第五章电子邮件

第5章电子邮件5.1电子邮件基础知识►电子邮件服务又称为E-mail服务，它是指用户通过计算机和Internet发送信件。电子邮件为用户提供了一种方便、快速和廉价的通信手段。电子邮件服务在国际交流中发挥着重要作用，在传统通信中需要几天完成的传递过程，电子邮件系统仅用几分钟，甚至几秒钟就可以完成。目前，电子邮件不但可以传输文本信息，还可以传输图像、声音、视频等多媒体信息。电子邮件的组成电于邮件服务采用的是客户机／服务器工作模式。电子邮件服务器是提供电子邮件服务的服务器端软件，它负责发送、接收、转发与管理电子邮件；电子邮件客户是使用电子邮件服务的本地计算机上的客户端软件。一个电子邮件系统应具有图5-1所示的三个主要组成构件，这就是用户代理(客户端软件)、邮件服务器，以及电子邮件使用的协议，如邮件发送协议SMTP和邮件读取协议POP3(或IMAP)等。►用户代理UA(UserAgent)在大多数情况下它就是在用户PC机中运行的程序。使用户能够通过一个很友好的接口(目前主要是用窗口界面)来发送和接收邮件。例如OutlookExpress和Foxmail都是很受欢迎的电子邮件用户代理。►邮件服务器的功能是发送和接收邮件，同时还要向发信人报告邮件传送的情况(已交付、被拒绝、丢失等)。►邮件服务器需要使用两个不同的协议。一个协议用于发送邮件，即SMTP协议，而另一个协议用于接收邮件，即邮局协议POP3。电子邮件的传送过程►(1)发信人调用PC机中的用户代理来编辑要发送的邮件。►(2)发件人点击屏幕上“发送邮件”的按钮，把发送邮件的全部工作都交给用户代理来完成。用户代理用SMTP协议将邮件传送给发送方邮件服务器。用户代理所进行的这些工作，用户是看不到的。有的用户代理可以让用户在屏幕上看见邮件发送的进度显示。►(3)SMTP服务器收到用户代理发来的邮件后，就把将邮件放入邮件缓存队列中，等待发送到接收方的邮件服务器（等待时间的长短取决于邮件服务器的处理能力和对列中待发送的信件的数量即延迟发送）。►(4)发送端邮件服务器的SMTP客户与接收端邮件服务器的SMTP服务器进程发起TCP连接的建立。然后就把邮件缓存中的邮件依次发送出去。请注意，邮件不会在因特网中的某个中间服务器落地。如果SMTP客户无法和SMTP服务器建立TCP连接，那么要发送的邮件就会继续保存在发送方的邮件服务器中，并在稍后一段时间再进行尝试。如果SMTP客户超过了规定时间还不能把邮件发送出去，那么发送邮件服务器就把这种情况通知用户代理。►(5)运行在接收端邮件服务器中的SMTP服务器进程收到邮件后，将邮件放入收信人的用户邮箱中，等待收信人在他方便时进行读取。►(6)收信人在打算收信时，就运行PC机中的用户代理，使用POP3(或IMAP)协议从接收端邮件服务器的用户邮箱中读取自己的邮件(如果邮箱中有来信的话)。5．1．3电子邮件系统中的几个协议1．SMTP协议►简单邮件传送协议(SMTP，simplemailtransferprotocol)。在Internet中，电子邮件的传送都是依靠SMTP进行的。它的最大特点就是简单，因为它只规定了电子邮件如何在Internet中通过发送方和接收方的TCP协议连接传送，2．邮件读取协议POP3►POP3(postofficeprotocolversion3)是电子邮件系统的基本协议之一。用户就可以利用POP3协议来访问该服务器上的邮件信箱，接收自己的电子邮件。基于POP3协议的电子邮件软件为用户提供了许多的方便，它允许用户在不同的地点访问服务器上的电子邮件，5．1．4电子邮件的一般格式电子邮件的地址格式►用户登录名@主机域名►[e-mail]5.2申请和注册自己的电子邮箱5．2．3通过Web方式在线收发电子邮件►当计算机连入Intemet后，通过WWW浏览器在网络上直接收发邮件的方式，称为WWW(Web)在线收发邮件的方式。这里所谓的在线是指所有的操作都在连网的状态下进行。