岗位说明书编写

第1页岗位说明书编写人力资源部人力资源资料：第2页课程目标通过本次研讨会，您将掌握以下内容：岗位分析的定义及在企业人力资源管理中的作用与意义岗位分析收集的信息及主要方法编写岗位说明书的基本思路及主要模式第3页美国加利福尼亚大学的学者做了这样一个实验：把6只猴子分别关在3间空房子里，每间两只，房子里分别放着一定数量的食物，但放的位置高度不一样。第一间房子的食物就放在地上，第二间房子的食物分别从易到难悬挂在不同高度的适当位置上，第三间房子的食物悬挂在房顶。数日后，他们发现第一间房子的猴子一死一伤，伤的缺了耳朵断了腿，奄奄一息。第三间房子的猴子也死了。只有第二间房子的猴子活的好好的。究其原因，第一间房子的两只猴子一进房间就看到了地上的食物，于是，为了争夺唾手可得的食物而大动干戈，结果伤的伤，死的死。第三间房子的猴子虽做了努力，但因食物太高，难度过大，够不着，被活活饿死了。只有第二间房子的两只猴子先是各自凭着自己的本能蹦跳取食，最后，随着悬挂食物高度的增加，难度增大，两只猴子只有协作才能取得食物，于是，一只猴子托起另一只猴子跳起取食。这样，每天都能取得够吃的食物，很好的活了下来。做的虽是猴子取食的实验，但在一定程度上也说明了人才与岗位的关系。故事分享岗位难度过低，人人能干，体现不出能力与水平，选拔不出人才，反倒成了内耗式的位子争斗甚至残杀，其结果无异于第一间房子里的两只猴子。岗位的难度太大，虽努力而不能及，甚至埋没、抹杀了人才，有如第三间房子里的两只猴子的命运。岗位的难度要适当，循序渐进，如同第二间房子的食物。这样，才能真正体现出能力与水平，发挥人的能动性和智慧。同时，相互间的依存关系使人才间相互协作，共渡难关。第4页案例分享工作分析是否能这样进行？第5页为什么有人工作量很大，做也做不完？为什么有人没活干，整天喝茶看报纸？为什么会有人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？为什么会有工作没人去做，贻误战机？管理者经常遇到的困惑？思考？第6页管理者经常遇到的困惑？思考为什么招聘的员工，会常常不符合要求？为什么不能完成客观的绩效考核，勤无奖懒无罚？为什么公司付出了巨大的薪资总额，而员工仍是抱怨工资太低、福利太少？？第7页管理者经常遇到的困惑？思考为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会？为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果？为什么有的员工不知道自己该做些什么？为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏？为什么会产生这些问题呢？？第8页为什么会产生这些问题呢？我们并不了解每个人的工作量是多少？我们并不了解到底需要多少员工？我们并不了解如何有效地考核员工的工作？我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？我们并不了解员工的职业生涯？我们并不了解员工到底需要什么？我们到底该怎么办？！因为：第9页我们应该这样做我们应该做工作分析岗位说明书第10页拿来主义，消化不良－－借鉴其他公司的样本，照搬照抄闭门造车，自我杜撰，根据个人主观愿望编写明日黄花，西风凋敝岗位说明书的编写弊病第11页岗位说明书的作用明确本岗位的价值和主要产出清楚自己的主要产出领域及结果是任职素质提升的依据向上级寻求更有针对性的指导对于任职者第12页更加明确本部门的人员需求为合理的分派工作、制订计划提供参考绩效考核的基础工作之一为员工提供更好的辅导和支持对于管理者岗位说明书的作用第13页岗位说明书的作用为公司人力资源规划提供依据匹配岗位与人的基础招聘、培训等工作的基础岗位评价的前提，薪酬制定的基础绩效考核的依据对于人力资源专业人员第14页什么是岗位岗位是组织的基本单位/标准构件岗位基于组织而非个人岗位为组织的目标和价值而存在岗位是个人与工作之间的纽带任职者变换，岗位的根本特征即所从事任务及主要活动不变组织目标战略组织架构岗位第15页岗位的特征岗位属于组织岗位存在不取决于担任岗位的人，而是组织的需要。