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Lotus企业信息系统的建设策略知识经济的本质特点之一是网络化经济。面向激烈的市场竞争，企业采用以网络为中心的信息技术，提供“通讯（Communication）、协作（collaboration）、协调（Coordination）”的手段，开发面向企业日常关键业务流程的应用，满足企业内部知识管理的需要，实现企业与客户、合作伙伴之间的电子商务，成为企业信息技术发展的热点和必然趋势。然而，企业信息系统建设的目标并非可以一蹴(cu)而就。那些成功企业的经验告诉我们，企业的信息系统建设是不断改进和提高的过程，而这个过程必须依赖坚实可信的的信息技术基础。该基础不仅可以满足企业目前的迫切需要，而且具备足够的适应能力和强壮性，可以快速地延伸和集成，满足企业未来的需要。上述企业信息系统建设的指导思想可以简单概括为“简单起步，迅速发展（startsimpleandgrowfast）”。例如，企业部署和实施电子邮件系统后，很快就会发现实施以协同工作、工作流自动化为特点的群件应用的必要性，而随着群件应用的进一步深入运用，必然要求与企业的数据系统如大型关系数据库或管理信息系统、ERP系统等发生联系。又如，企业建立了对外发布信息的Web站点，很快就会发现建立更强大的、能够支持企业与客户／合作伙伴的直接联系的需要，最终必然导致电子贸易的需要，此时企业外部的用户在安全性控制之下，直接访问和利用企业内部的信息资源和各种业务应用，从而使企业Intranet系统与Internet相融合，构成Extranet。实践证明，在一个统一的应用开发与实施部署的平台上模块化地集成各种业务应用的途径是实现企业信息系统目标的最佳选择。相比之下，如果采用互相分离的、互相冗余的基础架构，各个应用系统的集成难度与费用将大大增加。LotusDomino/Notes满足企业信息系统建设目标、指导思想与建设策略。LotusDomino/Notes提供单一基础架构的、可伸缩的、模块化的、集成式的软件平台，可以快速高效地开发和实施部署满足业务需要的、增值的应用系统。相比之下，Microsoft并不提供可以相提并论的基础架构级解决方案。IIS作为Web服务器，缺少电子邮件与日程日历功能，必须和Exchange相集成。Exchange主要定位是邮件系统，对工作流的支持是附加的，在产品架构设计中并不考虑。用户即使要实现简单的工作流自动化应用也要做大量的应用开发，并且使用复杂的附加产品或技术。无论是工作流应用还是Web应用所要求的企业数据集成只能通过ODBC的方法，而且只能连接关系数据库。对于高价值的群件应用、电子贸易应用，还要求集成BackOffice中的其他产品或第三方产品，如SiteServer、北方电讯的Entrust（用作安全性管理）等才能提供最基本的功能。这样的产品策略，将集成的工作和成本推向用户，由用户承担开发与集成的代价和风险。下图显示了典型的企业信息系统建设步骤。企业遵循由简单应用到复杂系统集成的发展方向，逐步提供更高价值的信息服务。企业往往先建立通讯基础设施，沟通企业内部以及与外部的电子邮件联系，其中集成式的日程日历功能也是必要的功能。第二步，企业建立信息服务体系，不仅服务内部用户，同时也服务企业外部的客户和合作伙伴，其内容是动态更新的。此外，企业还建立论坛或新闻组讨论库，供内部用户以及企业外部用户交流信息、激发创意、服务客户、反馈意见等。第三步，企业建立业务集成系统，如工作流自动化应用（国内企业机关单位常用的综合办公自动化系统是典型的工作流自动化应用）与管理信息系统等。这些业务集成系统通过Web技术可以对企业外部开放，而且工作流自动化的过程也包括了企业外部的用户。业务集成系统需要用户的紧密参与合作，需要与企业各种数据源集成，安全性控制也是首要考虑的因素。由于业务集成系统与用户日常工作密切相关，所以是高价值的应用。