第6章　电子化采购管理

东南大学远程教育电子商务与企业管理第20讲主讲教师：张建军第6章电子化采购管理6.1传统采购的弊端6.2电子化采购的含义及流程6.3电子化采购的主要优势6.4电子化采购的策略6.5电子化采购系统6.6政府电子化采购6.7案例：惠普的电子化采购之道6.8本章小结6.9本章思考题在现有的企业管理类教科书中，很少把“采购管理”作为独立的章节进行详细介绍；在企业管理实践中，采购工作也普遍被认为是难度较小、员工素质要求不高的工作，在经营管理中处于相对次要的地位。电子商务的发展对企业采购管理产生了极为深刻的影响。6.1传统采购的弊端6．1．1采购成本居高不下6．1．2采购周期冗长6．1．3采购信息缺乏沟通与共享6．1．4采购文档处理费时费力6．1．5库存积压和物资短缺并存6．1．6采购范围受地理局限6．1．7采购环节监控困难6．1．8采购招标往往流于形式6．1．1采购成本居高不下在一般性的工业企业中，物资采购的成本占到企业生产总成本的60％以上，从事采购工作的员工的数量和日常支出也极为可观。因此，企业的采购成本水平对企业产品的总成本有直接的影响，并进而影响企业产品的市场竞争力和企业的盈利水平。6．1．2采购周期冗长传统的采购方式下，企业采购的周期较为冗长，主要有两个原因：一是企业在采购过程中选择合适的商品及其供应商极其不易，如果要到企业实地考察，更要花费较长的时间；二是企业采购是一项跨部门和组织的工作，每一个环节都有复杂的处理程序，要保证采购的物资按时到位，必须要求物资使用部门提前较长时间申报采购计划。6．1．3采购信息缺乏沟通与共享由于各业务部门“各自为政”，导致采购信息在企业内部不能得到及时顺畅的流转，影响采购效率的提高。在与外部供应商沟通的过程中，采购部门一般处于主要地位，生产、研发部门很少有机会与供应商直接接触，对缺乏经验的采购人员或有较高技术要求的采购物资来说，经常会产生所采购物资与实际需要不符，既造成资源浪费，又可能耽误生产经营的正常进行。6．1．4采购文档处理费时费力传统的采购活动是建立在大量的纸面文件的基础之上的，从生产部门采购需求的提出、到采购部门与供应商的各种联系、再到交货及资金的结算，整个过程产生了大量的纸质凭证，如领导的批示文件、合同、汇票、收货单等等，这些单证的制作、填写、保存牵涉到各部门员工大量的精力，常常会因某一单据的错误或遗漏而影响整个采购工作的进行。繁杂的采购文档，加之复杂的采购程序，势必导致采购活动的低效率。6．1．5库存积压和物资短缺并存在消费者需求越来越追求多样化和个性化的今天，如果有过多的库存成品，就必然加大销售的风险。过高的原材料、零部件的库存同样也会给企业增加经营负担，产生较高的存货成本，进而提高产成品的成本。6．1．6采购范围受地理局限在传统的采购业务中，采购部门选择供应商很大程度上受到地理位置的局限性，一方面，与外地的供应商联系，差旅费用、通讯费用都较高，无形中会增加企业负担：另一方面，与外地供应商发生业务联系，往往在资信、运输等方面加大风险。6．1．7采购环节监控困难传统的采购活动，对采购活动的监控有很多困难，因为有许多权力和关系在采购过程中发挥作用。有的企业为了加大对采购监管的力度，建立起一套分级采购审批程序，以防止采购费用的过度支出以及滥用职权，但这种审批程序为本来就低效和费时的采购工作又增添了新的枷锁。6．1．8采购招标往往流于形式采购招标是传统采购模式中比较科学和有效的采购方法，特别是在大额采购或贵重物品的采购中用得很普遍。但在传统的采购招标过程中，真正达到招标目的的采购活动并不多见，不少流于形式。6．2电子化采购的含义及流程电子化采购就是通过互联网络，借助计算机管理企业的采购业务。电子化采购从采购要求的提出、订单的产生、商品运输以及存货管理等方面都有了重大的改变。网络的介入使采购流程得到优化，并在降低成本、提高效率、增加采购透明度等方面都可使采购企业和供应商双方受益，实现“双赢”。