第九章项目沟通管理

第九章项目沟通管理沟通通过说话、信号、书写或行为来交换思想、消息或信息。是指信息通过预先设定好的符号系统在个人或者群体间传递的过程沟通的内涵甲想说的实际说的反馈的理解的听到的乙沟通的特点社会性互动性实用性关系性习得性不可逆性沟通的基本模式拉斯韦尔模式•第一次较为准确地描述了构成沟通事实的各个要素•简单的直线沟通模式，缺乏接受者和反馈，缺乏各个要素之间的互动传者who说什么what何种通道Whichchannel对谁whom什么效果Withwhateffect沟通的基本模式香农·韦弗模式•首次提出噪声对信号的干扰•忽视了人的功能性和社会性信源发射器信道接收器信宿信息发出的信号发出的信号信息沟通的基本模式施拉姆模式•首次提出循环沟通的模式；强调传递者与接收者之间只有在共同经验范围内才能真正沟通•忽视了反馈的复杂性译码者编码者解释者讯息讯息译码者编码者解释者经验范围沟通的基本模式沟通的基本要素信息源编码渠道接收者解码反馈噪音沟通的基本要素噪音的来源价值观、伦理道德观、文化背景及认知水平的差异；健康状态、情绪波动以及交流环境；身份地位差异会导致心理落差和沟通距离；编码与解码所采用的信息代码差异；信息传递媒介的物理性障碍；模棱两可的语言、难以辨认的字迹等。项目沟通管理项目沟通管理是指在项目的进程中，为了确保及时恰当地创建、搜集、发布、储存与最终处理项目信息所需的过程。•沟通范围广•沟通内容多•沟通层次复杂•沟通过程贯穿始终项目沟通管理的主要过程沟通规划信息发布绩效报告利益相关者管理沟通方式通用的沟通方式•正式沟通•非正式沟通上行沟通、下行沟通和平行沟通单向沟通与双向沟通书面沟通和口头沟通言语沟通、体语沟通和电子媒介沟通有效沟通的障碍语义曲解知识经验水平的限制缺少沟通计划心理因素的影响组织结构的影响噪音干扰信息量过大沟通障碍的表现形式沟通的延迟信息的过滤信息的扭曲有效沟通的原则依赖性（Credibility）一致性（Context）内容（Content）明确性（Clarity）持续性与连贯性（Continuityandconsistency）渠道（Channel）接收者的接受能力（Capabilityofaudience）沟通的技巧沟通要求人们掌握必要的技巧，既包括沟通中信息发布技巧，也包括沟通中的信息接收技巧•精心选择表述的方式•积极有效地倾听•抑制不良情绪•察言观色，随机应变•积极表露和反馈表述的技巧表述中的技巧及时调整和修订编码及时合理的征询意见避免过度的表现自己尽量言简意赅预先准备思路和提纲聆听的技巧聆听中的技巧展示赞许性的表示避免分心的举动和手势尽量做到多听少说避免随便打断对方适时合理的提问正确有效的复述使用目光接触和对视使听者与说者的角色顺利转换沟通规划编制项目沟通计划就是确定、记录并分析项目的相关利益者（项目干系人）所需要的信息和沟通需求，即确定谁需要信息，需要什么信息，何时需要以及信息的分发方式，并将其形成文件，作为沟通计划沟通规划影响项目沟通方式与方法的因素•沟通需求的时间敏感程度•沟通方式和方法的有效性•项目相关人员的能力和习惯•项目本身的规模与内容沟通规划的依据沟通需求制约因素沟通规划的工具利害相关者分析内部利害相关者分析外部利害关系者分析沟通计划的产出项目沟通管理计划•收集和归档的结构：信息收集、加工处理、存储的规定•发布结构：信息的发布格式与发布权限的规定•分发信息描述：对所发布信息格式、内同、详细程度的规定和描述•沟通的进度计划：项目沟通活动的时间和行动方案信息分发把所需要的信息及时提供给项目利害关系者，包括实施沟通计划，以及对不曾预料的信息需求做出反应信息分发