基于精细化管理的图书馆图书采购质量管理

知贝网-基于精细化管理的图书馆图书采购质量管理摘要：精细化管理通过调整产品的服务与运营过程，提高产品质量。其最重要的因素就是被服务的需求，得到广大读者的重视。有鉴于此，本文中以精细化管理为切入点，分析图书馆做好图书采购质量管理工作的措施。关键词：图书采购；精细化管理；质量管理中图分类号：G253.1图书从某种意义上来说就是图书馆的灵魂，对于图书馆的发展来说有着至关重要的作用。因此图书馆采购图书的质量不仅仅会影响到图书的利用率以及读者的满意程度，还关系到图书存在的意义。因此每一个图书馆都必须要做好图书采购工作，以精细化管理理念进行图书采购质量管理工作，借此有效提高图书馆的图书采购效率以及采购质量，发挥出图书馆本身存在的意义，为广大人民群众提供更加优质的服务。1图书馆图书采购分析1.1图书采购内容从内容上来看，图书馆图书采购是一个持续性动态发展的过程，随着读者的需求变化逐渐地发生变化。往往在一次采购活动完毕之后，下一次的采购活动又紧随开始，是一个循环往复的过程。当一个图书采购计划实施之后往往需要经历以下几个过程：即采购活动的招标工作、采购方案的制定以及采购方案的具体执行。因此整个采购过程是一个较为完善的体系，在进行的过程中需要图书馆、图书供货商等等的积极参与，只有这样才能保证采购任务的顺利完成。1.2图书采购方法1.2.1预定采购图书馆对图书内容进行鉴定，对图书出版情况进行辨别，根据图书馆实际情况进行审核，避免出现重订情况，公共图书馆预定清单交给供应商，采取由供货商配货到馆采购方式。1.2.2现场采购针对读者推荐畅销的书籍，公共图书馆采购人员现场采购。这种采购方式通过他人对图书种类直接的认知，缩短购书过程中消息与实际状况差距，能确保图书质量，节约采购时间，缩短图书采购的期限，加速了新书与读者见面。1.2.3直接采购根据图书馆需求向出版社采购图书。但是，这样的采购方式局限于中标书商，选择的图书数量有限，商家业务范围有限。出版社应该提供较新的书籍，才能确保顾客获得图书信息的准确性。1.2.4网上采购这是一种由互联网提供信息，交易双方作为主体，将用户数据作为依托的采购方式。减少图书采购中存在的不足，信息资源较为丰富选择余地大。它缩短了采购周期，提升采购的效率，但是唯一的不足之处是不能确保图书采购质量。2基于精细化管理图书馆图书采购质量管理2.1制定合理的采购标准对任何一个图书馆而言，图书的质量永远都是排在第一位的。精细化管理理念也应秉承这一准则，将图书的质量放在首要位置而不是一味地追求数量。读者作为图书最直接的利用者，其需求是图书馆采购图书的关键因素，且后期的反馈和满意度也是重要的考虑因素之一。因此，图书馆在图书采购的过程中应充分考虑受众的需求，购买读者真正需要的图书。图书馆要想真正掌握读者的需求，就应当深入读者，通过调查问卷等多种方式对其需求进行分析研究。此外，图书馆还可对馆藏图书情况进行分析研究，使其真正能够被读者所利用。图书馆对公共的发展有着重要的影响，因此必须提高馆藏图书的利用率，可以采取分类的方法制订图书采购方案，根据不同的读者、不同的知贝网-需求、不同的水平做不同的安排，如图书的选择、购书的渠道等。此外，图书馆还应制订长远的发展目标，制订科学完善的评价指标、评价形式等，最大限度地对馆藏图书资源加以利用。2.2建立合同期限内供应商评价标准图书馆与中标供应商签约后应制定一定的图书采购评价标准。书目信息是图书馆进行图书采购时必须使用的信息，这一信息对图书的质量起着关键的作用，而各出版社的书目众多，图书供应商要从中选择适合图书馆的图书，就必须综合很多因素，因此书目信息便成为判断供应商供书能力的重要因素。图书到货率即供应商的实际到书与预订图书的比率，图书馆在图书采购过程中实际收到的图书和书目会存在一定偏差，这可能是由于供应商自身因素造成的，也可能是由于失误或出现突发性问题造成的。图书能否按照预订的数目抵达图书馆，关乎图书馆馆藏建设，因此该项指标所占评标分值很大。另外，图书馆可以要求中标供应商完成数据编目和加工等工作，包括加盖馆藏章，贴条码、书标等。2.3制定采购计划且做好人员培训图书馆要现采具有时效性的大众普及类的书籍以保证能及时得到现货，而对于那些需要系统收藏的经典类的图书则可通过订购来完成。其次，图书馆要合理安排采购计划中的渐近采购与急需采购，综合考虑各方面信息形成采购清单，在制定计划时要充分考虑紧急书籍存在的必要性，保证临时急需购买的图书的数量和资金。最后，图书馆要灵活制定采购计划并适时调整。鉴于图书出版时间和出版书目可能临时发生变化，因此图书馆在制定采购计划时一定要考虑到这一点。通过建立一个培训机构来对采购人员进行培训，加强采购人员的综合素质，借此保证采购图书的质量。