第四章 电子表格系统Excel2003

目录第一章计算机基础第二章WINDOWSXP第三章文字处理软件Word2003第四章电子表格系统Excel2003第五章演示文稿软件PowerPoint2003第六章Access2003关系数据库的使用第七章计算机网络应用基础第八章网页制作软件FrontPage2003第四章电子表格系统Excel2003任务一创建和分析图书销售表任务引入：王君是书店的经理，2007年初她要做2006年计算机图书的销售分析表和图书利润分析。现在她要将图书的名称、编号、销售价格、销量及出版社等各种信息输入到表格中，并利用Excel对数据进行分析。知识技能点：Excel2003启动、退出Excel工作簿、工作表、行、列、单元格及单元格区域的概念。Excel工作簿的建立、打开及保存。Excel工作表的选择、插入、删除、重命名、移动、复制和隐藏。Excel单元格、单元格区域、行和列的选择、插入和删除。Excel数据输入、编辑、查找和替换的方法。Excel2003公式和函数的使用。Excel2003中批注的使用。销售表内容如下：2006年计算机书籍销售分析编号图书出版社一季度二季度三季度四季度年销售量单价年销售额0101VB高教5045304020元0102VC高教5040324525元0103操作系统高教2024353121元0201VB科学2343353418元0202数据结构科学4334233517元0301VC清华6050565328元0302操作系统清华5060706023元0303VB清华5968566726元0401数据结构人民2024302719元0402操作系统人民3023242020元总计日期2007年1月3日图书利润表编号进价销量售价利润010112元16520元010213元16725元010311元11021元020110元13518元020210元13517元030116元21928元030212元24023元030315元25026元040112元10119元040213元9720元总计任务分析：在Excel2003下把有关图书销售的数据输入到计算机中并保存起来，这就是王君要做的首要工作，而完成数据的输入是使用Excel创建电子表格的一项最基础的工作，这里面涉及到工作簿的建立和保存、工作表的编辑、单元格、单元格区域、行和列的选择、各种类型数据的输入、编辑、填充及删除。接下来王君还要对所有数据进行分析，这里面涉及到Excel中公式的和函数的使用。任务实施：步骤一：建立并保存空白工作簿1、Excel2003的启动单击Windows窗口左下角的“开始”按纽，从“所有程序”项中选择“MicrosoftOffice2003”，单击“MicrosoftOffice2003”中Excel2003菜单项，即可完成启动，如图4-1图4-1开始菜单也可以通过双击Excel2003的桌面快捷方式启动，或者通过“开始”菜单中的“运行”命令(在“运行”对话框中输入“Excel”)启动2、建立空白工作簿启动Excel后，系统会自动创建一个新工作簿，默认的文档名是“book1．xls”，如图4－2所示图4-2默认文档新建工作簿方法：方法一：菜单“文件/新建”方法二：快捷键Ctrl+N方法三：工具栏新建按钮知识技能拓展——认识Excel窗口界面，如图4-4图4-3Excel窗口界面3、工作簿保存新建一个工作簿后，不要急于录入内容，正确的做法是先进行保存，以免录入过程中出现问题而导致新建工作簿的内容丢失。这样不但有利于工作簿长久保存，而且便于以后再次使用。当新建的工作簿第一次保存时，单击菜单栏“文件/保存”或“文件/另存为”，会出现一个“另存为”对话框，如图4-4所示，这时需在“保存位置”列表中选择合适的文件夹，然后在“文件名”文本框中输入文件名称“计算机书籍销售”，最后单击“保存”按钮即可。同样，我们也可以通过工具栏中的“保存”按钮和快捷键“Ctrl＋S”实现保存的操作。对一个曾经保存过的工作簿再次进行编辑修改时，如果想把修改后的文档仍然保存到原文件中只需单击“文件/保存”或常用工具栏中的“保存”按钮即可；如果想不影响原文件还要保存修改后的内容，这时应单击“文件/另存为”，出现“另存为”对话框。图4-4“另存为”对话框知识技能拓展——打开工作簿方法一：菜单“文件/打开”方法二：工具栏打开按钮方法三：快捷键Ctrl+O步骤二：销售表数据输入单击sheeet1标签（图4-4），将以下内容输入到第一个工作表1、输入表标题、书名、出版社和编号（文本（字符或文字）型数据及输入）在Excel2003中，文本可以是字母、汉字、数字、空格和其他字符，也可以是它们的组合。在默认状态下，所有文字型数据在单元格中均是左对齐。输入文字时，文字出现在活动单元格和编辑栏中。输入时注意以下几点：在当前单元格中，一般文字如字母、汉字等直接输入即可。如果把数字作为文本输入（身份证号码、电话号码、“=3+5”、“2/3”等），应先输入一个半角字符的单引号“’”再输入相应的字符。例如，“’0101”。第一步：在单元格A1中输入标题2006年计算机书籍销售分析第二步；在第二行输入相应内容(四个季度暂时不输入)。第三步：选中A1到J11的单元格区域。单击A1,鼠标为空心十字符号时拖动至J11。第四步：单击工具栏合并及居中按钮（如图4-4）。或者在单元格格式对话框中设置，单元格格式的相关知识将在下一节中详细介绍。知识技能拓展——向单元格输入数据的方式1、单击选择需要输入数据的单元格，然后直接输入数据，以回车键结束，输入的内容将直接显示在单元格内和编辑栏中。2、单击单元格，然后单击编辑栏，可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据。3、双击单元格，单元格内出现插入光标，移动光标到所需位置，即可进行数据的输入或编辑修改。4、如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可选定相应的单元格，然后输入数据，按Ctrl+Enter键，即可想这些单元格同时输入相同的数据知识技能拓展——常用的选择操作选择内容具体操作单个单元格单击相应的单元格，或用箭头键移动到相应的单元格某个单元格区域单击选定该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直至选定最后一个单元格工作表中的所有单元格单击“全选”按钮（见图4-4）不相邻的单元格或单元格区域先选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键，再选定其他的单元格或单元格区域。