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-1-第四章建设项目档案管理第一节一般规定第一条根据股份公司《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理工作规定》（石油办字[2006]244号）、集团公司《炼油化工建设项目（工程）竣工验收手册》（以下简称《炼化手册》）等有关规定，制定本制度。第二条本制度所称建设项目档案是指公司所有建设项目从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料和电子文件。第三条本制度适用于公司所有建设项目。第二节管理内容与职责第四条建设项目档案是项目建设历程的真实记录，是公司生产、管理、维护、改扩建的真实依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。具体内容包括：项目前期资料、勘察设计资料、项目管理档案、监理档案、交工技术文件（包括设备随机文件）、竣工图、涉外文件、财务和器材管理资料、消防文件、投料试车及生产考核资料、竣工决算资料及竣工验收文件等内容。第五条建设项目档案工作实行统一领导，集中管理。凡形成项目档案的部门或单位，都必须按规定向技术发展处移交档案及有关资料，维护建设项目档案的完整、统一与安全，确保建设项目档案资料的准确、系统和有效利用。第六条技术发展处是公司建设项目档案工作的业务管理机构，其主要职责是：（一）负责对公司建设项目档案工作进行协调、监督、检查、指导；（二）组织、参加公司重点建设项目档案的专项验收；（三）参加股份公司级和地区公司级竣工验收；（四）检查、接收、保管建设项目档案实体。第三节建设项目档案管理第七条建设项目档案工作要坚持“三同步”的原则：（一）即下达项目计划任务书的同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；（二）在检查施工进度和质量的同时，对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；-2-（三）工程竣工验收与竣工档案的验收同步进行。第八条工程部、技术发展处、商务部、质量监督站、生产和辅助单位、监理单位、施工单位等项目相关部门要提高档案意识，要把建设项目档案工作纳入工程建设计划，纳入项目管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责。建立健全档案管理规章制度；要将档案管理要求列入监理管理和招标承包合同中，明确各方面对档案工作的责任；要建立经济制约机制，坚持建设项目档案资料在工程质量管理中的一票否决权。第九条工程部、生产和辅助单位要和档案部门密切配合，档案管理人员应当参加项目施工交底会、参加项目工程质量和进度检查、参加设备到货开箱验收、参加项目工程竣工验收。第十条建立档案工作人员网络和重要档案资料流向网络，对建设项目档案资料实行跟踪管理、动态管理。各类资料的存档程序是：（一）项目前期资料（项目建议书、可研、初步设计等）由设计单位形成→技术发展处→档案管理部门存档；（二）施工图（含设计变更通知单、材料代用单、工程联络单等）由设计单位、商务部、生产和辅助单位形成→档案管理部门存档。（三）交工技术文件，由施工单位形成，中交后整理组卷→经设计单位、监理单位、质量监督站、工程部签审→档案管理部门存档。（四）随机文件由供货商提供→档案管理人员持技术协议到设备开箱现场，收集随机文件暂存→工程中交后移交施工单位整理组卷→生产和辅助单位签审→档案管理部门存档。（五）项目管理档案由工程部形成并整理→档案管理部门存档。（六）监理档案由监理单位形成并整理→档案管理部门存档。（七）其它资料由工程部收集整理→档案管理部门存档，内容包括：1.生产准备及试运考核总结；2.项目竣工验收报告书；3.工程设计总结；4.工程施工总结；5.工程监理总结；6.生产运行总结；7.外事工作总结；8.物资采办总结；9.项目建设总结；10.项目质量评审材料；11.工程审计文件、材料、决算报告；12.竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件；-3-13.环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件。第十一条工程中交两个月内，施工单位按照《炼化手册》的要求编制整理竣工档案（包括设备随机文件），一式两份，交公司档案管理部门，档案管理部门验收合格后，在《工程交接证书》上加盖档案管理部门公章，办理归档手续。施工单位持《工程交接证书》领取竣工档案保证金。工程中交两个月内，工程部、监理公司按照《炼化手册》的要求整理编制项目管理档案、监理档案，交档案管理部门归档。交档时填写《建设项目归档文件移交清单》一式两份（具体格式见附件22-04-01）、《卷内目录》（具体格式见附件22-04-02），以电子表格形式生成.XLS文件，随档案一并归档。第十二条在项目建设中，公司相关部门要认真履行下列职责：（一）技术发展处职责：1.负责项目前期资料、后评价资料和竣工验收文件的收集归档；2.负责项目前期设计文件管理工作，具体内容见《四川石化公司设计文件档案管理细则》，在设计合同要求设计单位提供纸质版设计文件的同时，提交完整的AUTOCAD（*.DWG文件）、WORD（*.DOC文件）、EXCEL（*.XLS文件）等原始格式电子版；设立设计文件保证金，额度为设计费的5%～10%，保证金在归档合格后退还；3.负责监理档案、项目管理档案和竣工档案的验收归档工作；4.项目开工后，负责对施工单位的相关技术人员进行业务培训和指导，明确归档要求；5.项目建设过程中，随时到施工单位和监理单位检查交工技术文件和监理文件的同步积累情况。（二）财务处职责：在设计款、设备款和工程款结算前，应扣留设计文件、随机文件和竣工档案保证金，见《保证金退还审批单》、《付款审批单》上档案管理部门签字并加盖公章后，方可全额支付各项保证金。（三）审计法规处负责施工合同、监理合同、商务采购合同、设计合同等全部合同的归档工作。（四）商务部职责：1.负责协调供应商完成设备随机文件归档工作；2.负责规范非标设备制造厂家提供详实的非标设备随机文件，压力容器归档用随机文件3套，其它设备2套；随机文件必须标注设备位号；书写材料必须规范，内容包括检验报告、质量证明文件、设计变更通知单、工程联络单、材料代用单、总图、装配图、零部件图、铭牌等；随机图纸为新蓝图，有变更的需变更核定后，再逐张加盖设备制造厂家的竣工图章；非标设备制造过程中如有变更，协调设备制造厂家将设计变更通知单和随机文件-4-一并归档。