第八章项目采购管理

第八章项目采购管理项目采购中的角色项目业主/客户承包商/项目团队（项目组织）分包商/专家资源供应商项目采购管理是指在项目整个实施过程中，有关项目组织为完成项目可交付成果，而从外部积极寻求和采购项目各种所需资源的管理。项目所需资源基本上分为两大类：•产品：包括厂房、机器设备、原材料、能源等各种类型的物质；•服务：包括劳务、咨询、设计、管理中介等各种活动。项目所需资源的来源项目业主/顾客外部劳务市场分包商和咨询专家物料和设备供应商采购类型按照项目采购形态分类•有形采购：工程采购和货物采购•无形采购：服务采购按照项目采购方式分类•招标采购•非招标采购采购类型按照采购分类•个人采购•家庭采购•企业采购•政府采购按照项目采购复杂性分类•简单采购•复杂采购项目采购的原则经济性和效率性均等竞争性透明性质量标准项目采购的方式公开招标采购：针对不特定的投标者，政府采购最常用的方式有限竞争性招标：又叫邀标，邀请五个以上特定的投标者。竞争性谈判采购：直接邀请三家以上的供应商进行采购谈判项目采购的方式询价采购：注重价格，主要是向不同的供应商询价，确保价格的竞争性单一来源采购：所采购的设备只有一个供应商，或者采购的情况比较紧急项目采购管理的作用降低项目成本避免合同纠纷规范采购程序，严谨内部制度如期交货，保证交货质量项目采购管理的发展电子商务化全球采购战略采购项目采购管理项目采购管理的构成采购规划询价卖方选择项目合同管理询价规划项目合同收尾项目采购规划的六要素采购什么（What），决定采购的对象及其品质，应满足：•通用性：产品一定要满足项目的质量要求，尽量不使用需定制的产品•可获取性：在需要的时间内，以适当的价格，得到需要数量的供给•经济性：在能够找到的供应来源中选择成本最低的何时采购（When）如何采购（How）采购多少（Howmany）向谁采购（Who）以何种价格采购（Howmuch）项目采购规划的准备充分考虑项目的技术水平，遵守适用性原则熟悉采购物资的市场信息•建立重要货物的来源记录，了解国内外市场信息和供应商的信息•建立同一类目产品的价格目录，以便采购者能利用竞争性价格得到好处，例如：商业折扣；•对市场情况进行分析研究，作出预测，使采购者在编制采购计划、决定如何打包及采取何种采购方式时，能有比较可靠的依据作为参考。项目采购规划的依据企业环境因素：市场条件、可获得的产品或服务、按照什么条件从何处获得。组织过程资产：正式和非正式的与采购相关的政策、程序、指导原则和管理体系。范围说明书：项目目前的界限以及与项目范围相关的要求、制约因素和假设条件。工作分解结构项目采购规划的方法自制-外购分析•自制：make,指在组织内部进行某一项目工作•外购：buy,指从组织外部获得产品或服务•通常从成本和技术能力的角度出发来考虑专家判断•会议、德尔菲法、头脑风暴法合同类型分析自制-外购分析自制的理由外购的理由自制成本更低增加、维持企业的规模无合适的供应方质量要求极高或很独特，供应方无法达到要求利用或避免过剩资源的闲置避免对单一供应商的依赖保守技术秘密竞争、政治、社会或环境等因素迫使项目自制外购成本更低缺乏管理或技术经验与供应方已经建立了良好的合作关系，供应方有能力提供合格产品或服务生产能力不足选择供应源与替代品比较灵活产品受到专利或商业秘密的保护项目采购中的合同类型固定总价合同：为合同中定义的产品或者服务规定一个固定的总价。卖方的风险更大；适用于工期短，工程量变化幅度不大的项目成本补偿合同：向卖方支付直接和间接实际成本以及一定的利润；买方的风险更大；适用于内容及技术经济指标不明确的项目，或者风险较大的项目单价合同：要求买方向卖方按单位服务的预定金额支付的合同。适用于工作规模或者产品界定不甚明确的外包项目项目采购中的合同类型成本补偿合同•成本加固定百分比酬金合同：成本+一定比例的利润•成本加固定酬金合同：成本+固定数目的利润•成本加浮动酬金合同：成本+浮动水平的利润，按照成本的实际情况，上调或者下浮利润的水平项目采购规划的产出采购管理计划工作说明书•对采购所要求完成的工作的描述。