第4章电子报表软件

第4章电子表格软件Excel20024.1Excel概述4.2工作簿和工作表的基本操作4.3输入工作表数据4.4公式和函数4.5编辑工作表4.6格式化作表4.6图表4.7数据管理操作本章主要内容：本章讲述了Excel的操作方法，具体有Excel工作簿、工作表、单元格的操作，数据和公式函数的输入，格式化操作，Excel图表的创建、修改，数据的排序、筛选、分类汇总，数据表的打印设置。应熟练掌握公式和函数的输入方法，理解单元格引用的含义，熟练数据表格式的设置操作。图表的创建和修改是本章学习的难点，在学习时应多上机练本章要点1.了解Excel2002中的基本概念，区别单元格、工作表、工作簿之间的关系。2.掌握Excel2002的数据类型，及运算公式中的绝对引用、相对引用和混合引用的概念及使用3.掌握Excel2002中,工作簿的创建、打开和保存4.掌握Excel2002中,工作表的基本操作，数据和公式函数的操作5.掌握Excel2002图表的创建与修改6.掌握Excel2002数据库表中，数据的排序、筛选、分类汇总操作学习目标在日常办公事务中，常常要对大量数据进行统计、分类、筛选和制作图表。利用Excel不但可以简便、快速、准确地处理原始数据，还可以容易地制作出数据图4.1Excel概述对象字处理软件Word表处理软件Excel主要处理对象文字数据主要处理功能灵活的文字格式设置，可以根据需制作很多格式的文字文档灵活的数据处理方式，可以很快捷地输入、计算、分析及形象显示分析结果相同点均是对原始信息进行基本加工处理的软件，都是办公室的必需软件相通点都是信息处理应用软件，特别是Word与Excel都属于Microsoft0ffice办公套件，所以其用户界面、操作方法、命令功能等都非常相近及相同Excel工作表建立基本概念工作表的操作与编辑公式与函数的应用打印工作表Excel图表图表相关名词术语创建和修饰图表数据管理数据清单概念数据排序筛选数据分类汇总1.Excel的功能电子报表软件——Office家族成员之一表格标题数据文字数值自动填充公式函数图表图形对象数据清单排序筛选分类汇总表格处理功能图表处理功能数据库管理功能Excel主要功能：2.Excel概述公式栏列号名字框行号当前单元格工作表标签工作表工作簿2.Excel窗口工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。每个工作簿可由多达128个独立表格组成，每个工作表由5536(行)╳256(列)个格子组成。工作簿3.工作簿（Workbook）Excel工作簿中的每个表格，称为Excel“工作表”。一个工作簿中的各工作表是相互独立的，其默认名称是Sheetl、Sheet2、Sheet3……用户也可以按照需要另外取名。5.Excel单元格及单元格区域Excel工作表中的每个格子称为Excel“单元格”，用于存放文本、数据或公式。单元格的位置由单元格地址或名称表示，单元格地址由列标和行号组成。例如：A5表示第5行、第1列位置上的单元格，C8表示第8行、第7列位置上的单元格。用户也可以为某单元格取名。4.工作表（Worksheet）4．2工作作簿和工作表的基本操作1．工作簿的基本操作（1）创建Excel工作簿创建Excel工作簿即创建Excel文档，创建方法与Word相同，主要有：单击工具栏图标或单击“文件|新建”命令。（2）保存Excel工作簿单击工具栏中图标或单击“文件|保存”命令，即可保存工作簿。初次保存时，Excel将自动为新文档取名，默认扩展名为“．xls”(ExcelSheet的缩写)，表示保存的文档类型为Excel文档。保存时要注意设置好文件名、文件类型及文件位置。例如选择“保存类型”为“Web页”，可将Excel文档保存为网页，选择“保存类型”为“．dot”，可以将文档保存为模板。Excel提供了与其他常用数据处理软件文档类型的快捷互换。用户只需在对话框中选择不同数据处理软件的关联文档即可（1）工作表的插入、删除、移动、复制和重命名一个Excel工作簿中的各工作表可以相关，也可以相互独立。使用复制、移动、插入、删除等方式实现。（2）工作表行高、列宽的设置．1)手动设置2)用命令定量设置（3）工作表行、列的锁定（4）行／列的隐藏与取消隐藏2．工作表的结构操作输入：原始数据（中英文字符、数字）和公式步骤1：明确内容输入的单元格—当前活动单元格步骤2：内容输入（注意观察公式栏）确认操作EnterTab取消操作Esc4.3输入工作表数据1．基本输入过程（1）Excel中的常见数据类型：1）文字2）数字3）日期4）时间5）逻辑（2）数据的输入方法1）文字----直接输入2）数字----直接输入3）日期----可用Ctrl+;4）时间----可用Ctrl+;5）逻辑----直接输入2．数据类型及各种特殊数据的输入方法1）输人数字增量序列Excel中快速输入纯数字增量序列的操作步骤是：输入第1个数据，按住Ctrl键，向目标方向拖动鼠标，即可实现增量为1的连续输入；2）重复数据的输入要输入重复数据，可以先输入要重复的数据，然后选定相应单元格，按住Ctrl键拖动鼠标。如重复一个数据，则不能按住Ctrl键。制、粘贴操作可以实现（3）快速输入特殊序列数据EXCel包含四种类型运算符：（1）算术运算符（2）比较运算符、（3）文本运算符（4）引用运算符。