第八章IT项目收尾管理实践

第八章IT项目收尾管理实践8.1IT项目收尾概述8.2IT项目收尾过程8.3IT项目收尾成功与失败因素8.4案例分析1---ERP项目验收，给自己一杆标尺（需求方角度）8.5案例分析2---项目验收迟迟通不过（IT软件提供方角度）8.6案例分析3---教学管理信息系统进行项目总结8.7IT项目收尾总结8.8复习思考题内容提纲8.1IT项目收尾概述•收尾过程组包含为完结所有项目管理过程组的所有活动，以正式结束项目或阶段或合同责任而实施的一组过程。当这一过程组完成时，就表明为完成某一项目或项目阶段所需的所有过程组的所有过程均已完成，并正式确认项目或项目阶段已经结束。8.1IT项目收尾概述•项目或阶段收尾时可能需要进行以下工作：–获得客户或发起人的验收；–进行项目后评价或阶段结束评价；–记录“裁剪”任何过程的影响；–记录经验教训；–对组织过程资产进行适当的更新；–将所有相关项目文件在项目管理信息系统（PMIS）中归档，以便作为历史数据使用；–结束采购工作。8.1IT项目收尾概述8.1IT项目收尾概述■IT项目收尾：将项目或项目阶段的可交付成果交付的过程，或者是取消项目的过程。对于IT项目来说，更为重要的是努力做到项目可以真正收尾。对大多数IT项目来说，项目进入收尾也同时意味着进入维护性阶段。•结束采购包括合同完成和结算，包括解决任何悬而未决的事项。•结束项目包括审计、资料归档、总结、表彰和人员转移。8.1IT项目收尾概述表1项目收尾的过程和输出知识领域过程输出项目整体管理结束项目最终产品、服务或成果移交组织过程资产（更新）项目采购管理结束采购结束的采购组织过程资产（更新）8.1IT项目收尾概述■IT项目收尾前应该完成的任务：客户正式接受这个项目项目文档记录完整产品的最后版本必须满足完整的条件保留必要的项目文档准备经验学习资料转移必要的权限8.1IT项目收尾概述■IT项目收尾完整而成功完成所需要的任务：1、确认项目中的所有要求都已得到满足。2、核实并书面记录项目或项目阶段满足了计划过程组中制定的完成或验收标准。3、从客户处获得项目产品的正式的（法律）签署。4、书面记录项目早期终止的原因。5、做最终的支付并完成成本记录。6、收集经验教训。7、更新项目记录。8、确保所有的项目管理过程都已完成。9、基于经验教训，更新公司过程、程序和模板。10、将团队成员获得的新技能加到人力资源记录中去。11、实施采购审计。12、制定收尾程序。13、完成结束采购和结束项目过程。14、分析并书面记录项目的成功和效率。15、建立并发布最终的项目绩效报告。16、编制索引并存档项目记录。17、衡量客户的满意度。18、交付已完成的可交付成果给运营单位和维持单位。19、释放资源。8.1IT项目收尾概述■IT项目成功与失败的标准：项目最后执行的结果只有两个状态：•成功•失败评定项目成功与失败的标准主要看：1.可交付成果如何2.是否实现目标3.是否达到项目业主的期望4.客户关系保持良好8.2IT项目收尾过程■项目收尾：项目收尾需要对项目验收正式化而进行的项目资料的移交和归档。具体包括开发记录、功能需求对照表、测试记录、项目阶段性进度报告等。8.2IT项目收尾过程■结束采购：结束采购就是了结开发合同并结清帐目，包括解决所有尚未了结的事项。结束采购需要对整个项目开发过程进行系统地审查，找出合同上签订的事项是否已经完成任务。8.2IT项目收尾过程■IT项目文件整理：------这个阶段的主要工作有：鉴别未完成的工作和工序核对所有任务和活动的相关记录是否准确、齐备确认所有与项目收尾相关的资料是否完整检查项目管理计划中的工作是否实际完成完成资料的整理工作，为项目的最终移交做准备8.2IT项目收尾过程■IT项目结束过程：------当项目接近生命期末期时，项目资源开始转向其他活动或项目，项目经理和项目团队成员所面临的工作也开始转向项目收尾活动：制定项目结束计划完成收尾工作项目最后评审项目结束总结IT项目结束的主要类型：•正常完成项目•未全部完成项目•失败项目Beginwiththeend8.2IT项目收尾过程■IT项目验收：项目结束或者项目阶段结束时，项目团队将其成果交付给使用者之前，项目接收方会同项目团队、项目监理等有关方面对项目的工作成果进行审查，核查项目计划规定范围内的各项工作或活动是否已经完成，应交付的成果是否令人满意。