项目二任务一展会招展

项目二会展筹备与组织任务一展会招展单元目标能力目标知识目标1.能够制定会展招展方案；2.能够根据要求编制展会招展函。1.掌握会展招展方案包含的内容及写作要求；2.掌握展会招展函包含的内容及写作要求；3.掌握编制展会招展函的原则。请仔细阅读（P86）“例文评析”《2007年首届中国XXXX博览会招展方案》后回答如下问题：一份完整的招展方案要包括哪几部分内容？案例导入实训任务1引导性问题问题1：什么是会展招展方案？问题2：如何建立参展商数据库？问题3：会展招展方案的基本内容包括哪几部分？问题4：要如何划分展区展位？问题5：如何确定招展价格？问题6：招展价格折扣有几种方式？问题7：执行招展价格时要注意哪些问题？问题8：要如何进行招展分工？问题9：如何选择招展代理商？问题10：招展预算有包括哪些内容？2.1.1-1会展招展方案的含义会展招展方案是在招展策划的基础上，为展位营销而制订的执行方案。具有非常强烈的计划性和实务性，即十分具体地交代了工作的步骤、样式，并对总体目标进行了逐一分解，是方案实施的唯一参考书。BACK2.1.1-2建立参展商数据库收集渠道：行业企业名录1商会和行业协会2政府主管部门3专业报刊4同类展会5外国驻华机构6专业网站78电话黄页BACK2.1.1-2建立参展商数据库建库原则BECDA具备一定数据量分类科学、合理数据真实可靠可以及时修改便于查找和检索BACK2.1.1-3会展招展方案的基本内容(1)产业分布特点(2)展区和展位划分(3)招展价格(4)招展函的编制与发送(5)招展分工(6)招展代理(7)招展宣传推广(8)展位营销办法(9)招展预算(10)招展总体进度安排BACK2.1.1-4展区展位的划分按专业题材划分展区要有利于提高展会的档次要有利于观众的参观要有利于提高参展商的展出效果要有利于展会现场管理和现场服务展区展位划分的原则BACK2.1.1-4展区展位的划分划分展区展位应注意的问题注意统筹兼顾因地制宜不能遮挡展馆的服务设施注意适应参观人流的规律合理地安排展会的功能服务区域BACK2.1.1-5招展价格1.成本加成定价法2.边际成本定价法3.目标利润定价法1.市场认可价值定价法2.需求差别定价法3.需求心理定价法1.随行就市定价法2.渗透定价法3.投标定价法招展价格竞争导向定价法需求导向定价法成本导向定价法BACK充分考虑竞争的需要来定价结合展会的发展阶段来定价结合展会的价格目标来定价考虑展会的价格弹性来定价考虑展会展览题材所在行业的状况展区和具体展位的位置差别国外参展商和国内参展商的展位价格我国内地展商：600元/平方米我国台湾及港澳特别行政区展商:100美元/平方米国外展商：120美元/平方米2.1.1-5招展价格2.1.1-5招展价格招展价格折扣招展价格折扣是办展机构给予参展商或者招展代理的一种价格优惠，其主要目的是为了吸引更多的企业参加展览。统一折扣差别折扣位置折扣特别折扣展会价格统一折扣示例表参展面积给予统一折扣标准展位数平方米2个及以下18及以下不给予任何折扣3—5个27—455%6—8个54—7210%9—11个81—9915%12个及以上108及以上20%BACK统一折扣：对所有参展商的统一折扣标准，通常按参展商参展面积的大小制定。参展面积为两个标准展位及以下时，不给任何折扣；参展面积为3~5个标准展位时，给予5%的折扣；参展面积为6~8个标准展位时，给予10%的折扣；参展面积为9~11个标准展位时，给予15%的折扣；参展面积达到12个标准展位以上时，给予20%的折扣。2.1.1-5招展价格差别折扣：针对不同的标准执行不同的价格折扣按参展商的地区来源不同分别给予不同的折扣，对标准展位和空地展位执行不同的折扣标准等。特别折扣给予那些参展规模巨大、在行业内有较大影响力和知名度的企业的特别价格优惠。