文件控制管理规程

XXX（深圳）有限公司文件名称：文件控制管理规程生效日期：2021-04-06文件编号：页数1/8生效版本：C0文件制修订记录NO制/修订日期修订编号制/修订内容版本页次12013-03-01-新制订A022021-04-062021/4/6新版全面升级C0核准审核制订1.0目的XXX（深圳）有限公司文件名称：文件控制管理规程生效日期：2021-04-06文件编号：页数2/8生效版本：C0为确保本公司质量、环境、职业健康安全、社会责任管理体系文件的受控性及有效性。2.0适用范围适用于环境、质量、职业健康安全、社会责任管理体系所要求的文件控制。3.0职责3.1总经理批准并发布“管理手册”。3.2企管人事部组织人员编写“管理手册”。3.3管理者代表批准发布程序文件和质量体系其他文件。3.4各部门经理负责组织编写并审核相应程序、规范、作业指导书和技术文件及相应表单。3.6企管人事部负责管理文件的发放和更改控制，技术部负责技术文件的发放和更改控制。技术类外来文件由相关部门负责文件的识别、登记、分发等工作，其它外来文件由各部门负责文件的识别、登记、分发等工作。3.7各有关部门负责本部门内使用的文件管理。4.0工作程序4.1文件的分类和编号4.1.1文件的分类a)管理性文件包括：管理手册、程序文件、质量计划及各项管理制度、规定。b)技术文件包括：工艺文件、作业指导书、产品标准，检验规程等。c)外来文件包括：国家/行业标准、法律法规文件、技术文件、各部门业务往来产生的文件等。d)记录：包括环境、质量及职业健康安全管理体系各过程运行中形成的记录。4.1.2文件的编号4.1.2.1管理手册环境、质量及职业健康安全管理体系管理手册编号为DXC/QEOM－RX-YYYY；测XXX（深圳）有限公司文件名称：文件控制管理规程生效日期：2021-04-06文件编号：页数3/8生效版本：C0量管理体系管理手册为DXC/MEMS－RX-YYYY。DXC为本公司的代号；QEOM为质量、环境、职业健康安全管理手册代号；YYYY为编写年份。当文件修订时，则在其文件流水号加“R及修订次数”。4.1.2.2程序文件程序文件编号为DXC/CX-XXRX-YYYY：DXC为本公司代号；CX为程序文件代号；XX文件流水号（01、02…）；YYYY为年份。如：DXC/CX-01R1-2020，即表示“DXC2020年编制的1号文件控制程序”。当文件修订时，则在其文件流水号加“R及修订次数”。4.1.2.3第三层次文件第三级文件（管理制度、规范、工作标准、作业指导书、技术标准及其他质量、环境安全文件）分为技术文件和管理文件，技术类文件编号为DXC/JS-DXX-YYYY；管理类文件编号为：DXC/GL-DXX-YYYY。DXC为公司代号；JS(技术)/GL（管理）为本公司第三层次文件代号；D为文件部门代号；XX文件流水号（01、02…）；YYYY为年份。部门代号为：ZB总经办QR企管人事部SB设备部XJ销售计划部JJ机加工CG采购部HG互感制造部DC电瓷制造部TG套管制造部QA质保部CW财务部CK仓库如：DXC/GL-ZB01R1-2020，即表示2020年总裁办第一号第一次修订文件（三级文件）。4.1.2.4记录表格记录表格编号为DXC/JL-DRX-XXXX，如“DXC/JL-JJR1-0001”，即表示机加工1号第一次修订记录文件。当表单发生变更时，依次改进“R”后面的数字。4.1.2.5外来文件XXX（深圳）有限公司文件名称：文件控制管理规程生效日期：2021-04-06文件编号：页数4/8生效版本：C0外来文件编号为DXC/D-XXXX-YYYY及注明原文件号：DXC为本公司代号；D为部门代码，XXXX文件流水号（0001、0002…）；YYYY为年份。如：DXC/QR-0001-2020，即表示企管人事部2020年接收的第一号外来文件。如文件接收时有原始编号，则需注明其原始编号。4.1.2.6文件版本号：文件的版本号从“A”开始，顺延递增“B、C……”。4.1.2.7文件/表单修订号：手册、程序和三级文件的修订号均从“0”开始，修订至第10次时应换版发行。新制定表单的修订号从“R0”开始，顺延递增“R1、R2……”。4.1.2.8一次性有效文件一次性有效文件需加盖“一次性有效”印章，并注明日期。文件生成部门应对此类文件进行有效区分，一次性有效文件保存期一般为一年，相关作废事宜按本程序4.9.2条有关规定处理。4.2文件的编写、审核和批准4.2.1环境、质量及职业健康安全及社会责任管理手册由企管人事部组织人员编写，管理者代表审核，总经理批准后发布。4.2.2程序文件由各部门的副总/经理组织相关人员编制，副总/经理审核，管理者代表批准后发布。4.2.3其它三级文件和质量文件a)各项管理制度规定由各部门的副总/经理组织人员编制，各部门副总/经理审核，管理者代表批准后由文件主管部门核准发布。b)各类技术文件由技术科或生产部门组织相关技术人员编制，部门主管审核，部门副总/经理批准后发布。c)环境/质量/职业健康安全及社会责任管理体系各过程运行中形成的文件的编制、审核和批准以及质量记录的编制，按相关程序文件或管理制度规定执行。4.3文件的保存和维护：XXX（深圳）有限公司文件名称：文件控制管理规程生效日期：2021-04-06文件编号：页数5/8生效版本：C04.3.1文件的分发部门负责保存文件的原稿，文件持有人应确保文件原件的妥善管理和保存。4.3.2文件的接受者收到文件后，应确认文件的有效性，进行归档，便于识别和检索。