第6章 实施社团项目

-1-第6章实施社团项目6.1选择项目负责人、整合项目团队和任务分工一个好的社团项目不是一连串学习型、宣传型、保护型和研究型活动的随机组合。项目活动是紧密围绕项目目标而逐步开展的一系列相互关联的活动。例如社团的项目目标是：减少10％的校内垃圾日产生量或让至少300个不同专业的大学生理解绿色消费的意义和挑战。我们都明白：社团项目的成功一定是来自项目团队的不懈努力和创新！而项目负责人又是项目团队的核心。因此，认真选择项目团队负责人，支持和鼓励项目负责人是实施社团项目的一个关键。项目负责人需要投入很多精力，遇到很多挑战，有时甚至想到中途放弃。但是，如果一个项目负责人具备以下几点，他（她）将会带领团队，实现项目目标：1）他（她）对该项目有很大的兴趣2）他（她）有很强的责任心3）他（她）有很好的团队意识4）他（她）人员协调和活动组织的经验在实施项目时，项目团队的工作效率，来自对项目的清楚理解、成员的分工明确和及时沟通、反馈项目进展。此外，及时分享项目取得的每一点成功，感谢项目成员的每一点努力是项目成员不断创新的动力源泉。-2-项目团队在开始项目前，要对下列问题的达成清晰共识：1）项目目标是什么？2）这个项目的实施要达到什么成果？3）如何达到这些成果？4）项目成果的评估标准是什么？此外，下面几点也对项目能否成功有很大影响：-项目团队成员是否具备开展项目所需要的相关信息、知识和技能；-项目实施策略是否得当；-项目时间安排是否合理；-项目经费是否落实；-社团成员是否积极参与；-与项目支持者的沟通是否及时、有效，如：媒体、赞助方、学校或其它相关机构。记住：做好记录！在项目实施过程中，要特别注意将项目的计划书、媒体的报道、活动宣传材料、项目组织心得等记录下来，为以后的活动提供参考。Themoreyoucommunicatewithyoursupporters,themoretheywillbegintoshareyourvaluesandbewillingtoassistyou.-3-项目团队任务分工无论做什么样的社团项目，一般需要下面几类任务分工，根据项目情况，有时一个人可以承担多个角色。项目总负责人：负责协调项目团队完成项目策划书；支持其它协调人的工作；考量项目进展；项目实施情况的调整和总结；平衡预算；项目外联协调人：根据项目策划书与媒体、公司、其它社团、政府或其它民间团体的联系，为项目争取合作伙伴、信息支持、经费支持或实物支持；项目信息协调人：根据项目策划书，搜集、整理项目背景资料；及时记录和存档项目实施情况和各协调人的项目工作总结；项目人力资源协调人：根据项目策划书，通过读书、讲座等方式提高项目团队成员和志愿者对项目所关注问题的理解、招聘新的项目志愿者、致谢项目成员的努力；项目经费协调人：根据项目策划书，制定项目经费预算、管理项目经费的使用、记录和总结项目经费的开支。制定项目实施流程表，并及时填写和分析该表，对于激发项目成员的潜力和及时了解项目动态有很好的帮助。一般而言，项目实施流程表的内容如下：-4-项目目标：项目负责人姓名和联系方式：项目团队任务分工及日程安排姓名任务概述拟完成时间完成情况记录备注***--------**-**-**^^^^^^^^^^^###******有了项目负责人、组建了项目团队、完成了团队成员的分工和时间安排是成功实施项目的一个保障，但这些并不能保证该项目一定会成功。在具体实施一个项目时，还会遇到很多突发的情况和困难，团队成员能否互相协作，团队成员与团队负责人能否及时沟通并做出相应的对策也是非常关键的。下面我们来看看××学生环保社团负责人阿翔的故事。阿翔的故事吃一堑，长一智1997年，××市一个环保研究所进行了一项问卷调查，该调查主要是想了解该市城区居民呼吸道疾病与空气污染的关系。完成调查后，还有10天就到研究所上报调查结果的日期了，而问卷的录入工作量很大，因此环保研究所的负责人主动联系阿翔，希望协会能帮助他们录入这批调查问卷。