3.项目中交后，向公司档案管理部门提供设备采购台帐，其中各项目设备和材料部分应分别统计，不能混淆。（五）工程部职责：1.项目开工10个工作日内，应向档案管理部门移交《项目单项、单位工程划分表》，注明项目的工程名称（公司立项批文名称，不能随意简称）、单项工程名称、单位工程名称、是否委托监理公司和质量监督部门，并在划分表内标注具体实施项目施工单位及负责人的联系方式，便于档案管理部门联系检查指导；2.负责认证竣工档案的准确性、完整性；3.保证2套原件交工技术文件、竣工图、设计变更通知单、工程联络单、材料代用单用于归档。原件是指亲笔签名、红色印章的打印稿，禁止复印件、传真件归档。4.依照《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附件22-04-03）中第4项内容，安排专人负责在工程中交两个月内完成项目管理档案的编制归档工作；5.协调施工单位在工程中交两个月内完成竣工档案的编制工作；6.协调监理单位认证交工技术文件、竣工图及变更核定的准确性、完整性；签审“竣工图章”的相关内容；依照《建设项目文件归档范围和保管期限表》中第6项内容，在工程中交两个月内完成监理档案的编制归档工作，要求提供监理单位相关人员签字备案表。（六）生产和辅助单位职责：1.负责项目过程管理文件的收集归档工作，包括技术协议、相关方案和报告、会议纪要、简报、重要来往信函、需求计划、工作计划和安排等；2.要加强《技术协议》的管理工作。负责在《技术协议》中设立资料交付栏专门条款，明确乙方单位应提交设备随机文件（包括电子文件）的名称、内容、版本、套数、交付时间、交付方式、质量要求及违约责任，设立设备随机文件保证金，额度为合同总额的5%～10%，并说明保证金在归档合格后退还，具体内容见《四川石化公司随机文件档案管理细则》；要求供应商在随机文件上标注设备位号；注明随机文件书写要求，书写材料应宜于长期保存,不得用易褪色（铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝及红墨水）书写材料书写、绘制，要求原件归档，字迹清楚,图面整洁,纸质优良。钢材产品质量证明书、政府部门检验报告可以归档复印件，复制内容必须清楚，并由提供文件材料的单位加盖公章进行确认；3.《技术协议》签订后，一周内移交档案管理部门，作为检查验收随机文件的依据。同一个项目的技术协议统一编号，格式为公司的项目编号——单位工程编号——专业——流水号；4.生产和辅助单位随机文件管理职责，具体内容见《四川石化公司随机文件档案管理细则》。第十三条应加强对项目执行中形成文档的过程控制，保证项目档案完整、-5-准确、系统，从而保证工程质量鉴定和项目管理的可溯性，为生产、管理、维修、改扩建提供翔实可靠的凭据。档案完整、准确、系统的含义是：档案的完整指按《建设项目文件归档范围和保管期限表》所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的文件、资料归档，各种文件原件齐全；档案的准确指档案的内容真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，签字手续完备；档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。第十四条建设项目竣工档案管理应当纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目全过程控制管理：（一）项目在签订合同（技术协议）时，设立专门条款，明确乙方单位应提交甲方单位项目档案（包括电子文件）的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件进行整理归档的责任；（二）在合同（技术协议）中明确设计文件、设备随机文件及竣工档案保证金，额度为合同款5%～10%；（三）每份合同（技术协议）支付相关档案保证金款项时，必须经档案管理部门签署同意付款的意见，财务部门方可履行付款手续。第十五条建设项目档案资料应按照GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》及DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》进行整理。第四节案卷质量要求第十六条交工技术文件编制要求是：（一）交工技术文件应在工程建设工程中汇集和形成，必须与工程实际情况相符，内容和真实反映工程的实际情况，确保资料的原始性、真实性和准确性，做到资料齐全、图物相符、数据准确、字迹清楚、图形规整、签证手续完备；（二）交工技术文件必须采用计算机编制打印，但相关责任人员签名及日期应由当事人手书。书写工具和材料应符合国家档案管理的要求，利于长期保存，不得用铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝及红墨水等易于退色的材料书写；（三）交工技术文件应使用中华人民共和国法定计量单位及符号，文字及书写方法符合国家档案管理的有关规定；（四）用于归档的交工技术文件要求原件归档，禁止复印件，其中钢材产品质量证明书及政府部门检验报告可以采用复印件，但复制内容必须清楚，并由提供文件材料的供应商加盖公章进行确认；-6-（五）交工技术文件文字资料和表格的纸张均采用A4幅面（297mm×210mm）。竖向版面的页边距设置为左30mm，右20mm，上20mm，下20mm,左侧装订；横向版面的页边距设置为左30mm，右20mm，上30mm，下20mm,，左侧装订；（六）交工技术文件表格的栏目应填写齐全，不需填写的栏目应标以“—”。栏目内容较少，填写不完而空余时，应在最后一行文字下面填写“以下空白”词句进行封闭；（七）交工技术文件编制完成后应由施工承包单位技术负责人、工程负责人审核签字，并加盖公章。第十七条竣工图编制要求：（一）竣工图是交工技术文件的重要组成部分，竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工验收时的实际情况；（二）竣工图利用施工图编制而成，图纸一般采用新的或干净、清晰、无破损的蓝晒图，计算机出图必须清晰；（三）施工中没有改动变更，可在每张施工图图纸标题栏的右上方空白处加盖并签署“竣工图章”后作为竣工图。“竣工图