如何做好办公室信息工作

如何做好办公室信息工作甘谷县人民政府办公室丁康弘信息工作是办公室的一项重要工作，对辅助领导决策有很大的帮助。这项工作说起来虽只是“收收整整”，但真正做好也不容易。一要明确政务信息的内涵和功能信息工作是我们政府部门中一项重要的工作，是反映各级政府工作的重要平台，是体现各级政府工作成绩的重要方式，是各级政府上情下达、下情上达的重要路径，是政府决策的重要依据。它发挥着无法替代的独特作用，是执政者掌握情况的“窗口”、沟通内外的“渠道”、联系上下的“神经”。政务信息工作，必须以服务各级政府领导为宗旨，通过分析领导需求，模拟领导思维，研究领导思路，为领导决策提供依据，是政府工作的重要组成部分。它是政府领导的耳目和外脑，只有紧跟中心工作，反映中心工作，服务中心工作，才能促进政务工作目标的实现。政务信息工作的服务对象是领导，而不是社会公众。政务信息与新闻媒体不同。新闻媒体的服务对象是公众，主要是宣传群众、教育群众、引导舆论，以正面引导为主。而政务信息服务的对象是领导，目的是为领导决策、更好地推进工作提供服务。新闻媒体工作特点是对事物发生、发展进行形象处理，语言要求生动活泼，文体多样，而政务信息则侧重反映工作落实的真实情况，实事求是，喜忧兼报。政务信息工作是反映政府中心和重点工作的落实情况，而不是细枝末节的一般情况。政府领导是宏观领导，领导就是管全局、抓大事。市县政府每年都要作政府工作报告，向人民代表报告上一年度的主要工作情况，报告本年度政府中心工作和重点工作的计划安排情况，经人民代表大会讨论通过后组织实施。政府工作报告中确定的工作就是中心工作和重点工作，必须确保完成。同时，随着经济社会形势的发展变化，我们还要相应召开一些重要会议，安排一些重点工作。政务信息服务领导决策，就应该围绕政府中心和重点工作采集编报信息，促进中心和重点工作的完成，而不是反映一般没有决策价值的情况，也不是反映某个部门内部的一般工作情况，或者是经济社会生活中的一些细枝末节的情况。政务信息是反映领导所不了解的、有决策价值的客观情况，而不是各类会议或社会大众都知晓的一般情况。政务信息的基本价值在于它的有用性。领导看信息，目的就是获得其不知道或不了解的工作情况。政务信息是领导的“千里眼”、“顺风耳”，要报领导急需知道的工作情况，要反映基层群众的呼声，要反映一些外地好的经验和做法。政务信息工作是揭示事物的本质，而不是一般现象的反映和描述。目前的经济社会生活异彩纷呈，大量的社会情况不断涌现。就领导接收信息来讲，每天出席参加或组织各种会议活动，每天接收的各种文件、杂志、书籍、电话、短信、报纸、简报、参阅材料不下二、三十种，这些就是领导工作面临的信息环境。这些信息材料中，多数反映的不是中心或重点工作，更缺乏对当前工作的本质性分析，很难使领导准确快速地掌握情况。同时，多数情况的反映没有工作思路和观点，不能为领导决策提供高水平服务。这是我们政务信息工作的努力方向。政务信息的服务重点是本级政府，而不是单纯片面地争取被上级信息采用的情况和分数。政务信息以服务本级政府为重点，同时为上级和下级政府服务。目前，我们不少县市区和市直部门的政务信息工作，本末倒置，一味争取上级采用得分，陷入了一种工作误区。当然，上级采用情况很重要，能够反映我们的工作情况。同时，让上级领导了解我们的工作情况，也是政务信息工作的一项基本职能。但我们工作的主要目的是服务本级政府的领导决策，推动本级政府辖区范围的工作。二要树立精品意识，集中精力提高信息质量质量是信息的生命，没有质量的信息是无用的信息。