XXX公司行政部运作管理制度

东莞XXXXX有限公司东莞XXXXX有限公司行政部部门营运规程制定:日期:审核:日期:批准:日期:版次修订简要生效日期东莞XXXXX有限公司目录一、行政部组织架构和职能…………………………….……1-5页行政部组织架构………………………………………………………………..1行政部组织职能的权力………………………………………………………..1行政部主管职责………………………………………………………………..2前台岗位职责…………………………………………………………………..2人事岗位职责…………………………………………………………………..3总务/后勤岗位职责…………………………………………………………….3保安岗位职岗…………………………………………………………………..4业务推广岗位职责……………………………………………………………..47S及安全岗位职责…………………………………………………………….5二、规定、制度、要求……………………………………...5-17页前台工作……………………………………………………………………….5-6人事工作…………………………………………………………………..….6-10总务/后勤工作………………………………………………………………….11保安工作……………………………………………………………………12-13业务推广工作………………………………………………………………14-177S及安全工作…………………………………………………………………17三、附件附件一《人员招聘与录用作业指导书》附件二《人事资料管理工作指引》附件三《清洁日工作记录表》附件四《清洁日常工作指引》附件五《厂报实施方案》附件六《7S活动管理规范》附件七《安全管理制度》东莞XXXXX有限公司文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次1/17行政部组织架构和职能一、组织架构及职能描述1、行政部组织架构：2、行政部组织职能的权力：制定/日期审核/日期批准/日期职责1根据公司总体战略规划，执行各项决议并对公司经营计划有建议权职责3依照制度，按规定程序，实施对其他部门或员工处罚的建议权职责4依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责5依照制度，对公司行政资源（如：办公设备等）合理调动和安排的权力职责6部门内部员工聘任、解聘的建议权职责2依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力总经理行政主管前台总务/后勤保安业务推广7S及安全人事清洁宿舍饭堂产品推广文化宣传东莞XXXXX有限公司文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次2/173、行政部主管职责：4、前台岗位职责制定/日期审核/日期批准/日期职责1职责3熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息职责4负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档职责5负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存，配合相关部门文件的打印、复印、文字处理等，做好外来信件和报纸的分发整理职责6职责7负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养职责8维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见职责2负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理完成上级交办的其他或临时工作职责1制定并审查办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度文件职责3根据公司阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施职责4组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责5负责企业各系统思想、文化建设和宣传，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责6配合总特助对外联系、公关及法律事宜的组织、安排和实施（如：政府、村委等）职责7组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况职责8负责考核行政部各小组工作情况并向总经理汇报和建议相关情况职责9贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合职责2拟定审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各小组工作计划方案职责10负责公司突发事件的处理及总经理临时交办的其它工作东莞XXXXX有限公司文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次3/175、人事岗位职责6、总务/后勤岗位职责制定/日期审核/日期批准/日期职责1职责3负责公司清洁日常的人与事管理职责4负责公司员工宿舍的日常管理，设施调配，住宿安排等工作职责5负责公司一般基建，日常维修，厂务建设的跟进和处理职责6公司办公设备、后勤设备的调配、维护和资产管理完成上级交办的其他或临时工作职责2负责公司饭堂日常的人、事管理及物资申请、查核职责1职责3负责人员社会保险办理，工伤事故处理等相关工作职责4负责行政人事的通知、通告及一般文件的拟定、发布职责5制定并实施年度人力岗位培训计划，统筹实施年度员工绩效考评职责6职责7负责员工工资的统计核算，办理考勤、奖惩、差假、调动等工作职责8公司文具、福利用品申请及管理配合管理者代表工作，负责公司文控文件的修改、更新、发行、作废管控，公司受控印章管理职责2负责人员招聘、选拔、录用、辞退及相关手续办理、培训安排、员工合同及档案管理完成上级交办的其他或临时工作东莞XXXXX有限公司文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次4/177