研究所提供刚刚完成编写的录入程序，协会负责组织录入人员和电脑。研究所还要给录-5-入人员适当的补助。阿翔没有立刻应允这件事，因为当时正好临近期末考试，而且协会也没有足够的电脑提供给协会成员按时完成录入任务。阿翔与协会其它同学商量后，认为协会很难如期完成该任务。但是协会又考虑到以后与环保所的合作问题，阿翔决定问问电脑协会的会长，看他们是否有条件完成这项工作。电脑协会的会长阿辉信心十足地应允了此事。阿翔也就非常高兴从环保所接下了这个任务。在还剩5天的时候，阿翔去问阿辉，录入工作的进展怎样了？阿辉非常肯定地说：“没问题，你放心好了”。当还剩2天的时候，阿翔再去问阿辉时，阿辉开始支支吾吾地说：“负责录入的同学速度太慢”。阿翔追问到：“还剩多少没录？”阿辉说：“还有一大半”。这时阿翔的脑袋顿时大了一圈。阿翔没有时间在这个时候去责问阿辉，阿翔首先要做的是如何采取应急措施。最后，阿翔和阿辉把学校的一个网吧包了下来，又到处找同学帮忙，采取倒班的办法连续48小时不停地干。阿翔和阿辉是整整48小时没合眼。任务基本上算是按时完成了，但录入质量只能说是马马虎虎。经过这次不眠的48小时，阿翔总结了自己在这次项目管理中的不足。作为项目负责人，没能及时了解项目实施的真正进程是本次工作失误的核心所在。如果在最开始的时候，阿翔让阿辉提-6-交一个录入计划，（如：哪些同学，多少电脑，进度安排等）根据这个计划，阿翔可以比较详细地了解和追踪项目执行情况。此外，提交录入计划，也将帮助阿辉认真分析该项目的工作量到底有多大？需要多同学才能完成？此外，对问卷录入本身的复杂性估计不足。环保所负责人说录入每份问卷的时间是大约5分钟，但同学实际录入的时间远远超出这个范围。因为在每份问卷中的开放题、半封闭题的回答很不相同，有些问卷的回答还很不规范，加之问卷录入程序是刚刚编写完成的，还有不少地方有问题，熟悉该程序也需要一定的时间，这些因素综合在一起增加了问卷录入的难度，耽误了不少时间。而这些问题都是在实际工作中出现的，事先没有很好的估计，一致于到后来手忙脚乱。2002年阿翔有机会与××省林业厅合作，为该省保护区周边的孩子写一本环保读物。这次阿翔不但与项目团队的其它成员保持很好的沟通，而且还在项目进行的过程中及时向省林业厅的有关人员汇报和讨论项目的具体实施情况和思路。阿翔懂得了在项目执行过程中把握项目的重要性，懂得了如何避免在最后遇到很多麻烦。你的观点：看了阿翔的故事，如果你是阿翔，你将怎样处理整件事呢？你同意阿翔在总结中的观点吗？对于阿辉的做法你有什么好的建议吗？-7-6.2举办讲座在联系校内、校外专家或有经验的人士来做讲座前，社团自己首先要明确：希望讲什么？为什么举办这次讲座？听众是谁？大概多少听众？什么时间讲？要明确社团讲座的“5W”(What?Why?Who?When?Where?)，需要社团成员对讲座的需求和目标做认真地分析和调查。在此基础上的讲座更容易赢得拟邀请人士对讲座的支持，赢得听众的最大参与。确定了讲座的主题等问题后，社团要至少提前10天联系专家。一方面给专家充裕的时间准备讲座，也给社团充裕的时间准备海报和宣传单、通知会员参加和联系教室等。另一方面，如果专家没有时间或外出不能来，社团还有机会与其它专家联系。否则社团的一项计划就可能落空，从而影响社团成员的信心。深入分析：讲座误区误区1：讲座题目越大越好！如“世界环境问题回顾”、“中国环境危机透视”等。这些题目看上去的确很有吸引力，如果想在2个小时的讲座里谈论这么大的题目，讲座人只好是“蜻蜓点水，点到为止”了。如果这样的题目让中央台拍成电视片，也至少得拍10集才能将问题说得有些眉目。而且面对这么大的题目，-8-做讲座的人很难将个人体验融入其中，结果是罗列一大堆数字，这样很容易使讲座变得枯燥，令不少学生中途退场。最后，这么大的题目也不符合社团的项目目标要明确具体的指导思想。误区2：人越多越好！举办讲座时，社团成员花费了很多精力去组织学生来听讲座，组织者认为人太少，是对做讲座人的不礼貌，社团自己也没有面子。