信息质量是提高采用率的基础，是信息价值的基础，是信息工作生命力的基础。强调精品意识，就是强调提高信息质量。在提高质量上，政策性信息必须力求“准”，突发性信息必须力求“快”，苗头性信息必须力求“早”，倾向性信息必须力求“锐”。具体要解决以下五个问题：一是换位思考，注意信息的层次性。信息工作是为各级领导服务的，要提高服务效益，首先立足点要高，要超越自我，善于换位思考，站在领导者的高度、方位去观察和分析问题。要适应党委政府领导统揽全局的工作特点，突出政治性、思想性、宏观性、政策性、群众性、倾向性，有助于领导高屋建瓴，把握全局。为此，必须认真学习和研究党的方针、政策和各级党委政府各个时期的中心工作，及时掌握领导的意图和思路，重点从领导需要知道和需要领导知道两个方面去挖掘信息，真正做到想领导所想，报领导所需。二是抓住重点，增强信息的针对性。党委政府的各项决策，都有明确的目的性，因而服务于党委政府决策的信息，必须具有针对性。这样，才能收到事半功倍的效果。要善于抓住各个时期、各个阶段党委政府关注的热点、各项工作的重点、推进改革的难点、群众反映的焦点及本地、本部门工作的特点，开发深层次信息，不断提高信息服务水平和效益。三是真实准确，体现信息的准确性。真实是信息的生命。信息一定要客观实际，准确无误，既不能猜测加估计，也不能报喜不报忧。凡是重大的信息，对发生的时间、地点、人物、金额、定性等要素一定要加以核实。四是快速及时，提高信息的时效性。信息的效益是用时间来体现的，信息反映越及时，效益就越高。如果提供的信息总是“慢半拍”，就失去了信息的价值。快速及时的收集、处理、传递信息，能够为上级领导及时掌握情况、果断作出决策创造条件、赢得时间。五是加强调研与综合，发掘信息的深刻性。要围绕党委政府工作的热点、难点、重点，确立调研题目，深入实际，深入基层，深入群众，开展调查研究，进行由浅入深、由表及里的加工综合，把好的经验挖掘出来，把深层次的问题反映出来，把好的建议提炼出来，做到有情况、有分析、有建议，实现信息工作由“资料库”向“加工厂”的转变。三要千方百计提高工作水平做好信息工作，关键是要有一支爱岗敬业、富有进取心、能打硬仗的队伍。信息工作看似简单，其采、编、发实际上是一个复杂的过程，责任重大，既是对我们工作能力和技巧的检验，又是对我们思想认识程度、政策理解的深度、业务工作熟悉的程度和领导意图理解的准确度的检验。一定要在提高自身素质和能力上下功夫。一是感情要投入。干好工作首先要热爱工作。办公室工作无小事，信息工作是办公室乃至单位的一项重要的工作。我们一定干一行爱一行，以饱满的热情和全身心的投入来做好这项工作。做信息工作，对于我们熟悉情况，了解业务、获取知识都大有裨益，对今后从事其他工作都将产生积极影响。二是知识要拓宽。从事信息工作的同志年轻人居多，相当多的还是工作不久的同志，我们一定要增强学习的主动性和针对性，以尽快提高自己的适应能力。要加强政治学习，关心时事，培养对政策导向的洞察力；要加强对业务特别是职能部门业务的学习了解，增强理解驾驭工作的能力；要加强计算机等新知识、新技能的学习，以增强对工作的开拓能力。三是作风要深入。有的同志感到信息工作比较单调，比较辛苦。这是实际的，但我们要增强主动意识和责任意识，要在主动工作中去寻找亮点，要在悉心摸索中去发现工作的技巧，在创造性的劳动中去感受丰收的喜悦。要扑下身子，广泛联系，主动参与调研活动，主动与职能部门沟通，主动计划工作。