5项目五办公自动化系统

项目五办公自动化系统【能力目标】▲了解办公自动化系统的基本功能；▲学会使用办公自动化信息处理软件；▲具有使用办公自动化系统解决智能化工程的能力。任务描述通过办公自动化的定义、功能及办公自动化软硬件的学习，了解办公自动化系统的设计过程，学会各类办公自动化系统的应用。任务分析从办公自动化组成入手，逐步对办公自动化软硬件进行认知，再学习办公自动化系统的设计过程，然后通过案例使学生学会办公自动化系统的应用。方法与步骤任务1智能建筑办公自动化系统的认知1任务2办公自动化系统的设计过程与案例21办公自动化的定义办公自动化是一门综合性的跨学科的技术，是一个人机信息的交互系统，是以提高办公效率为其目标，包括语音、数据、图像、图形、视频、文字等信息的一体化处理等。2我国办公自动化的发展过程我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:(1)起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机阶段，使用MSOffice系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。任务1智能建筑办公自动化系统的认知6.1.1办公自动化与办公自动化系统(2)已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。(3)已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。(4)已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。任务1智能建筑办公自动化系统的认知3办公自动化系统（OAS）办公自动化系统是办公信息处理的自动化。它利用先进的技术，使各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化系统一般具有如下特征：（1）交互性一般的数据处理是单一的控制流，有事先确定的输入输出，无需人的干预。而办公自动化系统则往往需要根据不同的输入调动不同的控制，因而人机对话、人的干预是必不可少的。任务1智能建筑办公自动化系统的认知（2）协同性办公活动通常是有组织的分层次的群体活动，因此，办公自动化系统应支持一个组织机构内的所有工作人员能够进行协同工作，以完成一项共同的任务。（3）多学科交叉办公自动化系统的建立和发展是相关的现代科学技术交叉融合的结果，是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学、管理科学、系统工程学和现代通信技术等作为支撑平台的。任务1智能建筑办公自动化系统的认知（4）网络化现代办公自动化系统是基于计算机网络的，包括局域网（LAN）、因特网（Internet）、内联网（Intranet）和外联网（Extranet）等。（5）对象的多样性从操作人员来看，智能建筑办公自动化系统分为文员、计算机管理员、维护员和安全管理员等。从系统完成工作来说，办公自动化系统处理的事务繁杂，包括文档管理、信息管理等，涉及智能建筑的各个方面。任务1智能建筑办公自动化系统的认知4办公自动化系统的六要素在一个办公自动化系统中，包含办公人员、办公环境、组织机构、办公设备、办公信息和工作流程六种要素。办公人员是办公活动的最重要的因素，也是办公自动化系统的使用者；办公环境是指完成和管理办公活动的场所，有时也是一个基本管理单位；组织机构决定了办公人员的责任及人员之间的关系；办公设备是支持办公人员进行工作的工具；办公信息是办公自动化系统处理的对象；工作流程是办公人员的工作规则。任务1智能建筑办公自动化系统的认知5智能建筑办公自动化系统的类型与功能按照国家标准《智能建筑设计标准》（GB／T50314—2000），在智能建筑中，根据各类建筑物的使用功能需求，可建立两类办公自动化系统，即通用办公自动化系统和专用办公自动化系统。(1)通用办公自动化系统通用办公自动化系统指建筑物的物业管理营运信息、电子账务、电子邮件、信息发布、信息检索、导引、电子会议以及文字处理、文档等的管理，如建筑设备管理系统BMS、物业管理系统、建筑物Intranet、一卡通系统、综合信息服务系统等。通用办公自动化系统应实现的主要功能包括：任务1智能建筑办公自动化系统的认知①应能对建筑物内各类设备的运行状况、统计信息及维护进行管理；②应具有进行文字处理、文档管理、各类公共服务的计费管理、电子账务、人员管理等功能；③应具有共用信息库，向建筑物内公众提供信息采集、装库、检索、查询、发布、导引等功能；④智能卡管理子系统应能识别身份、钥匙、信息系统密码钥匙等，并进行各类计算。任务1智能建筑办公自动化系统的认知(2)专用办公自动化系统对于专业型办公建筑，其办公自动化系统除具有通用办公自动化系统的功能外，还应按其特定的业务需求，建立专用办公自动化系统，如银行业务系统、商场POS系统、酒店管理系统、政府机关办公系统、各类企业管理系统等。另外，根据办公自动化系统的功能层次，可分为事务处理型、信息管理型和决策支持型办公自动化系统。三种办公自动化系统的关系如图6.1所示。图6.1三种办公自动化系统的关系图任务1智能建筑办公自动化系统的认知(3)事务型办公自动化系统这种系统大体上可分为办公事务处理（如文字处理、电子表格、电子邮件等）和行政事务处理（如公文流转等）两大部分，如图6.2所示。办公事务处理的主要内容是大量基础性的日常办公事务，具体包括：①文字处理指各类文件的起草、编辑、存储和输出功能。②电子表格处理应根据实际的需要，生成不同种类的表格。③文档管理对准备归档的公文或者各类合同、协议、文件、指示、资料等的一个合理存储与查阅功能。任务1智能建筑办公自动化系统的认知图6.2事务型办公系统任务1智能建筑办公自动化系统的认知④文件收发完成普通的邮件、公文、材料、信件的收发，也包括对网上电子邮件的收发与处理。