全程电子化合同管理解决方案

全程电子化合同管理解决方案Wholeprocesselectroniccontractmanagementsolution智能化、平台化、全程电子化目录CONTENTS01.泛微全程电子化合同的由来02.泛微全程电子化合同方案介绍04.泛微全程电子化合同管理案例介绍03.企业典型合同管理实践场景说明|泛微智能化办公平台解决方案301全程电子化合同管理由来Theoriginofthewholeprocesselectroniccontractmanagement|泛微全程电子化合同管理解决方案4涉及的合同类型多，不同的合同类型有不同的管理要求企业的合同类型多，不同的合同有不同的管理规范与要求，在大多数企业缺乏系统管理的情况下，如采用人工的方式管理，从合同起草到审批、到执行的整个过程就难以有效达到规范管理的目的，合同执行过程也难以监控。合同类型多|泛微全程电子化合同管理解决方案5客商接收客商修正客商比对合同起草各部门审核领导审核邮件寄送客商盖章打印寄送合同修正各部门审核领导审核邮件寄送客商对比核对合同合同盖章打印寄送合同归档如何保证回函和原件一致每次修改都需要反复的邮件、寄送、比对合同审批涉及部门多，审批周期长，效率低体现部门分别对哪些内容负责，并不清晰是否统一，缺少决策依据邮件寄送不同的合同，有不同的审批权责，制度落地难。同时，合同审批的过程周期长，审批过程无法实时的跟踪与提醒，效率低。审批周期长|泛微全程电子化合同管理解决方案6合同审批中的文本审核量大，容易出现合同文本的风险合同审批中的合同文本管理难，容易出现合同版本错误。同时，无法确保合同用印文件与审核文件的一致性，容易导致签约文本被篡改的风险。文本审核量大业务部门合同如何快速审批如何快速修正一般员工如何快速起草提高文本起草质量避免多次打回如何了解意见全过程用印文件是不是最终版本高层领导|泛微全程电子化合同管理解决方案7传统方式下，合同签署用印效率低，印章的使用风险大用印二次申请来回快递印章真假难辨分支机构客商伙伴公司总部来回快递印章需监控在传统印章的管理模式下，合同签署用印的效率低，签署一个合同需要打印、盖章，来回的快递。同时，印章如果下放到分子公司，印章的使用与管理风险大，无法做到印章的实时化监控。签署用印效率低，风险大|泛微全程电子化合同管理解决方案8传统方式下，合同签订中、签订后的风险管理难度大客商交易风险合同履约风险逾期未收款风险合同逾期执行风险采购价格风险风险预警内控合规风险在合同中，缺乏必要的审批决策信息，容易产生交易风险。同时，合同执行中的数据也分散，包括供应商的履约情况、合同执行相关的财务信息、变更信息分散在不同的应用与系统中，无法动态监控与预警，容易产生合同履约风险。执行中的风险管理难|泛微全程电子化合同管理解决方案9全程电子化合同管理平台已经成为趋势从合同的模板管理，合同的拟制审批，融入电子签名的电子化合同，及后续的合同履约执行，是一个全生命周期的合同管理体系。合同签订前、签订中、签订后的全程电子化合同状态管理合同签署合同履行合同拟制合同变更智能范本合同背景资信监控收付款管理电子用印合同模板合同归档相对方信息合同进度管理合同档案管理合同款项管理合同文本管理|泛微智能化办公平台解决方案1002泛微全程电子化合同方案介绍Introductiontothewholeprocesselectroniccontractscheme|泛微全程电子化合同管理解决方案11泛微全程电子化合同管理平台全程电子化合同管理平台签订前签订中签订后合同模板审批管理模板书签管理模板匹配管理合同变更申请合同变更审批合同变更执行合同差异比较合同发票管理合同收款管理合同付款管理合同结项管理合同比对管理电子签章管理防伪打印管理合同卡片管理合同拟稿管理合同信息管理合同审批管理合同文本管理基础数据合同报表合同签订报表收付款报表合同相对方报表合同效率报表合同风险报表合同模板新建管理人员管理相对方管理角色管理分级分权组织管理风险管理风险规则管理风险上报管理风险监测预警风险评审处理集成系统财务系统采购系统项目系统仓储系统|泛微全程电子化合同管理解决方案12为不同岗位，提供个性化的工作门户，形成一站式的合同处理中心泛微的合同管理平台会根据不同的角色，提供了个性化的工作门户，将合同管理的处理信息从各个应用中抽取出来，分类组合之后，集中的展现。