►在线方式的优点是简单、易用、直观、明了，比较适合初学的人使用。不管在任何地方，都可以使用IntemetExplorer等浏览器在线收、发、读、写电子邮件。这种方式的缺点是付出的费用高，速度慢，性能受当时线路状况的影响较大。5.3OutlookExpress软件及其使用方法►电子邮件软件的最主要功能之一就是收、发和管理电子邮件。目前在各种平台上都有许多用于收发电子邮件的工具软件，例如，国外较有代表性的Eudora；国内较有代表性的Foxmail等。5．3．1OutlookExpress的概述►1．OutlookExpress功能介绍►OutlookExpress提供了方便的信函编辑功能，在信函中可随意加入图片、文件和超级链接，如同在Word中编辑文档一样。OutlookExpress有多种发信方式：可立即发信、延时发信、信件暂存为草稿等方式；同时可管理多个E-mail账号：可通过通讯簿存储和检索电子邮件地址：提供信件过滤功能。►2.OutlookExpress的安装►OutlookExpress是微软操作系统中内置的一个软件，一般当WindowsXP系统安装完成后在桌面上就有一个OutlookExpress图标。如果没有可以通过“控制面板”→“添加／删除程序”进行添加。Outlook主窗口3．连机操作与脱机操作►①连机(连线)：一般是指计算机已经接入Internet时的状态，在连机状态下收发电于邮件就是连机操作。例如，前面介绍的Web方式下的操作就是连机操作。►②脱机(离线)：一般被理解为未连入Internet时计算机的工作状态。►注意：脱机工作不同于断开连接。断开连接时，OutlookExpress会进行重新连接。脱机工作时，在选择联机工作之前OutlookExpress不会进行任何操作，选择联机工作时，OutlookExpress将初始化脱机工作时进行的所有操作。►③推荐的做法是：脱机写好信，发送到发件箱待发；连机后，再发送发件箱中的待发邮件，并接收用户在各个电子邮局中的邮件。4．与OutlookExpress设置有关的术语►电子邮件账户所处的服务器地址的含义如下：►①POP3服务器：即接收邮件服务器，它是在网络邮局中负责接收邮件的地方，此栏应准确填写它的地址：其服务器端口号(默认值为110)代表了收件服务器的应用类型。例如，pop3.sohu.com。►②SMTP服务器：即发送邮件服务器，它是在网络邮局中负责发送邮件的地方，此栏应准确填写它的地址；其服务器的端口号(默认值为25)代表了发件服务器的应用类型。例如，smtp.sohu.com。►注意：并不是所有邮件服务提供商都允许用户通过电子邮件客户端程序收发电子邮件，例如通过OutlookExpress和Foxmail访问邮箱。一些免费的邮箱就不支持POP的电子邮件客户端程序接收邮件，此时用户只能通过Web方式登录邮箱进行邮件的收发工作。5．3．2OutlookExpress使用窗口的组成►可以选择“查看”菜单的“布局”选项，在弹出的的“窗口布局属性”窗口进行窗口布局设置。5．3．3建立电子邮件账户5．3．4设置邮件账户属性5．3．5撰写和发送电子邮件5．3．6接收和阅读电子邮件5．3．8邮件管理►1．在文件夹中查找邮件►2．保存邮件►3．删除邮件►4．建立和管理多个邮件文件夹►5．邮件规则►6．阻止不需要的邮件►7．选项的设置►8．收件箱的安全保护2．保存邮件4．建立和管理多个邮件文件夹5．邮件规则►前面设置多个邮件文件夹，为的是对邮件分类管理，而对邮件的分拣不外乎按照E-mail信头的“发件人”、“收件人”等来分类，这当然可以用前面介绍的手工方法完成。不过更方便的方法是让OutlookExpress的收件箱自动完成。►所谓邮件规则，就是对接收的邮件，根据信件的“接收人”、“发送人”、“标题”等信息中是否包含某些字符(如人名、E-mail地址等)，自动完成诸如移动到指定的文件夹，自动回复等动作。