会展现场运作基础实训指导手册

会展现场运作基础实训指导手册2012——2013学年第1学期专业会展策划与管理班级会展一班姓名张浩学号2012150454上海电子信息职业技术学院经济与管理系会展策划与管理专业2/36课程说明《会展现场运作基础》课程共6个学分，共分为2个学期进行授课。本课程系统地讲授会展业的基本理论和时代理念，是一门会展专业基础课程。第一学期该课程主要讲授会展业概述、会展与旅游、会议业、展览业、奖励旅游、节事活动等内容，并介绍了发达国家会展业的成功经验及相关的会展业最新信息。授课中注重结合会展案例分析，并通过课堂学生讨论等互动方式，激发学生的学习热情，开拓学生视野和思路。通过本课程的学习，一方面使学生较系统地掌握会展的基本理论和方法，另一方面通过具体实例的分析使学生做到理论联系实际，扩大学生的知识面，为第二学期的课程和其他专业课程打下坚实的基础。第二学期该课程主要通过现场观察会展如何进行运作让学生了解专业基础知识和熟悉专业技能的实践课程。学生通过参观不同类型的展会，可以对展会的组织情况、现场运作情况，展会的服务、场馆的设施和服务等有较为全面、详细的认识和了解，从而为其后续专业课程的学习奠定基础。该实训手册要使用1学年，请各位同学妥善保管！3/36实训目标学生通过会展现场运作基础实训，能对展会的组织、运作程序、展会的服务、现场的组织和管理，会展场馆和设施设备等有全面的认识和了解，能掌握基本的岗位技能，提高发现问题和解决问题的能力。技能目标1.掌握采集展会信息的方法；2.能够根据任务目标快速准确地收集有效资料；3.能进行简单的展台、宣传册/单、展示道具、版面等的设计；4.能准确规范地绘制展位布局图；5.培养根据指导计划发现问题和解决问题的能力；6.培养执行指导计划和完成任务的能力；7.培养团队合作意识；8.培养同现场专家、工作人员等的沟通能力。4/36实训指导学生在实训中要对以下专业知识有所了解，并在教师指导下完成相关的任务。一、展会基本信息采集1、展会的主办单位，协办单位，承办单位，或其他组展单位；它们之间存在怎样的关系？2、展会举办的时间，开展期间对外开放的时间？3、展会举办地点；周边的交通是否方便？记录并统计展会周边的交通路线。4、展会的主题是什么？该主题能带来什么样的新展示、新见识、新思想(创意)、新特色？5、区分展会性质是国际展，还是国内展？若是国内展则是展销会、综合展、还是专业展？二、展会开幕仪式1、了解并记录开幕式的议程；开幕式有哪些活动？这些活动对展会起什么作用？开幕式上是否有突发事件：如有嘉宾晚到、设备故障等其他事件？若有，主办方是如何应对的？2、开幕式上传媒的选择若展会是展销会性质，则其传媒选择了当地哪些主流媒体或强势媒体，是否做到了报媒，电媒，网媒的结合。若有，这些媒体是如何结合的？若展会是综合展性质，则传媒选择了当地哪些传媒、专业媒体参加，5/36这些媒体有何特点？若展会是专业展，则传媒选择上是否有当地主流和强势媒体参加，是否有专业媒体参加，是否有全国性主流媒体参加？若有，分别是哪些？3、采集相关的传媒报道信息传媒选择若是报媒：则收集该报刊；如果是电视、网络等其他媒体则记载该媒体播放的时间、栏目名称，重复次数等相关信息。4、你觉得该展会在开幕式上传媒间的合作，对展会的VI（视觉识别）有什么作用？三、展会现场运营管理（一）现场观众信息采集及管理1、了解展览现场观众信息采集的设备；现场制卡系统2、了解展会在观众登记信息内容，并收集观众信息登记表和收集各类观众入场卡3、了解展览现场观众信息采集的设备；4、了解展会门禁系统：展会是如何通过门禁系统实现人流控制的？5、了解观众尤其是专业观众、重点买家是如何实现同参展商对接的？6、如是否有导展员导引，预约、呼叫等信息服务。7、你所参加的展览场馆是否同期举办了两个以上的展览？若是则展览场馆的门禁系统是如何对多个展览的人流和物流从时间和空间上区分开来的，是如何进行管理的？