第十一章电子公文

第十一章电子公文重点与难点:电子公文与纸质公文的关系电子公文的安全保密电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。从本质上来讲，电子公文与相同内容的纸质公文具有同等的法律效力。人们应正确认识公文传递信息的本质功能，理解电子公文与纸质公文的关系，建立数字化公文的新概念。国家有关部门正在根据电子公文的特点制定相应的法律、法规和管理办法，使之与纸质公文实现优势互补。第一节电子公文概述一、办公自动化发展的必然趋势使用电子计算机进行公文处理是办公自动化的一个重要方面。办公自动化(OfficeAutomation)是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化的发展历程到现在已经是第三代了。第一代办公自动化是以数据为其处理中心传统的MIS系统。第二代办公自动化是以工作流为中心的办公自动化系统。第三代办公自动化系统即以知识管理为核心的新一代办公自动化。二、电子公文普及的制约因素电子公文的信息与载体分离、不能直接阅读，必须依赖软件和硬件才能识别和利用；内容容易被人修改、复制，修改之后几乎不留任何痕迹，导致其在真实性、完整性、凭证性方面难以被人们认可。普及还需要专业技术人员开发可供各类行政机关、社会团体和企事业单位使用的通用软件，需要办公室等所有与公文有关的人员掌握计算机基础知识和操作技能，需要投入大量资金进行网络建设，需要国家对电子公文的法律地位进行认定等等。第二节电子公文的特点与作用一、电子公文的特点（一）规范性电子公文处理的自动化、智能化离不开公文处理的标准化。例如：电子公文格式标准、电子公文处理标准、电子公文交换格式标准、电子公文处理系统软件设计技术标准等等。（二）技术性电子公文处理系统设计采用当代先进、适用的软件编辑技术和流程，充分考虑到了与计算机硬件系统的匹配、与电子政府其它运行系统的兼容。（三）智能性电子公文处理系统正在实现材料采集、文字图像输入、格式生成、审核流程、传递发送、审批签名、整理归档、限时办理、来文提示、退文警示等多节点、全过程的自动化。（四）时效性传统纸质公文已经越来越不能满足人们对公文的时效性、保存性的要求。与纸质公文相比，电子公文信息量大，存储体积小，检索速度快、远程传递迅捷，能同时满足多用户共享。实践证明，电子公文在文件处理阶段的确发挥着巨大的时效性优势。（五）保密性公文的资源共享与安全保密历来都是一个矛盾问题。在法律上，2005年4月1日正式实施的《中华人民共和国电子签名法》是我国信息化领域的第一部法律。这部法律为电子商务和电子政务的发展创造了良好的法律环境，也为我国电子公文的相关应用提供了法律认可，对电子公文安全认证体系和网络信任体系的建立提供了法律保障。二、电子公文的作用（一）提高公文写作的质量和效率新开发的办公自动化软件已经能够做到电子公文写作的高技术化和高智能化。（二）提高公文处理的质量和效率一是能够做到上下左右全方位沟通，相互匹配。二是能够实现公文格式自动生成。三是能够多功能高效运作。第三节电子公文的制作一、电子公文的起草和会签电子公文形成的第一步是从草拟文稿开始。文稿由文秘人员利用办公自动化系统，在计算机上拟写内容或者自动生成某些格式之后，按照一定的程序和流程传输给办公室负责人或者部门主管负责人审核、签字。需要会签的文稿应当发送到会签部门研究会签。二、电子公文的复核和校对收到相关部门主管负责人审核、签字之后发送返回的文稿，文秘人员要对电子公文的文种选择、内容表达、格式要素等各个方面进行复核、校对。在计算机上形成的电子公文是无纸化公文，复核、校对的主要责任就必须由文秘人员全权担负。这时候的电子公文介质是数字纸张。文秘人员复核和校对电子公文务必严谨认真，保证准确无误。三、电子公文的发送和接收电子公文定稿之后，文秘人员要按照一定的要求和流程把电子公文直接发送到受文单位。受文单位则要按照一定的要求和流程接收电子公文。现在，行政机关、社会团体和企事业单位一般都建立了办公自动化系统，实现了网上办公，大大提高了电子公文的发送和接收的效率。而且，不断创新的办公自动化系统为电子公文向实用转型提供了越来越好的技术支撑，电子公文处理技术有了革命性的变革。四、电子公文的归档与保护具有档案保存价值的电子公文，务必归档实施保护。对于电子公文的归档管理，不宜一刀切，最好分步骤进行。第一步，将纸质公文与电子公文拷贝双重归档。第二步，逐步实现文档一体化。对电子公文的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后的电子档案的保管与利用实行全过程管理，从而确保电子公文的真实性、完整性和有效性。四、电子公文的归档与保护一、确保时效发送和接收电子公文表明电子公文进入了文件的办公自动化处理阶段。二、安全保密传输电子公文的网络要达到痕迹保留、全程监控、安全保密的技术要求。三、运作便利运作便利是指办公自动化系统本着计算机为人服务的理念设计公文处理流程和操作方式。