招聘相关专业人士，结合每一个图书馆采购人员的实际情况制定培训计划，主要帮助图书馆采购人员了解图书馆的发展目标、发展方向以及发展水平，熟悉图书馆的藏书情况和工作程序，掌握图书采购的各个环节和各项业务。2.4创新图书馆采访模式分析2.4.1供给侧下的采访模式供给侧下的采访模式，旨在采访端优化采访结构，挖掘潜在读者需求，以改变采访模式，吸引更多的读者参与图书采访环节，丰富馆藏类型，保证科学馆藏。具体而言，采访端应以开展科学的图书采访工作的调研数据为依据，根据数据分析，挖掘读者的隐性需求。这种采购模式与传统的采访模式迥然不同，其流程为分析数据—挖掘数据—读者潜在需求—采购图书—满足读者需求，是有利于读者有效使用的一种新型采购模式。2.4.2数据挖掘下的采访模式随着数字化信息技术的不断完善，大数据时代已经悄然来临。采访人员运用科技手段进行信息搜集，例如，采访人员借助数据挖掘技术、信息整理及分析处理技术，开启自动化采访模式，科学分析馆内文献的利用情况，将数据挖掘技术完美地契合在采访模式中，切实提高了采访工作的科学性和准确性。2.4.3读者荐购平台下的采访模式读者荐购服务平台是在图书馆网站上读者自行注册，根据他们以往的借阅情况向其推送图书信息，采访人员对受众的需求信息进行整理，有针对性地选购读者需要的图书，便于读者选购图书。同时，图书馆也可以设置网上信箱，读者根据自己的实际情况，向图书采访人员推荐购书网站或图书。资源荐购是图书馆长期开展的服务项目之一，是读者参与图书馆文献资源建设的重要形式，是读者享受图书馆个性化服务的权利。2.4.4专家推荐的采访模式图书馆读者少数读者具有极强的专业性，他们在相关专业图书的选购上比采访工作人员的敏锐性要强。所以，图书采访人员在图书选购时应加大与专业人员的联系，倾听专业人士的意见，采取专业优先原则和专家推荐的采访模式，进一步完善馆藏结构，以便更好地为读者提供信息服务。2.5图书采购渠道多元化2.5.1关注各大榜单与图书评选情况采购人员每月都会密切关注各大网站的好书排行榜，如人民网、当当网、凤凰读书网、新浪网等等，获取大量的好书和新书数据进行采购，推荐给读者。从每年定期举办的新书推荐活动的获奖图书如文津图书奖中，核查订购情况，适当增补或补订图书。知贝网-年，是由国家图书馆发起、全国图书馆界共同参与的公益性图书评奖活动。采购人员参照历届获奖图书进行采选，并对订单进行跟踪确认，保证收藏率达到90%以上。通过以上方式的采选，在完善本馆馆藏的同时，还做到了向读者推荐好书新书，引导读者阅读。2.5.2采购时根据专题图书目录数据根据各馆的馆藏需求和读者需求，结合读者阅读环境和阅读情况，书商定期会给提供专题的书目供采选。如表1为某书商为图书馆提供的“一带一路，让你最懂行”专题系列中的部分书目数据和入藏时间。表1“一带一路，让你最懂行”专题部分书目数据及入藏时间SBN书名入藏时间9787516180648中国新常态宏观经济2016.07.219787516184622全球战略观察报告2017.02.279787516179260中国与金砖国家金融合作机制研究2016.10.179787516177167“一带一路”与未来中国2016.07.059787516180389人民币国际化2016.09.222.5.3采购人员了解读者的需求采购人员如果不了解读者需求，在采购的过程中就会出现偏差。要解决采购和需求之间的矛盾，采购人员应当经常到外借部门进行读者调查活动，接触第一线读者，咨询读者意见，解决读者问题，采购读者需要的图书。同时还要主动与借阅部门的人员加强交流与沟通，听取各方面的意见。2.5.4研究型的读者到馆查阅老旧文献一些图书馆未收藏，但因为这部分文献有研究价值，也为满足读者的需求，所以对这部分文献进行采购。大部分出版社已经没有库存，也不再版，所以正常渠道难以采购，因此申请让中标书商在保证图书质量的前提下，在旧书网站上进行采购，到馆率达到100%。3结语总之，面对可能导致图书馆采购图书出现质量问题的诸多因素，可以在精细化管理理念之下使用规范招标制度、严格制定采购计划、提高采购人员综合素质以及严格考察图书供应商的方法进行图书采购，有效保证采购图书的质量。参考文献[1]杜长银.精细化管理理念下图书馆图书采购质量管理优化路径研究[J].中国中医药图书情报杂志,2017,41(06):34-37.[2]张媛,胡丹.公共图书馆图书采购质量的控制策略探索[J].产业与科技论坛,2016,15(21):282-283.[3]郭以建.精细化管理在图书采购质量管理中应用研究[J].图书馆工作与研究,2016(01):35-38.[4]何敏亚.图书馆图书采购质量控制研究[J].办公室业务,2015(11):88.知贝网-