项目二办公室日常事务管理

425130011001010101101000101001011项目二办公室日常事务管理425130011001010101101000101001011•案例导入425130011001010101101000101001011子项目一办公室环境管理【学习目标】了解办公环境构成的基本要素；熟悉办公环境布置的程序和基本要求；能够识别办公室内的安全隐患并采取相应预防措施和处理措施，创造和维护安全、有序、高效的办公环境。425130011001010101101000101001011•【任务情境】•凌力是一家咨询公司的经理，一天他来到老朋友丁辉的公司，看到朋友的公司非常凌乱，显然没有清扫打理过。于是他问朋友，为什么会这样，是不是公司遇到什么难题了？朋友说那倒还没有，只不过今天保洁公司的员工有事未能及时前来打扫而已。•听了朋友的这番话，凌力觉得很诧异，问道：“那秘书呢？她也没在吗？”丁辉说：“在啊。”“那她为什么不打扫呢？”凌力觉得无法理解。没想到，丁辉一脸苦笑地说：“她说她是秘书，不是清洁工。”•正说着呢，电话响了，透过玻璃，凌力看见秘书向文站起身来走到位于窗户附近的公用话机前去接电话，电话是找经理助理的。这会儿助理没在，对方要留言，只见小向走回到办公桌旁的抽屉里翻找用来做记录的纸张。记录完毕，小向把这张纸压在了经理助理的水杯下面。刚在电脑前坐下，公关经理进来要一份资料，小向又赶忙起身走到文件柜前找资料。拿着文件走向公关经理的时候，小向的高跟鞋带住了有点脱落的电脑电源线，只见电脑屏幕闪了几下，小向也差点儿跌倒，亏得公关经理手快扶了她一把。不长的时间里，小向已经在屋里转了好几个圈，真是够忙乱的。•看到这里，凌力对朋友意味深长地说道：“秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁、舒适、方便、安全的办公环境却是一个秘书应尽的职责，你应该让她好好学学。”425130011001010101101000101001011根据任务情境及你对办公室环境的理解和认识，说明办公环境管理的要求和相关规定。任务及要求：（1）制订秘书维护和管理办公环境的范围和职责。要求维护和管理的范围区域划分合理、准确；职责具体、明确。（2）说明办公室内部环境布置程序。程序要条理清楚，具体内容包含办公家具、办公设备、物品摆放等，只需言简意赅，不必面面俱到。（3）举例说明办公室常见的健康和安全隐患。熟悉办公环境常见的安全隐患，并能按其性质进行分类。（4）明确办公环境安全检查实施步骤。要求将检查过程和结果以表格形式加以记录，表格内容具体、详细。425130011001010101101000101001011二、任务分析维护和营造一个整洁、美观、方便、舒适、健康、安全的环境有利于办公室日常工作的完成，有利于提高工作效率，有利于员工的身心健康。作为负责办公室日常工作事务的秘书或助理来讲，维护和管理办公环境，是其分内的职责。知识点：办公环境构成的基本要素；办公环境常见安全隐患；秘书维护和管理办公环境的范围和职责；办公环境布置的基本原则和要求。技能点：明确文秘人员办公环境的维护范围和管理职责；能够根据具体情况布置办公环境；能够识别办公环境内的安全隐患并采取相应预防措施；425130011001010101101000101001011三、相关知识•办公环境的含义是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的人文环境和自然环境。包括•空间环境（办公室朝向，办公设备配置及其布局）、•视觉环境（办公室绿化、装饰及光线、色彩）、•听觉环境（声音）、空气环境（空气、气味）、•健康与安全环境。425130011001010101101000101001011①视觉环境管理•家具、装修的色彩•灯光、采光②听觉环境管理•避免噪音的方法•适度播放音乐③空气环境管理•温度适当•湿度合理•空气流通425130011001010101101000101001011425130011001010101101000101001011（一）办公室环境维护与管理的原则1.舒适——装潢、摆设、光线、色彩、气候、噪音等舒适；——整洁有序；2.和谐办公室的办公桌椅,橱柜等的大小,格式,颜色尽可能统一；3.实用办公室布局方便,讲求时效；4.安全保险柜安全,防盗。425130011001010101101000101001011（二）办公室的布局办公室布局一般分成开放式布局、封闭式布局和混合式布局1．开放式布局开放式办公室由一块大而连续的空间组成。在这个空间里包含众多单个工作位置（或称之为办公室子系统）。在开放式办公室里，所有办公桌和其他办公家具、办公设备都应当排列整齐，并尽可能朝着同一方向。现代办公大厦多采用开放式布局。425130011001010101101000101001011425130011001010101101000101001011425130011001010101101000101001011425130011001010101101000101001011（1）开放式布局的特点首先，开放式布局不设立个人专用办公室。其次，开放式办公室以信息流和工作运转的自然路线为依据进行布局，一般不考虑窗户或其他常规结构的限制。再者，在开放式办公室里不设传统的领导座位，工作人员的地位级别不由办公位置确定，而由其承担的任务确定。较高级的行政人员可以有较大的办公场所，或者不同颜色、不同形状的办公桌，但除此之外，就几乎没有可以看得见的等级标志了。425130011001010101101000101001011（2）开放式布局的优点首先，使用开放式设计可以节约建筑成本，提高空间利用率，提高重新布局的灵活性。其次，使用开放式布局可以加强公司成员之间的沟通和交流。最后，开放式布局还实现了集中化服务及办公设备共享，降低了工作成本，提高了工作效率。425130011001010101101000101001011（3）开放式布局的缺点首先，员工没有单独办公的空间，也没有了私人空间。