（二）展会现场运营6/361、了解并绘制展位的整体布局图；了解是否有特装展区、标准展区、低价展区等，这些区域分别位于展厅的什么位置？2、了解展会的观展导引：是否设置了地标、指示牌，在通道，入口等公共区域，对观展路径、观众休息区、餐饮区、洗手间等是否进行了标示？3、收集展会的观展指南：会刊、观展手册、展览快讯等。4、展览现场是否设置有咨询服务？分别提供什么样的咨询服务？5、展会现场是否提供休憩服务？如设置有休息区、饮水区、就餐区、这些区域是否配备了座椅，供水、供餐设施？休憩服务区存在什么样的问题？是否能满足现场人员需求、卫生条件等怎样？6、展会现场整体的卫生状况如何？存在什么样的问题？7、展会现场是否设置了安全指挥中心，有哪些安全设施？是否有监控系统，在场馆中是如何设置的？8、展会现场是如何实现用电安全的？9、展会的配套活动有哪些？如大型演艺活动：开幕晚会、走台表演、歌舞表演等；专题活动：新商品推介会、促销会、论坛、颁奖活动等，这些活动的效果如何？现场秩序如何、效果如何、是否达到活动的目的？存在哪些问题？提出你的建议。10、展会现场有哪些广告形式？如静态广告，动态广告，视觉广告，听觉广告，多媒体广告，标牌广告、汽球广告、指示广告，其他形式广告等。7/3611、展会现场是否设有贵宾接待室？交易洽谈区？如果没有设置公共的交易洽谈区，那么展商是如何解决交易洽谈这个环节的？12、参展商有哪些自办活动：如互动活动，促销活动，派赠活动等，统计一下采取各项活动的参展商数量。这些活动对展会现场秩序管理是否造成影响？是否存在潜在不安全因素？13、参展商在展位是否播放了音像资料？若有你觉得应该注意哪些方面？14、了解参展商在展会现场散发图文资料的地点，这些地点选择有何特点，有何影响？15、了解特装展台的特点：是否有封顶的多层结构，是否设置有消防设备等。16、展台常用哪些设施？17、找出你比较满意的几个展台设计，了解该参展商参展的目的，分析其展台设计是如何凸现主题达到预期效果的？你觉得是否还应该作改进，试作展台设计效果图。18、找出你认为设计效果不佳的几个展台，了解相应参展商的参展目的，分析其设计没能达到预期效果的原因？试提出你的修改方案，并作效果图。19、收集3—4份你认为有创意的产品宣传册/单或其他资料！同时收集3—4份你认为设计效果不佳的宣传册/单，根据宣传册的内容，对其设计提出修改方案，并制作宣传册/单。四、场馆设施8/36（一）主体建筑与设施1、展馆的建筑特点：是单体建筑还是多展馆组成的群体建筑；是单层建筑还是多层建筑；是只有展览功能的单一功能建筑还是兼具办公，会议等多功能建筑？2、展馆是否具备办公设施？如是否建立办公大楼，并设置有办公室。3、展览场馆是否有会议设施？如场馆是否设置了会议大厅、会议室、洽谈室、贵宾室以及新闻中心等，收集相关资料（二）展馆的配套建筑和设施1、了解广场、餐饮、停车场和休息场所等在场馆中的位置。2、展览场馆的内外连接通道：了解场馆的外部通道：周边的交通情况，是否有与机场、高速公路、轨道交通，公共交通等相连接？了解展览场地的内部通道，人流通道和物流通道及其相关设施。是否有电梯、货梯？电梯和货梯分别有几部，位于场馆何处？你认为如此布局是否合理？说出理由是否有自动人行梯、人行梯？自动人行梯和人行梯在场馆中的布局是否合是否能满足展会需求，存在哪些问题？说出理由，提出你的改进方案场馆几个入口，展馆之间的通道是如何设置的？2、场馆的仓储场所与设施：仓储场所在场馆中的位置，配备了哪些设施。9/36注意事项学生在现场参观要严格遵守展会现场秩序，注意人身安全，服从指导教师安排，认真做好参观笔记，如实填写实训指导手册，按时完成教师布置任务！一、安全要求：如遇学校统一安排参观任务，参观要求同学根据学校要求到指定场馆进行参观，并在场馆门口集中，并由任课老师点名，否则按旷课4节处理。参观后自行回到学校并由班主任进行点名。二、参观要求：1、场馆基本情况1)收集展览馆平面图、展览馆的配套设施、展厅基本情况等；2)收集展厅的分类、面积、层高、展览馆的使用频率；3)收集周边的交通、餐饮、住宿分布情况；4)收集租赁该场馆的费用等等。