较大的单元格区域单击选定区域的第一个单元格，然后按住Shift键再单击该区域的最后一个单元格（若此单元格不可见，可以用滚动条使之可见）整行单击行标整列单击列标相邻的行或列沿行标或列标拖动鼠标；或选定第一行或第一列，然后按住Shift键再选定其它行或列不相邻的行或列先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键再选定其他的行或列。增加或减少活动区域的单元格按住Shift键并单击新选定区域的最后一个单元格，在活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域。2、输入图书的销量和单价（数字（值）型数据）在Excel2003中，数字型数据除了数字0~9外，还包括+（正）、—（负号）、（、）、，（千分位号）、（小数点）、/、＄、%、E、e等特殊字符。输入数字型数据默认右对齐，数字与非数字的组合均作文本型数据处理。输入数字型数据时，注意以下几点：输入分数时，应在分数前输入0（零）及一个空格，如分数2/3应该输入“02/3”。如果直接输入“2/3”或“02/3”，则系统将把他视作日期，认为是2月3日。输入负数时，应在负数前输入负号，或将其置于括号中。如-8或（8）。在数字间可以用千分位号“，”隔开，如“12，002”。单元格中的数字格式决定Excel2003在工作中表示数字的方式。如果在“常规”规格的单元中输入数字，Excel2003会将数字显示为整数、小数，或者当数字度超出单元格宽度时以科学记数法表示。采用“常规”规格的数字长度为11位，其中包括小数点和类似“E”和“+”这样的字符。如果要输入并显示多于11位的数字，可以使用内置的科学记数格式（即指数格式）或自定义的数字格式。Excel2003将根据具体情况套用不同的数字格式。例如，如果输入＄16.88，Excel2003将套用货币格式。如果要改变数字格式，则先选定包括数字的单元格，再单击“格式”菜单中的“单元格”命令，然后在单击“数字”选项卡，再根据需要选定相应的分类和格式。无论显示的数字的位置如何，Excel2003都只保留15位的数字精度。如果数字长度超出了15位，则Excel2003会将多余的数字位转换成0（零）。3、输入四个季度（自动填充数据）Excel2003有“自动填充”功能，可以自动填充一些有规律的数据。如：填充相同数据，填充数据的等比数列、等差数列和日期时间数列等。自动填充是根据初值决定以后的填充项，方法为：将鼠标移动到初值所在的单元格填充柄上（如图4-5），图4-5自动填充当鼠标指针变成黑色十字形时，按住鼠标左键拖动到所需的位置，松开鼠标，即可完成自动填充（如图4-6）。图4-6自动填充使用自动填充注意以下几点：初值为纯数字型数据或文字型数据时，拖动填充柄在相应单元格中填充相同数据（即复制填充）。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，可使数字型数据自动增1。初值为文字型数据和数字数据混合体，填充时文字不变，数字递增减。如初值为A1，则填充为A2、A3、A4等。初值为Excel预设序列中的数据，则按预设序列填充。初值为日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据，则自动增1。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，则在相应单元格中填充相同数据。知识技能拓展——序列1、输入任意等差、等比数列先选定待填充数据区的起始单元格，输入序列的初始值。再选定相邻的另一个单元格，诸如序列的第二个数值。这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初值和第二个数值的单元格（如图4-7），图4-7自动填充用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要按升序排列，则从上向下或从左到右填充。如果要按降序排列，则从下向上或从右到左填充(如图4-8）。图4-8自动填充如果要指定序列类型，则先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击相应的命令（如图4-9）。图4-9指定序列类型也可以在第一个单元格输入起始值（图4-10）；图4-10填充通过“编辑”菜单中的“填充”→“序列”命令，打开“序列”对话框（如图4-11）图4-11“序列”对话框产生一个序列，在对话框的“序列产生在”区域选择“列”，选择的序列类型为“等比数列”，然后在“步长值”中输入2，“终止值”中键入256，最后单击“确定”，就会看到如图4-12所示的结果。图4-12填充2、创建自定义序列用户可以通过工作表中现有的数据项或输入序列的方式，创建自定义序列，并可以保存起来，供以后使用。1、利用现有数据创建自定义序列：如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单，则可以先选定工作表中相应的数据区域（如图4-13所示）。图4-13自定义序列单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，在对话框中选“自定义序列”选项卡，单击“导入”，即可使用现有数据创建自定义序列（如图4-14所示）。图4-14“选项”对话框2、利用输入序列方式创建自定义序列：选择如图4-14所示“自定义序列”列表中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在输入每个元素后，按回车键。单击“添加”按钮即可。4、输入建表日期（日期和时间型数据及输入）Excel2003将日期和时间视为数字处理。工作表中时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。在键入了Excel2003可以识别的日期或时间型数据后，单元格格式显示为某中内置的日期或时间格式。在默认状态下，日期和时间型数据在单元格中右对齐。如果Excel2003不能识别输入的日期或时间格式，输入的内容将被视作文本，并在单元格中右对齐。在控制面板的“区域选项”中的“日期”选项卡和“时间”选项选项卡中的设