人事档案管理规定

人事档案管理规定修订日期修订单号修订内容摘要页次版次修订审核批准2011/03/30/系统文件新制定4A/0///更多免费资料下载请进：好好学习社区批准：审核：编制：人事档案管理规定总则第一条为了规范人事档案管理工作，高效有序地利用人事档案资料，特制订本办法。第二条人事档案主要用于公司人力资源的统计分析，从而为公司领导决策提供依据。第一章基本职责第三条保守人事档案机密。除已公开通知的事项之外，档案管理员不得随意对外公布人事档案内容，不得擅自将人事档案材料带到公共场合。第四条维护人事档案的完整性。人事档案包括文本资料和电子数据库：档案管理员需备齐必要的存档设备，将文本资料存放在专门的档案柜，以防止材料受损；电子数据库每周备份一次。第五条方便人事档案的使用。档案管理员必须保证人事档案保存和记录的科学性，从而高效有序地使用档案资料。第二章档案内容第七条人事档案资料包括：1.个人身份证明（身份证或护照复印件）；2.个人简历（附照片）；3.毕业证、学位证和相关培训证书等的复印件，4.与工作相关的证件复印件，如：驾驶证，技工证，上岗证；5.前工作单位推荐信，大学毕业生推荐信（由学校开出）及相关的工作历史记录，如：社保记录，培训记录，技术成果证明；6.入职申请表（经相关领导签字确认）；7.面试考评资料及相关记录；如：专业测试、技能测试、外语测试、心理测试等；8.劳动合同；9.体检表；10.在公司期间的培训记录，考核记录，奖惩记录和任免记录等第三章基本任务第七条归档：1.对新入职员工资料进行核查，确定所需资料齐全。如资料不全或材料不清晰，须及时向招聘负责人追查；2.按照员工工号，填写档案登记表（见附件一），将档案文本资料存放在档案柜的相应位置；3.输入电子数据库；档案更新：1.员工取得更高学位或获得其它培训、技术证书，本人应及时通知档案管理员。经相关单位及部门确定后，档案管理员方可复印存档及更新相关记录。2.体检记录按体检周期（通常为一年）存档及更新。3.培训记录、考核记录、奖惩记录，按月度由培训及考核部门提供相关资料，由档案管理者进行更新及存档。第八条档案核查：1.每月三日前，档案管理员须对人事档案进行一次核查并制订《人员情况月度统计表》，交人力资源总监审核，后发送给人力资源分管部门负责人，以便于人力资源部门掌握最新的公司人事动态。2.在下列特殊情况下，档案管理员须进行检查核对，确认受损资料：突发事件之后，如：失火、失窃；对有些档案发生疑问之后，如：证件做假、文件丢失、文件外借未还；发现某些损害之后，如：虫蛀、发霉等；第九条档案使用：1.人事档案的使用一般包括三个部分：查阅、外借和出具证明，都须遵循“人事档案使用程序（见附件二）”进行操作2.空调事业部中心（副）总经理以下人员须填写《人事档案使用申请表》（见附件三），并由相关负责人核实签字后，方可使用人事档案。3.因特殊需要（如公安、保卫部门）使用人事档案，档案管理员须积极配合并记录备案。第十条档案注销：员工离职三年后，档案管理员方可将其资料予以注销。第四章附则第十一条本办法实施须以国家有关法规、条例或集团相关规定为准。第十二条本办法解释权归空调事业部人力资源部，自批准之日起生效实施。