第五章电子表格系统Excel97

第五章电子表格系统Excel97绪论(Introduction)现代经济活动中，信息就是金钱。信息通常是由原始数据产生的。现实中各企业拥有大量的原始数据，它们涉及客户、市场、产品、人员统计、公司财务及竞争对手等方方面面。一个公司从它所拥有的数据中获得收益的多少并不取决于它所拥有数据的多少，而是取决于将这些数据转换为有用信息并及时提交给决策者的能力。因此，如何获取、如何分析、以及如何将数据表述为有用信息，就成了我们所关心的主要问题。绪论(Introduction)为了适应人们的需求，80年代出现了对数据进行计算的表处理软件。但他们只能对少量数据进行计算。而对大量数据进行分析及对用户所需的一些特殊数据进行分析和处理的能力则是有限的。90年代以来，人们致力于用C、数据库语言等高级语言开发大型信息系统(MIS)。无疑，它们对大量数据分析是有效的，但其开发和维护的成本也是可观的，而且，若要以图形方式提供数据分析的结果仍不是那么简单。问题的解决是在表处理软件中加入宏语言，作为信息系统的开发工具。绪论(Introduction)Excel就是这样一个将表处理软件与图形界面、编程工具组合在一起的开发工具，它为使用者提供了一个拥有电子数据表（Sheet）、图表(Chart)、数据库(Database)等三种功能集合在一起的操作环境。Excel不仅仅是一个表处理软件，它不但能够绘出各种各样的数据分析图，用各种数学、统计方法分析和管理数据，还是一个较好的系统开发工具，可以简单地利用公式进行数据处理，还可以在原先的信息系统基础上较容易地开发出功能强大的数据分析系统。Excel97概述5.1.1Excel97的主要功能(1)制作大型表格：对数据进行编辑和打印等；(2)建立图表：根据表格中的数据制作图表；(3)基本的数据库管理:对数据进行查询、排序、筛选、汇总等操作；(4)超级链接：可与其它文件建立超链接；(5)VBA编程：利用Excel的VBA可以编制程序，开发功能更强、更专业化的系统；(6)方便的帮助系统：可通过多种途径取得系统帮助。5.1.2Excel97的运行环境及安装所谓一个软件的运行环境是指系统正常运行时对软、硬件的要求，目前一般的计算机硬件均能满足Excel的运行要求，对于软件，最好是使用微软的Windows系统，在95以上的版本下，Excel97均可正常运行。Excel97的安装一般是和Office97的其它组件一起安装的，安装时要注意对安装的内容(如是否安装快捷工具栏等)进行选择，以保证工作的需要。5.1.3启动Excel97和启动Word97一样，启动Excel97的方法也有多种：方法1：在“开始”菜单中启动Excel97方法2：通过快捷方式启动Excel97方法3：通过Office97快捷工具栏方法4：通过“我的电脑”或“资源管理器”，查找到要修改和编辑的Excel97文件(其文件类型名为.xls)，然后双击该文件。5.1.4了解Excel97的窗口启动Excel97后，将会出现一个Excel97工作窗口，它主要包括标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、状态栏(这些均与Word97大同小异，不再介绍)、名字引用区(名称框)、编辑栏、工作表编辑区等。(1)名字引用区(名称框)：显示引用的状况，如当前单元格地址、区域地址、图表等；(2)编辑栏：显示输入的公式，或显示正在编辑的单元格的内容。(3)工作表编辑区：Excel97进行进行数据输入、编辑、作图等操作的区域。5.1.5Excel97的联机帮助功能和Word97一样，Excel97也具有强大的联机帮助功能，可以通过Office助手、菜单栏中的“帮助”菜单、F1键等取得系统的帮助。5.1.6退出Excel97退出Excel97的方法和退出Word97的方法完全一致，这里不再介绍。5.2工作簿、工作表、单元格和单元格区域5.2.1工作簿和工作表的概念1、工作簿工作簿是Excel中用来存储数据、运算公式以及数据格式等信息的文件。