2、该展览的情况1)收集展览会的主题、名称、时间、地点、展览的亮点；2)收集展会的主办单位，协办单位，承办单位，或其他组展单位；3)收集展览会中的格局、展厅的类型、面积、材质、展厅的标识系统等；4)收集展会的观展指南、会刊、观展手册、展览快讯；5)收集展馆中优秀和拙劣的展厅资料。10/36实训指导计划第一学期实训指导要求：1、请同学利用双休日去上海市区参观一届展览会，并完成后续的参观展览评价表。2、本学期以小组形式完成一份小型会展策划方案。3、总结本学期所学习的内容完成学习报告。计划执行情况反馈11/36学习报告要求：根据课堂上所学的知识，并结合自己的认识对会展这个行业进行简短的描述。从定义上看会展业是会议业和展览业的总称。是一个新兴的服务行业，影响面广，关联度高。会展经济逐步发展成为新的增长点，而且会展业是发展潜力大的行业之一。大力发展会展业，全面提升会展经济是关键，其次，会展业地位和作用日益凸现会展业涉及工业、农业、商贸等诸多产业，对结构调整、开拓市场、促进消费、加强合作交流、扩大产品出口、推动经济快速持续健康发展等发挥重要作用，在城市建设、精神文明建设、和谐社会构建中显示出其特殊的地位和作用，并日益显现出来。经过一个学期的学习，我个人认为学习会展业能更多的与社会接触，增加自己的社会阅历和经验，为以后求职做好思想上和行动上的准备工作，我觉得学习会展现场运作这门课应当培养自己的吃苦耐劳的精神，加强自己的综合素质，锻炼自己的社会适应能力，我认为这个行业发展前景还挺广阔的。12/3613/36参观展览评价表参观地点上海世博展览馆2号、3号馆参观时间2012年12月15——12月16日2天展会名称2012冬季中国（上海）婚博会展会主题爱情展会类型婚庆婚博展会规模3000家参展商，34000平方米展厅面积。该展馆的使用频率：较高展馆标摊租赁的价格：8800元/个与该展会配套的论坛数量2展厅层高：5米历届该展会的选址地点：2012年2月24-26日上海光大会展中心下届该展会的选址地点：2013年9月10日上海世博展览馆展馆内配套设施的种类：有独立的物流通道，安全出口，餐厅，休闲场所，特供停车场，咨询点，有志愿者服务和专业工作人员随时提供帮助。婚纱影楼、工作室精品区结婚对钻及珠宝首饰精品区婚庆用品精品区婚宴精品区新婚生活精品服务区婚纱礼服及配饰精品区14/36展馆在卫生、安全措施的表现：展馆卫生实施齐全，卫生保持良好，配备残疾人通道，消防器具齐全，警务人员工作积极到位。场馆周边交通、住宿、餐饮等公共服务设施的罗列：上海温玛电子科技有限公司可提供落地式、壁挂式等多媒体液晶广告机上海嘉煜宾馆地铁4号线标间价178元、上海梅丽亚晶商务酒店（浦东世博店）距展区2.5公里标间价190元、富驿时尚酒店(世博展览馆店)准四星级酒店距展区2.5公里标间价379元......15/36场馆平面图场馆基本评价*优□良□中□及格□差16/36参观后记录表转下页请简述你对场馆的评价及建议：展馆面积大，参展商多，婚庆活动丰富，购物现场火热有序。但现场人员多，服务人员还是不够。17/36观后感为期两天的上海冬季婚博会这个周末终于在世博展览馆高调亮相，它是民政部门举办的国家级婚博会、全球超大规模世界级品牌结婚展、中国婚尚风向标，很隆重、很正式。拿着门票，怀着好奇心，虽然是冬天，冷天仍然压制不住我出行的心。还没到现场，就有很多的参展商给我们派发宣传资料，年轻的小姐都身着正装、化淡妆，大有现代红娘的感觉。世博展馆2号、3号展馆外部现场布置宏大，正规，从海报到彩旗都极富气氛、从票务发放到人员入场都很有秩序，看来又是精心准备的活动。的确，3000多家展商的展位布置，现场装潢，活动策划，门票销售，入场安排等等一切展前工作复杂困难，可谓良苦用心。一句话从外部看来，活动组织的很条理、准备很充分，宣传很到位，各项工作井井有条。签到还有礼品，这是第一份惊喜，