有些员工感到他们总是处于某人的监控之下。其次，外界环境的干扰，如不断响起的电话，来回走动的声响，隔壁工作人员的谈话、机器设备工作时的喧闹等，会使得某些员工无法集中精力工作。最后，开放式布局不利于保密性工作的开展。4251300110010101011010001010010112．封闭式布局封闭式布局又称为传统办公室布局、网格式办公室布局，是指按照办公职能设置将办公空间分隔成若干带有门、窗的独立小房间的办公室结构。425130011001010101101000101001011封闭式布局425130011001010101101000101001011（1）封闭式布局的优点安全，也易于员工集中注意力专心工作。其次，封闭式布局中带有门、窗的独立小房间结构，保护了员工的隐私，也保证某些工作的秘密性。例如，计算机程序员的工作由于需要集中注意力而应在封闭式办公室中执行；人事部门的某些员工由于要对求职者进行面试，也需要在封闭式办公室内进行。425130011001010101101000101001011（2）封闭式布局的缺点首先，建筑成本比较高，隔墙、门、走廊等，既占用了空间，也提高了装修成本。其次，封闭性的环境使得管理层难以监督员工的活动，也阻碍了公司成员之间的沟通和交流，不利于形成融洽的工作氛围。425130011001010101101000101001011•3.混合式布局•混合式布局是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。425130011001010101101000101001011开放式与封闭式结合布局前台秘书接待区425130011001010101101000101001011425130011001010101101000101001011425130011001010101101000101001011任务1制定秘书/行政助理维护和管理办公环境的范围和职责•【操作流程】分析维护办公环境的范围明确并制定秘书维护和管理办公环境的职责425130011001010101101000101001011•【操作步骤】•步骤1分析维护办公环境的范围•与秘书相关的办公环境，主要是指秘书日常工作活动范围涉及的办公区域。•包括：•秘书个人的工作环境•主要服务对象—领导的办公环境•接待来访的公共区域的办公环境4251300110010101011010001010010111.个人办公责任区个人办公责任区指秘书办公桌椅围绕区域中的地面、墙壁、家具和秘书负责的所有办公设备、文件柜、书架、文具等。秘书除了做日常的整理、擦拭工作之外，还要将办公桌椅摆放舒适，将办公桌面收拾得井然有序。最常用的办公物品，如电话、便笺、文具盒等要放在触手可及的地方。4251300110010101011010001010010112.公用区域公共区域的办公环境包括:接待前台、通道、会客室、会议室等;公共使用办公用具包括文件柜、档案架、书报架、物品柜、茶水桌、饮水机及电话簿、航班表等资料;公共使用设备如计算机、传真机及电话机等。3.由你辅助的上司的办公区域一般指上司办公桌椅周围区域、桌面、家具等。但是，秘书整理上司的办公桌前要注意应事先经上司授权。425130011001010101101000101001011步骤2明确并制定秘书维护和管理办公环境的职责1.公共区域办公环境管理内容：•经常清洁整理台面、地面、家具及门窗等处，保持桌面、地面无抛弃物、无水迹。•及时清洁来访客人用过的茶具、烟灰缸等，重新摆好待用；饮水机定期清理消毒。•不乱堆放杂物和私人物品，保持整洁美观。•正确使用和维护复印机、传真机等办公设备，注意设备周围清洁。425130011001010101101000101001011•2.领导区域办公环境内容：•经常清洁整理领导办公桌的桌面、地面、门窗等，做到窗明几净，保持干净卫生。•文件、物品和设施摆放整齐，便于查找。文件柜和各种陈设保持整洁。•领导会见客人后，要及时整理会客室，使茶具、烟灰缸等恢复到备用状态。•定期整理文件、资料，按有关规定或归档，或清退，或销毁。•精心养护领导办公室、会客室内的各种花卉或绿色植物，保持其良好的外观形态。•下班离开时要检查领导办公室的计算机等设备和电源开关，确保电源安全，注意关好门窗。425130011001010101101000101001011•3.个人办公环境内容：•每天清洁办公桌，办公桌上的物品摆放整齐，无杂物和私人物品。•计算机、打印机位置摆放合理，便于使用，避开较强光线直射，采取文件保密措施。•零散小件物品，按其重要性、常用性和使用习惯分类摆放于抽屉内，保密物品应上锁。•废纸篓置于隐蔽处，每天下班前予以清理。•常用文件资料应放置在办公桌一边或直立在文件架上，并贴有分类标志，便于查找；保密文件应按规定锁入文件柜或保险柜；少用文件存档或置于高处；无用文件定期清理。•根据工作流程和文件周转秩序，对档案柜和办公桌位置妥善安排，把常用物品和设备放在方便取用的地方。•定期清理过期文件资料、无用物品等，使办公场地留有足够的活动空间。•桌边可放置小盆绿色植物或不显眼的装饰物品，突出个人品位。425130011001010101101000101001011工作任务请根据下列所给条件布置一间既高效、又舒适安全的办公室布置方案，并说明设计的思路。1.面积、设备及工作人员要求办公室面积：15平方米。办公人员：经理1人，秘书1人，下属3人。办公设备：文件柜2个，公用复印机一台，5张办公桌，隔离屏风等2.个人办公需求经理：多项（个人任务，给秘书安排任务，接待访客）秘书：两项（个人任务，接受上司安排的任务）下属：单项（个人任务）4251300110010101011010001010010113.个人空间需求•经理：办公桌应该离秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰。•秘书：和经理办公桌最近，和经理频繁沟通不会影响其他同事•下属：不受干扰的个人办公空间4251