、保安岗位职责8、业务推广岗位职责制定/日期审核/日期批准/日期职责1职责3负责公司产品图片的拍摄、收集、整理、处理职责4负责公司产品画册的日常发放、管理和版本更新职责5负责行业信息、招标信息、公开项目、政策与新闻等信息的收集职责6负责展会的计划、筹备、安排、效果评估与调查、参展信息搜集等负责公司的网站建设、内容更新、日常维护职责2负责公司产品的市场业务推广工作职责7负责公司计算机和办公设备（电话、打印机、传真、软硬件）的日常管理与维护职责8负责产品广告的计划与实施（如：杂志、网站、行业协会等媒体）职责1职责3负责公司日常物资、工具、设备、车辆、人员的进出厂检查、登记工作职责4尊守国家法律法规，坚守原则的执行公司各项规章制度和要求职责5以身作则而不失灵活的处理好门禁管理中发现的任何问题，及时上报，绝不隐情职责6贯彻落实安全保卫工作和消防安全工作做好保安队伍建设和日常训练职责2全面负责公司财产的安全保卫工作职责7做好公司来访人员进出登记及接待和引见工作职责9负责公司企业文化宣传工作（宣传栏、厂报等平台）职责10负责公司专利、商标事务、科技业务的申报与跟进职责8完成上级交办的其他或临时工作职责11完成上级交办的其他或临时工作东莞XXXXX有限公司文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次5/179、7S及安全岗位职责规定、制度、要求及指引一、前台工作1.日常要求1.1热情、大方、活泼、自然，有问有答、待人礼貌、办事灵活、效率高；1.2公司高层领导或其他重要客人经过前台，应起立，热情、主动致意；1.3熟悉公司组织结构、经营理念、主要业务内容及其内部电话联系情况；1.4保持前台工作区清洁，维持前台区域秩序，不聊天，不吃零食，不大声喧哗；1.5着装得体，精神面貌朗爽，训练有素；1.6谢绝一切推销。2.具体工作内容2.1前台接待来访有客人来访需问清找谁、客人姓名、公司名称、是否有约，并打电话通知有关人员到前台迎候；公司副总级以上的客人经电话核实后通知秘书，然后引导到指定接待室，并给其倒水。如相关人员暂时不能接待时，需请客人稍等，并向客人说明情况。制定/日期审核/日期批准/日期职责1职责3负责整厂消防安全的检查及其管理工作职责4负责7S与安全设施、设备的管理与维护职责5负责7S与安全工作的教育培训和宣传工作职责6负责执行7S与安全工作的奖罚提报和申请负责7S与安全的制度建设和完善职责2负责整厂7S的计划制定、日常检查、成绩评比等工作职责7完成上级交办的其它事情东莞XXXXX有限公司文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次6/172.2接听电话接听电话要口齿清楚、语气和蔼、耐心细心解答对方提出的问题，如遇到不能解答的咨询或业务问题，尽可能转接相关部门有关人员接听，切忌态度生硬、死板。在接听找公司高层领导电话时应注意细心分辩，问清具体事由、来电公司名称、人员姓名、职务等，如无法分辩则转秘书或文员处，说向其说明情况。2.3国内、市内快递的统一收、发工作发件：公司员工在前台领取并填写国内或市内快递单后，把要寄的文件资料、物品交至前台（物资出厂须有申请单，经保安核实后再封装邮寄），并注明交寄时间，收件人等及其他特别要求，由前台统一寄出。寄件人所填写的快递单第一页，留前台存底已便查询和结算。收件：前台收件后须进行归类、登记并及时发放，收件人领取时须在登记表上签字。2.4接待用品的申请工作人员须不定时检查备存接待用品情况（如：饮用水、纸巾等），发现不足时应立即申请和跟催到位（尤其是接到接待通知后，应将接待工作准备到位）。2.5灵活机动的处理前台各项临时事务及其他行政工作。3.基本要求和技能3.1普通话标准、流利，能说、听广东话；3.2形象气质佳，为人热情大方，性格开朗；3.3办公软件应用熟练，做事心细、主动，有好学上进心；3.4经过公司礼仪及相关培训二、人事工作1.日常要求1.1办事灵活、效率高，热情、细心、工作能动性强；1.2熟悉公司组织结构、经营理念及其国家、地方相关法律法规；1.3工作业务素质好，领悟能力和机动能力强，能快速接受新事物；1.4心理素质好，能承受工作压力；2.具体工作内容制定/日期审核/日期批准/日期东莞XXXXX有限公司文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次7/172.1人员招聘根据公司发展规划及部门人力需求，利用一切渠道招揽人才（如：人才网、现场、社会广告、内部员工介绍、内部提升等等），及时填补岗位，满足部门需要。相关工作指引参考附件一《人员招聘与录用作业指导书》2.2工伤及社保办理2.2.1社会保险缴费工资申报程序参保单位在每年5月至6月，根据本单位职工上年度月平均工资收入，向经办的社保部门申报下一年度的缴费工资，缴费工资经社保部门核定后原则上一年不变。缴费工资申报的方式有如下几种：（一）磁盘报送：申报单位自备U盘或3.5磁盘到社保部门下载以单位编号命名的《**年度缴费工资申报表》；单位填写《**年度缴费工资申报表》后，用A4纸打印出申报表（一式两份，需盖单位公章），与磁盘一并交回至社保部门。（二）网上申报：已申请网上申报服务的参保单位通过网上申报系统申报缴费工资。（具体操作请上查询。）（三）纸质申报：填报社保部门打印的《**年度缴费工资申报表》（一式两份，需盖单位公章）。2.2.2退保程序参保人是非本市农村户籍，离开东莞时无法办理转移手续，可申请办理退保。单位为参保人办理停保手续（个人参保状态为“停止缴费”），并缴清了社保费。（如当月停保的，必须缴清当月费用才可以办理退保手续）参保人本人携带以下资料到最后参保地的社保机构办理：（1）《养老保险退保一次性失业保险生活补助申报表》（盖单位公章）；（2）本人身份证原件及复印件一张。（委托他人办理的，还需提供受委托人身份证原件、复印件一张和公证机关出具的《委托书》原件）社保机构核发《养老失业保险待遇领款单》。参保人凭本人身份证和《养老失业保险待遇领款单》在办理当天内到指定银行领款。退保不需要社保卡。制定/日期审核/日期批准/日期东莞XXXXX有限公司文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次8/172.2.3职员工参保/退保手续办理流程◇参保流程：制定/日期审核/日期批准/日期进入单位网上申报系统进入东莞社保网进入综合申报系统输入公司密码和指令进入新增参保人员输入新增人员资料进入草稿箱待审