企业信息系统的下一步建设目标就是电子贸易（Commerce，区别于意义更广泛的电子商务eBusiness），在这一阶段，企业通过Internet实现与客户、合作伙伴更为密切的合作，典型的应用包括网上交易、在线服务等。LotusDomino/Notes比起竞争产品的最大的优势之一就是提供单一的、集成的平台或基础设施，不必引入新的平台或基础设施就可以实现上述建设步骤。客户可以从其中的任何一步入手，同时发展或者向下向上发展。Domino具有完整、丰富的功能，包括电子邮件、动态Web发布、支持工作流以及企业数据集成、安全性控制等等，这些功能保证了快速应用开发与实施部署，从而提高了企业投资信息技术的回报率、降低了总体拥有成本。Microsoft无法在企业信息系统建设循序渐进的过程中向上或向下发展，所以它无法提供准确详细的企业信息系统发展策略，而是使用含糊的概念或描述。为了吸引用户的视线以及与Lotus的竞争，Microsoft声称Exchange可以作为通讯基础设施，而其他业务应用可以建立在Exchange之上。实际上，由于Exchange的功能根本无法满足企业业务应用的需求，Microsoft同时要求用户集成其它平台产品或技术（可能是第三方的），或者要求用户自己开发所需要的功能。这样的解决方案由于所使用技术或所使用平台软件部件之间缺乏集成性，使得用户最终只能降低需求，或者花费更大的集成代价。从任何角度衡量，Microsoft解决方案比较Lotus的解决方案都成本更高、耗费时间更长、更复杂。独立调查机构BusinessResearchGroup（BRG）的关于Intranet的调查结果也证明了这一点。BRG调查了超过100家主要公司的Intranet解决方案（包括文档发布、电子邮件、数据库访问、讨论库、工作流以及事务处理等功能），使用Lotus的解决方案总成本低于Microsoft或Netscape方案40%；在最初构造Intranet时Lotus方案的初始成本低于其他方案58%。办公系统模块列表一、办公管理1公文管理由电子行文方式代替手工行文方式，实现公文处理的自动化，实现公文处理单自动打印，实现公文电子存储，提高公文的可利用性。2收发文登记对收文和发文进行登记和维护，并提供查询，能够进行归档操作。3签报管理实现内部签报电子化，使系统内部签报的起草、处理、存档均可通过内部签报流程实现，减少公文处理过程所需时间，加快公文流转速度。4会议管理会议资源统一管理、网络预定；会议通知自动化；《会议纪要》管理电子化通过会议管理系统，可实现会议管理自动化。5小型会议管理实现安排会议、发出会议通知、查询会议状况、生成会议纪要。6档案管理档案管理实现对机构或系统的各种档案和资料进行分类管理、归档保存，完成档案的组卷、拆卷、移卷、封卷、注销、借阅、全文检索、统计等管理功能，可以大大减轻档案室、档案馆的工作量。7电子文件柜系统提供公共文档库和个人文档库，用户可以将属于本人的各种文档分类存放。8处室信息用户可以利用“处室信息”，新建、公布、察看、搜索处室信息。9人事管理管理和维护单位的人事信息，并对后备人力资源进行管理。10考勤管理实现考勤管理，可进行考勤信息的记录、汇总，可定义每月工作时间和工作日；可进行考勤汇总和随机汇总，可查询任意部门或人员任意时间段的考勤情况。11网上培训通过网上培训，可以实现：将培训资料放到资料库中，员工通过系统进行网上培训。管理员可以发起培训，提交、查看各种关于培训方面的信息，老师可以利用此系统出题考核、批卷阅分，员工可进行自学、讨论、考核等功能。12工作管理工作管理系统是用户对各种任务执行（进展）全过程进行监控和管理的辅助工具。13重大事件跟踪对工作执行过程中所经历的重大、重要事件进行跟踪、控制和管理。14资源管理通用资源借用、调度管理系统。资源管理系统具有很大的灵活性和适应能力，可通过资源类别的选择自动调整资源特征。可实现企业内部如：办公设备、办公用品、器材、车辆、房产、公用资料等的基本信息管理和借用、占用及调度管理，同时还可以实现简单的资源使用费用核算功能。15图书管理对通用图书资源进行管理的系统。