但是，真正让做讲座人觉得尴尬与不快的事情是在讲座中途，不断有人离开。这种情况的发生有两个原因，一是讲得不是很好，一是来听讲座的人对讲座内容并没有什么兴趣。为了避免中途不断有人离开，社团做好讲座的需求分析和仔细选择合适的主讲人就显得尤为重要了。最后，特别要注意的是在联系讲座人时，一定要保守地估计可能来听讲座的人数，并告诉来做讲座的人，你们组织的是小规模的、有针对性的、互动式讲座。让讲座人的人在最开始，就接受了来听讲座的人可能不多的事实，而专心准备如何与20～30个同学开展对话和交流。记住：讲座时，同学的积极回应和参与是对讲座人的最好致谢。讲座时，最好能拍几张照片，请一定记住将照片和一份简短的致谢信及时送给讲座人。也许明年，社团还会请他（她）来做讲座或参加别的活动。下面列举一些讲座的题目：1）保护土著人的权利有什么意义？2）环境伦理观是什么？-9-3）当新物种引入生态系统时，现存物种可能面临的威胁？哪种生物体更易幸存并给新生境带来问题？4）为什么热带雨林常比热带季节雨林更不适于农业和人类居住？5）湿地对于生物多样性和生物生产量的重要性？6）为什么有时市场不能合理估计自然资源的价值？7）有利于可持续发展的经济制度有哪些特点？8）什么是持久农业(Sustainableagriculture)？9）什么是基因工程和生物技术，他们如何对农业产生有益或有害的影响？10）我们必须继续保持目前的农药使用率吗？继续这样使用农药有何利弊？11）酸沉降对水生和陆生生态系统的影响是什么？12）什么是并协发电？它是怎样节约能量的？13）水力发电有何优缺点？14）生态旅游的挑战与机遇？建议1：社团成员可以在上面或其它的环境相关的题目中选择自己感兴趣的题目。有相同兴趣的成员组成一个研究小组，来学习和研究该主题。最后，各小组将研究成果在社团内部以座谈的方式与大家交流。内部学习的过程将为社团积累出色的人力资源并可能发现非常好的社团项目。建议2：举办讲座，尽管只有来听讲座的人可以被直接影响，但如果社团通过写海报、发电子通讯、写新闻稿等渠道让更多人-10-知道×××社团组织了这样的活动，该社团在关注×××问题，对社团和社团关注的问题都是一个很好的宣传。而且，通过组织讲座，社团也拓宽了同学术界或其它领域人士的关系。如果讲座的气氛很好，不要浪费了社团积累人力资源的机会。请大家留下联系方式，在以后类似的活动时可以通知他们。讲座结束后，请特别感兴趣的同学留下来谈谈，邀请他们参加社团的相关活动。6.3写海报写海报是一项经常性的社团工作，也是比较费时间的工作。海报也是社团形象的一扇窗户，下面是关于如何写海报、利用好海报的建议：内容应该清楚、明确。采用对比色或不同字体（黑体、斜题）吸引注意。配有图片和卡通画非常好，但不要让海报过于拥挤－留白很重要。将海报初稿给一个不了解情况的人看，如果她（他）不能很快明白海报要旨，则需要简化和改进海报内容。字体要足够大，能确保在3～5米外看得清楚。如果是打印的海报，在打印稿上用亮色记号笔突出重要信息，容易吸引注意。此外，手工海报与打印的海报相比，更有“人缘”。采用再生纸或重复利用的纸张来写海报，对提高社团的环保声誉有帮助。如果社团为系列讲座或系列环保录像写海报，每次活动的海报要有自己的特色－如果采用统一版式，容易让人觉得已经看过该海报。-11-如果社团是招新海报或某项目急需志愿者，并欢迎电话或电子邮件垂询时，可以在海报上设计带有电话号码或电子邮件地址的可撕下的信息条。结合海报内容，仔细选择贴海报的时间和地点。在活动前一天和当天要确保有海报宣传。只是把海报交给某人去张贴，可能不会收到好的效果。最好能讲明什么时间、在哪里需要贴出海报。一般来说，任务越具体，完成效果越好。准备几张备用海报，补贴被撕下或覆盖的海报。海报介绍活动的同时，也要有意识地宣传社团。总是请其他人校对后再贴出。6.4摆桌设点摆桌设点是指在人流集中的地方摆上桌子和宣传资料，在配几个解说人员，吸引路人驻足观看的活动方式。摆桌