第3章通过Excel创建并处理电子表格

NCRE2课程简介通过电子表格软件进行数据的管理与分析与已成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Excel是一款目前相当流行、应用广泛的电子表格软件，它是由微软开发、属于MSOFFICE套装办公软件中的主要组件之一。本教材以Excel2010为蓝本，学习Excel的重要功能及应用。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3课程学习内容创建基本电子表格，在表格中输入各类数据。对数据及表格结构进行格式化，使之更加美观。对工作表及工作簿进行各类操作。在工作表中使用公式和函数简化计算。对数据进行各种汇总、统计分析和处理运用图表对数据进行分析。通过宏快速重复执行多个任务在不同的人员和程序间共享数据。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格4第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1•Excel制表基础3.2•工作簿与多工作表操作3.3•Excel公式和函数3.4•在Excel中创建图表3.5•Excel数据分析与处理3.6•Excel与其他程序的协同与共享第3章通过EXCEL创建并处理电子表格5本节案例背景：Excel最基本的功能就是制作表格，在表格中记录相关数据，以便日常生活和工作中信息的记录、查询与管理。书娟是一位年青的女性，她刚刚结婚，要负责家庭财政收支；本节将通过Excel制作家庭收支流水账这一简单案例，帮助书娟实现以下基本目标：了解Excel工作环境中的常用术语掌握在Excel中输入数据的各类方法掌握数据及表格结构的格式化方法掌握打印输出表格的方法。了解公式的简单应用3.1EXCEL制表基础第3章通过EXCEL创建并处理电子表格63.1.1在表格中输入和编辑数据1.Excel表格术语通过桌面快捷方式、“开始”菜单等途径，均可启动Excel。Excel的窗口界面有别于其他程序（如图3.2所示），必须掌握一些Excel特有的常用术语含义及其作用：工作簿与工作表工作表标签行号和列标单元格、单元格地址与活动单元格名称框编辑栏第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础73.1.1在表格中输入和编辑数据图3.2Excel2010的窗口界面第3章通过EXCEL创建并处理电子表格列标活动单元格名称框工作表标签编辑栏行号3.1Excel制表基础83.1.1在表格中输入和编辑数据输入和编辑数据是制作一张表格的起点和基础，在Excel中，可以利用多种方法达到快速输入数据的目的。2.直接输入各种类型的数据在Excel中，可以输入数值、文本、日期等各种类型的数据。输入数据的基本方法：在需要输入数据的单元格中单击鼠标，输入数据，然后按回车键Enter、Tab或方向键。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础93.1.1在表格中输入和编辑数据按照图3.3所示为创建一个家庭收支情况表输入基础数据：图3.3在表格中输入基础数据第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础103.1.1在表格中输入和编辑数据具体操作步骤：①启动Excel，窗口中自动打开一个空白工作簿。②在A1单元格中单击鼠标，输入标题文字“家庭收支流水账”按回车键Enter，光标自动向下跳到B1单元格。③从B1单元格从左向右依次输入表格的列标题：序号、发生日期、摘要、收入金额、支出金额、余额。④在“序号”所在A列的A2单元格中输入第一个序号“’01”。注意：在数字前需要先行输入一个西文单撇号“’”，将其指定为文本格式，才能正确显示出数字前面的“0”。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础113.1.1在表格中输入和编辑数据⑥在“发生日期”所在B列的B2单元格中输入第一个日期“2/1”，以斜杠“/”分隔月日，按回车键Enter确认，单元格中自动显示“2月1日”。提示：Excel提供多种日期显示格式，其具体的设置方式可参见后面的设置数据格式中的介绍。⑦在“余额”所在F列的F2单元格中输入第一个计算公式：“=D3-E3”(余额＝收入-支出)，按回车键Enter确认。⑧依次输入摘要及收入金额。⑨对工作簿进行保存。Excel2010版本默认的文件名后缀为.xlsx，还可以将其保存为其他类型，如存为Excel97-2003工作簿格式（.xls）等。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础123.1.1在表格中输入和编辑数据3.向单元格中自动填充数据序列填充是Excel提供的最常用的快速输入技术之一。1）序列填充的基本方法拖动填充柄使用“填充”命令利用鼠标右键快捷菜单第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础133.1.1在表格中输入和编辑数据2）可以填充的内置序列数字序列，如1、2、3、……；2、4、6、……日期序列，如2011年、2012年、2013年……；1月、2月、3月……；1日、2日、3日……文本序列，如01、02、03、……；一、二、三……其他Excel内置序列：如英文日期JAN、FEB、MAR……；星期序列星期日、星期一、星期二……，子、丑、寅、卯……第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础143.1.1在表格中输入和编辑数据3）填充公式首先在第一个单元格中输入某个公式，然后拖动该单元格的填充柄，即可填充公式本身而不仅仅是填充公式计算结果。4）自定义常用序列如“第一小组、第二小组、第三小组、第四小组”基于已有项目列表的自定义填充序列要点：首先在工作表的单元格依次输入一个序列的每个项目值方法：“文件”选项卡→“选项”→“高级”→“常规”→“编辑自定义列表”→“自定义序列”对话框第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础153.1.1在表格中输入和编辑数据删除自定义序列在“自定义序列”对话框的左侧列表中选择需要删除的序列，单击右侧的“删除”按钮。