包含描述所要求的全部服务自制-外购的决策项目询价规划包括准备询价所需的文件和确定合同签订的评判标准常见的询价文件包括：•RFP(RequestforProposal)：征求潜在卖方建议书的文件•RFQ(RequestforQuotation)：征求潜在卖方报价或标书的文件一份好的RFP是采购管理的关键组成部分项目询价规划的依据采购管理计划工作说明书自制-外购的决策项目询价规划的方法专家判断标准表格:包括标准合同、建议书的评价检查单、投标文件的标准模板等项目询价规划的产出询价文件•也就是通常所说的招标文件评估标准•例如一些技术或者商务条件项目询价询价就是从潜在的卖方获得建议书或标书，这一过程中潜在的卖方做大部分的工作，而买方主要负责为询价做广告，并召开一些投标会议来回答询价的相关问题该过程的输出就是收到建议书或者标书（投标文件）项目询价的依据询价文件采购管理计划项目询价的方法刊登广告招标会项目询价的结果合格的卖方清单项目建议书卖方选择评估投标者的建议书、选择最佳的一个投标者、进行合同谈判、签订合同在进行卖方建议评判时，应该使用一致的评判标准卖方选择的依据合格的卖方清单项目建议书评估标准组织政策卖方选择的方法加权系统独立估算合同谈判•合同的标的：标的是合同当事人双方权利和义务所共同指向的对象。它是合同成立的必要条件，是一切合同的必备条款。•质量和数量•价格和支付办法•履约的时间、地方、交货方式•验收与交付的程序•违约的责任•未尽事宜的处理加权系统指标指标说明权重对需求的理解对需求的准确理解，这可以从报价中看出20%全生命周期成本特别要考虑购买成本+运营维护成本，使得项目全生命期最低总成本30%技术能力具备项目所需的技术诀窍和知识15%管理水平管理能力，以确保项目的成功15%财务能力财物资源和财务能力20%卖方选择的产出选中的卖方签订合同合同管理合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议。合同具有以下法律特点：•合同是当事人的法律行为•当事人在合同中具有平等地位•合同应是一种合法的法律行为•合同关系是一种法律关系合同管理合同内容就是当事人订立合同时的各项条款，主要内容包括：•当事人各自的权利和义务•项目费用以及工程款的支付以及结算方式•项目变更约定•违约责任合同签订的注意事项当事人的法律资格质量验收标准验收的时间技术支持服务损害赔偿保密约定合同附件项目合同的作用明确了合同当事人的权利、义务和责任，是当事人之间的行为准则，对当事人有制约作用项目顺利实施的法律依据，促进当事人认真履行职责规范化的合同有利于加强国际交流与合作合同管理的依据合同工作绩效审查信息支付程序纠纷和索赔程序合同档案管理程序合同管理的方法合同变更控制系统工作绩效报告买方进行的绩效审核合同变更和解除项目合同变更：项目合同的双方当事人必须协商一致；改变合同的内容和标的；合同变更的法律后果是将产生新的债权和债务关系。项目合同解除：项目合同的双方当事人必须协商一致；合同当事人应恢复原来的义务；项目合同解除的法律后果是消灭原合同的效力。合同变更和解除的条件双方当事人经过自愿协商同意，并且不因此损害国家利益和社会公共利益；由于不可抵抗力致使项目合同的全部义务不能履行；由于另一方在合同约定的期限内没有履行合同，且在被允许的推迟履行的合理期限内仍未履行；由于项目合同当事人的一方违反合同，以致严重影响订立项目合同时所期望实现的目的或致使项目合同的履行成为不必要；项目合同约定的解除合同的条件已经出现。合同变更和解除的程序当事人一方要求变更或解除项目合同时，应当事先用书面的形式向另一方提出；另一方当事人在接到有关变更或解除项目合同的建议后，应及时做出书面答复，如同意，则项目合同的变更或解除发生法律效力；变更和解除项目合同的建议与答复，必须在双方协议的期限之内或者在法律或法令法规规定的期限之内做出；项目合同的变更或解除如涉及国家指令性产品或工程项目时，必须在变更或解除项目合同之前报请下达该计划的有关主管部门批准；因变更或解除项目合同发生的纠纷依双方约定的解决方式或法定的解决方式处理。合同索赔在项目采购合同的履行过程中，合同一方因另一方不履行或没有恰当履行合同所设定的义务而遭受损失时，向对方所提出的赔偿要求或补偿要求•索赔是双向的•只有实际发生了经济损失或权利损害，一方才能向对方索赔•索赔是一种未经对方确认的单方行为合同索赔的程序提出索赔意向通知报送索赔资料索赔答复索赔确认执行赔付/调停或者仲裁合同管理的产出变更请求纠正措施合同收尾合同收尾是一个处理合同结束的程序项目已经按照合同的要求完成，结清账目并了结合同合同没有履行完毕而提前终止，也必须进行合同收尾，并进行总结分析合同收尾正式验收•进行产品审核，以验证所有工作是否被正确地地完成•所有的工作是否都已经完成•是否正式接受合同指定的可交付成果收尾•分析采购过程中的经验与教训•将所有的采购文档归档，更新反映最终成果的记录和归档，为将来的采购活动提供参考信息合同收尾的依据采购管理计划合同文件合同收尾的程序合同收尾的方法采购过程审计•审计采购管理的所有环节，以明确采购过程所应吸取的教训，为其它的项目提供借鉴作用正式验收与收尾•负责合同的组织或个人向卖方（乙方）出具正式的书面说明，说明项目已经完成。•验收的标准在合同中事先约定合同收尾的产出合同文档正式接受的可交付成果经验和教训