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快乐办公Happyoffice公务文体的写作知识讲座目录一、公文写作的含义与特点二、公文写作的语言要求三、公文写作的格式与规范。四、各类公文写作格式与规范。行文有道令行禁止一、公文概念•广义的公文，外延十分广阔，除通用文书外，还包括法律、商务、文教、外交、军事等各种行业自己的专用文书。是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有法定效力、直接效用和规范体式的文书（文件）。•狭义的公文，是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。就是我们常说的法定党政公文。行文有道令行禁止公文的分类公务文书私务文书应用文1.根据公务活动的不同领域通用文书专用文书交流性文书记录性文书行政公文党的机关公文事务文书科技文书如研究报告论文经济/商务文书如合同军事/外交文书如国书法律文书如起诉状答辩状书信手机短信电子邮件寻人/寻物启事等日记自传等13种：请示，报告，通知等14种公报条例等计划总结简报讲话稿等其它专用文书法规文书办法条例等行文有道令行禁止相同的文种（9个）不同的文种《中国共产党机关公文处理条例》决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要决议、指示、公报、条例、规定《国家行政机关公文处理办法》决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要命令（令）、公告、通告、议案通用公文的规定文种行文有道令行禁止新版《党政机关公文处理工作条例》（2012年7月）统一规定了十五种文体决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。行文有道令行禁止•2、按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。•3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。行文有道令行禁止•4、根据信息表达方式的不同•文章式文件•表格式文件•图形式文件•图像式文件•声音式文件行文有道令行禁止5.根据物质载体的不同纸质文件磁介质文件，如：录音文件、录像文件、磁盘文件等。感光介质文件，如照片文件、影片文件、缩微文件等。行文有道令行禁止公文的作用（功能）1．决策与领导作用（最主要的作用）2．强制执行和处理的作用3．依据和凭证作用4．公务联系与沟通作用5．宣传与教育作用行文有道令行禁止公文的作者和公文作者的素质准备•决定公文写作能否成功的一个重要因素是作者的主体意识和思维方式。•公文作者的角色意识：作者的代言身份；公文写作是群体化写作；公文作者必须具有法定资格；法定作者与执笔人的关系。行文有道令行禁止•公文作者的素质准备•公文作者的修养：•政策理论修养，业务知识修养，词章文体修养。•公文作者的能力：•调查能力，信息处理能力，辞章建构能力，把握读者心理的能力。行文有道令行禁止讨论：请评改下文•某人在人才市场上谋职，一家公司看中了他，公司人事部给他定了一个会晤的时间，不巧的是这一天他要参加一个重要的考试，不能如期赴约，于是他给这家公司人事部写了一封信。信的内容如下：•人事部部长：•你好！由于学校毕业考试的安排突然变动，我可能无法按期到公司面试，我感到十分失望。•我对贵公司非常向往，一直期待能到公司与你面谈。虽然再安排一次见面我觉得不方便，但仍希望能再订一个约会。何时能重新安排请告知。•此致•敬礼！行文有道令行禁止•评改：•该信完全从“我”出发，而不是从读者出发，只考虑自己，很明显他想有面试的机会，但效果却可能不会很理想。如果我们站在读者立场，强调对方的利益，可改写为：•尊敬的人事部部长：•您好！（改用“您”）由于学校毕业考试的安排突然变动，我可能无法于6月10日赴约。因为数学考试恰好在我们约定要会晤的那天。（提到具体考什么课，有时细节是非常有说服力的。）部长先生，我希望这个变化不会给您带来许多不便，请您接受我的歉意。（具体的细节会让别人相信你，有礼貌的道歉会得到谅解。）行文有道令行禁止二、公文写作的语言•1：公文语言的要求•（1）公文语言则要规范严谨。•周恩来总理1954年4月28日在日内瓦会议上代表我国政府发表的讲话，其中有一段被多种写作教材引用，被认定为公文语言的楷模。通过这段文字可认识公文对语言的严格要求。•我们认为，美国这些侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干涉应该停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各国的军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。行文有道令行禁止这段话由于运用了排比的修辞格，显得气势磅礴，很能显示正义的力量。从措词角度看，这段文字也堪称典范。其中有三组意义相近的语词：“制止、停止、防止”，“保证、尊重、保障”，“撤除、撤退、取消”。这些词语都运用得极其精确，以第一组为例：“制止”对应于侵略行动，“停止”对应于干涉内政，“防止”对应于日本军国主义的复活，搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置，意义就会产生错乱。•古人曾说：“一字入公文，九牛拔不出。”公文语言一旦出现错、漏、歧解，轻则败坏机关的名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。当然，公文语言要达到炉火纯青的地步，不是容易的事情，需要长期的学习和磨炼。行文有道令行禁止（2）公文用语具有直接性和简洁性•防控甲型流感应急预案•一、目的和依据•为了确保在发生H1N1甲型流感疫情时，及时、迅速、高效、有序地处理疫情，最大限度地减轻疫情造成的危害，保障人体健康，维护社会安定，根据《传染病防治法》，结合我校实际，制定本预案。