若审查合格，项目成果由项目接收方及时接收并转入使用。8.2IT项目收尾过程■IT项目验收意义：项目的验收标志着项目的结束（或阶段性结束）。若项目顺利地通过验收，项目的当事人就可以终止各自的义务和责任，从而获得相应的权益。同时，项目团队可以总结经验，接收新的项目任务。项目验收是保证合同任务完成，提高质量水平的最后关口。通过项目验收，整理档案资料，可为项目最终交付成果的正常使用提供全面系统的技术文档和资料。8.2IT项目收尾过程■项目验收收尾与移交：项目验收收尾的意义。项目验收标准和依据项目验收范围项目结项与移交8.3IT项目收尾成功与失败因素■促进IT项目收尾成功的一些因素：专人负责、强调计划收尾阶段需求变更的灵活处理强调并建立管理收尾的制度化公司领导大力支持,为顺利收尾保驾护航8.3IT项目收尾成功与失败因素■导致IT项目收尾混乱的一些因素：没有明确项目收尾负责人没有制定规范的管理收尾制度开发计划安排前松后紧IT项目收尾总结1、项目收尾就是到了胜负关键的时刻，一不小心就有可能前功尽弃、满盘皆输。2、每个项目的收尾都在为下一个项目的成功做准备。3、收尾过程出现的问题，90%都是因为前面过程的问题处理不当导致的结果。------学会学习IT项目收尾总结学习有很多种方法，最深刻的是从实践中学习，在项目结束的时候一定要做出总结，形式上项目总结一定要用书面方式。只需写三种：•在这个项目中我做对了什么？•在这个项目中我哪些地方做得不够好？•在以后的项目我需要做哪些改进？IT项目收尾总结项目收尾是项目经理经常不重视的过程。1、把项目文档整理一下归档，对于项目的延续性是有很重要的意义的。2、项目经理把项目经验归纳归档起来，又会对别的项目经理、对公司的项目管理文化作出了不少的贡献。8.4案例分析1---ERP项目验收，给自己一杆标尺（需求方角度）8.4.1背景说明8.4.2项目该何时验收8.4.3项目该验收什么8.4.4小结8.4.1背景说明公司规模越来越大，从最初的一个人担当技术支持，也逐渐发展到五个人了，IT部门也顺理成章的被独立出来。小章因为技术出色，办事又有条理，便被任命为IT主管。小章上任后，总经理下放的第一件任务便是企业信息化进程要排上议事日程，为了让公司内部的工作更加的条理化，在管理上更上一个台阶，上ERP被排在了第一件。8.4.1背景说明在经历选型、实施、验收之后，小章松了口气，以为非常圆满的完成了上任后第一件最漂亮的工作。但事实却恰恰相反，内部的一些办事流程依然是老样子，一些比小章资格要老的员工更是我行我素。ERP只是成了服务器以及各个客户端电脑中的一个摆设。项目的验收报告也签了，和ERP厂商双方都盖了章了，按理说应该项目很圆满才对，为什么造成了这样的局面呢？这里且不说在实施上出了什么问题，最后的验收工作很明显也没有做到位，没有给自己一个明确的验收标准，自然实施结束后没有对应的标准进行参照，结果是软件安装完了，可以成功运行，就算是合格验收了。8.4.1背景说明项目验收绝对就是企业内部的事。在验收过程中，项目算是成功上线，和软件提供商签订验收报告之前，绝对要进行很好的评估，严格参照曾建立好的验收标准，也就是说项目验收，要给自己一杆标尺，有了标尺的参照，验收工作自然更加完美。8.4.2项目该何时验收1、制定一个合理验收的时间标准ERP针对企业来说是一项非常大的项目，所以基本上很少企业内部能在ERP项目的各个流程上有十足的经验。