第十三讲 项目的监测与控制

第十三讲项目的监测与控制什么是项目控制计划、监控的比较项目计划的主要目标是要设定项目目标和方向，分配资源、预见问题以及确定一些激励措施。在项目的监测和控制阶段，首先要做的工作是指导项目符合目标，就是根据计划对目标和方向进行设定，尽量使项目进展朝着项目计划所确定的目标和方向前进。其次是有效利用资源，进一步提高资源的使用效率。在计划阶段是预见问题、预测问题。在实施阶段是判断问题、纠正问题，对计划要做一些适当变更，使之更好地完成项目目标。在计划阶段我们做出了一些关于团队建设，关于员工激励的方针和措施，在实施阶段就要贯彻和实施这些措施，对员工做出的贡献给予积极的奖励和鼓励。两者对比如下所示：计划监控设定目标和方向指导工作符合目标分配资源有效利用资源预见问题纠正问题激励奖励贡献与项目控制有关的问题1.项目特征项目本身的特征、大小不一样，则项目的控制难度有所区别。如果是开发一个系统，系统结构、复杂程度不同，则采用不同的控制手段。2.项目团队团队的经验以及工作技能、熟练程度与项目的监控有很大的关系：如果项目团队成员对项目工作比较熟悉，在实施当中，控制就显得不那么重要，有些工作依据过去的经验就可以开展；如果项目是个全新的工作，过去从来没有过经验，就要对项目进展加以控制和监测。3.公司文化公司本身的传统或者工作习惯、组织的稳定性，都与项目控制有关，也就是采用什么样的控制策略、控制手段，与项目特征、项目人员的经验和能力以及组织本身、公司的问题有关。4.风险管理在控制当中，有一个很关键、重要的问题就是对项目的风险管理。风险包括：Personnelshortfalls个人错误Dynamicrequirements需求变化Externallyprovidedcomponents外部因素Real-timeperformance实时绩效Development开发Unrealisticestimates不切实际的估算在项目实施过程中，这些问题都可能显现出来，必须按照过去计划中的一些既定方针采取有效的对策，对新出现的问题采取一些新的应对措施和应急计划。项目的监测和控制过程监测的过程1.评价实际和计划的完成情况项目是不是按计划完成，有什么偏差？该检查的完成情况包括工期和成本，即成本预算和实际花费是不是相符合。2.检验技术指标的正确与否检验技术指标正确与否包括质量指标、技术要求，检验它们是否和工作说明相一致。3.需求和变更批准在项目实施当中经常发生需求变化，由此产生了一系列变更。需求和变更需要按照正规的程序来展开，而不是随随便便地改变需求和进行变更。4.工期进展与项目要求相一致无论是需求变化还是其它因素引起的变更，都要求工期进展情况以及资源使用情况符合项目的计划要求。如果变更对项目目标，如工期和预算有较大影响，这时候需要经过慎重的评审之后，修正项目的基本计划，按照监控手段来实施变更。5.监视资源的使用另外，还需要对资源进行监控。主要是对一些绩效标准，包括技术指标、预算成本、工期和资源的需求数量，进行统计估算、比较和评估。在比较的同时，需要将绩效与计划做比较，在比较的基础上预测项目总成本和工期是否符合项目的预期目标。如果产生比较大的偏差，就需要采取适当的纠正行动或进行调整。6.成本监控成本监控是为了核实成本支出与项目计划是否一致，如果不一致，就要判断怎样才能消除偏差。监控策略在控制过程中通常采用这样几种策略：1.职责分配用明确的职责分配表来明确每个人在项目过程中的责任。无论是出现什么偏差，都可以落实到每个责任人身上。这样便于对偏差以及产生偏差的原因进行追溯和项目分析。2.预算（Budget）项目预算是项目监控策略的一种，现在通常采用挣值（EarnedValue）管理法作为预算的主要控制手段。