一个工作簿就是一个Excel文件，其文件类型(扩展)名为.xls。通过“开始”菜单或快捷方式启动Excel后，系统会自动建立一个名为book1的空工作簿(保存该工作簿时，系统会提示输入一个用户自己定义的文件名)。一个工作簿包含有若干个工作表，从而可以将若干相关工作表组成一个工作簿，操作时不必打开多个文件，而直接在一个工作簿文件中方便地切换。5.2.1工作簿和工作表的概念(续1)2、工作表工作表是一个由行和列交叉排列的表格。新建立一个工作簿时，系统自动为工作簿中的工作表命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3等(一个工作簿中包含的工作表的个数可通过“工具”菜单中的“选项”功能里的“常规”标签，在“新工作簿内工作表数”输入框中设定，一个工作簿内最多只能有255个表)，工作表名出现在工作表的最下面一行，用户可根据需要对工作表重新命名。在工作表较多而显示不开工作表名时，可用工作表左下角的四个按钮来显示不同的工作表。5.2.1工作簿和工作表的概念(续2)不论一个工作簿中有多少工作表，但某一时刻只能对一个工作表进行操作，该工作表称为当前(活动)工作表。用鼠标单击某工作表名，该工作表就称为当前工作表，当前工作表的表名以区别于其它工作表名的形式显示(一般是白底黑字)。一个工作表共有65536行、256列，其中行分别用1、2、3、4、5…等来表示，称为行号，列用A、B、C、D、E…等来表示，称为列号(或列标)。行和列交叉形成的小方框称为单元格。5.2.2单元格和单元格区域的概念1、单元格单元格是最基本的数据单元，每个单元格由它所处的行号和列号来标识，列号在前，行号在后，例如D12表示D列第十二行的单元格，D12也称为该单元格的名字或地址。在众多单元格中，只有一个单元格是当前(活动)单元格，其特点是它带有一个粗黑框。用鼠标单击一个单元格就可将其设定为当前单元格，从键盘上输入的内容将出现在当前单元格中。在单元格中，可输入文字、数字、公式、日期、时间或进行计算，并显示实际结果。5.2.2单元格和单元格区域的概念(续1)2、单元格区域多个相临的单元格形成的区域称为单元格区域，单元格区域用该区域左上角的单元格地址和右下角的单元格地址中间加一个“:”来表示，例如，D3:E6表示左上角为D3右下角为E6的一片单元格区域。也可以给一个区域起一个名字，称为区域名，其方法是先选定该区域(选定方法见5.2.3)，然后用鼠标单击名称框(也称为名字引用区)，在其中输入所起的区域名称即可。5.2.3选择单元格和单元格区域在对Excel中的数据进行移动、复制、删除等操作时，需要先选定操作的对象。(1)选择单个单元格：直接单击要选择的单元格。(2)选择连续多个单元格：单击首个单元格，然后Shift+单击末单元格(或单击首单元格后，按下鼠标左键，拖动鼠标到末单元格；或单击首单元格后，按下Shift键，再按键盘上的光标移动键)。(3)选择多个不连续的单元格：Ctrl+单击要选择的单元格。(4)选择整行或整列：单击行号或列号。(5)选择不连续的行或列：Ctrl+单击行号或列号(5)选择全部单元格(整个表)：单击行头和列头交叉处(或Ctrl+A键)(6)取消选择：单击工作表中的任一单元格。5.3创建工作表5.3.1输入数据1、单元格数据的输入启动Excel后，就可以向单元格中输入数据了。在Excel中，数据可以是文字(字符)、数值(数字)、日期、公式(包括函数)等。向单元格中输入数据的方法是：①单击要输入数据的单元格；②直接输入数据(或单击编辑栏，然后在编辑栏中输入数据)。为保证输入数据的正确性，输入时应注意以下问题：5.3.1输入数据(续1)(1)若输入的数据为数字字符，可在输入数据前先输入一个单引号，以说明此单元格中输入的数据为文字。(2)输入的数值数据较长时，将以科学记数法表示，若列宽不够，数据将以列宽个#表示，此时将列宽扩大即可(见5.4.1)。