成功组织招商会

讲师：黄刚成功组织招商会常见问题•所邀参会的经销商的识别调查信息跟踪、会前沟通未到位，对所来经销商的人数、质量、类别、分布、心态及所关心的的问题和疑虑心中无数。常见问题•会议的内容结构、流程设计不合理，演讲者的综合素质不够。有关公司的产品、营销模式、政策的演讲介绍缺乏策划及针对性，索然无味，未能激发经销商浓烈的兴趣。会议开完，经销商的疑虑不仅没有消除反而顾虑增加。常见问题•对经销商的顾虑、疑问准备不足，常被经销商问的卡壳，或不能自圆其说。常见问题•缺乏对会议整体组织的驾驭能力，缺乏对参会经销商有意识的管理引导，致使个别心态偏激的经销商反而操纵了会场气氛，造成会议整体被动局面。反思•那么怎么组织呢？•关键是要深刻理解经销商的心理状态和利益点。从而使会议的内容、程序及组织有针对性。•一般的经销商只要来参会，会抱着想抓住机会赚钱发展的心理。•而能够激发经销商兴趣的是什么？标准•解决“四疑”1.产品是否有前景，是否有产品力。2.利润空间是否够，是否有钱可赚。3.推广支持是否周密可行，支持力度是否大，能否到位。4.企业是否有实力、信誉、承诺能否兑现（包括支持、协销承诺及经销商风险控制承诺等）标准•做到“五信”1.信企业：使经销商了解、确信企业是有实力、讲信誉的，有能力、有战略、有远见的。2.信产品：产品的功效确实、卖点独特、定位准确、质量可靠，是有市场前景的产品。3.信模式：企业的营销模式先进而又实效、管理规范，可操作性强。4.信利润：有钱可赚、利润空间大。5.信合同：合同严密、责权利明确，有绝对的约束性和保障性，不会签而无效。“五信”是代理商的承诺得到积极回应的基础，达到了“五信”，那么招商工作的总目标即签约合作就进入坦途了步骤•招商会工作流程图步骤1•定时间•至少提前1个月确定招商会时间•调查区域内主力品牌招商会时间，提前抢滩登陆，抢占客户资金•为邀约客户等前期准备提供充足的缓冲时间步骤2•定分工主任统筹整体进度筹备组物料、场地、人员前期准备解说组解说、发言相关工作总务组吃住行等后勤工作布展组场地布置及规划会务组会议现场相关协调工作助手（女性）跟进、反馈、协调步骤3•定方案•订货金额一般提高至正常提货金额的130%-150%•尽量将各项目细分，以体现得到的实惠很多•投入产出分析细化，配送额度视情况为25%（正常情况）-50%（竞争恶劣）•例步骤4•定流程•会议核心：一切为签约奠定基础。因此在环节设置上一定要注意签约的时段和时长•会议氛围：庄重、活跃、紧张•会议环节注意事项：•开场节目一定要激昂澎湃，迅速吸引全场注意力，引导大家会议氛围•嘉宾致辞控制在5分钟以内，战略发布、产品解说不宜超过15分钟•娱乐节目、互动游戏、抽奖环节，一定要与政策讲解、签约环节交替进行，不断使客户情绪亢奋、削弱其理性思考能力及时间步骤5•定人数•集中业务人员、促销主管，先行认真填写《参会名单及预计回款表》•再针对各区域各客户落实人数及回款金额•最后下达参会人数及回款金额的任务，则业务人员邀约客户的目的更加明确•主任及助手，每天跟进客户邀约情况，会议前10天整体核对1次人数，会议前3天最后确认人数，由筹备组根据人数及时调整各项准备工作步骤6•分金额•每1名客户的预估回款金额分“保守金额”和“理想金额”，以此让整体目标更加精确•制订人数、回款金额的奖罚机制人数完成情况回款完成情况奖罚制度备注完成完成奖1000元每项指标超额完成10%再奖励200元完成未完成奖200元未完成完成奖400元未完成未完成罚1000元步骤7•定目标•人数目标——确定会场、房间、餐饮•回款目标——确定会议费用支出、订货政策、季度及年度任务达成•人数与回款目标，相互制约，又相互促进步骤8•邀客户•邀请函是必要的•订货政策是必要的•产品资料是必要的•3次跟进客户参会及回款情况是必要的步骤9•订会场•前往会场方便、易寻找•投影仪、舞台、音控设备等硬件设施齐全•会场配合度高，价格合理，内外布置基本符合我方要求步骤10•订房间•标双为主，单间预留给夫妻客户•付费设施一律撤走•房间尽量集中在同一楼层•服务员协助放置房间用品步骤11•订