现在的控制方法和过去传统的控制方法，两者之间的主要差别是：传统的控制方法往往只是停留于分析偏差产生的原因，显示偏差产生的数量，但是往往缺乏对工作情况的跟踪。现在的控制方法是一个动态的、连续不断的跟踪过程，从项目启动到项目结束，做一个全面的生命周期的集成或者整体的控制，它的分析不仅仅是看一些静态的指标和数量，同时也考虑项目进展本身的一些特性，通过连续动态的控制就能发现问题产生的真正原因。项目成本监测成本控制和监测是分不开的，要进行有效的控制，必须要有一个经常性地持续不断地监测，这个监测包括成本的检测、工期的检测和其他绩效的检测，这种检测过程要求和项目的每一个工作包相联系（tietoworkpackages）。根据工作包在项目计划阶段的工作定义和工作描述，以及在不同时段的时间及责任分配、资源需求的计划来记录和报告项目的进展情况。这种项目的检测过程还要按照项目的变更做相应的调整，也就是说要跟上项目变更的节拍。为了保证项目得到有效的控制，在项目实施中要采用一个有效的工作授权制度（WorkAuthorization）。在项目计划阶段，要事先确定好方针政策。图13-1工作授权比方说高层领导授权、项目经理授权，也可以通过职能部门下发授权工作单。具体授权工作应该按照项目计划阶段的设计来实施。检测过程与授权流程相反，它是由个人和工作小组到项目经理，然后再到更高层管理部门。数据的收集和记录，要求定期按照一个标准化格式来进行。图13-2数据收集项目控制的重点内容项目控制重点就是项目的范围、质量、工期和成本。范围变化控制项目范围的变化是相对于项目计划中认可的和WBS中指定的最初范围。因为范围的改变和增加使项目有一种随时间增加的自然倾向，称为“范围的蔓延”现象。范围的改变与增加反映了要求和工作定义的变化，往往造成时间和成本的增加。范围变化控制的目的：识别变更出现的位置，保证改变是必须或有利的，在所有可能的地方收缩和限制变更，并管理变更的实施。因为范围的变更直接影响工期和成本，控制范围变更是控制工期和成本的重要方面。范围变更控制通过变更控制系统和配置管理来实施。质量控制质量控制是保证项目最终产品和项目的工作过程生产出我们满意的产品。在项目过程中，需要采取预防措施防止失误与错误，排除其根源，避免错误重复发生。进行质量控制的主要做法是在项目的计划阶段制订一个质量管理规划或计划。1.质量管理规划项目质量控制的一部分是品质管理规划品质规划描述了每个工作包必需的品质条件，即为保证品质，在工作包的前、中、后必须保证的前提或规定。品质规划应规定检测方法与规程（测试、检查、评论等）以评估满足要求所需的条件和进展。质量控制的另一部分是依据技术要求追踪项目绩效对工作或标准做必要的修正，从事此项工作的方法称作技术绩效衡量。一系列为了排除缺陷的测试和检查方法被用以保证最终产品满足要求。测试和检查应当持续进行，以便尽早发现问题或缺陷。一般来说，在研发周期，问题越早被发现，改正花费就越少。小知识改进质量比较好的方法就是用小组评审的方式，小组评审通过小组会议，选择若干个小组成员，分别承担一些角色，由小组会议的主持人负责监督检查，还有一些检查员从事具体工作，他们经常进行关于质量的评审和找出改进质量的一些措施的工作。2.小组检查流程小组检查的目的是避免缺陷、改善品质、缩短研发时间、降低成本。小组成员的角色是：主持人：监督检查，记录定位在文件或编码中有缺陷的人。阅读员：在会议上逐行阅读文件或程序编码的人。检查员：最有知识，具备最丰富信息，最可能从文件或编码中发现错误的人。作者：创作文件和编码的工程师或程序员。工期控制工期控制的意图是使项目遵循工期，使工期的超标达到最小化。造成项目工期超标的一个原因是规划拙劣，特别是不够明确和拙劣的时间估算。但是，即使项目经过细致的规划和估算，也可能由于超出人的控制而落后于工期，包括项目范围的改变、天气问题、材料运输的中断。