第四章电子表格处理软件

第四章电子表格处理软件人民邮电出版社主编贾昌传计算机应用基础第四章电子表格处理软件4.1简单表格的创建4.2数据的整理和分析4.3公式和函数4.4Excel中的图表*4.5高级技巧本章以微软Excel2010为例介绍电子表格软件。通过本章的学习，可以掌握Excel2010的一些常用的基本操作，使用Excel2010进行数据处理，例如数据的整理和分析、公式和函数、图表等。在学习本章之前介绍一些基本知识。1．单元格2．单元格区域3．工作表4．工作簿5．网格线6．数字格式4.1简单表格的创建4.1.1向工作表中输入数据在一个单元格中输入数据时，首先要单击该单元格选中它。选中A1单元格，使其成为活动单元格。在单元格内输入工作表的标题“工资统计表”。然后，按Enter键确认，当前单元格变成A2。向工作表中输入数据通常有以下几种方法。（1）键盘输入。这是数据输入的普通方式，即用键盘输入数据后按Enter键或Tab键确认输入。如果要在一个单元格内输入两行数据，可按Alt+Enter组合键实现换行。（2）自动填充。这是数据输入的快捷方式。用户可以使用该方式快速地在相邻的单元格中填入相同的数据，还可以在一个连续的单元格区域中快速地输入有规律的数据序列。（3）相同数据填充。首先选择一个单元格作为数据源，用鼠标指向填充柄（单元格右下角的黑方块），当鼠标变成“十”字形时按下左键，拖动虚线框覆盖所有要填充的单元格，然后释放鼠标，所有的单元格都会填入数据源数据。4.1.2简单的计算数据计算是Excel的基本功能。在工作表中输入数据之后，需要对基本数据进行计算后获得新数据，如已知“基本工资”和“资金”，求“实发工资”。4.1.3对表格进行修饰【开始】选项卡下的【字体】组和【对齐方式】组中的工具可以方便地设置表格的显示样式，如字体、对齐方式、格式、边框样式等内容。1．设置边框线2．填充颜色4.1.4编辑单元格常用的单元格编辑方式：删除单元格内容：选定要删除内容的单元格，按Delete键。此方法也适合删除区域内的所有内容。修改单元格内容：双击单元格，或选定单元格后，单击编辑栏（或直接按F2功能键）。删除单元格：先选定要删除的单元格，然后右击，在弹出快捷菜单中选择【删除】命令，打开【删除】对话框。在【删除】对话框中进行相应的设置后单击【确定】按钮，即可删除单元格。插入单元格：先选定要插入单元格的位置，然后右击，在弹出快捷菜单中选择【插入】命令，会弹出【插入】对话框。在对话框中进行相应的设置后单击【确定】按钮，即可按刚才的设置插入空白单元格。插入（删除）行或列：先用鼠标选中要插入（删除）行或列的行号或列标，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择【插入】或【删除】命令，即可增加（删除）一个空行或空列。合并单元格：选中要合并的单元格区域，然后在【开始】选项卡中的【对齐方式】组中单击【合并后居中】按钮即可。4.1.5为工作表命名建立工作簿文件时，系统会自动产生3个工作表，分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3，要为工作表命名，只需双击当前工作表标签，或右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择【重命名】命令，输入新的工作表名后单击其他位置或按回车即可。4.1.6插入或删除工作表在工作表标签上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，或单击最后一个工作表标签右侧的【插入工作表】按钮，即可插入一个空白工作表。将鼠标指针移动到要删除的工作表标签，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，在弹出的提示对话框中单击【删除】按钮，即可删除工作表。4.2数据的整理和分析4.2.1数据的排序Excel提供了多种方法对工作表区域进行排序，可以根据需要按行或列、按升序或降序排序。当按行进行排序时，数据列表中的列将被重新排列，但行保持不变，如果按列进行排序，行将被重新排列而列保持不变。除了对数据表以某个字段为主要关键字进行排序之外，也可以以多个字段为关键字进行排序。在Excel2010中，排序依据最多可以支持64个关键字。4.2.2数据的筛选筛选数据列表就是将不符合特定条件的行隐藏起来，可以更方便对数据进行查看。Excel提供了两种筛选数据的命令：自动筛选和高级筛选。1．自动筛选自动筛选适用于简单的筛选条件。2．高级筛选高级筛选适用于复杂的筛选条件。3．在筛选时使用通配符在设置自动筛选的自定义条件时，可以使用通配符，其中问号（？）代表任意单个字符，星号（*）代表任意一组字符。4.2.3数据的分类汇总与分级显示分类汇总是Excel中最常用的功能之一，它能够快速地以某一个字段为分类项，对数据列表中的数值字段进行各种统计计算，如求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积等。4.2.4条件格式使用Excel中的条件格式功能，可以预置一种单元格格式，并在指定的某种条件被满足时自动应用于目标单元格。可以预置的单元格格式包括边框、底纹、字体颜色等。此功能可以根据用户的要求，快速对特定单元格进行必要的标识，以起到突出显示的作用。4.2.5数据透视表和数据透视图1．