餐•中餐普遍标准，不配酒，配饮料；晚餐标准可适当提高，可适当配酒水，尽量用高度白酒以降低费用•酒水外购，菜品不走套桌，尽量单点步骤12•备物料•客户签到礼品分装礼品袋，礼品中至少有一款价值较高、体积较大•布展组提供布展所需物料清单•抽奖奖品采购•向公司申请移动卡通、充气帐篷、X展架、pvc充气模型瓶等宣传品•促销相关的赠品及新品的展示步骤13•核人数•会议前15天开始，每3天核对1次参会人数•一般不允许带小孩、老人，夫妻、独立参会者性别、宗教事宜要特别注意•会议前3天停止上报名单，所有相关工作确定不得有大的更改步骤14•核金额•会议前15天开始，每3天核对1次回款金额•尽量在参会前，向客户收取一部分订货订金，并在会议现场额外奖励•统计回款金额与目标任务差距，确定目标客户名单步骤15•核房间•根据最终核实的人数确定房间数量及房型•预留房间，一般为15间备1间•核算房间内摆放的水果、中样试用装的数量及入房时间•尽量把新客户与忠诚的老客户安排在一个房间，间接促成签约步骤16•核用餐•根据最终核实的人数确定用餐桌数、酒水数量•尽量将一个地区的客户安排在一桌，将相关业务人员安排此桌方便谈单•业务人员用餐尽量少喝酒，特别是晚餐尽量避开，晚上跟单非常重要步骤17•核物料•会议前3天最终确认所有物料到位情况•会场、奖品、房间、用餐的物料分区域堆放、运输•广告公司制作的宣传物料一定要提前1天确认清楚步骤18•核流程•致辞发言人因故无法按时到达，启动备选人名单•视最终核定人数及回款金额，调整流程中的抽奖、订货政策及交纳订金的奖励办法•确认现场控制人员的分工及流程演练步骤19•包装会场•以“百花”为主题布置会场，突出品牌特色•座位安排宜紧凑，不方便会议期间随意走动•主题背景、形象柜是会场中的主要视觉中心步骤20•现场控制•演讲水准。•演讲人衣着、气质、口才、内容准备都关系着效果，因此事先要进行专业而系统的训练。•因为招商会议本身就是利用综合展示企业的方式来吸引经销商合作的活动，因此公司的经理人员一定要努力具备可展示的素质。步骤20•现场控制•问题答疑。因为会议局面的控制能力最集中地体现在这里。在这里要注意任何问题都不能逃避，不能用外交辞令，必须予以正面回答。为了较好地控制好会场局面，要做好如下几个工作：•（1）“排雷”。参加招商会的经销商虽总体目标趋向一致，但就单独个体来说心态较为复杂，目的、性格各不相同。对个别态度较为偏激的经销商要在事先判断出，并安排沟通能力强的商务代表进行专门有效的沟通、引导；对竞争厂家来人及恶意刁难者要进行有效疏导。•（2）选择合作态度较为积极的经销商作为意见领袖，主动就经销商常规关心的问题进行提问。避免会场的气氛被消极的提问及怀疑、不满的情绪所控制。•（3）作为答疑人的公司主要负责人应具有较强的亲和力、人格魅力及较好的应变能力，对经销商可能提出的问题要准备充分。步骤20•现场控制•签约：尽管经销商都是经过理性分析来决定自己的选择，但从众心理在这里体现的仍很明显。为了使会场的签约洽谈朝积极的方向走，要做好以下两方面的工作：•（1）进行有效，有目的的会前沟通，选出有条件，态度积极，合作倾向明确的经销商进行事前确定，同时也听一下他们的建议和意见。•（2）在招商会上，由事先沟通确定的几家态度积极的经销商首先带头签约。步骤21•追踪回款•会议结束并不是阶段回款任务的完结，通过一天的休息，次日即要开始对目标客户再进行攻关。所谓“趁热打铁”，凉了的骨头更难啃。•新客户在犹豫期，不能给他太多的考虑时间，以防止其它品牌趁虚而入•难入手的客户，以交纳订金为阶段胜利步骤22•催促提货•迅速将柜台搬入店内占据有利位置，人员、产品、物料全面到位，以此占领市场，并兑现承诺起到表率作用•以一个月为限提完本次订货产品，加快产品在渠道里的流通速度•跟进促销人员，通过“扫市场”的方式进行贴柜，趁招商会的余热进一步提升经销商的信心，也可有效利用其充足的信心工具•招商会工作标准流程•招商会客户名单及预计回款金额•招商会物料清单•招商会会议现场流程•招商会工作落实事项•会场布置•招商会标准发言稿•背景音乐感谢聆听!