真正实现了一站式的合同处理，打破传统需要依靠人去主动找事情的方式，提升合同处理效率。财务部门合同门户合同收付款统计报表合同应收情况合同应付情况各区收款达成情况快速提醒逾期提醒法务部门合同门户合同风险预警合同用印情况合同模板情况高层领导合同门户合同进度风险统计合同贡献来源分析合同趋势分析合同收付款分析合同变更分析合同状态分析|泛微全程电子化合同管理解决方案13自动将合同关键信息套用到合同模板，确保合同模板的管理规范通过智能化的技术，可便捷的设定合同模板，根据定义的模板，可自动提取合同审批表单中的关键信息，自动套用到对应的合同模板，同时可指定模板合同的修改范围，避免格式条款被修改，规范合同文本，避免风险。表单字段与文本自动匹配|泛微全程电子化合同管理解决方案14支持合同文本的在线起草、在线编辑，同时编辑之后保留修改痕迹及自动保存为新的版本，同时记录审核过程中的签批意见，实现可回溯；同时也确保合同从审批到用印整个过程的文件一致性；同时每次查看的时候系统会动态打上水印，防止截屏，增强合同文本的安全性。合同文本内容的在线审批、版本管理，文本的水印管理水印与留痕修改后新版本生成|泛微全程电子化合同管理解决方案15合同审批中的自动合规检查、审批要点数据的自动关联，提升合同审批中的风险提示能力合同是否能够批准，需要确认合同是否合规、以及财务条款、商务条款是否合理，通过智能化的技术自动抽取合同管理规则与关联数据，以及结合外部的第三方征信信息，完成自动的合规校验与关联数据展现，提升合同审批效率以及防范签约方的风险。自动确认合规情况、范本使用、历史履约情况等|泛微全程电子化合同管理解决方案16合同审批中，可将签约相对方的资信信息自动嵌入到合同审批的协同区，在审批过程中，可直观展现签约相对方的资信信息，防范交易风险。合同签订中，可动态监控签约相对方资信信息，防范交易风险|泛微全程电子化合同管理解决方案17采用电子签名的技术，通过流程实现签署文件的起草、审批、用印，外部签约，形成电子合同的一体化，同时支持多种电子化的签署方式，电子化的合同不仅避免合同文件的打印、来回的快递，同时确保印章的使用与管理，防范印章使用风险以及合同文本的防篡改。实现电子化签约，从合同起草、审批、用印、外部签署，到形成电子合同的一体化|泛微全程电子化合同管理解决方案18相对方如提供电子合同，但并没有纳入到我们公司统一的认证体系，为了确保回传的电子合同同样是有效的，泛微的合同管理提供对于电子签章的真伪进行快速鉴别。这样，即使使用不同厂商的电子签章，也可顺畅签署、确保具有法律效力。实现电子合同的验真，规避虚假电子文件，防范不具有法律效力的电子合同风险|泛微全程电子化合同管理解决方案19如果相对方仍需要纸质合同来进行签署，则可以通过合同的防伪打印进行输出，系统可以在文件打印输出时在文件右上角自动添加动态防伪码，通过光栅片覆盖就能够查看到隐含的数字和图像，无法复制打印，确保纸质文件不会被抽换页码，保证了纸质合同的安全可靠。合同的防伪打印，确保纸质合同文件不可伪造光栅识别防伪码信息通过二维码查询文件防伪码信息特定识别内容保密混合加密成本不变|泛微全程电子化合同管理解决方案20合同审批、签署完成之后，自动生成动态的合同卡片，形成对合同后续的履约管理，包括了合同相关的发票管理、应收应付，合同执行中的变更管理，以及与合同相关的项目等信息自动聚合到合同卡片，形成动态、可视化的合同履约管理。