企业的电子化采购一般是通过应用相关的软件来实现的，不同的软件提供了不同的解决方案。这些解决方案各有其特点，但基本都包括如下流程：(1)填写订购单；(2)审核订购单；(3)联系供应商；(4)选择供应商；(5)采购结算。从上可见，在电子化采购的整个流程中，人工参与因素越来越少，信息的传递基本依赖网络进行，从而保证了采购过程的公正、高效，对克服采购过程中的“黑箱操作”十分有效。6．3电子化采购的主要优势6．3．1显著降低采购成本6．3．2有效提高采购效率6．3．4优化采购管理6．3．5保证采购质量6．3．6增加交易的透明度6．3．7加强供求双方之间的业务联系6．3．8适应电子商务发展大潮6．3．1显著降低采购成本据美国全国采购管理协会称，使用电子化采购系统可以节省大量成本：采用传统方式每生成一份订单所需要的平均费用为150美元，使用电子化采购可以将这一费用降低到30美元。早在数年前，IBM公司就已开始了由传统采购方式向电子化采购方式的转变。电子化采购使IBM的运营成本不断降低，自1995年以来，平均每年节约采购成本约20亿美元。6．3．2有效提高采购效率电子化采购使得以前漫长而艰难的信息收集、认证、商务谈判、资金结算等工作流程大大简化，采购人员可在很短的时间内得到比以前更广泛、更全面、更准确的采购资料，采购工作的效率必将会大大提高。电子化采购可使采购企业牢牢把握采购的主动权。6．3．4优化采购管理电子化采购对加强、优化企业的采购管理具有重要意义。可以从两方面来理解：第一，便于对采购业务进行集中管理。第二，提高企业存货管理水平。电子化采购可以逐渐使企业从高库存生产向低库存生产、微库存生产过渡，直至实现零库存生产。6．3．5保证采购质量电子化采购中采购商可以在很大范围内选择供应商，尽可能找到质量和价格最为理想的合作伙伴。通过电子化采购，制造商只要直接登录到零部件生产厂家的站点，选择所需要的零部件品种，再在网上或用其他方式支付一定数量的预定金，当厂家确认订单后，即可为制造商安排货源，通过物流配送部门或设在制造商当地的生产厂家的分支机构送货上门，即可使制造商采购到“正宗”的零部件，并且价格更为合理。6．3．6增加交易的透明度在传统的采购活动中，交易透明度常常因为采购信息的不充分受到影响，有的交易是由人为原因造成的“黑箱操作”，不仅给企业造成损失，也使不少人犯了错误。电子化采购对提高交易的透明度，减少“黑箱操作”将起到重要的作用。第一，电子化采购可提高供应商的透明度。第二，提高采购商品的透明度。第三，提高采购价格的透明度。6．3．7加强供求双方之间的业务联系电子化采购将大量买方和卖方聚集在一起，形成公平的市场交易价，供求双方必须在公平价格的基础上，加强双方的业务联系，以保证双方共同的利益。为了降低生产成本，采购商会邀请供应商共同设计改造生产流程，开展多种形式的技术合作，帮助企业提高原材料和零部件的利用率，同时还会要求供应商在合适的时间、合适的地点，向采购商提供合适数量和质量的物资，使采购商做到零库存生产。电子化采购使供求双方更好地成为利益共同体。6．3．8适应电子商务发展大潮电子化采购相对利用网络开展营销业务来说，投入少，难度小，而见效十分明显，并且，通过实施电子化采购对促进企业全方位实施电子商务有重要的意义。电子化采购顺应了电子商务发展潮流，对提高企业的市场竞争力和经济效益有很大的促进作用。东南大学远程教育电子商务与企业管理第21讲主讲教师：张建军6．4电子化采购系统6．4．1采购申请模块6．4．2采购审批模块6．4．3采购管理模块6．4．1采购申请模块采购申请这一模块主要应实现以下一些功能：(1)接受生产部门和关键原材料供应部门提交的采购申请；(2)接受企业ERP系统自动提交的原材料采购申请；(3)接受管理人员、后勤服务人员提出的采购低值易耗品、电脑软硬件或服务方面的申请等。6．4．2采购审批模块采购审批模块应主要完成以下功能：(1)系统能根据预设的审批规则自动审核并批准所接收到的各种申请。