另外是效能控制造成工期超标，如多重任务、任务可变性等。【自检】将实际费用与计划费用进行比较，就可以评估项目的成本费用。设计一个表格，将你们正在进行的项目中的每项费用列举出来，就可以得出当前时期高层活动的总费用以及某日为止整个项目的总费用。并以此判断这个项目是低于预算还是超出预算、是提前还是落后于进度。________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________变更控制：如何控制项目中发生的变更没有哪个项目是完全按规划进行的。因为规划中的失察，新的机会和无人可以预见的事件或问题，对最初规划或对最终产品系统的更改是无法避免的。项目的变更包括修正工作、人员增加、重组和进行时间、成本和绩效的抵消。系统的变更常常包括参数变更和牺牲技术绩效以满足时间和成本的限制。一旦项目经理必须修订项目规划或重新安排工期，项目必须在特定的日期完成，那么资源将严格受限。1.变更的原因发生变更的原因如项目范围、技术标准、质量规格或在设计阶段发生的变更，或在工作中发现设计中的一些错误，或需求发生了变化。还有一类是挣值的变更，是为了提高项目的价值，增加项目收益，有意识地改变原来的做法或改进一些措施。变更往往会带来一些风险或成本、工期延长。因此要在变更出现的时候有效地对变更加以管理。2.变更控制系统变更控制系统是一个设计好的、规划好的项目管理过程。包括：(1)在变更出现时连续地加以识别，然后将变更按照一定程序通知给相应的有关群体。(2)以对项目成本、项目持续时间和其他任务影响的方式揭示这些变更的后果。(3)允许进行管理上的分析、调查，替代行动方案。(4)将变更通知所有相关群体。(5)确定解决分歧和最小化冲突的策略。(6)保证变更的实施。(7)按月报告当时所有变更的小结和它们对项目的影响。3.正规的变更控制正规的变更控制就是密切监控工作，使其不超出原来的指标。（1）确保原定的工作范围和工作要求（指定的工期、预算）被清楚地陈述并得到负责者的认可。（2）密切监控工作以保证其满足（不是超出）指标。（3）仔细筛选成本或工期超标的任务（会显著增加工作范围），并迅速采取行动改正问题。（4）要求所有变更服从于事先规定的要求和批准程序。（5）要求所有分包商和所有采购定单、测试要求等具备相似的控制过程。（6）在一个预定的时间阶段，冻结所有非实质性的变更，并允许设计结束，以便下一阶段（采购，设计，建造或编码和测试）可以开始。冻结点必须由管理方同意。规划越早被冻结，变更对工期和成本产生负面影响的机会就越小。4.配置管理配置管理包括一个技术过程和一个行政指导过程。（1）界定一个项目或系统的功能和物理特性，并控制特性的变化。（2）经审核证实符合要求。要点：（1）仔细定义项目的交付物（2）严格控制对项目交付物的变更（3）确保最终交付物与经核准变更后的系统定义相吻合步骤：（1）编制说明书（2）制订总体设计（3）实施和测试系统（4）检察项目和系统，以核实是否符合要求【自检】(1)假设一名项目团队成员在某项目活动上投入了计划时间的一半，这是否意味着存在问题？(2)监控项目完成就意味着你已经获得对项目情况的准确把握吗？(3)如何控制项目中发生的变更？________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本讲总结】最初被寄予厚望的项目常常会以挫折和失望告终，这是一种残酷的现实。项目计划不会自动实施，它们也不能肯定地预测将来。成功的项目管理需要强有力的开端，需要沿着正确的方向进行，需要持续的关注与管理，以便计划得到正确的理解，计划实施时能够产生预期成果。当有意外事件发生时，你需要做出迅速的反应，以便能够跟踪项目并重新努力。项目的监控就是为了保证项目根据计划实施并能产生预期效果而执