青岛市企业电子文件归档与管理规则

青岛市企业电子文件归档与管理规则适用于企业、科技事业单位对电子文件的归档与管理1范围2引用标准电子文件归档与管理规范GB／T18894—20023定义电子文件：指在数字设备及环境中生成的以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。举例各单位所产生的电子文件类型:制发的公文接收的公文数码照片数码影像数字音频CAD制图数据文件扫描文件随机文件其它·真实性·完整性·有效性·背景信息·元数据电子文件应该具备的特性:4收集要求一：电子文件的收集积累由文件形成部门指定专人负责，档案部门负责其监督和指导工作。要求二：用文字处理技术形成的文本文件，收集时应注明文件存储格式及其属性，收集时应转换为XML或TXT格式。(注:现阶段支持word、pdf)要求三：用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件，收集时应转换为JPEG、TIFF或PDF格式要求四:用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，如果与数据库连接应将数据库文件一并收集整理如autocad,illastaotor等设计软件的版本要求五:用视频设备获得的动态图像文件，收集时应按MPEG2方式压缩要求六:用音频设备获得的声音文件，收集时应转换为MP3格式要求七:由计算机多媒体技术制作的多媒体文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整.如:powerpoint软件制的课件应该注明是97或是2000或是2003或是XP,各版本制做出的课件的格式都是PPT,但有可能显示有异样要求八:通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集要求九:计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的各类参数、管理数据等数据文件，应与电子文件一同收集,如:数据库的日志文件等要求十:计算机使用的自主开发的系统软件、应用软件等计算机程序，收集时必须收集软件的源程序及其开发、编译工具要求十一:归档的电子文件收集时应转换成本规范要求的格式，因技术原因无法转换的，必须将相关软件一并收集要求十二:归档的电子文件均应在《归档电子文件登记表》中登记。对于跨年度完成的项目，要分段积累、归档－－相当于交接目录归档电子文件登记表序号档号题名责任者保管期限形成年度备注要求十三:积累过程中应采取备份制，及时按照要求制作电子文件备份要求十四:《归档电子文件登记表》应由经档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统形成，并与备份文件一同保存5整理·整理方法1归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘或磁带，档案部门予以协助、指导2管理类文件形成的静态图像、文本等电子文件应以不同的保管期限为单元，按照电子文件形成时间的顺序分别拷贝至相应载体3产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元，按照归档电子文件类别分别整理。产品图形、图像类文件按其隶属或分类编号顺序排列；建设项目按前期文件、监理文件、施工文件等顺序排列拷贝至一盘或多盘载体中。底图电子文件的管理应按照图幅或实体分类的管理方式排列·整理方法·整理方法4照片、声像类文件形成的图像、声音等电子文件，按照形成时间的顺序排列拷贝至一盘或多盘载体中5计算机程序按形成时间顺序排列拷贝至一盘或多盘载体中6电子文件应与其相对应的《归档电子文件登记表》、说明文件及由档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统形成的著录文件同时拷贝至载体中。其构成如下图所示·整理方法根目录说明归档电子著录电子文件文件登记表文件文件子目录一件电子一件电子文件子目录文件子目录电子文件注：如果没有软件，应手工建立与要求内容一致的要目录解释：①说明文件以“readme.TXT”命名内容包括项目名称、任务来源、主要技术(指标)要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密级、制作人、检查人、制作时间、电子文件类别代码G—图形文件I—图像文件D—数据文件T—文本文件P—计算机程序②归档电子文件登记表以“djb.XLS”命名，内容由计算机档案管理系统形成④电子文件子目录----文件夹以“data”命名，内容由存放每件电子文件的子目录组成⑤一件电子文件子目录以“档号”命名，一件电子文件保存在一个子目录中③著录文件以“descript.DBF或是”descript.xml命名内容应是该盘载体中存储的电子文件的机读目录，由计算机档案管理系统形成解释：⑥扫描仪或数码相机形成的电子文件，以“页号”命名；字处理软件形成的电子文件，以“电子文件内容所反映的主题”命名。CD-R是一种一次写入、永久读的标准。CD-R光盘写入数据后，该光盘就不能再刻写了。刻录得到的光盘可以在CD-DA或CD-ROM驱动器上读取。7归档的电子文件应使用CD_R光盘、磁带作为保存载体。禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体·整理方法CD-R盘片的选择一、尽量选择金盘二、选择兼容性好的盘片选择品牌知名度较大的产品，如SONY、BenQ等可能避免与主流刻录软件的冲突三、选择A级盘品牌四、非万不得已，不要超刻提示：光盘表面除了要用光盘专用笔标注“档号”外不允许写其它内容·整理方法8存储归档电子文件的载体封面式样与盘面内容一致例：ＧP.SP-1GP.SW-1GP.JJ6-1GP.KJ-1GP.QT-1青档字〔2005〕74号关于公布青岛市档案馆第二批接收档案单位和档案门类的通知与档案实体对应或是QT用大写英文字母A、B、C表示。A表示封存保管；B表示查阅利用；C表示异地存放，进馆时需要ＡＢ两套1用1、2、3分别表示永久、长期、短期除了光盘外无其他载体应该放在GP.QT里面如安装程序，数据备份，各种随机文件，课件等等。