8.4.2项目该何时验收1、制定一个合理验收的时间标准等软件安装工作完成后，一般运行一、两个星期后有些实施顾问便会要求项目验收，如果这时验收的话，是肯定看不到项目效果的，即使觉得项目验收不合格，往往也说不出所以然，在这种朦胧的状态签订了报告后，便预示着项目结束，后续的便剩下服务的商谈，而实际的验收效果则看不到。8.4.2项目该何时验收2、如何设置合理验收的时间标准首先：ERP系统至少需要运行一个月后才可以验收，毕竟一个月才能是一个小的系统周期，如果小的周期都没有跑顺，就更别说一年这样的大周期了。8.4.2项目该何时验收2、如何设置合理验收的时间标准其次：根据模块的多少，系统涉及部门人员的多少，在验收时间上还需要更多考量，如果能做到系统平稳运行两个月，财务模块报表无差错，再做验收则更好。8.4.2项目该何时验收2、如何设置合理验收的时间标准再则：对于有二次开发模块的项目验收，一定要将标准模块与二次开发项目的验收进行分开。因为二次开发的为全新的模块，同普通软件一样，也应有个“公测”除Bug阶段，应该在平稳运行三至四个月后再做验收，8.4.3项目该验收什么1、项目验收内容2、项目验收标准3、给自己项目验收一把标尺8.4.3项目该验收什么1、项目验收内容A、项目文档：实质内容：项目实施过程中的会议记录等等（会议记录往往包含着实施顾问对整个项目的指导性建议以及本企业内部在实施过程中所遇到的问题，问题的解决进度等等。）8.4.3项目该验收什么1、项目验收内容A、项目文档：实质意义：小点说，可以从这些文档中管窥整个项目的实施过程，大点说，可以为企业后续的信息化进程提供更多的参照，避免犯重复的错误，少走弯路。8.4.3项目该验收什么1、项目验收内容B、执行情况：问题说明：很多企业上ERP到最后，变成了财务部门信息化，其他部门的系统都成了一个花架子。8.4.3项目该验收什么1、项目验收内容B、执行情况：问题原因：因为财务的报表相对来说比较容易突现出其工作情况，其他部门可能仍旧采用老旧的办公方式。8.4.3项目该验收什么1、项目验收内容B、执行情况：问题症结：信息化本身的重要意义就在于通过软件的标准化进一步规范企业的作业流程，一方面提高作业效率，另一方面提升企业员工的总体管理水平。8.4.3项目该验收什么1、项目验收内容C、二次项目开发的附属物：实质内容：项目开发的整个框架、软件架构模型，其中也包括数据库结构，特别是核心配置表间的一些关系以及源代码。8.4.3项目该验收什么1、项目验收内容C、二次项目开发的附属物：问题描述：同标准版程序不一样的是，二次开发项目的后续维护会更麻烦，特别是软件提供商那边发生人事变动后，经过几年，当时的开发人员离职后，程序再有什么问题，解决起来估计就非常麻烦。8.4.3项目该验收什么1、项目验收内容C、二次项目开发的附属物：问题解决：这些相关资料要保存好，以便在后续使用过程中出现问题时，企业内部的IT部门员工可以从这些文档中寻找相关信息，对解决问题有很大作用。8.4.3项目该验收什么1、项目验收内容C、系统性能：实质内容：基本的性能要满足要求，比如在多用户并发操作，以及大批量数据运行的过程中，系统是否有严重的性能瓶颈等等。8.4.3项目该验收什么1、项目验收内容C、系统性能：问题解决：在公司的IT部门内，通过和一线的系统操作员工进行沟通，进而了解系统的性能方面的问题。对这些汇总的问题登记备份，为下次的系统需求做参考。8.4.4小结1、项目验收的困难A、项目验收无统一的标准；B、项目文档验收无统一的标准；C、项目文档验收的困难（因为系统本身的功能、性能等方面导致容易弱化这方面的重要性。）8.4.4小结2、项目验收的意义A、验收ERP的功能、性能、系统动作情况。B、验收项目实施过程中的经验，为后续的信息化工作打下基础。8.5案例分析2---项目验收迟迟通不过（IT软件提供方角度）8.5.1背景说明8.5.2分析说明8.5.3小结8.5案例分析2---项目验收迟迟通不过（IT软件提供方角度）8.5.1背景说明一个很小的项目，做得比较顺利，提前完成并上线。