邮件规则的创建►在OutlookExpress中选择“工具”→“邮件规则”→“邮件”命令，打开如图5-43所示邮件规则窗口，6．阻止不需要的邮件7．选项的设置8．收件箱的安全保护►如果不想让别人看到自己OutlookExpress收取的信件，要怎样才能设置一个密码保护我的收件箱呢？OutlookExpress软件提供的管理标识功能可以帮助用户使用密码保护收件箱。设置方法如下：►打开OutlookExpress主窗口后，点击“文件→标识→管理标识”菜单项（如图所示），然后点击“新建”按钮，输入你的姓名或代码，再输入密码（如图所示），然后按“确定”退出。当你重新启动OutlookExpress时，就可以选择以你自己的标识登录，这样别人就无法轻易看到你的账户和邮件了，同样你也看不到别人的这些信息。5．3．9通讯簿的使用方法选用“工具”菜单的“通讯簿”选项5．3．10保护邮件、账户和通信簿的安全措施►在指定位置中存储邮件从指定位置中恢复邮件►在OutlookExpress窗口中，依次选择“文件”→“导入”→“邮件”命令，激活如图所示的对话框。2．邮件账户在指定位置的存储与恢复►在“Internet账户”对话框中选择“邮件”选项卡。在“邮件”选项卡中，选中一个账户后，单击“导出”按钮3．通讯簿在指定位置的存储与恢复►“通讯簿”窗口，依次选择“文件”→“导出”→“通讯簿”命令►提示：用户还可以通过在Outlook主窗口中选择“文件|导出|通信簿”，在弹出的“通讯簿导出工具”窗口中选择“文本文件（以逗号分隔）”选项，然后将通讯簿导出到指定路径下的*.csv通信簿文件。导入与导出过程相反，在这里不再赘述。5．3．11电子邮件的使用建议►(1)如果用户是拨号上网，最好不要用浏览器来收发E-mail。建议使用专用的电子邮件如OutlookExpress和Foxmail等邮件软件则使用了完全不同的操作方式。它们都能在离线的状态下撰写邮件，可一次写上若干封，全部完成后再单击“发送／接收”按钮自动接通网络集中发出。收信时自动将所有信件一次取回，然后用户可离线慢慢读信。由于收发工作完成后自动断线，所以在线时间全部都是在传输信件，效率很高。►(2)正确设置好E-mail软件，如使用OutlookExpress和Foxmail等软件提供的“收发邮件后自动挂断连接”、“挂断前先提示是否要挂断”功能使每次收发结束就自动断线。设置“邮件在服务器上保留备份”功能，可以保证电子邮件在客户端计算机和服务器上的都有备份。►(3)不要向陌生人透露自己的账户，尽量不要用生日、电话号码等作为拨号上网或收费邮件账户的密码。►(4)不妨多申请几个不同站点的免费E-mail信箱，用于不同用途。如用一个用于专收私人信息，一个处理公务信函，一个收订电子刊物……这样，每个信箱各司其职，显得有条理。►(5)在OutlookExpress中设置限制接收邮件的大小，过滤垃圾邮件，即对于经常发送垃圾邮件的地址、账户和姓名等采取自动拒收的措施。。►(6)不要在网络上随意留下自己的电子邮件地址，尤其是付费邮箱的地址，在需要登记个人信息的场合，要尽量少地填写个人信息，以免遭到垃圾邮件、垃圾电话、垃圾信件的侵袭。►(7)当接收到陌生的带有附件的电子邮件时，最好不要打开附件，而采取直接、永久性的删除措施。►(8)拨号上网时，虽然使用“存储密码”的功能可以带来很多方便，然而从安全角度看，在熟悉了网络的使用之后，应尽量不要选择“存储密码”等功能。►(9)掌握电子邮件、账户和通讯簿的非默认位置的存储和恢复方法。5.4Internet新闻组►Internet上的另一种主要服务是Internet新闻组(newsgroup)，称为Usenet(usernetwork)。有时也称为“网络新闻”(Netnews，networknews)。Internet新闻组以电子公告牌系统(BBS，bulletinboardsystem)的方式提供服务，参与者利用这种快速而有效的方式，发布各种学