电子邮件礼仪

CompanyConfidential.©2010NokiaCompanyConfidential职场电子邮件礼仪职场电子邮件礼仪CompanyConfidential.©2010Nokia2CompanyConfidential为何要学习电子邮件礼仪？CompanyConfidential.©2010Nokia3CompanyConfidentialE-Mail涉及点•关于正文•关于主题Subject•关于称呼与问候CompanyConfidential.©2010Nokia4CompanyConfidential关于主题：邮件主题反映文章的内容和重要性一定不要空白标题巧用特殊字符突出标题一封邮件只针对一个主题标题要简短，不宜冗长回复邮件时适当更改标题CompanyConfidential.©2010Nokia5CompanyConfidential关于称呼与问候：1、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”不清楚职务，则应按通常称“X先生”、“X小姐”，但要把性别搞清楚不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的；不要逮谁都用“DearXXX”.收件人多的情况下可称呼：大家、ALL以上总结：A：称谓+礼貌用语如：xxx（名字），您好！B:姓氏（或姓名）+职位+礼貌用语如：X经理/XXX经理（姓氏/姓名+职位），您好！C:XXX先生（女士），您好！2、Email结尾最好要有客套语例如：顺祝商祺、祝您工作顺利！CompanyConfidential.©2010Nokia6CompanyConfidential关于正文：Email正文要简明扼要，行文通顺注意Email的论述语气Email正文多，可用1234之类列表，清晰明确一次邮件交待完整信息尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查合理提示重要信息合理利用图片，表格等形式来辅助阐述不要动不动使用（笑脸）之类字符，在商务信函里面这样显得轻佻字体：字体大小一般选择10~12号字，宋体，黑色。CompanyConfidential.©2010Nokia7CompanyConfidential关于正文：正文内容编排原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容.张经理，您好！邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“季度销售指标确定会议”。会议的具体安排如下：时间主题9:30-10:00第一季度销售指标完成总结—王总10:00-11:30讨论各个销售部门第二季度销售指标设定11:30-12:00确定各个部门的第二季度的销售指标会议前请您准备以下资料：1.第一季度销售指标完成中碰到的难点；2.第二季度销售二部的指标设定；3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。谢谢！大家现在可以思考一下，此封邮件它的优点在哪里呢？CompanyConfidential.©2010Nokia8CompanyConfidential关于附件：456CompanyConfidential.©2010Nokia9CompanyConfidential91只在必要的时候才使用英文邮件2尊重对方习惯，不主动发起英文邮件3信息量丰富或重要邮件建议使用中文4选择便于阅读的字号或字体语言的选择：CompanyConfidential.©2010Nokia10CompanyConfidential结尾签名：签名信息内容（范本）签名设置点击“选项”收件箱页面—点击“工具”点击“邮件格式”点击“签名”新建签名信息********************************************人事行政处(PA)/人力资源部(PN)/XXXXX科技集团TPVTechnologyGroupXX电子（XX）有限公司TopVictoryElectronics(Fujian)Co.,Ltd.地址(Add)：中国XX省XX市XX区XX街XX号(Postcode)：350301电话(Tel)：[phone]-2510传真(Fax)：[phone]手机(Mobile)：13871532906电邮(E-mail)：[e-mail]：[e-mail]网址：********************************************内容依实际情况填写签名，可以让收件人了解您的信息！CompanyConfidential.©2010Nokia11CompanyConfidential回复技巧：及时回复Email进行针对性回复回复不少于10个字不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼要区分单独回复和回复全体CompanyConfidential.©2010Nokia12CompanyConfidentialTO、CC、BCC区别：正确使用发送、抄送、密送TOCCBCC是要受理并响应邮件知会邮件事项,没义务回复,可以发表意见。在To的人不知道的情况下,收到邮件的人注意事项：第一、TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则(如：按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高)第二、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源第三、转发邮件要突出信息CompanyConfidential.©2010Nokia13CompanyConfidential课堂练习（寻找问题点）：无任何内容提要只有一个附件CompanyConfidential.©2010Nokia14CompanyConfidential课堂练习（寻找问题点）：不可一句话讲述完毕无论多长的内容；应将其分点陈述署名过于简单CompanyConfidential.©2010Nokia15CompanyConfidential课堂练习（寻找问题点）：无须将此附件发送全公司CompanyConfidential.©2010Nokia16CompanyConfidential课堂练习（寻找问题点）：邮件无标题详见附件却无附件CompanyConfidential.©2010Nokia17CompanyConfidential功能设置：邮件撤销设置点击“其他动作”点击“发件箱的要撤销的邮件”点击“撤回该邮件”可选择成功撤销后回复收件人图片说明如下：CompanyConfidential.©2010Nokia18CompanyConfidential功能设置：外出助理程序设置点击“外出时助理程序”收件箱页面—点击“工具”点击“发送外出时自动答复”设置外出时间点及代理人信息图片说明如下：在此信息栏中写明外出原因，并说明在外出/请假期间代理是谁，并说明代理人的具体联系方式CompanyConfidential.©2010Nokia19CompanyConfidential功能设置：添加提醒功能点击“后续标志”新建一封邮件点击“添加提醒”或“收件人标记”设置具体提醒日期及时间图片说明如下：CompanyConfidential.©2010Nokia20CompanyConfidential功能设置：建立通讯组员图片说明如下：点击“通讯组列表”点击“选择成员”在通讯薄中选择要添加的人员后按“成员”即可收件箱页面—点击“新建”边的CompanyConfidential.©2010Nokia21CompanyConfidential总结：发送范围个人或某部门发送全体同仁邮件地址确认1、检查发送地址的准确性2、确认是否需群发该信件发送标题书写1、确认标题是否书写2、标题需能为接收者提供邮件内容信息确认附件情况1、确认是否需带附件2、确认所带附件是否正确，以免误导接收人事先明确目的明确接收人员正确的邮件书写布局1、需有合适的称谓及问候语2、需本着与人沟通协调的语气书写邮件3、内容需简明扼要4、内容需条理清晰邮件内容CompanyConfidential.©2010NokiaCompanyConfidentialThankyou