岗位与任职者截然不同：人的特征表现于其工作风格、方法和行为，岗位的特征表现于其在组织内的目的和应负责任。岗位是动态的随着组织策略和结构的变化，岗位会发生变化。但岗位的动态性并不否认其明确性和固定性。为避免组织重叠和资源浪费，更需清楚界定岗位的责任。第16页岗位、职务、任务职务＝头衔（岗位称谓）例如：经理/主任/专员岗位＝职能+头衔任务：指一项具体的工作。例如：职务：主任、专员岗位：办公室主任、招聘专员任务：指派打印一份文件第17页岗位分析流程岗位信息搜集岗位说明书撰写岗位分析收集有关岗位内容和岗位之间关系的信息资料研读法问卷调查法访谈法观察法工作日记法对岗位信息进行分析整理，分解为几个关键部分以简洁的方式固化岗位分析结果，通常为岗位说明书岗位分析6要素岗位说明书模版岗位分析方法第18页岗位分析方法－岗位分析6要素岗位分析6要素岗位目的主要应负责任岗位工作权限最低任职资格工作关系基本信息岗位名称、所在部门、层级等岗位目的该岗位存在的主要目的和价值主要应负责任岗位的关键责任和产出成果，最多不超过10项岗位工作权限根据岗位应负的责任，赋予该岗位相应的权利最低任职资格通常指担任该岗位需要的最低资格和基本素质要求工作关系该岗位在组织中的位置，通常用图、表形式表现基本信息第19页岗位说明书模板基本信息（与岗位相关的信息）岗位名称直接上级职位任职者直接上级姓名所在部门所在类工作地点所在层级岗位目的（该岗位存在的主要目的和价值）主要应负责任（岗位的关键责任和要达到的成果，最多不超过10项）序号主要应负责任衡量标准12岗位工作权限（根据该岗位应负的责任，所赋予的相应工作权限）最低任职资格（通常指担任该岗位所需的最低任职资格和基本素质要求）工作关系（该岗位在组织中的位置，通常用图、表形式表现）任职者：日期：直接上级：日期：批准人：日期：第20页岗位说明书内容要素内容1.基本信息该岗位名称、编号、所在部门、工作地点、直接上级等基本信息2.岗位目的该岗位存在的主要目的和价值3.主要应负责任岗位的关键责任和产出成果，最多不超过10项4.衡量要点公司用什么指标衡量该岗位相应责任的结果5.岗位工作权限根据岗位应负的责任，所赋予的相应工作权限6.最低任职资格通常指担任该岗位需要的最低资格和基本素质要求7.工作关系该岗位在组织中的位置，通常用图、表形式表现第21页1。基本信息基本信息（与岗位相关的信息）岗位名称：直接上级岗位：任职者：直接上级姓名：所在部门：所在类：工作地点：（总公司或分公司）所在层级：××部门××岗位说明书岗位名称＝职能+职务。尽量与业界一致，便于比较和交流；坚持名实相符，保持内部层序清晰；对外如市场销售等岗位可灵活一些。第22页2。岗位目的岗位目的（该岗位存在的主要目的和价值）组织为什么需要这个岗位？这个岗位为组织整体目标的完成承担了什么？该岗位对组织的独一无二的贡献是什么？岗位价值－对部门KPI的支持分析要点第23页2.岗位目的－分析要点岗位目的分析要点这个岗位为组织整体目标的完成承担了什么？该岗位对组织的独一无二的贡献是什么？组织为什么需要这个岗位？岗位目的表达形式“为”－“在”－“做”组织贡献－约束条件－主要活动一般只有一句话。在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话，也就是那些有“多种角色”的岗位。第24页2.岗位目的－分析举例岗位-人力资源部经理清晰表达本岗位在什么条件下，要做什么，以及岗位为什么要存在。