4.3.3文件的持有人和调阅者应保持文件的整洁、清晰，非经允许不得拆卸、复印。4.3.4文件应妥善保管，对机密性的文件应限制阅读范围。4.4文件的发放：4.4.1文件分发由文件归属部门确定分发范围，负责登记、发放，领用人在文件发放登记表上签字。4.4.2文件分“受控”和“非受控”两种，“受控”文件需在文件封面上加盖“受控文件”章，文件应填写分发文件号作为受控号，申报管理者代表批准后发放；“非受控”技术文件由文件生成部门负责人批准后发放。以上文件领用应在“文件发放登记表”上签字。4.2.3当使用人的“受控”文件破损严重，影响使用时，应到原始文件管理部门办理更换手续并交回破损文件，补发新文件。新文件的发放编号仍用原文件的编号。破损文件由原始文件管理部门收回后，加盖“作废”印章，按本程序4.9.2条款有关规定处理。4.2.4“受控”文件不得随意更改其内容和复制。确需复制的需经文件管理部门负责人批准，加盖“受控”印章，否则复印件无效。复印件的编号方法：在原件发放号后加注－1或－2作为受控号，以便发放登记。4.5文件的更改4.5.1文件需修订或更改时，由原审批部门审核、批准。原审批部门已被撤销时，现审批部门须获得原审批所需的背景资料。4.5.2文件的更改部门填写文件修订申请单，说明更改的原因和内容，注明更XXX（深圳）有限公司文件名称：文件控制管理规程生效日期：2021-04-06文件编号：页数6/8生效版本：C0改标记和更改生效日期，经管理者代表批准后，由原文件发放部门按发放记录进行追踪更改，更改人签字并在更改处作上更改标记。4.5.3文件更改办法：a)划改：部分更改采用“划改”方法，在原文件相应条款处进行修改。即在需更改的文字上划两道横线，并在原文附近适当位置写出更改后的内容，并签名、注上日期。b)换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，单页文件累计更改面积不得大于页面有效面积的1/4或单页文件被“划改”不超过四处，否则必须作换页处理。c)换版：文件有重大更改或最新排版时需要换版。新版文件生效时，旧版文件随即作废。换版后的作废文件按本程序4.9.2条款有关规定处理。4.6外来质量文件管理公司所有外来质量\环境\安全\社会责任文件由企管人事部负责收集、整理和统一控制，填写外来文件登记表，并将文件下发到各使用部门。4.7文件的保管4.7.1文件应分类保存，便于检索，易于识别。4.7.2管理手册和程序文件，由企管人事部备案保存。4.7.3部门工作文件，作为各部门运行环境/质量管理体系的常用文件：包括管理标准（部门管理制度等）；工作文件、技术文件、部门质量记录文件等，由各相关部门自行保存并报备案存档；4.7.4其他质量文件：可以是针对特定产品、项目和合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。4.7.5公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件等，由企管人事部保存。4.8文件的评审和修改XXX（深圳）有限公司文件名称：文件控制管理规程生效日期：2021-04-06文件编号：页数7/8生效版本：C04.8.1每年由企管人事部组织有关部门结合内审或管理评审及外审，对现有质量管理体系文件进行定期评审。由使用部门对文件的适用性进行评价，填写“文件修订申请单”，把信息反馈给企管人事部，必要时进行修订，修订后须再次得到批准再分发。4.8.2文件执行过程中需要修改时，应由文件修改提出人填写“文件修订申请单”并注明原因，对重要的修改还应附有充分的原因说明或证据。4.8.3文件修改申请批准后，原文件由企管人事部全部收回，由文件编制部门负责文件的修改并进行标识。4.8.4文件修改内容少于40个连续字的采用划改，即将原文划掉后进行修改。如果修改内容超过40个字（不含40）或修改超过4次（不含4次）进行换页。对质量体系文件的修改须填写“文件更改一览表”。4.9文件的作废4.9.1文件经多次修改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版。原版文件收回作废，换发新版本，原则上3年换版一次。4.9.2作废的文件（包括破损、换页的）由企管人事部负责收回、登记和销毁。作废文件由企管人事部经理申报管理者代表批准后，在文件上加盖“作废”印章，统一销毁。因知识积累确需保存的作废文件，由留用部门提出申请，管理者代表批准，加盖“作废保留”印章，申请部门保管。作废文件须填写“文件销毁申请单”。4.10文件的管理4.10.1“受控文件”、“一次性有效”、“作废保留”、“作废”等印章由管理者代表指定部门统一管理和使用。4.10.2文件的使用部门应妥善保管所有在用的有效版本文件。4.10.3各部门负责本部门文件管理，保持文件清晰完整和整洁。4.10.4技术文件经审核批准后，由企管人事部列入现行受控的“质量文件清XXX（深圳）有限公司文件名称：文件控制管理规程生效日期：2021-04-06文件编号：页数8/8生效版本：C0单”，并定期检查各现行文件的有效性，确保文件保持清晰，易于识别和检索。4.10.5需临时借阅质量管理文件的人员需经企管人事部经理批准后方可借阅（客户需要提供《管理手册》需经管理者代表批准，方可提供未盖“受控”章样本）。借阅者应按期归还文件，若到期不还，由企管人事部收回，原版文件一律不外借。5.0相关文件5.1《记录控制程序》6.0质量记录表单6.1文件发放登记表6.2外来文件登记表6.3文件修订申请单6.4文件销毁申请单