信息沟通与协商控制程序(人)

信息沟通与协商控制程序(人)━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━信息沟通与协商控制程序起草：XXX审核：XXX批准：XXX2021–2–1发布2021–3–1实施━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━上海发布信息沟通与协商控制程序JLC-人-04-20211目的本程序规定了对与事业部有关的内部和外部信息的传递、处置，并规定了员工参与职业健康安全协商的安排，以确保事业部质量、环境、职业健康安全“三合一”管理体系运行中的各种信息得到有效地沟通，确保员工参与职业健康安全协商。2范围本程序适用于与本事业部有关的所有内部和外部信息的控制过程，还适用于员工参与职业健康安全协商的安排。3引用文件与相关文件3.1JLC-人-01-2021《文件控制程序》3.2JLC-人-09-2021《记录控制程序》4术语无5职责.1人力资源处负责信息沟通与协商控制程序的归口管理。负责质量、环境、职业健康安全“三合一”管理体系有关信息收集、传递的管理。5.2经理办公室负责来自高层领导和上级的信息的传递管理。5.3工会负责有关信息联络和职业健康安全事务协商工作。5.4各专业管理处室及各部门负责有关的信息沟通和协商工作。6程序6.1信息分类信息的分类根据其来源的不同分为外部信息和内部信息。6.1.1外部信息包括：a）法律法规；b）上级公司的指令、要求；c）供方的信息；d）顾客的信息；e）其他。6.1.2内部信息包括：a)来自事业部高层领导的信息；b)质量、环境、职业健康安全“三合一”管理体系运行的信息；c)经营和生产各专业线及各部门之间交往的信息；d)来自员工的信息；e)其他。6.2信息的收集与识别6.2.1事业部所有部门或个人都有责任收集与所从事的工作相关的信息，加以识别，并向相关方向传递。6.2.2专业管理处室是本专业信息的管理部门，承担本专业信息的收集、识别、传递、处置和反馈的全过程管理。在本专业归口管理的过程中，应明确对信息的管理要求，规定常规信息传递的形式。6.2.3在传递前都要得到识别，这种识别应包括：版本/版次A/2第1页共3页JLC-人-04-2021a）信息的要求；b)表现形式；c）时效；d）传递方向。6.3信息传递信息传递应在第一时间进行，不能延误。信息在部门之间传递时，传递的责任视为部门的责任，当信息传递的第一责任人不能实现其责任时，由部门指定的第二责任人或部门负责人承担其责任。6.3.1信息传递的形式信息的传递根据其重要程度和传递媒体，可包括以下形式：a）会议（包括例会）；b）文件；c）通报（包括通知）；d）报表；e）口头（电话）；f）宣传媒体；g）内部网、OA。6.3.2信息传递的要求6.3.2.1以会议形式传递信息，应对会议过程进行规定，对会议结果予以记录。会议组织者有责任对会议决议的执行情况进行跟踪落实，并向主管领导报告执行的结果。例会的会议决议的执行情况，应在下一次会议中报告其结果。6.3.2.2以文件形式传递的信息，通过对文件的控制实现信息的传递和沟通。具体控制按《文件控制程序》执行。6.3.2.3以通报（包括通知）形式传递的信息，可通过书面或电子媒体形式传递。信息发出部门应明确信息的要求，保存发出信息的记录或凭证，并有责任跟踪信息的结果。6.3.2.4以报表形式传递的信息，在发出前应经过审核，并保存报表原件及记录或凭证。6.3.2.5当信息较为简单，涉及的部门或人员较少，或时间要求紧时，可通过口头或电话传递信息。信息发出者必须跟踪信息的结果，一旦发现传递无效或有误，应立即变更传递方式。6.3.2.6以宣传媒体形式传递的信息，一般不要求反馈，信息发出部门可通过抽样调查的方式，了解掌握信息传递的效果。6.4信息的接收信息接收者或部门应对信息的要求进行识别，确定对信息的处理和下一个传递方向，在对信息作出处理后，向相关方向传递。如果信息接收者或部门发现传递来的信息内容或方向有误，有责任提醒信息发出者或向相关部门说明。6.5信息处理对信息的处理应按信息所涉及的过程的控制要求进行处理。对于来自员工的信息可通过“民主接待日”、“职代会”以及信访的途径落实处理。对于来自相关方的信息通过信访、投诉的接受部门受理，并督促有关部门落实处理。版本/版次A/2第2页共3页JLC-人-04-2021事业部对于重要环境因素与股份公司安环部门交流，应上报管理者代表。6.6信息反馈信息的反馈实行双向沟通，封闭传递。信息的发出者或部门应得到信息的最终结果。信息的接收部门有责任将信息的处理或传递结果，向信息发出部门逆向传递。6.7协商6.7.1工会.作为员工代表，应汇集、报告员工意见、建议；关心职业健康安全问题，并代表员工向管理层就职业健康安全问题进行交流与协商。6.7.2企业在进行以下活动时，应有员工或员工代表参与：a）职业健康安全方针、目标的制定、修订和评审；b）职业健康安全体系文件，特别是作业指导文件的制定、修订和评审；c）有关的职业健康安全事务及活动；d）在作业场所职业健康安全问题发生变化时。6.7.3员工或员工代表参与方式：a）口头或书面意见和建议；b）参与有关会议（如：职代会等）讨论；c）其它方式。6.7.4工会监督本事业部的健康安全状况，汇集报告员工的意见和建议，并与相关部门协商处理或上报。6.8各部门必须保存信息交流的证据。7记录与表式7.1JLB-工-005信访接待登记表━━━━━━━━━━━━━附加说明：本程序由人力资源处起草并负责解释。本程序首次发布日期2021年4月28日。版次/修改A/2第3页共3页