岗位目的（该岗位存在的主要目的和价值）为有效配置、合理开发及管理公司人力资源,在公司经营战略和政策规定指导下,制定人力资源规划和策略，建立人力资源管理体系，组织和指导员工招聘选拔、绩效考核管理、薪酬福利管理、员工激励、培训与开发。第25页3.主要应负责任岗位应负责任（岗位的关键活动和要达到的成果以及关键衡量要点，最多不超过10项）序号主要应负责任衡量要点按照各项工作的重要性排序应负责任：为实现岗位目的，该岗位任职者需要在哪些主要领域通过哪些主要活动获得什么样的最终结果应负责任的分析要点：分析着重于该岗位所产出的最终结果分析着重于达到最终结果所采取的主要活动衡量要点：对岗位主要活动及其结果的评价角度，与应负责任相对应，重在牵引性。可以定性，也可以定量。衡量要点一般包括：•时间（及时完成率、开发周期等）•质量（故障率、出错率、一次合格率、客户满意度、有效投诉率、可操作性等）•成本（投入产出比等）•数量第26页3.主要应负责任－分析举例序号主要应负责任衡量要点1组织制定并实施人力资源规划及部门年度工作计划前瞻性、有效性、时效性、可指导性2编制并实施公司人力资源全面预算及本部门预算预算准确率3制定人力资源管理制度和流程，指导并控制执行情况完善性、可操作性、书面化4指导制定招聘方案及实施计划招聘达成率5组织建立员工绩效评估体系及实施计划考核有效性6指导拟订员工薪酬、福利保障计划薪酬事务及时性与准确性7研究国家相关法律、法规和政策，实施劳动合同管理合同签订、变更及时性8负责人力资源部日常管理工作档案数据的完整性9对部门员工进行日常管理、培训和考核内部满意度人力资源经理：第27页岗位工作权限指的是，为了充分达成岗位目的，岗位所应享有的权限范围。它包括：（1）决策权、（2）建议权、（3）监督权、（4）审批权、（5）检查权等4.岗位工作权限人力资源经理工作权限：公司重大决策建议权；对直接下级人员调配、奖惩的建议权；对所属下级的工作监督权、检查权，对业务水平和业绩的考核评价权；权限内的财务审批权第28页最低任职要求（通常指基本的任职资格和任职素质要求）应具备的知识教育水平完成岗位基本职责所必须具备的学历，不能要求过高或过低，也不是条件越多越好专业要求本岗位所必须具备的相关专业要求知识技能指为正确完成本岗位职责所应必须具备的专业知识或技能工作经验工作经验的长短和工作经验的类型职业资格要求任职者应该具备的职业资格、从业资格或特殊技能5.最低任职资格第29页最低任职要求（通常指基本的任职资格和任职素质要求）应具备的技能计算机技能完成岗位基本职责所必须具备的计算机技能的要求；最好要有等级或水平的描述语言技能完成岗位基本职责所必须具备的语言技能的要求；最好要有等级或水平的描述应具备的能力素质描述或列举出，为了正确履行岗位职责，该岗位所必须具备的能力。能力要求一般是指对该岗位而言最重要的能力。自然条件要求性别年龄其他5.最低任职资格第30页5、最低任职资格－分析示例最低任职要求（通常指基本的任职资格和任职素质要求）教育水平：本科或以上学历专业要求：人力资源管理、工商管理、劳动经济学及相关专业；知识技能：掌握人力资源管理理论、管理学理论、心理学理论，熟悉劳动法律法规及劳动政策、行业知识；工作经验：5年以上从业经验，3年该岗位工作经历；计算机技能：熟练操作MicroOffice等办公软件；语言技能：具有较强的阅读能力、写作能力和表达能力应具备的能力素质：有较强的领导力、沟通能力、组织协调能力、分析决策能力、影响力、计划与执行能力自然条件：不限人力资源经理第31页6、工作关系工作关系（该岗位在组织中的位置及其与内外部客户的关系）直接主管本岗位外部联系(内部客户\外部客户)同级同事直接下属直接下属直接下属表达方式1：图示法表达方式2：表格法直接上级岗位同级岗位直接下级岗位内部客户外部客户第32页谢谢大家！敬请指正！结束