位置折扣根据展位的优劣情况而制定相应的价格2.1.1-5招展价格展位类型9平方米(3m×3m)12平方米(4m×3m)15平方米(5m×3m)光地（m2)一楼展厅8000元10600元13300元800元二楼展厅7100元9400元11800元700元2.1.1-5招展价格A严格执行价格及价格折扣标准B加强对招展代理的招展价格管理C避免在招展末期低价倾销展位D严格控制差别折扣和特别折扣的适用范围执行招展价格时应注意的问题BACK2.1.1-7招展分工必须共同遵守的招展原则计划招展的面积负责的招展地区和重点目标参展商展位费的收取办法各招展单位之间的分工确定招展人员名单明确各招展人员负责招展的地区和重点目标客户名单制定各招展人员的信息沟通和工作协调办法制定统一安排展位的措施本单位内招展人员及分工安排招展分工BACK2.1.1-8招展代理招展商的权利与责任代理佣金代理商的管理一般代理独家代理排他代理承包代理种类按合同规定收取佣金从办展机构获取招展资料按合同享受办展机构对展会及代理商的宣传推广支持在规定的时间内预订的展位能得到保证。权利按合同规定的代理形式和条件切实履行职责，依法经营；有责任对代理的展览项目进行宣传推广；定期向办展机构有关负责人汇报情况；维护办展机构和展会的声誉和形象；按规定价格招展；按时收取和缴纳参展款（含定金）；…责任承包代理：25%其他：15%—20%支付方法：1.定期结算、定期支付2.逐笔结算、汇总支付；3.逐笔结算、逐笔支付1.坚持定期书面报告制度；2.招展价格的控制；3.收款与展位划定；4.参展商的参展费；1.多头对外的风险；2.代理商欺骗客户的风险；3.损坏办展机构的声誉和形象的风险；4.收款和展位划分混乱的风险；5.展位临期空缺的风险；BACK招展代理的种类及其来源独家代理：某一时期内将某一地区的招展权赋予某一家代理商独家负责，没有其他代理单位，本招展单位也不得在该地域内招展。业务范围较大，完成一定的数量的招展任务。排他代理：某一时期内将某一地区的招展权赋予某一家代理商负责，没有其他代理单位，本招展单位可在该地域内招展。一般代理：在同一地区内同时委托几个代理商，本单位也可在该地区招展。需明确各代理商的招展权限。承包代理：代理商承包一定数量的展位，不论能否完成约定的展位数量，代理商都得按商定的展位费传给本单位。2.1.1-8招展代理招展代理的资质考察公司：过去的代理业绩、其熟悉的行业和业务范围、业务覆盖地域、营业执照、人员数量、业务规模、办公地点和负责人等。协会和商会：成立的时间、覆盖的地域、会员数量、对行业内企业的感召力以及批准成立的单位等。媒体：发行量的大小、改造覆盖的地域、在行业内的权威性、对行业内企业的感召力和影响力等。个人：可靠性和信誉度，核实身份、履历经历、业务能力和道德品质等。国外代理：业绩、公司注册证件、个人有效证件和实力等。2.1.1-8招展代理代理的聘用及代理期限聘用代理程序：取得必要的证明资料，对代理商进行资质验证；展会项目经理或业务员初步与代理商议定代理条件，项目总监或经理审查代理条件；公司负责人（总经理或副总经理）批准代理条件，签订代理合同。代理期限：四种代理方式均试用一年（届），视业绩状况而确定是否继续代理；一般代理可向排他代理和独家代理提升；长期代理。2.1.1-8招展代理代理商的权利和责任代理商的权利：•按合同规定收取佣金；•从办展机构获取招展必需的完整资料；•按合同享受办展机构对展会及代理商的宣传推广支持；•在规定的时间内预订的展位能得到保证。2.1.1-8招展代理代理商的权利和责任代理商的责任：•按合同规定的代理形式和条件切实履行职责，依法经营；•对所代理的展览项目进行宣传推广；•定期向办展机构有关负责人汇报情况；•对办展机构划定的展位不得有异议；•维护办展机构和展会的声誉和形象；•按办展机构规定的价格（或价格范围）招展，按时收取和缴纳参展款（含定金）；•不得对办展机构制定的参展条件作私自改动；•必须协助办展机构做好参展商的服务工作。