第4章Excel2003电子表格软件

·116·第4章Excel2003电子表格软件Excel是微软Office系列办公软件中的一个功能强大、使用方便的电子表格软件。使用它可以完成表格数据的输入、计算、筛选、排序、统计等多项工作，还可以生成精美直观的图表。因为Excel和Word同属于Office办公软件，所以它们在窗口组成、格式设置、编辑操作等方面有很多相似之处，因此，在学习Excel时，要注意应用以前学过的关于Word的知识。4.1Excel概述4.1.1Excel基本概念1．工作簿Excel文档称为工作簿，扩展名为.xls，由1～255个工作表组成。在默认状态下，每个新建的工作簿由三个工作表（名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3）组成，当然，也可以根据需要进行设置，但每个工作簿最多不能超过255个工作表。2．工作表工作表是Excel完成一项工作的基本单位，由单元格组成。每个工作表由256列和65536行组成，相当于一张非常大的表格。3．单元格单元格是工作表的基本组成单位。工作表中每一个长方形的小格就是一个单元格。单元格是用户输入数据、公式的地方。每个单元格都有一个名称。单元格名称由列标和行号组成，如第一个单元格的名称为A1，表示第A列第1行。列标用字母表示，取值为A～Z，AA～AZ，BA～BZ，…，IA～IV共256列。行号用数字表示，取值为1～65536，共65536行。单元格名称也是单元格的“引用地址”，在本章后面对公式和函数的介绍中，就要用到单元格的引用地址。4.1.2Excel的启动和退出1．启动Excel要启动Excel，可以采用以下几种方法：选择“开始”→“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeExcel2003”命令。双击桌面上的Excel快捷方式。·117·第4章Excel2003电子表格软件双击扩展名为.xls的工作簿文件可启动Excel并打开这个工作簿。2．退出Excel要退出Excel，可以使用以下两种方法：选择“文件”→“退出”命令。单击窗口右上角的“关闭”按钮。如果该工作簿没有保存，系统会弹出一个询问是否保存文件的对话框。单击“是”按钮，文件会被保存；单击“否”按钮，则不保存；单击“取消”按钮，则返回编辑状态。4.1.3Excel的窗口组成启动Excel后，系统会自动建立一个名为Book1.xls的工作簿，整个Excel主窗口如图4-1所示。图4-1Excel主窗口从图4-1中可以看出，Excel主窗口主要由以下几个部分组成：1．标题栏其中显示当前工作簿的名称。新建工作簿时，系统为其默认命名为Book1，Book2，Book3，…。2．菜单栏Excel2003的菜单栏由九个主菜单构成，每一个菜单都有一组命令。单击菜单时通常出现的不是全部命令，而是使用频率最高（系统会自动调整）的一些命令，如果需要，可单击下拉菜单最下面的下拉按钮，就可以显示全部命令。3．工具栏包括格式工具栏和常用工具栏，由许多格式按钮和常用按钮组成。4．名称框用来显示和修改单元格的名称。5．编辑栏用来输入和修改当前单元格中的内容，如公式、文字、数据等。单击编辑栏右边空白区域，编辑栏左边会出现三个按钮、和。左边的按钮是“取消”按钮，用于取消当前操作，恢复到单元格操作前的状态；中间的按钮是“输入”按钮，用于确定编辑栏中的内容为当前选中单元格的内容；右边的按钮是“插入函数”按钮，单击它表示要在单元格中插入函数，系统会输入一个等号并弹出“插入函数”对话框。编辑栏名称框全选按钮行标标签滚动按钮拆分框工作表标签标题栏菜单栏工具栏状态栏列标·118·计算机应用基础教程6．全选按钮单击全选按钮可以选中当前工作表的全部单元格。7．列标单击列标A，B，C，…可以选中相应的列。8．行标单击行标1，2，3，…可以选中相应的行。9．单元格表格的基本组成单位。数据就是输入在单元格中的。每个工作表中有65536×256个单元格。10．工作表标签和标签滚动按钮工作表标签用来显示每个工作表的名称。