合同签订中，签订后的一体化管理，合同审批完成，自动形成合同执行卡片|泛微全程电子化合同管理解决方案21合同履行过程中，我们通过流程同财务系统进行对接，可自动生成合同的付款、开票申请，同时也可以获取收票信息，实现销售合同的到款认领，同时，通过同项目系统、采购系统的协同，使得合同可以触发项目立项和采购订单等一系列业务操作，确保从合同到业务的数据与应用打通。合同管理与业务、财务系统对接，实现合同相关的应收应付、订单信息、项目信息的协同|泛微全程电子化合同管理解决方案22合同的顺利履行会受到很多方面的影响，包括供应商风险、未招标风险、成本风险等等；也会产生诸多表象，例如合同逾期、合同履约率低、结项率低等等；泛微合同管理平台提供了风险规则自定义功能，自动识别合同审批以及执行过程中存在的相应风险点，并实时预警与提醒。实时化、自定义的合同风险预警与提醒，防范合同履约风险|泛微全程电子化合同管理解决方案23支持针对合同的签订情况、履行情况、变更情况的统计分析，为管理层提供全面的合同状况信息，并且可以同异构系统对接，形成报表。同时，可自定义更多报表，从合同类型、产品类型、客商类型、区域范围进行数据分析，满足不同场景需要。提供多维度合同分析报表展现，为不同的用户提供可视化、自定义的合同数据分析合同签订报表合同用印报表合同进度报表…….合同变更报表合同相对方报表|泛微全程电子化合同管理解决方案24泛微合同管理的权限已经能够细化到单个合同类型的授权，同时，通过对于集团组织体系的支撑，按照组织架构分级分权，将不同类型合同管理的权限下放到下属分子公司，下属分子公司的归口部门可以自行调整合同的审批和履约规则，而所有的调整和合同数据又是基于集团统一的合同管理制度和监督之下。一个集团一个合同管理平台，分级分权的权限管理体系战略投资部合同快消品事业部合同医药事业部合同金融事业部合同教育事业部合同大农业合同房地产事业部合同|泛微全程电子化合同管理解决方案25PC端的合同管理可自动延展到手机上，在移动端为用户提供合同文本的圈批圈阅，移动端的智能审批助手，并且通过消息方式提供风险预警，提升合同风险响应效率；在移动端同样可以电子用印，实现对于印章管理监控，防范印章风险，让印章也可以随时随地的使用。在移动端可实现从合同的审批、用印到合同履约的全过程移动化03企业典型合同管理实践场景说明Descriptionoftypicalcontractmanagementpracticescenariosofenterprises|泛微全程电子化合同管理解决方案27企业典型的一个非生产性的采购合同需求说明签订前有效的合同模板库模板编制修订合同模板台账合同模板审批合同模版发布合同执行、结项签订后签订中合同起草条线评审起草、审批、用印、签署高层评审外部评审内外部的电子签署合同条款执行与财务对接，形成付款合同风险与财务对接，形成收票合同结项归档合同变更|泛微全程电子化合同管理解决方案28①通过流程起草合同，调用合同模板，一键式套用形成合同文本合同起草√合同审批合同签署合同履行合同归档通过合同起草，选择非生产性采购合同，并自动套用合同模板，自动将合同关键信息从表单提取到合同模板，形成合同审批文件。合同模板套用合同文本锁定|泛微全程电子化合同管理解决方案29提交审批之后，通过智能协同助手可自动关联到与该合同相关的审批要点数据，包括历史的采购信息、相对方的资信信息，内部的财务预算信息，并且可根据合规要求，完成自动检查。②合同审批中，通过智能协同助手自动关联审批要点数据，对相对方资信，合规信息进行审查相对方资信合同条款检测历史履约情况预算情况项目风险提示历史采购价格的信息√合同起草合同审批合同签署合同履行合同归档|泛微全程电子化合同管理解决方案30领导意见，独立版本记录③合同审批中，根据模板授权范围内修正，不用再下载文件即可实现合同文本的在线编辑与留痕圈批圈阅笔锋记录根据合同模板指定授权范围内修改文件，防止格式条款被修改；同时不用下载文件，即可在线编辑，修订后生成独立新版本；在移动端可以在线圈批圈阅；修改之后，可自动生成合同编号和水印。领导修正，自动留痕√合同起草合同审批合同签署合同履行合同归档|泛微全程