直接定义新项目列表依次单击“文件”选项卡→“选项”→“高级”，在“常规”区中单击“编辑自定义列表”按钮，在“自定义序列”对话框中单击“新序列”，然后在右侧的“输入序列”文本框中依次输入序列的各个条目：从第一个条目开始输入，每个条目后按Enter键确认。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础163.1.1在表格中输入和编辑数据4）完成案例中序号和日期的填充打开案例工作簿文档“3.1家庭收支流水账（1）”，完成日期和序号的填充。小技巧：输入序列的第一个项目后，用鼠标直接双击填充柄，序号将自动向下填充到相邻列最后一个数据所在的行。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础173.1.1在表格中输入和编辑数据4.控制数据的有效性数据有效性，用于定义可以在单元格中输入或应该在单元格中输入的数据类型、范围、格式等。可以通过配置数据有效性以防止输入无效数据，或者在录入无效数据时自动发出警告。数据有效性可以实现的基本功能：将数据输入限制为指定序列的值，以实现大量数据的快速输入。将数据输入限制为指定的数值范围，如指定最大值最小值、指定整数、指定小数、限制为某时段内的日期、限制为某时段内的时间等。将数据输入限制为指定长度的文本，如身份证号只能是18位文本。限制重复数据的出现，如学生的学号不能相同。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础183.1.1在表格中输入和编辑数据设置数据有效性的基本方法：在“数据”选项卡上的“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮，从随后弹出的“数据有效性”对话框中指定各种数据有效性控制条件即可。案例：打开案例工作簿文档“3.1家庭收支流水账（2）”，对其中的摘要列设置数据有效性，目的是可以通过下拉列表方式选择摘要内容，摘要栏中允许输入的项目包括：工资奖金、房租、水电气、日常生活费、学习用品、服装鞋帽。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础193.1.1在表格中输入和编辑数据5.对数据进行编辑修改基本方法：双击单元格进入编辑状态，进行修改；或者单击要修改的单元格，然后在编辑栏中进行修改。删除数据：按Delete/Del键；或者在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“清除”，可指定删除格式还是内容。继续对案例工作簿“3.1家庭收支流水账（2）”进行修改：将“摘要”改为“收支摘要”二字；将F3单元格中的错误公式删除。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础203.1.2对表格进行基本整理和修饰为对让表格看起来更加漂亮，也为了增加易读性，需要对输入了数据的表格进行格式化。格式化内容包括：行列操作、字体设置、对齐方式、数字格式、单元格边框和底纹。1.选择单元格或区域在对表格进行修饰前，需要先选择单元格或单元格区域做为修饰对象。在Excel中，选择单元格或区域的方法多种多样，常用快捷方法见表3.1中所列。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础21操作常用快捷方法选择单元格用鼠标单击单元格选择整行单击行号选择一行；用鼠标在行号上拖动选择连续多行；按下Ctrl键单击行号选择不相邻多行选择整列单击列标选择一列；用鼠标在列标上拖动选择连续多列；按下Ctrl键单击列标选择不相邻多列选择一个区域•在起始单元格中单击鼠标，按下左键不放拖动鼠标选择一个区域；•按住Shift的同时按箭头键以扩展选定区域；•单击该区域中的第一个单元格，然后在按住Shift的同时单击该区域中的最后一个单元格选择不相邻区域先选择一个单元格或区域，然后按下Ctrl键不放选择其他不相邻区域选择整个表格单击表格左上角的“全选”按钮，或者在空白区域中按下Ctrl+A组合键选择有数据的区域•按Ctrl+箭头键可移动光标到工作表中当前数据区域的边缘；•按Shift+箭头键可将单元格的选定范围向指定方向扩大一个单元格；•在数据区域中按下Ctrl+A或者Ctrl+Shift+*组合键，选择当前连续的数据区域；•按Ctrl+Shift+箭头键可将单元格的选定范围扩展到活动单元格所在列或行中的最后一个非空单元格，或者如果下一个单元格为空，则将选定范围扩展到下一个非空单元格表3.1选择单元格及区域的方法第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础223.1.2对表格进行基本整理和修饰2.行列操作调整行高、列宽插入行或列删除行或列移动行或列隐藏行或列其基本方法如表3.2中所列。行列操作可以通过鼠标，也可以通过菜单实现。提示：以上各项功能（除移动行列外）还可以通过鼠标右键快捷菜单实现：在单元格或行列上单击右键，从弹出的快捷菜单中选择相应的命令即可。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础23行列操作基本方法调整行高用鼠标拖动行号的下边线；或者依次选择“开始”选项卡→“单元格”组中的“格式”下拉列表→“行高”命令，在对话框中输入精确值。调整列宽用鼠标拖动列标的右边线；或者依次选择“开始”选项卡→“单元格”组中的“格式”下拉列表→“列宽”命令，在对话框中输入精确值。隐藏行用鼠标拖动行号的下边线与上边线重合；或者或者依次选择“开始”选项卡→“单元格”组中的“格式”下拉列表→“隐藏和取消隐藏”→“隐藏行”命令隐藏列用鼠标拖动列标的右边线与左边线重合；或者依次选择“开始”选项卡→“单元格”组中的“格式”下拉列表→“隐藏和取消隐藏”→“隐藏列”命令插入行依次选择“开始”选项卡→“单元格”组中的“插入”下拉列表→“插入工作表行”命令，将在当前行上方插入一个空行插入列依次选择“开始”选项卡→“单元格”组中的“插入”下拉列表→“插入工作表列”命令，将在当前列左侧插入一个空行删除行或列选择要删除的行或列，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“删除”按钮移动行列选择要移动的行或列，将鼠标光标指向所选行或列的边线，当光标变为状时，按下左键拖动鼠标即可实现行或列的移动。表3.2行列操作方法第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3.1Excel制表基础243.1.2对表格进行基本整理和修饰3.设置字