⑤办公日程管理日程管理可分为个人日程和部门日程等，应具有对日程的基本存储和信息提示功能。⑥公共信息管理公共信息包含新闻、文档、员工论坛、资料下载等功能。任务1智能建筑办公自动化系统的认知(4)信息管理型办公自动化系统信息管理型办公自动化系统即管理信息系统，是办公自动化系统的第二个层次。随着企业对信息需求的不断深入，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型办公系统是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统，包括日常事务处理和信息管理两部分。日常事务处理系统的作用主要是替代人的手工劳动，把人们从大量的繁琐事务中解脱出来；信息管理是指对本办公业务领域内及相关的各类信息（社会信息、经济信息及监控信息）进行控制与利用。任务1智能建筑办公自动化系统的认知(5)决策支持型办公自动化系统决策是人们对出现的问题和要求去寻求解决和实现的对策或方法，是普遍存在的一种思维活动。通常是将该问题所具有的数据、资料、模型、案例和经验等作为综合分析和逻辑推理的基础，该问题的具体要求作为综合或选择的条件，去得出解决问题的对策或办法。决策支持型办公自动化系统是第三个层次。它建立在信息管理级办公自动化系统的基础上，使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，做出相应的决策。任务1智能建筑办公自动化系统的认知决策支持系统一般由三个库组成：模型库——为决策提供数字模型集合；数据库——为决策提供信息；方法库——为决策提供常用的方法。其中模型库是决策支持系统的核心，包括计划模型、预测模型、评估模型、投入/产出模型、反馈模型、结构优化模型、经济控制模型、仿真模型和综合平衡模型等。依靠模型库技术和数据库技术，以更有效的方式帮助高层管理人员解决一些决策问题。事务级办公自动化系统、信息管理级办公自动化系统和决策支持级办公自动化系统是广义的或完整的办公自动化系统构成中的三个功能层次，它们之间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。任务1智能建筑办公自动化系统的认知6办公自动化的环境支持办公自动化是一门综合性学科，其直接支持技术主要是计算机技术和网络通信技术。(1)计算机技术计算机是办公自动化系统的主要设备。在办公自动化系统中使用的计算机可以是大型机，也可以是中、小型机或微机。要求计算机有较大的存储容量与较快的处理速度。由于微机具有性价比高、易于操作和维护等特点，所以目前是办公自动化系统中主要使用的计算机设备任务1智能建筑办公自动化系统的认知(2)网络通信技术计算机网络在办公自动化系统中主要负责通信任务，地位十分重要。网络将计算机相连，构成一个完整的可以进行信息交流、资源共享、高可靠性、安全的和多媒体的办公系统。计算机网络可分为两种：一种是局域网（LAN），在一座大楼或一群建筑物之间的较近距离的计算机之间的连接；另一种是广域网(WAN)，主要用于远距离的计算机之间的连接。在智能建筑系统中，办公自动化系统具有分散性高、自动化要求高、要求系统速度快和容量大等特点。要实现智能建筑的功能，计算机网络（LAN，WAN）是基础设施。任务1智能建筑办公自动化系统的认知像计算机、电话、传真机、复印机等现代化设备，可被称为办公设备，而不能被称为办公自动化系统。一个办公自动化系统不仅包括硬件部分，而且还包括软件部分。6.1.2.1办公自动化硬件设备办公自动化硬件设备是指办公自动化系统中使用的物理设备。常用的办公设备包括：(1)办公信息的输入、输出设备如打印机、扫描仪、麦克风、音箱、手写笔等，如图6.3所示。(2)信息处理设备指各种计算机、工作站或服务器等，如图6.4所示。6.1.2办公自动化系统中的软、硬件设备任务1智能建筑办公自动化系统的认知图6.3办公自动化系统硬件（1）任务1智能建筑办公自动化系统的认知图6.4办公自动化系统硬件（2）任务1智能建筑办公自动化系统的认知(3)信息复制设备指复印机、磁盘、光盘刻录机等，如图6.5所示。图6.5办公自动化系统硬件（3）任务1智能建筑办公自动化系统的认知(4)信息传输设备如电话、传真机、计算机局域网、广域网等，如图6.6所示。图6.6办公自动化系统硬件（4）任务1智能建筑办公自动化系统的认知(5)信息存储设备如硬盘、可移动硬盘、U盘等，如图6.7所示。图6.7办公自动化系统硬件（5）任务1智能建筑办公自动化系统的认知(6)其他辅助设备如空调、不间断电源、碎纸机等，如图6.8所示。图6.8办公自动化系统硬件设备（6）任务1智能建筑办公自动化系统的认知6.1.2.2办公自动化系统的软件1.基本软件基本软件是计算机本身的运行及提供开发管理和应用所必需的软件，包括操作系统、软件工具、数据库管理系统等。另外还需要有构成计算机网络通信环境所需的软件，如网络操作系统和网络管理软件等。(1)操作系统操作系统是用户与计算机之间的接口。有了操作系统，用户可以方便地使用计算机。操作系统的功能是管理和控制计算机系统中的全部硬件和软件资源，合理组织计算机工作流程，为用户提供一个良好的工作环境和友好的接口。任务1智能建筑办公自动化系统的认知(2)数据库管理系统数据库是对各种办公信息进行有条理、有组织、合理的存储的“数据仓库”，用于对大量原始数据进行排序、检索、分类、统计等操作，以得到所需的结果数据。根据存储办公信息的规模，可以选用不同种类的数据库。目前常用的数据库有Foxpro、DBase、Access、SQLServer、Oracle、Sybase、Informix、DB2等。数据库管理系统对数据库资源进行统一管理和控制，数据与应用程序隔离，数据具有独立性。数据库管理系统使数据结构及数据存储具有一定的规范性，减少了数据的冗余