单击标签上的工作表名（如Sheet1、Sheet2、Sheet3），可以进入相应的工作表中，该表也就成为当前工作表。四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。当工作表很多，工作表标签栏显示不下时，单击向右、向左箭头按钮可以让全部标签向右、向左移动一个位置；单击带竖线的向右、向左箭头按钮，可以让最后一个、第一个工作表名显示出来。当然，这种操作只是改变了工作表标签的显示，当前编辑的工作表并没有改变。11．状态栏用于显示按钮功能和操作信息。12．滚动条有水平滚动条和垂直滚动条两种。水平滚动条用来使工作表左右移动；垂直滚动条用来使工作表上下移动。13．拆分框垂直滚动条上端和水平滚动条右边的深色框，可以通过拖动它而将窗口拆分成两个或四个窗格。4.2工作簿的创建与保存4.2.1新建工作簿Excel2003在启动的同时会自动创建一个新的工作簿Book1.xls。如果还想再创建一个新的工作簿，则可以单击工具栏上的“新建”按钮，或者选择“文件”菜单栏下的“新建”命令，或者按Ctrl+N快捷键。4.2.2打开工作簿在Windows环境下，如果双击已存在的工作簿文件，系统会自动启动Excel来打开工作簿。在Excel中，单击工具栏上的“打开”按钮，或选择“文件”→“打开”命令，或者按Ctrl+O快捷键，均可弹出“打开”对话框。在“打开”对话框中选中要打开的工作簿后，单击“打开”按钮即可。选中文件时，如果配合使用【Ctrl】键或【Shift】键，可以一次选中多个不连续或连续的Excel工作簿以同时打开。4.2.3保存工作簿·119·第4章Excel2003电子表格软件方法：单击工具栏中的“保存”按钮，或者按Ctrl+S快捷键，或者选择“文件”→“保存”命令，均可保存簿。对于新建的工作簿，第一次保存时，系统也会弹出“另存为”对话框，如图4-2所示。这时，可以选择工作簿保存的位置（系统默认为“我的文档”），修改工作簿的名称后再单击“保存”按钮。当然，也可以改变“保存类型”。图4-2“另存为”对话框如果想将工作簿保存到其他位置，可选择“文件”→“另存为”命令，系统将弹出“另存为”对话框。4.2.4工作簿加密在“另存为”对话框中，选择“工具”→“常规选项”命令，系统将弹出“保存选项”对话框，如图4-3所示。在这里，可以为工作簿设置“打开权限密码”和“修改权限密码”。要求将密码输入两次，只有两次相同才生效，最后单击“确定”按钮。密码设置成功后，今后别人想查看该工作簿，就必须知道打开权限密码。如果要修改工作簿，还必须知道修改权限密码才行。4.2.5管理工作表对于工作簿内的工作表，可以进行以下几种管理操作：1．选中工作表（1）选中单个工作表。单击工作表的标签。（2）选中多个相邻工作表。单击第一个工作表的标签，按住【Shift】键并单击最后一个工作表的标签。（3）选中多个不相邻工作表。单击第一个工作表的标签，按住【Ctrl】键并单击其他要选定的工作表标签。（4）选中全部工作表。右击工作表标签，然后在快捷菜单中选择“选中全部工作表”命令。图4-3“保存选项”对话框·120·计算机应用基础教程2．移动整张工作表如果要重新安排工作表的次序，则需要移动工作表。其方法为，在工作表标签行单击要移动的工作表，按住鼠标左键拖动，此时工作表标签上方出现一个黑色箭头，拖动到合适位置时释放左键。或者单击右键并选择“移动或复制工作表”命令。3．复制整张工作表如果要产生一个当前工作表的副本，则需要复制工作表。其方法为，在工作表标签行单击要复制的工作表，按住【Ctrl】键的同时按住鼠标左键拖动，此时工作表标签上方出现一个黑色箭头，拖动到合适位置时释放左键和【Ctrl】键。或者单击右键并选择“移动或复制工作表”命令。4．重命名工作表打开一个工作簿后，默认工作表名称为Sheet1、Sheet2、Sheet3…，有时为了更明确地表示工作表的含义，需要对工作表重命名。其方法为，在工作表标签行单击要重命名的工作表标签，单击鼠标右键并选择“重命名”命令，或双击要重命名的工作表，待光标变成“|”形状后，就可以输入名称了。