4.4公式和函数创建1.公式中的运算符=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式特定符号区域范围引用单元格地址数值型常量Excel函数运算操作符号2.公式和函数输入的方法（1）单元格相对引用1）相对引用:是指单元格引用地址随插入公式的具体位置不同发生而改变。2）绝对引用：是指单元格引用地址不随插入公式的具体位置而改变。引用形式为行号列标前加符号“$”。如果引用的是不同工作表、工作簿中的数据，还应在引用前插入“[工作簿名]及“工作表名!”，例如“$A$6”，“$A$3：$B$5”，“[Bookl]Sheetl！$CSl7”.绝对引用常用于引用某常量数据。包含绝对引用的公式不论放在什么位置，引用地址均不会变化。（3）混合引用混合引用：是指同时包含绝对引用和相对引用形式的引用。例如，=SUM(A1：$B3，DSl：3．单元格引用（4）引用小结引用名称引用含义引用举例例子含义相对引用公式中引用地址随公式所在位置的改变而改变A3表示引用的单元格相对位置为A3绝对引用指引用的单元格地址恒定为指定单元格中的值$A$1表示引用绝对地址为A1处的值混合引用指引用单元格地址的列固定为某列，行为相对引用$B3表示引用绝对列位置为位置为3的单元格地址的值混合引用指引用单元格地址的行固定为某行，列为相对引用C$5表示引用绝对行位置为5，位置为C的单元格地址的值Excel的函数功能非常丰富，自带函数多达10类324种。常用函数有：（1）SUM函数格式：SUM(数据1，数据2，…，数据n)(n≤30)SUM函数是最常用函数。用来计算指定数据的总和。例如：计算总成绩、总年收入等。（2）AVERAGE函数格式：AVERACE(数据1，数据2，…，数据n)(n≤30)AVERAGE函数用来进行均值计算。例如：计算成绩平均分、平均年收入等。3．常用函数使用（3）COUNT函数格式：COUNT(数据1，数据2，…，数据n)(n≤30)COUNT函数用来计算表中数值数据个数。例如：统计总评成绩在90分以上的学生人数。（4）SUMIF函数格式：SUMIF(指定的条件区域，指定条件，求和区域)SUMIF函数是用来对指定单元区域有条件的数据求和。（5）COUNTIF函数格式：COUNTIF(指定的条件区域，指定条件)COUNTIF函数是用来对指定区域有条件的数据计数。不同类型的函数要求给定不同类型的参数函数名（参数1，参数2，…）代表函数功能=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9=Average（B2:B10）函数举例:函数按功能分为以下几种类型：数学与三角函数（比如，SUM、SUMIF）统计函数（比如，AVERAGE、COUNTIF）逻辑函数（比如，IF）财务函数（比如，PMT）日期和时间函数（比如，TODAY）数据库函数（比如，DCOUNT）查找与引用函数（比如，VLOOKUP）文本函数（比如，CONCATENAT）信息函数（比如，ISBLANK）1.5编辑工作表1.单元格或数据区域选定（1）选定单元格（2）单元格区域的选定拖动鼠标即可选定相应区域（3）选择整行或整列（4）选择整个工作表2．数据的复制或移动、插入或删除3．删除单元格、行、列4．清除单元格、行、列5．数据的查找和替换格式化工作表的操作有单元格格式设置、条件格式设置、自动套用格式等。1．单元格格式设置2．单元格格式设置举例(1)设置“数字”格式（2）设置“对齐”格式(3)设置“字体”格式(4)设置“边框”格式(5)设置“图案”、“保护’’格式4.6格式化作表绝对地址：A1相对地址：$A$1混合地址：$A1A$1E4=B1+A2+C2??公式的自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置（单元格地址）。创建三维公式不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称!单元格引用地址不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：[工作簿名称]工作表名称!单元格引用地址=[Sale1.xls]销售统计!$E$4+[Sale2.xls]销售统计!$E$4+[Sale3.xls]销售统计!$E$4+[Sale4.xls]销售统计!$E$44.7图表创建步骤：选取数据插入图表独立图表嵌入图表编辑图表修饰图表1．图表的创建图例数据标记数据序列类型轴(X)刻度线值轴（Y）2．图表的名称4.8数据管理操作所谓数据“筛选”，是指按条件显示数据表中的数据。主要分为两种：“自动筛选”和“高级筛选”。（1）自动筛选（2）高级筛选当筛选条件涉及到多列或多个条件时，可以使用“高级筛选’’设置。1．数据筛选2.数据排序数据类型：升序：降序：文本A,B,…ZZ,X,…A数字1,2,…10,9,…日期Jan1,…Dec31,…排序条件：单一条件的排序;多重条件的排序数据分类汇总指将数据按不同类别进行汇总的处理。3．数据分类汇总1.工作表打印设置设置页面设置页边距设置页眉/页脚设置工作表的选项4.9打印与页面设置通过分页预览命令，可以将视图切换到“分页预览”界面，预览实际打印效果。2.打印预览(1）设置打印区域（2）打印3．工作表打印结束