的依据工作结果沟通管理计划信息分发的方法沟通方式和技巧信息检索系统：通过不同的方式收集和检索信息信息分发系统：项目干系人及时的收取和共享信息•项目会议•电子邮件•项目管理信息系统•手工文档系统会议沟通项目情况评审会议项目问题解决会议项目技术评审会议如何进行会议事先制定一个会议制度只开必要的会议明确会议的目的和期望的结果发布会议通知会议之前将会议资料发给参会人员明确会议规则，控制会议流程会议要形成结论，解决问题有会议纪要必要的会议后勤保障和辅助设施信息分发的产出项目记录项目报告•项目进度报告•工作总结报告•项目演示项目报告的要求项目报告要简洁明了报告内容和形式要保持一致借助图表进行简明和充分的表达报告方式与报告使用者的要求相符绩效报告是指搜集和传播绩效信息，向干系人提供资源如何用于实现项目目标的信息•自上次绩效报告以来的项目绩效成果•项目计划实施完成情况•项目前一期遗留问题的解决情况•项目本期新发生的问题•项目下一报告期要达到的目标•项目下一步计划采取的措施绩效报告的依据工作结果项目计划沟通管理计划绩效报告的方法绩效审查偏差分析趋势分析预测挣值分析绩效报告的产出项目绩效报告文件•详细给出整个项目绩效评估的结果和项目偏差分析与项目趋势预测分析的结果，以及一些说明和叙述•包括状态报告、进展报告、预测报告项目未来变更的要求•针对项目实际变动情况和项目未来发展变化提出的变更请求。利益相关者管理对沟通进行管理，满足信息需要者的需求并解决项目干系人之间的问题•主要目的是避免干系人在项目管理中的严重分歧•提高干系人的满意度•加强人员的协调行动能力•是项目经理的责任利益相关者管理的依据项目管理计划沟通管理计划利益相关者管理的方法沟通方法和技巧•面对面的会议是最有效的沟通和解决干系人之间问题的方式•可以辅以其他的沟通方式问题日志利益相关者管理的结果问题解决更新的项目管理计划更新组织过程资产冲突冲突是指发生于两个或两个以上的当事人之间，因对目标理解的相互矛盾以及对方对自己实现目标的妨碍而导致的一种激烈争斗。潜伏被认知被感觉出现结局冲突分类因素分析项目组织部门之间的冲突•垂直冲突•横向冲突•指挥系统与参谋系统的冲突项目成员的角色冲突•同一指令者的矛盾要求•不同指令者的矛盾要求•个人充当不同角色的矛盾•角色要求与个体之间的矛盾冲突分类人利益团体：主要利益团体；主次利害关系；主要发言人等价值观：争论点的价值标准；意识形态、文化、宗教差异；特定争论点等信息：资源来源；信息间矛盾；共同重视的资源等态度：敌意；争论点期望；关系期望；问题期望；谈判关系人态度等动机：干系人动机；抱怨；复仇因素；物欲或贪心；恐惧因素等图9.15项目冲突因素分析权力：权威；人力资源；技能知识；无形因素；物理资源等项目冲突的主要来源项目各阶段的冲突项目概念阶段冲突的解决•冲突源排序为：项目优先权、管理程序、项目进度计划项目开发阶段冲突的解决•冲突源排序为：项目优先权、项目进度计划、管理程序项目各阶段的冲突项目实施阶段冲突的解决•冲突源排序为：项目进度计划、技术问题、人力资源项目收尾阶段冲突的解决•冲突源排序为：项目进度计划、项目成员的个性、人力资源冲突管理冲突管理是项目管理者利用现有技术方法，对出现的不协调现象进行处置或对可能出现的不协调现象进行预防的过程。现代项目管理认为，冲突常常是有益的冲突管理的方法项目团队冲突的处理调和：强调共性，弱化分歧妥协:各让一步（次好的方法）解决问题（最好的方法）撤退：搁置问题，以后解决强制：一方得利、一方失败冲突管理深入分析可能的项目冲突源，减少有害冲突的发生以正确的观念对待冲突加强沟通，培养团队精神，形成有益的项目文化氛围