段会展项目结束阶段第三节会展项目计划•一、会展项目计划的含义根据项目策划所选定的会展项目主题，确定会展项目所要完成的目标，并指定为实现这些目标的进度计划和预算安排。何事（项目目标）如何（工作分解结构图）何人（人员使用计划）何时（进度表）多少（预算）会展项目计划要解决的问题：二、会展项目计划的分类战略式计划战术式计划作业式计划时间为5年或更长，如上海世博会时间为6个月至1年，如博鳌亚洲论坛年会时间一般是1——5年•三、会展项目计划的制定过程1、概述3、明确项目范围2、确定项目目标4、项目工作分解（ＷＢＳ）5、对会展项目的资源统筹安排6、编制进度计划7、正确使用评估方法会展项目范围•参展商的确定•观众的确定•制定合适的营销战略•确定会展服务的范围•展会现场管理工作•会展评估工作会展项目总体方案项目工作计划项目人员组织计划项目进度计划项目资源计划四、会展项目计划的内容何事（项目目标）如何（工作分解结构图）何人（人员使用计划）何时（进度表）多少（预算）展览观众组织计划•会展项目的进度计划：表达项目各项工作的开展次序、开始和完成时间以及相互衔接关系的计划。•会展项目的举办时间有严格的规定，而且具有不可更改性，所以会展计划都要以举办时间为基点，以倒推的方法制定进度计划，以控制各项工作的进度。第四节会展项目的进度计划项目进度计划的编制•第一步：项目描述•第二步：项目分解•第三步：工作描述•第四步：工作责任分配表制定•第五步：工作先后关系确定•第六步：工作时间估计•第七步：进度安排第一步：项目描述•内容：用表格的形式列出项目目标、项目的范围、项目如何执行，项目完成计划等。•目的：对项目的总体要求作一个概要性的说明。•用途：项目描述是制作项目计划和绘制工作分解结构图的依据。•依据：项目的立项规划书、已经通过的初步设计方案和批准后的可行性报告。•制作者：项目管理办公室或项目主管人员项目描述表格的主要内容•项目名称•项目目标•交付物•交付物完成准则•工作描述•工作规范•所需资源估计•重大里程碑•项目主管审核意见项目名称某国际会议展览中心场馆改装工程项目目标30天内完成场馆的改造与装修，总投资50万元装修一新的场馆交付物交付物完成准则水、电、墙面、地面、室内、室外装修的要求室内改装、地面处理、厕所改造、窗户改造工作描述工作规范依据国家建设装修规范人力、材料、设备的需求预计所需资源估计重大里程碑开工日期7月25日、室内装修完成日期8月10日、总体完工日期8月24日项目负责人审核意见签名：日期：第二步：项目分解目的：明确项目所包含的各项工作内容：项目分解就是先把复杂的项目逐步分解成一层一层的要素（工作），直到具体明确为止．工具：项目分解的工具是工作分解结构ＷＢＳ原理，它是一个分级的树型结构，是一个对项目工作由粗到细的分解过程．工作分解结构（WBS）•WBS(WorkBreakdownStructure)主要是将一个项目分解成易于管理的几个部分或几个细目，以便确保找出完成项目工作范围所需的所有工作要素。它是一种在项目全范围内分解和定义各层次工作包的方法，WBS按照项目发展的规律，依据一定的原则和规定，进行系统化的、相互关联和协调的层次分解。结构层次越往下层则项目组成部分的定义越详细，WBS最后构成一份层次清晰，可以具体作为组织项目实施的工作依据。•WBS通常是一种面向“成果”的“树”，其最底层是细化后的“可交付成果”，该树组织确定了项目的整个范围。会展项目WBS分解•基于工作过程的划分–上层按照工作的流程分解–下层按照工作的内容划分WBS举例:P82、83WBS工作编码•由高层向下层用多位码编排，要求每项工作有唯一的编码–1000•1100–1110»1111»1112»1113–1120»1121»1122»1123•1200项目工作分解结构表项目名称：项目负责人：单位名称：制表日期：工作分解结构任务编码任务名称主要活动描述负责人1000110012001x001x101x111x12项目负责人审核意见：签名：日期：WBS分解的一般步骤1)总项目2)子项目或主体工作任务3)主要工作任务4)次要工作任务5)小工作任务或工作元素WBS注意事项•分解后的任务应该是：可管理的、可定量检查的、可分配任务的、独立的•复杂工作至少应分解成二项任务•表示出任务间的联系•不表示顺序关系•与工作描述表一起进行第三步：工作描述•目的：更明确的描述项目包含的各项工作的具体内容和要求•用途：作为编制项目计划的依据，同时便于实施过程中更清晰的领会各项工作的内容•依据：项目描述和项目工作分解结构•结果：工作描述表及项目工作列表工作(任务)描述表示例：P83工作列表包含的内容工作代码用计算机管理工作时的唯一标识符，可看出工作之间的父子关系工作名称该工作的名称输出完成该工作后的交付成果输入完成本工作所要求的前提条件内容定义本工作要完成的具体内容和流程负责单位本工作的负责单位或部门协作单位完成本工作的协作单位和部门子工作WBS树型结构中与本工作直接相连的下属工作项目工作列表工作编码工作名称输入输出内容负责单位协作单位相关工作第四步：工作责任分配表制定•目的：对项目的每一项任务分配责任者和落实责任。•用途：明确各单位或个人的责任，便于项目管理部门在项目实施过程中的管理协调。•依据：以工作分解结构图表和项目组织结构图表为依据制作此表。•结果：工作责任分配表（或矩阵）责任分配表图例：▲负责●辅助△承包责任者（个人或组织）工作分解结构任务编码任务名称项目负责人审核意见：签名：日期：责任分配表(▲负责〇审批●辅助△承包□通知)责任者WBS项目经理土建总工机电总工总会计师工管处财务处计划合同处机电设备合同处设计院咨询专家电力局水电部中技公司十四局大成设计●●●●▲●□〇□□□招标●●●●●●▲●〇□□□□施工准备▲●□□〇□□▲□采购〇□●□□●●▲□●●施工▲●□●●●●●●▲▲项目管理▲●●●●●●●●●□□WBS工作细目BethJimJackRoseSteveJeffTylerCathySharonHannahJoeGerriMaggieGeneGreg销售报告PSSSS系统1问题界定PSS1.1收集数据PSS1.2可行性研究PSSSS1.3准备报告SP2系统分析PSS2.1会晤用户PSSS2.2研究现有系统P2.3明确用户要求PP：主要责任S：次要责任销售报告系统项目责任矩阵第五步：工作先后关系（顺序）确定•概念：任何工作的执行必须依赖于一定工作的完成，也就是说它的执行必须在某些工作完成之后才能执行，这就是工作的先后依赖关系。•分类：工作的先后依赖关系有两种：一种是工作之间本身存在的、无法改变的逻辑关系；另一种是人为组织确定的，两项工作可先可后的组织关系。•原则：逻辑关系组织关系设计生产生产A产品生产B产品工作相互关系确定的主要内容①强制性逻辑关系的确定：这是工作相互关系确定的基础，工作逻辑关系的确定相对比较容易，由于它是工作之间所存在的内在关系，通常是不可调