二、适用范围本预案适用于汛桥镇中心校范围内所涉及的H1N1甲型流感疫情控制应急工作。三、工作原则统一指挥、分级负责、反应及时、措施果断的原则，采取相应的综合性防治措施，迅速上报、控制和扑灭疫情。四、组织管理防控H1N1甲型流感应急预案行文有道令行禁止（3）公文语言具有模式性•常见模式性语言有：•起首语：为了、根据、按（遵/依）照、由于、兹因、兹有、兹定于、关于、对于等，多用于表示行文目的、原因、根据、时态、范围、背景情况等；•结尾语：特此报告（通知、函达、函告、函复）；请审核（阅）；此复；此令；现予公布；为盼；尚望函复；请予批准；请审批；请予支持；希（请）遵照执行；请认真贯彻执行；当否，请批示；可否，请批示；如无不妥，请予批准等。•期请/期复/征询用语：请、敬请、拟请、特请、希、希望、当否、可否等。行文有道令行禁止•称谓用语：第一人称：我、本；第二人称：贵、你；第三人称：该•衔接语：为此、鉴于、有鉴于此、因此、综上所述、总之等，承上启下，领起下文，起过渡作用；•经办时态用语：经、已经、现将、已将、拟等，用于说明工作处理过程的时态。•引述用语：近接、顷闻、欣悉、近悉等，用于引述来文，作为批答行文的依据。•表态用语：同意、批准、拟同意、基本同意、原则同意、照办、按此办理、暂不执行等。•递送用语：报、呈、颁发、印发、发布、送等，表示文件递送方向。行文有道令行禁止•数字的运用：•1.公文中的数字除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。结构层次序数：一、（一）1.（1）•2.对数据的表述要正确、科学：•倍数、番数的使用：只能用于表增加•数字增、减的表达：5—10，增加到（为、至）两倍，增加（了）一倍；10—1，减少到十分之一，减少了十分之九。•确数、约数（概数）的表达要准确。说明基本情况、基本动态，对某种趋势作预测、估计时通常用约数。使用以上、以下时要说明是否包括本数。•模糊语言的运用：绝大多数、少数行文有道令行禁止•1.准确：用恰当的词语、正确无误的句子反映客观事物的实际情况、本质特征，准确地表达需要传达的内容。准确是公文语言最基本的特点和起码的要求。•（1）认真辨析词义，恰当选词。•①使词义准确、清楚、无歧义。•例：“时任”•“没有能源的开发和交通运输业的发展，工业的发展是不可想象的。”“不可想象的”语义含混，到底是“根本不可能”还是“很困难”，可改为“不可能”或“很困难”。•“经过全力拼搏，我们公司已基本超额完成了全年的生产任务”中应去掉“基本”。公文语言的要求行文有道令行禁止•②认真辨别同义词、近义词，注意它们在表达范围、轻重、程度、褒贬等方面的细微差别。公文写作必须仔细斟酌词语的细微差别和感情色彩。例：※“优异”“优秀”“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。※“鼓舞”“鼓动”“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。※屡战屡败·屡败屡战。※情有可原，理无可恕·理无可恕，情有可原。※战战兢兢，汗流如注；战战兢兢，汗不敢出。•③恰当使用关联词，准确表达复句间的关系。例：该公司领导由于理清了思路，明确了目的，工作更加深入扎实，以致经营管理上进步很快，取得了较好成绩。以致是表因果的关联词，引出的结果带有贬义，可改为因此或因而。假设、条件、选择、并列、递进、转折等常用关联词要正确使用。行文有道令行禁止•（2）讲究语法和逻辑•①句子结构完整，成分搭配得当，词序合理，使表意准确。•例：※“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成分。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。•※“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算通顺。行文有道令行禁止•②恰当地使用修饰、限制的词语，句中词语搭配恰当，使句子表意更准确。•例：※欢迎的人们亲自用掌声…向…致意。亲自限制多余，去掉。※时间紧、任务重、资金困难，但他们克服了这些因素…。因素前应加不利限制。※凡是违反了客观规律的，就可能受到应有的惩罚。可能限制不当，改为一定会。•③造句要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。•另要合乎自然和社会规律。如：月黑风高；月明星稀行文有道令行禁止•2.简明：公文总是要直接地、迅速地传递某种信息，它的语言必须简洁明快、干净利落、言简意赅。•（1）删繁就简，禁绝空话、套话；用语精确，一以当十。一把手；上帝•（2）尽量使用结构简单的句式（短句）和结构稳定的概括性词语。•（3）适当采用文言词语。例如“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没增加。而且这还不是真正的白话。要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，才是真正的白话，可那岂不是大煞风景？•（4）适当运用数字、图表,恰当运用节缩、数概、引用等修辞方式。如：全国人大、三个代表。行文有道令行禁止•3.质朴：公文语言要让人一看就明白、一听就懂得该做什么、怎么做，而不必去揣摩、推敲。它的语言应该朴实平直、深入浅出、开门见山、明白易懂。如：纸老虎。忌讳华丽、造作、卖弄、溢美、虚饰。如，说一个医生医术高明，就说他是“当代华佗”；医德高尚，就说他是“当代白求恩”。说某人工作刻苦，就说他废寝忘食，甚至说他连续几天几夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之辞既不真实，也不感人，效果往往适得其反。还有人热衷于一些空洞轻浮的言辞，例如：“一把手亲自抓，县委委员人人抓，分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓，村镇党委层层抓”，这些都是废