(3)输入的文字较长，单元格容纳不下时，将只显示左半部分的内容，只要扩宽列宽，输入的文字就会正确地显示出来。(4)按Enter、Tab、Shift+Tab、→、←、↑、↓等可改变对当前单元格的选择。5.3.1输入数据(续2)2、数据输入技巧(数据的自动输入)数据的自动输入是指输入一批有规律的数据。(1）输入相同的数据若在若干个相临的单元格内输入同样的数据，应先在第一个单元格中输入数据，然后把鼠标指针移到单元格黑框右下角的黑点（称为自动填充柄），鼠标指针将变为细实线的“+”形状，此时进行鼠标拖动操作，就可快速输入相同的数据(2)键入等差数据对于有规律的等差数据，应首先在第一个单元格和第二个单元格中输入系列数据的前两项，5.3.1输入数据(续3)(前两项即可决定各项之间的差)，然后同时选中这两项数据，把鼠标指针移到选定区域右下角的自动填充柄，待鼠标指针变为细实线的“+”时，进行拖动操作，可快速输入等差数据。(3)键入等比的数据对于有规律的等比数据，先输入系列数据的前两项，选中这两项数据，把鼠标指针移到选定区域右下角的自动填充柄，用鼠标右键进行拖动操作，结束拖动操作时，在弹出的快捷菜单中选择“等比序列”命令可快速输入有规律的等比数据。先输入第一个数据，然后选中该单元格，再依次执行“编辑”→“填充”→“序列”操作也可输入有规律的数据。5.3.1输入数据(续4)(4)输入系统提供的序列数据系统提供有若干序列数据，如甲、乙、丙、丁…，星期一、星期二…等，输入这些序列数据的方法是：先输入第一个数据，然后利用自动填充柄拖动到填充结束。(5)用户自定义数列数据用户也可以先自己定义序列，然后就可以利用自动填充柄进行填充操作。自定义序列的方法是：选择“工具”→“选项”→“自定义序列”→在输入序列框中依次输入序列(之间用逗号分开或输入一项后打回车键)→单击“确定”按钮。5.3.2公式和函数的使用在大型数据报表中，数据的统计和计算工作是不可避免的，Excel的强大功能正是体现在计算上，通过公式和函数，可以对表中的数据进行总计、平均、汇总以及其它更为复杂的计算。只要在单元格中输入计算公式，就会在单元格中显示出计算结果，而且当公式中引用的数据发生变化时，系统会自动根据数据的变动重新进行计算。在Excel中，公式必须以“=”号开头(不规范时也可以“+”或“-”开头，但系统会自动添加上“=”号)，公式中可以包含有阿拉伯数字(常量)、单元格地址、区域名、函数以及运算符等。5.3.2公式和函数的使用(续1)1、公式的使用在公式中要用到一些运算符对公式中的数据进行运算，常用的运算符如下：(1)算术运算符(运算优先级由低到高)：+、-、*、/、^、()、%(百分号)例如:在当前单元格中输入“=(A1+B1^2)*C3-5”表示B1单元格中数据的平方与A1单元格中数据之和乘于C3单元格中的数据再减去5后，放入当前单元格。(2)字符运算符：&(文本连接符)例如：在A1中输入“山东”，在B2中输入“中国”，在C3中输入“=B2&A1”，则C3单元格中的数据为“中国山东”。5.3.2公式和函数的使用(续2)(3)关系运算符：=、、、=、=、对于比较运算，其结果为逻辑值TRUE或FALSE，例如，若A1中的数值为20，A2中的数值为30，则=A1A2的结果为FALSE。进行比较运算时，数值的比较按大小，文字的比较按ASCII码，汉字的比较按其内码，日期的比较按日期数值的大小。(4)单元格引用符：冒号(区域引用)、空格(交集运算)、逗号(并集运算)多种运算符同时出现时，其优先级是：先算术运算符，然后是文字连接符，再是比较运算符5.3.2公式和函数的使用(续3)2、使用函数有些公式(比如求平均)是经常使用的，为方便用户的使用，系统预先定义了一些常用公式，称为函数。函数由函数名和参数组成，其格式是：函数名(参数1，参数2，参数3，……)其中参数可以是常量(如10)、单元格地址(如A3)、区域(如A1:A12)、区域名(如SA)或其它函数(若函数没有参数，也不能省略圆括号)。(1)函数的输入E