要善于从纷繁芜杂的信息中发现闪光的信息，从个体中找出带普遍性的内容，勤于总结和提高。四是遇事要敏感。从事信息工作的同志，要时常保持一根敏感的神经。要增强预见性，敏锐地把握一个阶段需要重点反映的情况问题，敏锐地捕捉那些带苗头性、倾向性的问题。五是文风要精炼。做好信息工作，对文字功夫要求较高。信息不是简报，更非报告，一定要一事一报，短小精悍。标题要准确并力求醒目，内容要注意砍头去尾，突出“亮点”，平铺直叙，笔法要平实洗练，切忌哆嗦和过分阐述。题材简单、信息点少的信息材料要千方百计写短，题材好的、信息点多的要作深度反映，可以写长。对一些综合信息，要内容充实，言之有据。四要处理好信息工作的“四个关系”一是处理好服务大局和服务局部的关系。准确把握全局，弘扬顾大局的作风，具有重要的意义。一年的工作千头万绪，面临的形势纷繁复杂，但无论如何都必须明确什么是共同目标，什么是中心任务，以形成统一意志，凝聚各方力量。顾大局，关键是正确处理好局部和全局的关系。要始终着眼全局。充分发挥积极性、主动性和创造性，使工作的开展既有利于局部的利益和发展，更有利于全局的利益和发展。要自觉服从全局。在全局和局部这对矛盾体中，全局无疑处于主导地位，起着决定、支配和制约的作用。必须以全局利益为重，无条件地以局部利益服从全局利益，从而在推动全局发展的过程中实现局部的发展。二是处理好报喜和报忧的关系。近年来，从中央到地方都越来越重视问题类信息的收集反馈。中央办公厅不断加大问题类信息的采用力度，对问题类信息的关注度越来越高，问题类信息的分量越来越重。可以这么说，“报忧难”能否得到有效解决是关系信息工作主渠道地位能否巩固的大问题。当前形势下，解决这个问题更显迫切。受国际金融危机影响，今年我市经济社会发展面临许多复杂的因素，一些在经济快速增长时期被掩盖的矛盾和问题也会再次凸显。对问题估计得越充分，掌握得越早，应对问题的工作才能越主动。信息工作者要树立“报忧才能解忧，报忧就是分忧”的正确认识，卸下包袱，“有喜报喜，有忧报忧”，及时如实把各类问题和苗头反映上来。三是处理好数量和质量的关系。没有数量就谈不上质量；而没有质量的信息，数量再多也没有用。这就要求我们从事信息工作的同志一定要首先在数量上有突破。同时，要牢固树立“精品”意识，在增加数量的基础上，不断提高信息质量。衡量一件信息质量的高低，关键是看它是否进入决策层的视野，是否被领导决策所采纳，是否推进实际工作。实践证明，凡是能引起市领导和有关部门重视的、进入党政决策程序的信息，都是质量高、有重要价值的社情民意。切实增加报送信息数量，同时提高报送信息质量，不仅要注重反映情况，更要注重通过综合分析发现存在的问题；不能满足于反映一般性的问题，要善于发掘深层次问题；不仅要发现问题，还要研判其发展，超前发现新问题；要主动研究解决问题的方法，及时提出有针对性、可操作性的意见建议。四是处理好质量和效率的关系。质量和效率是信息工作的两个基本要素，也是衡量信息工作效能的两项硬指标。信息的一大特点是讲究时效性，信息报送工作的关键是要提高信息报送的效率。高效率的信息报送是及时的信息，低效率的信息报送是过时的信息、无用的信息，低效率的信息即使质量高也失去了信息之所以为“信息”的意义。如何使信息工作内在的效能得到充分发挥，推动信息工作上质量、上水平，还需要在不断提高效率和质量上下功夫。各级领导非常重视信息工作，各方面对信息的需求非常迫切，一定要从工作大局出发，增强工作主动性和实效性，奋发有为，勤奋工作，努力把信息工作提高到一个新的水平。