数据透视表数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮助用户分析、组织数据。2．数据透视图根据数据透视表可以直接生成图表，在【选项】选项卡的【工具】组中，单击【数据透视图】按钮。3．直接创建数据透视表和数据透视图在【插入】选项卡的【表格】组中，单击【数据透视表】按钮，在下拉列表中选择【数据透视图】命令。4.2.6获取外部数据在Excel中可以获取外部的数据到Excel中，并利用Excel的功能对数据进行整理和分析，而不用重复复制数据。这些数据包括Access数据、文本数据、网站数据、SQLServer数据、XML数据等。4.2.7冻结和拆分窗格如果工作表数据比较多，在显示器中无法全部显示，查找数据比较困难，这时可以利用窗格的拆分和冻结功能，使工作表的某一部分在其他部分滚动时一直可见，同时查看工作表分布较远的部分。1．拆分窗格2．冻结窗格3．快速拆分与冻结窗口4.2.8表对象在Excel2010中，可以将数据表格直接转换为表对象，直接对数据表格进行排序、筛选、调整格式等操作。单击【插入】选项卡的【表格】组中的【表格】按钮，在弹出的【创建表】对话框中设置数据的来源，然后单击【确定】按钮，此时就将数据表格转换为表对象。当把数据转换为表对象后，自动出现筛选、通过数据透视表汇总、表格样式设置等功能。4.2.9选择性粘贴选择性粘贴是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中，不是简单地拷贝。4.2.10数据的有效性使用Excel的数据有效性功能，可以对输入单元格的数据进行必要的限制，并根据用户的设置，禁止数据输入或让用户选择是否继续输入该数据。4.3公式和函数4.3.1相对引用与绝对引用随着公式的位置变化，所引用单元格位置也在变化就是相对引用；随着公式位置变化所引用单元格位置不变化就是绝对引用。4.3.2公式创建公式是由用户自行设计并结合常量数据、单元格引用、运算符等元素进行数据处理和计算的算式。从公式的结构来看，构成公式的元素通常包括等号、常量、引用和运算符等元素。其中，等号是不可或缺的。在实际应用中，公式还可以使用数组、Excel函数或名称（命名公式）来进行运算。4.3.3函数使用Excel的工作表函数通常被简称为Excel函数，它是由Excel内部预先定义并按照特定的顺序、结构来执行计算、分析等数据处理任务的功能模块。因此，Excel函数也常被人们称为“特殊公式”。与公式一样，Excel函数的最终返回结果为值。4.3.4绝对引用的应用4.4Excel中的图表4.4.1图表的建立图表是图形化的数据，它由点、线、面等图形与数据文件按特定的方式组合而成。一般情况下，用户使用Excel工作簿内的数据制作图表，生成的图表也存放在工作簿中。图表是Excel的重要组成部分，具有直观形象、双向联动、二维坐标等特点。4.4.2图表的修改4.4.3常见的图表及应用技巧柱形图（或条形图）：由一系列相同宽度的柱形或条形组成，通常用来比较一段时间中两个或多个项目的相对数量。折线图：用来表现事物数量发展的变化。饼图：在用于对比几个数据在其形成的总和中所占百分比值时最有用。条形图：由一系列水平条组成，使得对于时间轴上的某一点，两个或多个项目的相对尺寸具有可比性。面积图：显示一段时间内变动的幅值。面积图可以观察各部分的变动，同时也看到总体的变化。散点图：展示成对的数和它们所代表的趋势之间的关系。股价图：这是具有3个数据序列的折线图，可以用来显示一段时间内一种股标的最高价、最低价和收盘价。。雷达图：显示数据如何按中心点或其他数据变动。*4.5高级技巧4.5.1编辑技巧1．分数的输入2．序列“001”的输入3．日期的输入4．在多张工作表中输入相同的内容5．不连续单元格填充同一数据6．利用Ctrl＋*组合键选取文本7．快速清除单元格的内容4.5.2单元格内容的合并4.5.3条件显示利用if函数，可以实现按照条件显示。4.5.4自定义格式Excel的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式；负数格式；零格式；文本格式。我们还可以通过使用条件测试添加描述文本，使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。自定义格式的通用模型相当于：[；0]正数格式；[；0]负数格式；零格式；文本格式。4.5.5自动切换输入法实现自动切换的方法：选中要输入英文的列，选择【数据】选项卡，在【数据工具】组中单击【数据有效性】，在弹出的【数据有效性】对话框中，选中【输入法模式】选项卡，在【模式】下拉列表框中选择【关闭（英文模式）】命令，然后单击【确定】按钮。4.5.6批量删除空行有时需要删除Excel工作表中的空行，如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。这时可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。4.5.7如何避免错误信息下面介绍几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。1．错误值：＃＃＃＃2．错误值：＃DIV/0!3．错误值：＃VALUE!4．错误值：＃REF!5．错误值：＃N/A6．错误值：＃NAME?7．错误值：＃NUM!8．错误值：＃NULL！本章结束谢谢！