包括不保存磁带的数码摄像和数字音频.但现阶段数码照片档案除外,因为它有单独的整理办法存储归档电子文件的载体背面式样注意脊背用大写汉字填写·整理方法GL·整理要求①归档电子文件的整理，应按内容、项目、保管期限、密级等因素相对集中②不同保管期限、不同类别的电子文件不应存储在同一盘载体中③把拟归档的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密的电子文件，应待其解密后再完成上述工作④归档电子文件必须与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上⑤保存与纸质文件内容相同的电子文件时，应与经档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统所形成的机读目录建立准确、可靠的关联标识．在软件上标识出该电子文件所存储的光盘档号．⑥符合归档条件的电子文件应定期按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。光盘或磁盘6归档①电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并包括相应的背景信息和元数据。②归档的电子文件，在其生命周期内应保持完整性、有效性和安全性。③归档说明应与电子文件同时积累，一同归档管理，保证归档电子文件的完整性。·归档电子文件的完整性、有效性和安全性④在符合软、硬件平台要求的条件下，应保证归档电子文件能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。⑤归档电子文件应不被非正常改动，保证其载体安全和信息安全。·归档电子文件的鉴定与检查①鉴定归档电子文件的完整性、准确性和有效性。②鉴定归档电子文件内容的实用价值，参照纸质文件材料的划分规定，确定电子文件的保管期限和密级。③检查载体有无病毒、划痕。④检测在指定存在的环境平台上能否准确读出电子文件。⑤检查存储归档电子文件的介质是否符合归档要求。⑥检查存储归档电子文件的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。⑦归档的电子文件经过鉴定、检查，移交给档案室作为档案保存,档案管理部门将检查结论填写在《归档电子文件移交、接收检验登记表》，双方签字盖章，一式二份，一份交电子文件形成部门，一份存档案室。归档电子文件移交、接收检验登记表移交部门：接收部门：检验项目检验结果载体外观检验病毒检验完整性检验准确性检验有效性检验检查人：年月日审核人：年月日·归档电子文件的状态①归档的电子文件应为本阶段的最终版本。②归档的计算机程序不应加密·归档电子文件的程序①电子文件形成部门将按本规范要求整理好移交档案部门验收。②归档的电子文件若需作“使用权限保护”，应填写《归档电子文件使用权限保护清单》归档电子文件使用权限保护清单序号档号题名类别代号载体代号实施日期解除日期·归档要求①单位内各部门应指定专门人员负责电子文件的鉴定、归档等工作。②电子文件形成部门应按照国家、省、市关于现行文件归档范围的规定，结合本单位工作实际，及时将应归档的电子文件整理归档。③电子文件归档前，应参照国家关于电子文件现行的有关规定组织鉴定工作，鉴定结果应在电子文件的机读目录上制作相应的标识。④电子文件归档前，由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。采用某些技术方法保证电子文件有效性和完整性的，应把其技术方法和相关软件一并归档。⑤电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括硬件环境的有效性及其信息记录格式等，对不合格的归档载体，应退回形成单位重新制作。（在移交登记中双方签字）⑥归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。⑦作为永久、长期保存的电子文件，必须形成相应的纸质文件一并归档。⑧记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应与其正式文件一并归档。⑨应保证归档电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。①产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由相关责任部门进行系统整理，并在3个月内归档。②科研课题的电子文件应在课题验收或评审、鉴定测试合格后立即归档。③其它类目的电子文件归档时间，按各类目现行文件归档时间要求执行。·归档时间①归档电子文件应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性、有效性。②归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应具备一些特殊条件。·归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。·载体应直立存放，做到防尘、防形变；·环境温度范围：17℃-20℃，相对湿度范围：35%-45%；·存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。·完成电子文件归档后，保留时间不少于1年。·归档电子文件的保管注：其它档案库房要求：防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防尘、防腐蚀温度14℃-24℃，湿度45%-60%③定期抽样检验，(原则上每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年)并将检验结果填入《归档电子文件检查表》。原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间不少于1年归档电子文件检查表载体档号检查结论处理结果检查人：年月日指光盘的档号，而非每件电子文件的档号如：GP.SW-28谢谢！