5．插入新工作表默认情况是将新工作表插入到选定的工作表的前面。其方法为，选中工作表后，单击右键并选择“插入”命令，在弹出的“插入”对话框中，选择一种工作表模板，则在选定的工作表前面插入了一个新工作表，工作表名称顺延。或者选择“插入”→“工作表”命令。6．删除工作表选中工作表后，单击右键并选择“删除”命令，则选定的工作表被删除。7．重新设置新建工作簿中的工作表数量系统默认新建工作簿中的工作表数量为三个，如果想修改这个数字，可以进行如下操作：选择“工具”→“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“常规”选项卡，修改“新工作簿内的工作表数”微调框中的数字，即可重新设置新建工作簿中的工作表数量。4.3工作表的编辑与格式设置4.3.1操作区域的选择在进行Excel的大部分操作前，都需要先选中操作的区域和对象，下面介绍一些常用的区域选择方法：（1）选中单元格。单击某个单元格，单元格四周以黑色粗线显示，表示此单元格被选中。（2）选中连续区域。单击起始单元格，这时鼠标指针呈空心十字形状，再按住鼠标左键拖动到结束单元格即可。（3）选中大面积区域。单击该区域的第一个单元格，然后按住【Shift】键并单击区域的最后一个单元格即可。·121·第4章Excel2003电子表格软件（4）选中不相邻区域。按住【Ctrl】键不放，拖动或单击即可。（5）只选中空单元格。选择“编辑”→“定位”命令，弹出“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，弹出“定位条件”对话框，然后选择所需的条件即可。（6）选中整行、整列。单击行、列标可选中整行或整列；按住【Ctrl】键并单击行、列标可选中多个不连续的行或列；按住【Shift】键单击行、列标可选中连续的行或列。（7）全选。单击名称框下面的全选按钮，或按【Ctrl+A】组合键。4.3.2原始数据的录入1．Excel中的数据类型Excel中包括两类数据：常量和公式。（1）常量常量是直接在单元格中输入的数据，分为数值型、日期时间型和文本型常量三种。除非用户重新编辑，否则常量数据是不会发生改变的。文本型常量在公式中引用时，需要加上双引号，如公式“=计算机”中的“计算机”就是一个文本常量。（2）公式公式以“=”开头，后面跟一连串的数值、单元格地址、函数等，它们之间通过运算符连接起来，形成一个可以计算出具体结果的表达式。公式可以从现有值中计算出新值，其结果随工作表中单元格数据的改变而改变。2．数据输入中键盘的使用鼠标在工作区中呈现为一个空心十字形状时，双击一个单元格后，在此单元格中就可以输入数据了。输入的数据会同时出现在单元格和编辑栏中。下面这些键是在Excel编辑过程中经常要使用的：（1）【↓】键或【Enter】键。下移一个单元格（若想在同一个单元格中下移一行，需使用【Alt+Enter】组合键）。（2）【↑】键或【Shift+Enter】键。上移一个单元格。（3）【→】键或【Tab】键。右移一个单元格。（4）【←】键或【Shift+Tab】键。左移一个单元格。（5）【F2】键。修改单元格中的数据。（6）【Ctrl+→】、【（←、↓、↑）】键。快速移动光标到最后一列、第一列、最后一行、第一行。3．输入字符型数据字符型数据包括字符串、汉字和作为字符串处理的数值。如学生的学号、姓名、电话号码、身份证号码等数据就是字符型数据。录入字符型数据时应当注意：（1）文字型数据默认为左对齐。若需要其他对齐方式，可单击工具栏上的各对齐按钮。·122·计算机应用基础教程（2）如果想调整某列单元格的宽度，可以采用以下方法：将鼠标指针指向此单元格列标右边界，鼠标指针变为黑色双向箭头形状时，双击鼠标，系统将自动调整这一列单元格到合适的宽度。如果向右、向左拖动箭头，则可进行手动调整。（3）当较长字符串溢出到相邻单元格，又不想把列调得太宽时，可使文字在单元格中分多行显示。其方法为，将单元格调整到合适宽度，单击列标选中此列，单击右键并选择“设置