图书资料的基本信息管理和借阅管理。16车辆管理对车辆资源的借用、调度进行管理的。可实现车辆借用、占用及调度的统一安排。同时还可以实现简单的车辆资源使用费用核算功能。17设备管理对通用公用设备的借用、调度进行管理。可实现企业公用设备基本信息管理和借用、占用及调度管理，同时还可以实现简单的费用核算功能。18消耗品管理对消耗品进行统一管理，并可对各消耗品领用单位进行费用核算。19固定资产管理主要对各种固定资产进行管理，将相关信息放入固定资产库中，客户通过该系统全面了解本单位固定资产的各种情况。20信访管理在信访管理中，将登记信访内容，保存信访档案，并自动形成转办单。能够对信访情况进行简要的统计分析，为编写《信访情况反映》准备内容。《信访情况反映》也要进行存储，并在网上发送到各有关部门传阅。21客户管理客户管理系统与项目管理系统相关联，可以查询业务地区划分，任命或撤销地区主管或地区调查人，客户信息维护和查询，人员调度记录查询，调查工作跟踪记录查询，调查报告查询22项目管理协助用户管理自己的项目。项目管理系统可以登记项目的详细信息，从不同的角度对项目进行统计，监控项目的进度，对项目进行维护，安排项目的人员调度。23值班管理通过值班人员对值班期间所发生的事情的记录，给办公室的查询、统计提供了极大的方便。24工作人员动态工作人员动态可以用于查看工作人员的日程安排，可以安排工作任务和查看相关人员的日程。二、个人工具1电子邮件电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过该功能可实现各类信息（信件、文档、报表等）在系统内各分支机构、各部门及员工之间快速、高效的传递。可以实现与外界NOTES及非NOTES邮件系统进行通讯。可以支持部门成员协同工作。2电子传真以“无纸”方式透明地发送和接收传真，从而将邮件群件系统的使用延伸到尚未互连的单位和部门。3名片簿实现了名片管理的电子化。操作包括增加、修改、删除、查询、打印输出、简单分类和统计。4日程管理日程管理可以用于个人时间管理。可以进行约会、会议安排、工作委托。可以通过台历式的图形界面，轻松地查看安排好的各种约会。5综合查询综合查询系统可对信息系统中所有信息进行信息导航和全文检索。三、公共信息1公告板公告板系统为用户建立一个电子公告栏。使用户可以通过公告板发布通知、通告和消息；所有用户都可随时浏览公告板，并可将感兴趣的内容下载到个人文档库中；公告版内容可定期存档。2热点话题热点话题系统为用户提供了一个相互交流和学习的场所。每一名员工可以利用热点话题，提出自己的问题或发表自己的意见。参加者不必在同一时间同一地点来共享信息。3问题与建议问题与建议系统为领导和群众提供了一个相互交流的纽带。所有用户可在此向相关领导、部门或人员提出合理化建议和个人意见。相关人员可针对这些建议和意见进行答复。4办事指南办事指南系统为员工提供一个日常办公向导，员工可方便地浏览或通过全文检索得到有效的帮助。管理的办事指南信息包括法律法规、规章制度、各种办事手续说明，甚至公用表格等公共信息。5组织机构组织机构将以树状的机构宏观上将组织的机构管理起来，使您能够轻松查询组织的机构图以及机构内部的基本人员信息，将组织信息一目了然地显示在您的面前。6大事记用户可以利用此系统对本单位所发生的大事进行记录和维护。操作包括增加、修改、删除、查询、打印输出、简单分类和统计。7电子刊物通过电子刊物，可以整理企业内部人员的新闻、报告文学、动态、诗歌文章等，定期在网上发布，供员工浏览。8政务信息通过网络、电子数据交换等手段采集、处理和发布有关政务信息。处理指对采集的信息进行整理、分类，并编写刊物、报告，为领导提出决策建议等。支持扫描仪将文件扫入计算机形成图形和文字稿件。9时刻表以多种方式（文字、地图等）对各类时刻表进行管理，并提供Internet上各类时刻表的网址。10邮政编码以多种方式（文字、地图等）对邮政编码进行管理，并提供Internet上邮政编码的网址。11天气预报利用时刻表，可以查