2.1.1-8招展代理代理佣金独家代理、排他代理和一般代理，一般按办展机构实收到的、由该代理商招来的参展商所交的参展费总额的15%~20%的比例提取，可上下浮动5%~10%。承包代理在完成承包展位数量后提取25%或更高的佣金。累进折扣制，按招展的不同数量给予对应的佣金比例，提高代理商的代理积极性。2.1.1-8招展代理代理风险的防范多头对外的风险：招展条件不一致，招展价格有差异，对外口径不统一等。代理商欺骗客户的风险损坏办展机构的声誉和形象的风险收款和展位划分混乱的风险展位临期空缺的风险2.1.1-8招展代理代理商的管理坚持定期书面报告制定招展价格的控制：办展机构给予代理商的佣金和准许代理商给予参展商的折扣要分开，代理商无权给予参展商折扣价格。参展商的参展费：原则上代理商不得直接收取参展商的参展费及其他一切费用。收款与展位划定：代理商无权划位，确有必要，需书面建议并由办展机构书面答复确认。2.1.1-8招展代理2.1.1-9招展预算招展人员费用宣传推广费用招展预算代理费用招展资料编印与邮寄费用招展公关费用其他不可预见的费用BACK2.1.1-10招展进度安排招展总体进度安排时间招展措施宣传推广支持计划完成的招展任务招展进度计划表BACK2.1.1-10招展进度安排BACK新展会典型的招展进度计划开幕前12个月，招展工作开始，有针对性的招展宣传推广活动铺开，使行业内对该展会有一定的认知。开幕前9个月，招展营业推广活动大规模实施，招展宣传推广活动转为对招展活动的直接支持性宣传，招展工作有一定的实际效果。开幕前6个月，重点客户拜访工作基本结束，招展宣传推广活动范围缩小，目标更明确，展会招展任务完成大半。开幕前3个月，展会招展任务基本完成，招展工作转为落实和巩固前期招展成果，实施各种客户跟踪服务，为展会顺利开幕作准备。实训任务1以小组为单位，依据本小组选定的展览会项目的项目调研及立项策划，制定本展会的招展方案。实训要求1．以小组为形式，每小组3-4人；2．每个小组成员个人必须根据分工完成制定招展方案的任务，在小组内进行展示、研讨，整合成一份最终成稿。实训任务2引导性问题问题1：什么是展会招展函？问题2：展会招展函的内容包括哪几部分？问题3：参展申请表要包括哪几部分内容？问题4：编制招展函要遵循什么原则？2.1.2-1会展招展函的含义会展招展函是办展机构用来说明展会以招揽目标参展商参展的小册子。招展函的作用是向目标参展商说明展会的有关情况，并引起他们对参加展会的兴趣。是展会进行展位营销时主要的核心资料之一，也是目标参展商最初了解会展情况的主要信息来源。BACK2.1.2-2招展函的主要内容展会招展函的主要内容DCBA•展会基本内容-展会名称和LOGO-举办时间和地点-办展机构-展会特色-展品范围-价格•市场状况介绍-行业状况-地区市场状况•展会招商和宣传推广计划-招商计划-宣传推广计划-相关活动-服务项目•参展办法-如何办理参展手续-付款方式-参展申请表-联系办法BACK如缴纳租金后再确认其参展资格，可要求填写付款方式和日期。4参展单位的基本情况，包括名称、性质、地址和联系方式等。1展品的名称、性质和数量。2拟租展位的规格、数量、展位费。3提交申请表的方式(邮寄、传真或网上提交)和截止日期。5备注条款。32.1.2-3参展申请表的基本内容BACK2.1.2-4招展函编制的原则便于邮寄和携带美观大方简单实用内容全面准确招展函编制的原则：BACK实训任务2以小组为单位，依据本小组制定的招展方案，编制招展函。实训要求1．以小组为形式，每小组3-4人；2．每个小组成员个人必须根据分工完成编制招展函的任务，在小组内进行展示、研讨，整合成一份最终成稿。作业要求Email:[e-mail]个人作业附件名称：学号+姓名+作业名称小组作业附件名称：小组名称+作业名称