(2)对接收到的采购低值易耗品的申请，直接向仓库管理系统检查库存，如库存已有，立即通知申请者领用，如库存没有，用E-mail通知申请者：申请已批准，正在采购中。(3)对于被自动审批未获通过的申请，立即通知或邮件通知申请者：申请由于何种原因未获批准，请修改申请或重新申请。(4)通过自动审批无法确定是否批准或否决的申请，邮件通知申请者的主管领导，由领导登录采购系统，审批申请。(5)对于已通过的采购申请，邮件通知申请者，并提交给采购管理模块。6．4．3采购管理模块采购管理模块的主要功能有：(1)接受采购管理部门制订年度或月份采购计划，制订供应商评估等业务规则。(2)对所接受的采购申请，依据设定规则确定是立即采购或是累积批量采购。(3)对已生成的订单，依据设定规则决定是立即发给供应商，或者是留待采购管理部门再次审核修改。(4)所有订单，依据预设的发送途径向供应商发出。(5)自动接受供应商或承运商提交的产品运输信息和到货信息。(6)订购产品入库或服务完成后，系统自动邮件通知或采购管理部门电话通知申请者申请已执行完毕。(7)订购物资入库或服务完成后，系统自动生成凭证向财务管理部门提交有关单据。(8)依据设定规则，系统在发出订单时或者产品验收入库后，自动向供应商付款，或者采购管理部门依据有关收货单据人工通知财务部门对供应商付款。6．5电子化采购策略6．5．1逐步实现企业内部的信息化6．5．2设计开发符合企业自身特点的电子化采购软件6，5．3加强采购管理人员培训6．5．4坚定不移地推进电子化采购的实施6．5．1逐步实现企业内部的信息化加快企业内部信息化建设已成为当务之急，通过建设企业内联网，应用ERP(企业资源计划)管理系统，把企业进货、销货、存货、生产以及财务、计划等各个环节通过网络连接起来，再把网络延伸到企业外部，与电子化采购系统对接，这样才能成为电子化采购的真正受益者。6．5．2设计开发符合企业自身特点的电子化采购软件企业开展电子化采购，要求把采购请求形成、请购单填写、采购审批、订单下达等各项采购工作都可通过网络并借助计算机软件来实现。因此，电子化采购软件的作用显得十分重要。当然，除购成品软件外，企业也可委托软件公司或企业计算机专业人员专门开发，真正设计出符合企业需要的采购软件，为企业更好地开展采购业务服务。6，5．3加强采购管理人员培训电子化采购的有效实施离不开高素质的管理人员，他们应掌握专业的采购管理知识，同时还必须有较高的计算机和网络应用的知识，懂得电子商务的运作，能够充分利用网络这一先进工具为企业的生产经营活动服务。这样的人才，在国内的传统企业中是十分缺乏的。因此，加强人员培训，提高现有管理人员的素质是一项十分重要的任务。6．5．4坚定不移地推进电子化采购的实施电子化采购作为企业电子商务发展的基本应用，是企业电子商务实施的重要组成部分，也是对传统采购方式的一次革命。作为企业领导和采购管理人员，必须认清电子化采购的发展趋势，认识到其在降低成本、提高效率，进而提升企业竞争力中的重要作用，坚定不移地推动企业电子化采购的实施。6．6政府电子化采购6．6．1政府电子化采购的战略意义6．6．2政府电子化采购系统的组成6．6．1政府电子化采购的战略意义实行政府电子化采购对规范政府行为、促进国民经济发展意义十分重大。1．节约政府开支，提高采购效率2.推动企业电子商务实施，促进市场经济健康发展3．加快政府信息化进程，加快电子政务进程4．规范政府采购行为，密切政府与企业的交流和沟通6．6．2政府电子化采购系统的组成我们以政府电子化采购较为成功的珠海市政府采购中心的电子化采购系统为例，分析电子化采购系统的组成。珠海市政府采购中心的电子化采购系统由以下四个分系统组成：1．采购中心内部OA系统2．银行卡管理系统3．电子化采购招投标系统4．政府采购网站系统6．7案例：惠普的电子化采购之道位于美国加利福尼亚外的帕罗阿尔托·惠普公司历来都是商务史上的革新者。他们有种离经叛道的典